纺织公司生产设备采购管理办法

纺织公司生产设备采购管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》及相关配套指引、《纺织工业发展规划（2021-2025年）》、国际通用采购标准（如UNEP采购指南）、以及本公司《公司治理章程》《全面风险管理规定》等内部制度制定。同时，本制度严格遵循ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及ISO45001职业健康安全管理体系要求，确保与国际经营环境合规适配。

1.1.2制定目的

针对纺织公司生产设备采购过程中存在的采购流程不规范、供应商管理薄弱、成本控制不严、风险防控滞后等管理痛点，本制度旨在通过“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现采购行为的标准化、透明化、合规化，强化价值创造、风险防控与效率提升，支撑公司数字化转型与国际化战略实施。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有分（子）公司及部门采购生产设备（包括但不限于纺纱机、织布机、印染设备、自动化物流设备等）的各类活动，涵盖需求申请、供应商选择、招标采购、合同签订、到货验收、安装调试、付款结算及档案管理等全生命周期环节。

1.2.2适用对象

（1）决策机构：股东会、董事会、总经理办公会；

（2）执行机构：采购部、技术部、财务部、生产部、内控合规部等相关部门负责人及岗位人员；

（3）监督机构：内控部、审计部、合规部；

（4）关联方：设备供应商、技术服务商、第三方招标代理机构等。

1.2.3例外适用场景

（1）单项采购金额低于公司《小额采购管理办法》规定标准的应急采购；

（2）涉及国家紧急储备或特殊保密要求的采购；

（3）跨国子公司因属地法律法规特殊要求需调整的采购行为。例外场景需经总经理办公会审议批准，并报董事会备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

采购活动必须符合国家法律法规、行业规范及国际公约要求，包括但不限于反商业贿赂法、环境保护法、技术标准强制性要求等。

1.3.2权责对等原则

采购各环节职责主体必须明确，权限分配与岗位职责相匹配，禁止越权操作或责任虚置。

1.3.3风险导向原则

重点管控高价值、高风险采购，实施差异化管控措施，构建全过程风险防控体系。

1.3.4效率优先原则

优化采购流程，压缩非必要审批时限，通过数字化工具提升采购效率，保障生产需求。

1.3.5持续改进原则

定期评估采购绩效，结合技术发展、市场变化及管理需求，动态优化制度流程。

1.3.6平等自愿原则

设备采购必须遵循平等自愿、公平诚信原则，禁止强制交易或利益输送。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司治理章程》《全面风险管理规定》《财务报销管理办法》等关联制度构成三级管理框架，下级制度不得与本制度相抵触。

1.4.2制度衔接

（1）财务衔接：采购合同需经财务部审核确认支付方式与账务处理方式；

（2）内控衔接：重大采购需纳入内控部门风险评估清单，执行全生命周期监控；

（3）绩效衔接：采购部门绩效指标需包含合同履约率、成本节约率等量化指标。

1.4.3冲突处理规则

若本制度与上级制度或外部法规存在冲突，以法律法规为准，公司制度优先适用；冲突条款由内控合规部牵头协调，重大事项报董事会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司采购管理体系实行“董事会决策-总经理统筹-采购部执行-职能部门协同-监督部门监督”的矩阵式架构。董事会负责重大采购事项的最终审批；总经理办公会审议年度采购预算及超限采购方案；采购部作为执行机构统筹全流程；技术部、生产部等协同提供技术需求与验收支持；内控合规部、审计部实施独立监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）决策范围：年度采购预算审批、单项采购金额超过1亿元人民币的重大设备采购决策；

（2）议事规则：重大采购事项需形成会议纪要，并经三分之二以上股东签字确认；

（3）责任主体：董事长为第一责任人，需对决策合规性终身负责。

2.2.2董事会

（1）决策范围：超限采购方案的可行性论证、供应商准入标准的审定；

（2）议事规则：需提交独立董事审议，形成书面决议存档；

（3）责任主体：董事长为召集人，董事需对决策质量签字背书。

2.2.3总经理办公会

（1）决策范围：单项采购金额在500万元至1亿元人民币之间的审批；

（2）议事规则：需附风险评估报告及备选方案比较，经参会三分之二以上同意；

（3）责任主体：总经理为召集人，分管采购副总为执行责任人。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

