酒店运营物品管理制度

PAGE酒店运营物品管理制度一、总则（一）目的为加强酒店运营物品管理，规范物品采购、使用、保管、盘点等流程，确保酒店运营的正常开展，保障酒店资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店内所有运营物品的管理，包括但不限于客房用品、餐饮用品、办公用品、工程维修用品等。（三）管理原则1.统一管理原则：酒店运营物品实行统一采购、统一调配、统一核算，确保资源的合理利用。2.成本控制原则：在保证物品质量和满足运营需求的前提下，严格控制采购成本、使用成本和库存成本。3.责任明确原则：明确各部门及人员在物品管理中的职责，做到责任到人。4.规范操作原则：各项物品管理流程严格按照规定的标准和程序执行，确保操作规范、有序。二、采购管理（一）采购计划制定1.各部门应根据实际运营情况，每月底前提交次月的物品采购计划。采购计划应详细列出所需物品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划需经部门负责人审核签字后报至酒店采购部。采购部汇总各部门采购计划，结合库存情况，编制酒店月度采购总计划。（二）供应商选择与管理1.采购部应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和审核。优先选择具有良好口碑、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商。2.定期对供应商进行考核，如发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况，应及时与其沟通协商，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从合格供应商名录中剔除。（三）采购流程1.采购部根据月度采购总计划，向供应商发送采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息。2.供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并按照约定的时间和地点将货物送达酒店。采购部负责组织验收工作。3.对于紧急采购需求，由使用部门填写《紧急采购申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，采购部应尽快安排采购。三、验收管理（一）验收标准1.采购物品到货后，采购部应及时通知相关部门进行验收。验收人员应依据采购合同、订单要求及相关行业标准，对物品的数量、规格、质量、外观等进行检查。2.对于客房用品、餐饮用品等，应检查其品牌、型号、材质、包装等是否符合要求；对于办公用品、工程维修用品等，应检查其功能、性能、质量是否达标。（二）验收流程1.验收人员在收到采购物品后，应首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物品名称、规格、数量、供应商等信息。2.按照验收标准对物品进行逐一检查。如发现物品存在数量短缺、质量问题、规格不符等情况，应及时与供应商联系，要求其补足或更换。3.验收合格后，验收人员应在送货单上签字确认，并填写《物品验收单》。《物品验收单》应包括物品名称、规格、数量、验收情况、验收人员等信息。4.对于验收不合格的物品，验收人员应在送货单上注明不合格原因，并填写《不合格物品处理单》。采购部应及时与供应商协商处理，要求其在规定时间内补足或更换合格物品。四、库存管理（一）库存分类与存放1.酒店应根据物品的性质、用途、使用频率等因素，对库存物品进行分类管理。可分为客房用品类、餐饮用品类、办公用品类、工程维修用品类等。2.各类库存物品应按照规定的区域进行存放，做到分类存放、标识清晰、便于查找。同时，应根据物品的特性，采取相应的保管措施，如防潮、防火、防盗、防虫等。（二）库存盘点1.酒店应定期进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期可分为月度小盘点、季度大盘点。2.盘点前，仓库管理人员应将库存物品进行整理、核对，确保账目清晰。盘点时，应采用实地盘点的方法，逐一清点库存物品的数量、规格、质量等，并与库存账目进行核对。3.如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《库存盘点差异表》。差异原因可能包括采购数量错误、出入库记录错误、物品损坏丢失等。对于因人为原因造成的差异，应追究相关人员的责任。4.根据盘点结果，编制《库存盘点报告》，详细说明盘点情况、差异原因及处理建议。盘点报告经仓库管理人员、财务人员签字确认后，报酒店管理层审阅。（三）库存补货与报废1.当库存物品数量低于安全库存时，仓库管理人员应及时填写《库存补货申请表》，经部门负责人审批后，通知采购部进行补货。2.对于因损坏、过期、淘汰等原因无法继续使用的库存物品，仓库管理人员应填写《物品报废申请表》，详细说明报废原因、物品名称、规格、数量等信息。报废申请表经部门负责人、财务人员、分管领导审批后，方可进行报废处理。3.报废物品应集中存放，并定期进行清理。对于有回收价值的报废物品，可进行回收处理，回收款项应及时入账。五、使用管理（一）领用制度1.各部门员工因工作需要领用物品时，应填写《物品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、数量、用途等信息。2.《物品领用申请表》需经部门负责人审批签字后，方可到仓库领取物品。仓库管理人员应按照审批后的申请表发放物品，并在《物品领用登记表》上记录领用日期、领用部门、领用人、物品名称、规格、数量等信息。3.对于贵重物品、限量物品的领用，应实行严格的审批制度，经酒店分管领导批准后方可领用。（二）使用规范1.各部门应教育员工正确使用和爱护酒店运营物品，避免浪费和损坏。对于因使用不当造成物品损坏的，应追究相关人员的责任。2.员工在使用物品过程中，如发现物品存在质量问题或影响正常使用，应及时报告部门负责人，并通知相关部门进行处理。3.对于一次性使用的物品，应按照规定的用量合理使用，不得随意浪费。对于可重复使用的物品，应及时归还仓库，以便再次调配使用。六、回收与再利用管理（一）物品回收1.酒店应建立物品回收制度，鼓励员工将可回收利用的物品进行回收。如纸张、塑料瓶、玻璃瓶、金属制品等。2.各部门应设置专门的物品回收容器，定期对回收物品进行清理和存放。仓库管理人员应定期到各部门收集回收物品，并进行集中存放。（二）再利用管理1.对于回收的物品，酒店应根据其性质和用途，进行分类整理和评估。对于有再利用价值的物品，应制定相应的再利用方案，进行修复、改造或重新加工后继续使用。2.如纸张可用于打印草稿、制作便签等；塑料瓶、玻璃瓶等可进行回收加工，制成其他塑料制品或玻璃制品；金属制品可进行熔炼后制作新的金属零件等。3.酒店应鼓励员工积极参与物品再利用工作，对提出创新性再利用建议并取得良好效果的员工给予适当奖励。七、监督与考核（一）监督机制1.酒店应建立健全物品管理监督机制，定期对各部门物品管理情况进行检查和监督。检查内容包括采购计划执行情况、验收情况、库存管理情况、使用情况、回收与再利用情况等。2.财务部门应定期对物品采购成本、库存成本、使用成本等进行核算和分析，及时发现成本控制中存在的问题，并提出改进建议。会计部门应加强对物品采购、验收、领用、库存等环节的账务处理监督，确保账目清晰、准确。（二）考核办法1.制定物品管理考核指标体系，对各部门及相关人员的物品管理工作进行量化考核。考核指标包括采购成本控制率、库存周转率、物品完好率、物品回收率等。2.每月对各部门物品管理工作进行考核评分，考核结果与部门绩效挂钩。对于物品管理工作表现优秀的部门