服装公司生产耗材采购细则

服装公司生产耗材采购细则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本细则依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及相关配套指引、《全球采购管理规范》（ISO19600）、《联合国跨国公司行为准则》等法律法规、行业标准及国际公约制定，结合服装行业生产耗材采购特性及企业内部战略目标，旨在规范生产耗材采购行为，防范采购风险，提升采购效率，保障企业生产经营活动的合规性、经济性与有效性。

1.1.2制定目的

针对当前企业生产耗材采购管理中存在的采购流程不规范、供应商选择随意性大、价格波动风险高、库存积压严重、合规性不足等痛点，本细则通过构建标准化、精细化的管理框架，实现采购全流程的可控、可见与可追溯，核心目标在于：

（1）规范采购行为，确保采购活动符合国家法律法规及企业内部管理制度；

（2）强化风险防控，识别并管控采购过程中的各类风险，特别是供应商信用风险、价格波动风险、质量合规风险；

（3）提升采购效能，通过流程优化与数字化工具应用，缩短采购周期，降低采购成本，提高供应链响应速度。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本细则适用于公司所有分子公司、事业部的生产耗材采购活动，涵盖面料、辅料、包装材料、劳保用品等各类与生产直接相关的物料。

1.2.2适用对象

（1）决策机构：股东会、董事会、总经理办公会；

（2）执行机构：采购部、生产部、仓储部、财务部、质量部；

（3）岗位：采购专员、采购经理、需求部门接口人、仓库管理员、财务审核岗、内控监督岗；

（4）关联单位：供应商、外包服务商、第三方物流等。

1.2.3例外适用场景

（1）采购金额低于公司《小额采购管理办法》规定标准（具体金额根据企业实际情况设定，例如：人民币1万元以下）的即时性采购；

（2）紧急维修或生产替代性采购（需经总经理特批），但须在采购后3个工作日内补办合规手续。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范及国际公约，确保采购行为合法合规。

1.3.2权责对等原则

采购各环节职责明确，权限匹配，责任主体清晰，确保权责一致。

1.3.3风险导向原则

重点管控高风险采购环节，实施差异化管控措施，防范重大风险。

1.3.4效率优先原则

在合规前提下，优化采购流程，缩短采购周期，提升采购效率。

1.3.5持续改进原则

定期评估采购管理效果，根据内外部环境变化优化管理标准。

1.3.6价值创造原则

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本细则为公司专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《供应商管理办法》等制度共同构成采购管理体系，处于执行层级的具体操作规范。

1.4.2制度衔接

（1）与《财务报销管理办法》衔接：明确采购付款流程与审批权限；

（2）与《供应商管理办法》衔接：规范供应商准入、评估与退出机制；

（3）与《内控部工作细则》衔接：嵌入内控关键环节，如采购申请的合规性审核、采购价格的合理性评估。

冲突处理规则：若本细则与其他制度存在冲突，以本细则为准，特殊情况由内控部组织协调解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司采购管理体系分为决策层、执行层、监督层三层架构：

（1）决策层：股东会、董事会负责制定采购战略与重大采购决策；总经理办公会审批年度采购预算及金额超过公司规定标准的采购项目；

（2）执行层：采购部作为采购职能主体，负责采购计划制定、供应商管理、合同执行；生产部、仓储部等需求部门负责提出需求、参与验收；财务部负责付款审核与资金管理；质量部负责物料检验；

（3）监督层：内控部负责采购流程合规性监督，审计部负责专项审计，合规部负责涉外业务合规性审查。各层级通过信息共享与协同机制实现高效联动。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）职责：审议年度采购战略、重大采购预算及金额超过公司规定标准的采购项目（例如：单次采购金额超过人民币500万元）；