（1）具体职责：编制采购计划、组织供应商筛选、实施招标或谈判、合同谈判与签订、履约跟踪；

（2）责任主体：采购总监为第一责任人，采购专员按业务条线负责。

2.3.2技术部

（1）具体职责：提供设备技术参数需求、参与技术方案评审、组织安装调试验收；

（2）责任主体：技术总监为第一责任人，技术工程师负责具体落实。

2.3.3财务部

（1）具体职责：审核支付条件、办理资金结算、出具付款证明；

（2）责任主体：财务总监为第一责任人，资金管理岗负责具体操作。

2.3.4生产部

（1）具体职责：提出设备需求清单、参与现场验收、反馈使用情况；

（2）责任主体：生产总监为第一责任人，设备管理专员负责对接。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）监督范围：采购流程合规性、风险控制措施有效性；

（2）监督方式：开展专项测试、嵌入控制节点、出具内控评价报告；

（3）责任主体：内控总监为第一责任人，内控专员负责现场核查。

2.4.2审计部

（1）监督范围：重大采购项目的财务真实性、决策合理性；

（2）监督方式：实施专项审计、延伸调查、出具审计报告；

（3）责任主体：审计总监为第一责任人，审计经理负责方案编制。

2.4.3合规部

（1）监督范围：反商业贿赂、反垄断、环境保护合规性；

（2）监督方式：开展合规培训、审查合同条款、处理违规线索；

（3）责任主体：合规总监为第一责任人，合规专员负责日常监测。

2.5协调与联动机制

（1）建立采购联席会议制度，每月召集采购部、技术部、财务部等核心部门，协调跨部门事项；

（2）设置信息化协同平台，实现需求提报、审批流转、供应商管理、合同台账等数据共享；

（3）跨国采购增设属地法律咨询机制，由合规部联合当地法务团队审核合规性。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：采购成本控制在预算范围内，设备故障率≤1%，供应商履约率≥98%；

（2）核心KPI：

①合同审批时效≤3个工作日；

②供应商平均响应时间≤4小时；

③重大设备验收合格率100%；

（3）统计口径：以ERP系统采购模块数据为准，财务部、采购部需定期核对。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：优先采购符合ISO9001认证的供应商产品，核心设备需提供3年以上行业应用案例；

（2）合规标准：涉及环保的设备需取得环评认证，劳动密集型设备需符合《劳动法》人机配比要求；

（3）技术标准：纺织设备需适配公司现有工艺参数，自动化设备需支持MES系统对接；

（4）风险控制点及措施：

①高风险点：金额≥500万元的设备采购；

控制措施：必须实施公开招标，技术参数需经第三方机构验证；

②中风险点：金额≤500万元的单台设备采购；

控制措施：可采取竞争性谈判，技术部需出具选型报告；

③低风险点：小额易耗设备采购；

控制措施：由采购专员直接询价，总经理审批。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

①全生命周期管理：从需求提出到设备报废实施闭环管理；

②风险矩阵法：根据金额、技术复杂度、供应商资质划分风险等级；

③PDCA循环法：通过计划-执行-检查-改进持续优化；

（2）管理工具：

①ERP系统：实现采购需求、订单、合同、付款全流程电子化；

②供应商关系管理（SRM）平台：记录供应商绩效，动态调整准入标准；

③电子招投标系统：确保采购过程公开透明，防止暗箱操作。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）需求提出：生产部提交《设备采购需求单》，经技术部审核技术可行性、财务部核销预算额度后报采购部；