（2）议事规则：重大采购项目需经2/3以上股东代表审议通过。

2.2.2董事会

（1）职责：审批年度采购预算、采购政策、供应商战略合作协议；对金额超过人民币1000万元的重大采购项目进行最终决策；

（2）议事规则：重大采购项目需经全体董事2/3以上同意。

2.2.3总经理办公会

（1）职责：审批年度采购预算内采购项目、金额超过人民币50万元且低于人民币500万元的采购项目；

（2）议事规则：需经参会总经理2/3以上同意。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

（1）职责：

①制定采购计划与需求清单；

②负责供应商筛选、评估、谈判与合同签订；

③管理采购订单与到货跟踪；

④处理采购异常与纠纷。

（2）责任主体：采购经理为第一责任人，采购专员按采购品类负责。

2.3.2生产部

（1）职责：

①提出生产耗材需求，提供技术参数与质量要求；

②参与到货验收与质量确认；

③负责库存合理化建议。

（2）责任主体：生产计划主管为第一责任人。

2.3.3仓储部

（1）职责：

①负责物料入库、存储、盘点与发放；

②管理呆滞物料处置。

（2）责任主体：仓储经理为第一责任人。

2.3.4财务部

（1）职责：

①负责采购付款审核与资金安排；

②管理采购发票与付款记录。

（2）责任主体：财务经理为第一责任人。

2.3.5跨部门协同责任

（1）需求部门需在每月5日前提交采购申请，采购部需在3个工作日内完成计划；

（2）质量部需在到货后2小时内完成初步检验，仓储部需在4小时内完成入库。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）职责：

①制定采购内控标准，嵌入ERP系统进行流程监控；

②对采购申请的合规性、价格的合理性进行抽查审计（每月至少2次）；

③定期出具内控评估报告。

（2）责任主体：内控经理为第一责任人。

2.4.2审计部

（1）职责：

①每年开展至少一次采购专项审计，重点关注供应商舞弊、价格异常等问题；

②对审计发现问题实施跟踪整改。

（2）责任主体：审计总监为第一责任人。

2.4.3合规部

（1）职责：

①对涉外采购（出口业务、进口特殊材料）进行合规性审查；

②提供国际贸易规则、反商业贿赂等方面的咨询。

（2）责任主体：合规经理为第一责任人。

2.5协调与联动机制

（1）建立月度采购联席会议制度，由采购部牵头，需求部门、仓储部、财务部、质量部参与，解决跨部门问题；

（2）设置采购信息共享平台（ERP系统），实现需求、订单、验收、付款数据实时共享；

（3）针对国际化业务，增设属地法律顾问参与重大采购谈判，确保符合当地采购法规。

第三章【专业领域管理标准】

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）采购合规率：100%；

（2）供应商合格率：≥95%；

（3）采购成本降低率：年均≥5%；

（4）采购周期缩短率：年均≥10%。

3.1.2核心KPI

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）履约率≥98%；

（3）库存周转率≥8次/年；

（4）采购投诉率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

3.2.1采购申请标准

（1）需求部门需提供《采购申请单》，包含物料名称、规格、数量、单价、预计用途、供应商建议等；

（2）特殊物料需附质量检验报告或技术参数确认函。

3.2.2供应商管理标准

（1）供应商准入：需提供营业执照、生产许可证、ISO认证等资质文件；

（2）供应商评估：采用“定性与定量结合”方法，权重分配：质量30%、价格25%、交付20%、服务15%、合规10%；

（3）供应商分级：分为核心、普通、备选三级，核心供应商年度合作金额占比不低于50%。

3.2.3合规性要求

（1）禁止向利益相关方采购；

（2）出口业务需符合WTO《政府采购协定》要求；

（3）涉及国际贸易壁垒材料（如稀土、某些特种纤维）需提前进行合规性评估。

3.2.4风险控制点及防控措施

（1）高风险点：金额超过人民币200万元的战略性采购；

防控措施：实施双阶段招标，引入第三方评估机构；

（2）中风险点：常规采购价格异常波动；

防控措施：建立价格数据库，与历史采购价对比分析；

（3）低风险点：小额采购需求随意性；

防控措施：强制需求部门提供用途说明。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循环：计划-执行-检查-改进，应用于采购流程持续优化；

（2）风险矩阵：对采购环节进行风险辨识与等级划分；

（3）全生命周期管理：将供应商关系管理从准入到退出纳入系统管控。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：实现采购需求、订单、合同、付款全流程线上管理；

（2）OA系统：用于采购申请审批、流程监控；

（3）供应商关系管理（SRM）系统：管理供应商信息与绩效数据。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）需求提出：需求部门每月5日前提交《采购申请单》，经部门主管审核；

（2）计划制定：采购部在3个工作日内完成采购计划，报生产部、仓储部确认；

（3）供应商选择：采用比价/招标方式，核心采购必须招标；

（4）合同签订：采购专员与供应商谈判，商务、法务、质量部门会签；

（5）订单执行：采购部下达采购订单，ERP系统自动生成预警；

（6）到货验收：仓储部与质量部联合验收，合格后办理入库；

（7）付款结算：财务部审核发票，ERP系统自动校验付款条件，3个工作日内完成付款。

4.2子流程说明

4.2.1招标采购流程

（1）发布招标公告：在指定招标平台发布，公告期不得少于5个工作日；

（2）资格预审：对投标供应商进行资质初审；

（3）开标评审：采用综合评分法，评审专家库成员需提前抽取；

（4）中标通知：发出中标通知书，并组织合同谈判。

4.2.2紧急采购流程

（1）需求部门提交《紧急采购申请单》，注明原因；

（2）采购部在1个工作日内完成评估，总经理特批后执行；

（3）采购后3个工作日内补办正式手续。

4.2.3供应商更换流程

（1）需经采购部、质量部联合评估，由采购经理审批；

（2）原供应商需提前30天通知，并结清所有款项。

4.3流程关键控制点

（1）采购申请合规性：内控部在审批时核查需求是否与生产计划匹配；

（2）价格合理性：财务部对比历史采购价，异常价格需经采购经理复核；

（3）合同关键条款：法务部对金额超过人民币50万元的合同进行条款审核。

4.4流程优化机制

（1）优化发起条件：因系统升级、业务模式变化需优化流程；

（2）评估流程：采购部组织跨部门评估，内控部审核；

（3）审批权限：总经理办公会审议。

每年12月进行全流程复盘，次年1月完成优化方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）金额/等级划分：

①金额≤人民币5万元：采购专员审批；

②人民币5万元＜金额≤人民币50万元：采购经理审批；

③人民币50万元＜金额≤人民币200万元：分管副总审批；

④金额＞人民币200万元：总经理办公会审批。

（2）业务类型划分：

①常规采购：按金额/等级审批；

②战略性采购（如面料供应商更换）：需经董事会审议。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：采购申请需经需求部门→采购部→财务部→总经理（或分管副总）四级审批；

（2）审批时限：每环节审批时限≤2个工作日，超期视为超权；

（3）审批路径：采购申请按金额/等级自动流转，禁止越权审批。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：采购经理因出差等事由需临时代理审批权限；

（2）授权范围：仅限同级别或下级采购事务；

（3）授权方式：通过OA系统进行电子授权，授权期限≤15个工作日；

（4）备案要求：授权记录需存档备查。

5.4异常审批流程

（1）紧急采购：需附《紧急采购评估报告》，说明原因与必要性；

（2）权限外采购：需提交《越权采购申请》，经总经理批准；

（3）补批流程：采购专员在2个工作日内补办手续，内控部核查合规性。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）采购申请单需在ERP系统填报，电子签名与纸质文件同步留存；

（2）供应商资质文件需扫描归档，关键资质需在SRM系统同步管理；

（3）采购合同需在合同管理模块登记，关键条款自动预警。

6.1.2表单填报标准

（1）《采购申请单》：需包含需求部门、用途、规格、数量、预算金额、建议供应商等；

（2）《验收单》：需包含送货单号、实际数量、质量检验结果、验收人签字。

6.1.3痕迹留存

（1）电子痕迹：ERP系统操作日志、OA审批记录；

（2）纸质痕迹：采购申请单、验收单、合同副本。

6.1.4执行不到位判定

（1）采购申请超期未审批；

（2）未按标准进行供应商评估；

（3）验收单未按要求填写。

6.2监督机制设计

6.2.1监督方式

（1）日常监督：内控部通过ERP系统实时监控审批节点、金额异常；

（2）专项监督：每季度抽查采购合同，核查条款合规性；

（3）突击检查：审计部不定期检查采购现场流程执行情况。

6.2.2嵌入内控环节

（1）采购申请的合规性审核；

（2）采购价格的合理性评估；

（3）供应商履约情况的定期评估。

6.3检查与审计

6.3.1检查内容

（1）采购流程是否符合制度规定；

（2）供应商管理是否规范；

（3）ERP系统操作是否完整。

6.3.2频次与方式

（1）专项审计：每年至少一次，由审计部组织；

（2）日常检查：内控部每月不少于2次；

（3）突击检查：审计部每季度不少于1次。

6.3.3审计结果应用

（1）形成《采购审计报告》，明确整改要求；

（2）对重大问题实施责任追究。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：采购部于次月5日前提交，含采购金额、周期、合规问题；