（2）供应商管理：采购部在SRM平台执行供应商准入管理，包括资质认证、历史业绩评估、实地考察等；

（3）采购方式选择：采购部根据金额、技术复杂度选择招标、谈判或单一来源采购，需经总经理审批；

（4）合同签订：采购部与供应商谈判后，经技术部、财务部会签，总经理办公会审议通过后正式签订；

（5）履约跟踪：采购部在ERP系统记录到货、验收、付款等节点，重大设备需组织多部门联合验收；

（6）归档管理：采购部将全流程资料电子化存档，纸质档案移交档案室，保留期限5年。

4.2子流程说明

（1）招标采购子流程：涉及金额≥1000万元的设备采购，需按《招标投标法》执行，包括发布招标公告、资格预审、技术方案评审、商务谈判等环节；

（2）谈判采购子流程：金额在500-1000万元之间，采购部需准备至少3家供应商的报价方案，经技术部比对择优选择；

（3）紧急采购子流程：因生产事故需紧急采购的，采购部需提交应急预案，经总经理特批后立即执行，事后补办手续。

4.3流程关键控制点

（1）需求确认点：采购部需在5个工作日内完成需求核实，技术部需提供参数校验报告；

（2）供应商选择点：采购部需在7个工作日内完成供应商评估，合规部需审查资质合规性；

（3）合同签订点：重大合同需经法律顾问审核，财务部需预审付款条件；

（4）验收节点：设备到货后3个工作日内组织首次验收，安装调试后30日内完成终验。

4.4流程优化机制

（1）优化发起条件：采购效率低于行业平均水平、供应商投诉率超过5%、技术部提出改进建议等；

（2）评估流程：采购部提交优化方案，需经内控部技术评审、总经理办公会审议；

（3）审批权限：金额≥1000万元的需董事会审批，其他由总经理决定；

（4）复盘要求：每年10月组织上年度采购流程复盘，形成《流程优化报告》。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）业务类型：设备采购按金额分为三个等级：

①特限：金额≥5000万元；

②普限：500万元≤金额＜5000万元；

③常限：金额＜500万元；

（2）审批层级：特限需经总经理办公会+股东会审议；普限需经总经理+分管副总审批；常限由采购部直接执行，总经理抽查；

（3）岗位层级：采购专员负责常规审批，采购总监负责超限审批，总经理对最终决策负责。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：采购专员在ERP系统完成提报，审批路径为：采购部负责人→技术部总监→财务部总监；

（2）超限审批：金额≥1000万元的需按以下路径：采购部→总经理→董事会；

（3）审批时限：常规审批≤2个工作日，超限审批需5个工作日内完成；

（4）越权禁止：审批人不得擅自修改审批路径，重大越权需书面说明理由并经上一级追认。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：采购总监因出差、休假等客观原因可授权副总监代为审批，授权期限不超过30天；

（2）授权范围：仅限金额≤1000万元的普限审批；

（3）备案要求：授权书需在OA系统备案，代理人在授权范围内对审批结果负责。

5.4异常审批流程

（1）紧急采购：需同时满足以下条件：

①生产线紧急停机且无备件；

②3家以上供应商确认可立即供货；

③采购部提交《紧急采购评估报告》；

（2）审批路径：采购部→总经理特批→财务部执行；

（3）风险评估：异常审批需附《风险缓释方案》，内控部需同步介入监督。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有采购活动必须通过ERP系统执行，禁止线下操作；供应商信息需在SRM平台动态更新；

（2）表单填报：需求单、合同、验收单等关键表单需双签确认，电子表单需设置电子签章；

（3）痕迹留存：采购部需建立全流程台账，包括供应商报价单、谈判记录、验收报告等，电子数据与纸质档案同步保存。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查采购台账，审计部每季度抽取合同实施审计；

（2）专项监督：针对金额≥2000万元的采购项目，内控部需出具《专项风险评估报告》；

（3）突击检查：合规部每月组织不预先通知的现场检查，重点核对供应商资质与合同执行情况。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月≥2次，专项审计每年≥1次，突击检查每季度≥1次；