（2）季度报告：含供应商绩效、风险分析；

（3）年度报告：含全年度采购管理总结。

6.4.2报告内容

（1）采购数据：采购金额、周期、成本节约；

（2）风险问题：发现的主要风险及整改情况；

（3）改进建议：基于数据分析的管理优化建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1采购部考核

（1）采购合规率（权重30%）；

（2）采购周期缩短率（权重20%）；

（3）供应商履约率（权重20%）；

（4）采购成本降低率（权重30%）。

7.1.2跨部门考核

（1）需求部门：采购申请及时性（权重50%）；

（2）仓储部：到货验收准确率（权重50%）。

7.2评估周期与方法

（1）考核周期：月度、季度、年度同步考核；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统自动生成）、现场核查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）发现：内控部、审计部发现问题后2个工作日内提交整改建议；

（2）立项：采购部组织分析，5个工作日内完成整改方案；

（3）整改：责任部门按方案执行，整改期限≤7个工作日；

（4）复核：内控部在整改期结束后2个工作日内核查；

（5）销号：整改合格后报内控部确认。

7.3.2整改分类

（1）一般问题：整改期限≤7个工作日；

（2）重大问题：整改期限≤30个工作日；

（3）紧急问题：需立即整改，3个工作日内完成。

7.3.3责任追究

（1）整改未完成：责任部门负责人受通报批评；

（2）重大问题未整改：追究分管领导责任。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

（1）来源：员工建议、审计报告、客户反馈；

（2）方式：OA系统提交建议，内控部汇总。

7.4.2评估与审批

（1）评估：采购部组织跨部门评估，内控部审核；

（2）审批：总经理办公会审议。

7.4.3跟踪机制

（1）改进方案需在30个工作日内落地；

（2）内控部每季度跟踪执行效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）采购成本显著降低；

（2）发现重大采购漏洞并有效防范；

（3）供应商战略合作取得突破性进展。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬、荣誉证书；

（2）物质奖励：奖金（最高不超过年度绩效工资的20%）；

（3）晋升奖励：优先晋升。

8.1.3奖励程序

（1）申报：个人或部门提交奖励申请，附证明材料；

（2）审核：人力资源部在5个工作日内完成审核；

（3）审批：总经理审批；

（4）公示：在OA系统公示，公示期不少于3个工作日；

（5）发放：人力资源部在公示结束后2个工作日内发放。

8.2违规行为界定

8.2.1分类标准

（1）一般违规：未按流程操作，但未造成重大损失；

（2）较重违规：违反制度规定，造成一定损失；

（3）严重违规：触犯法律法规，造成重大损失。

8.2.2具体情形

（1）一般违规：采购申请未按标准填写；

（2）较重违规：擅自变更采购合同关键条款；

（3）严重违规：向利益相关方采购。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚类型

（1）警告：对一般违规行为；

（2）罚款：较重违规行为，罚款金额≤采购金额的10%；

（3）降级/解雇：严重违规行为。

8.3.2处罚程序

（1）调查：内控部组织调查，2个工作日内完成；

（2）取证：收集相关证据；

（3）告知：向当事人发出《处罚通知》，给予解释机会；

（4）审批：人力资源部审批；

（5）执行：3个工作日内完成处罚。

8.3.3处罚标准对应表

（1）采购申请不合规：警告；

（2）擅自超权限采购：罚款+降级；

（3）泄露采购信息：解雇。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）需提供具体事实与依据。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部在收到申诉后2个工作日内受理；

（2）复议：总经理办公会组织复议；

（3）结果：5个工作日内出具复议决定，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案

（1）供应商集中违约：启动备用供应商清单，3个工作日内完成替代采购；

（2）原材料价格暴涨：实施集中采购，与核心供应商签订锁价协议；

（3）国际贸易壁垒：及时调整采购来源，与合规顾问沟通解决方案。

9.1.2应急组织机构

（1）总指挥：分管采购副总；

（2）成员：采购部、生产部、财务部、法务部、合规部。

9.1.3资源保障

（1）备用供应商库：核心品类需至少3家备用供应商；

（2）应急资金：财务部预留10%采购预算作为应急资金。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）自然灾害导致采购中断；

（2）国家