（2）检查方法：采用“数据分析+现场核查+人员访谈”三结合方式；

（3）审计要求：审计部需在审计后30日内出具报告，重大问题需提交总经理办公会解决。

6.4执行情况报告

（1）报告主体：采购部每月向总经理办公会提交《采购执行报告》；

（2）报告内容：包括预算执行率、合同履约情况、供应商绩效评分、风险事件等；

（3）应用路径：报告数据作为采购部门绩效考核依据，并供财务部进行成本分析。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购部考核指标：

①成本节约率（预算与实际金额差值/预算）；

②采购周期（需求提报到合同签订的天数）；

③供应商履约率（按合同约定的到货、验收完成率）；

（2）个人考核指标：采购专员需考核合同差错率、供应商投诉率等；

（3）权重分配：成本节约率占30%，效率指标占20%，合规指标占50%。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核由采购部自评，季度考核由总经理办公会评审，年度考核由董事会审议；

（2）评估方法：结合ERP数据、供应商反馈、审计结果等多维度评价。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：按问题严重程度分为：

①一般问题：采购周期超时、小金额合同条款疏漏；

②重大问题：供应商资质不符、设备验收不合格；

③紧急问题：采购流程违规、造成重大经济损失；

（2）整改时限：

①一般问题≤7个工作日；

②重大问题≤30个工作日；

③紧急问题需立即整改并24小时内报告；

（3）责任追究：整改不力者按《员工手册》进行问责，重大问题追究管理责任。

7.4持续改进流程

（1）改进发起：基于年度审计报告、供应商满意度调查、ERP数据分析等；

（2）评估审批：采购部提交改进方案，需经内控部技术论证、总经理办公会审议；

（3）跟踪机制：重大改进需设立项目组，内控部负责进度监控。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

①年度成本节约额≥采购总额的5%；

②连续三年设备故障率≤0.5%；

③成功开发国际知名供应商资源；

（2）奖励类型：

①精神奖励：通报表扬、优秀采购员称号；

②物质奖励：奖金5000-50000元；

③晋升奖励：优先推荐晋升管理岗位；

（3）程序要求：采购部每月提名，总经理办公会审批，财务部发放，奖励结果公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：

①采购周期超时未达30天；

②合同条款疏漏未造成损失；

（2）较重违规：

①未通过招标直接采购金额≥200万元的设备；

②供应商回扣金额≤5万元；

（3）严重违规：

①向供应商提供虚假信息谋取利益；

②泄露公司核心采购数据；

8.3处罚标准与程序

（1）处罚等级及标准：

①一般违规：书面警告；

②较重违规：扣除当月绩效奖金30%；

③严重违规：解除劳动合同并追究法律责任；

（2）程序要求：

①调查取证：合规部牵头，审计部配合；

②书面告知：违规者收到书面通知后5个工作日内解释；

③审批执行：人事部执行处罚决定，重大问题报董事会审批。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：违规者对处罚决定不服，需在收到通知后3个工作日内书面提出；

（2）受理部门：合规部负责受理，重大申诉需提交专门复议小组；

（3）复议时限：5个工作日内出具复议结果，复议决定为最终结论。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大设备故障应急预案：

①响应层级：Ⅰ级（设备停机≥72小时）；Ⅱ级（停机24-72小时）；Ⅲ级（停机≤24小时）；

②处置措施：启动备用设备、紧急采购、分批更换等；

③资源保障：设立应急采购备用金500万元，由财务部专项管理；

（2）跨国采购危机预案：

①适用场景：因属地政策调整导致采购受阻；

②处置流程：由合规部联合当地法务调整合同条款，重大问题报中国总部决策。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、疫情等不可抗力导致采购中断；

（2）处理流程：采购部提交《例外采购申请》，附不可抗力证明，总经理办公会审批；

（3）风险评估：例外处理需附《风险缓释方案》，内控部同步介入。

9.3危机公关与善后

（1）危机主体：公关部负责对外沟通，采购部提供技术背景支持；

（2）沟通口径：以事实为依据，避免承诺无法兑现的内容；

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