企业运营公章制度

PAGE企业运营公章制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，适用于公司所有部门及全体员工。（三）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.用章：指在各类文件、合同、协议、报表、信函等材料上加盖公章的行为。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更、注销等实际情况，按照国家相关法律法规及公安部门规定办理刻章手续。2.刻制公章前，行政部门应填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、规格、材质等信息，并提交公司法定代表人或授权代表签字批准。3.行政部门应选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制，确保公章质量和安全性。刻制完成后，行政部门应及时将新刻公章的印模留存备案，并将公章实物移交专人保管。（二）公章启用1.新刻公章启用前，行政部门应发布《公章启用通知》，明确公章启用日期、使用范围、保管人员等信息，并在公司内部进行公示。2.公章启用时，应在《公章使用登记表》上记录首次使用时间、使用人、使用事项等信息，作为公章使用的起始记录。（三）公章废止1.因公司名称变更、注销、印章损坏等原因需要废止公章时，行政部门应填写《公章废止申请表》，详细说明废止原因，并提交公司法定代表人或授权代表签字批准。2.公章废止后，行政部门应及时将废止公章封存，并按照公安部门规定进行销毁处理。销毁过程应进行记录，参与销毁人员应签字确认。三、公章的保管（一）保管原则1.公章应指定专人保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保公章安全。2.公章保管人员不得将公章转借他人使用，不得擅自携带公章外出。如因工作需要确需携带公章外出的，必须经过严格的审批程序，并采取必要的安全措施。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。2.严格按照本制度规定的用章流程进行用章登记，对每一次用章情况进行详细记录，包括用章日期、用章人、用章事项、盖章文件名称及份数等信息。3.定期对公章保管情况进行自查，发现问题及时报告并采取相应措施。4.配合公司内部审计、纪检监察等部门对公章使用情况进行检查和监督。（三）保管场所与设施1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管室，保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。2.保管场所应安装监控设备，确保公章保管区域24小时处于监控状态。监控录像资料应保存一定期限，以备查阅。四、公章的使用（一）使用原则1.严格遵循“谁使用、谁负责”的原则，用章人应对用章事项的真实性、合法性负责。2.公章使用必须符合公司规定的使用范围和审批程序，严禁违规使用公章。（二）使用范围1.公司公章主要用于以下事项：以公司名义对外签订的各类合同、协议、意向书等法律文件。公司出具的各类证明文件，如营业执照副本、资质证书、授权委托书等。公司向上级主管部门、政府部门报送的重要文件、报表等。公司章程规定需要加盖公章的其他事项。2.合同专用章主要用于公司对外签订的各类合同。3.财务专用章主要用于公司财务收支、结算等相关业务。4.法定代表人章主要用于特定的授权事项或法律规定需要法定代表人签字盖章的文件。（三）审批程序1.用章人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称及份数、用章日期等信息，并按照以下审批流程进行签字审批：一般性文件用章：由部门负责人签字批准。重要合同、协议等法律文件用章：由部门负责人审核后，报分管领导签字批准；涉及重大事项的，还需报公司法定代表人签字批准。公司对外出具的证明文件、向上级主管部门或政府部门报送的重要文件等用章：由部门负责人审核后，报分管领导签字批准；涉及公司重大利益或重要决策的，需报公司法定代表人签字批准。2.用章人应将经审批后的《公章使用申请表》提交给公章保管人员，保管人员核对申请表内容与用章文件内容一致后，方可进行用章操作。（四）用章登记1.公章保管人员在用章前，应认真核对用章文件内容与《公章使用申请表》填写内容是否一致，确保用章事项真实、合法、合规。2.用章时，保管人员应在用章文件规定的盖章位置加盖公章，并确保印章清晰、端正。盖章完成后，保管人员应在《公章使用登记表》上详细记录用章日期、用章人、用章事项、盖章文件名称及份数等信息，同时要求用章人签字确认。3.《公章使用登记表》应妥善保存，作为公司公章使用的重要档案资料，保存期限按照公司档案管理规定执行。（五）特殊情况用章1.紧急情况下，如因不可抗力或其他特殊原因无法按照正常审批程序用章时，用章人应电话请示相关领导同意后，先进行用章操作，并在事后及时补办审批手续。2.补办审批手续时，用章人应填写《紧急用章情况说明表》，详细说明紧急用章的原因、用章事项、用章时间等信息，并按照正常审批流程进行签字审批。审批通过后，将《紧急用章情况说明表》交公章保管人员存档。五、公章的借用与外带（一）借用规定1.因工作需要临时借用公章的，借用人员应填写《公章借用申请表》，详细说明借用原因、借用期限、借用事项等信息，并按照审批程序进行签字批准。2.借用期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借用期限的，借用人员应提前办理续借手续。3.借用人员借用公章期间，应妥善保管公章，不得擅自将公章转借他人或用于非批准的事项。借用结束后，借用人员应及时将公章归还保管人员，并在《公章借用登记表》上签字确认。（二）外带规定1.因工作需要携带公章外出的，携带人员应填写《公章外带申请表》，详细说明外带原因、外带期限、外带地点、外带事项等信息，并按照审批程序进行签字批准。2.外带期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长外带期限的，携带人员应提前办理续延手续。3.携带人员携带公章外出期间，必须采取必要的安全措施，确保公章安全。如因特殊情况无法随身携带公章的，应将公章交回公司指定的保管人员保管。4.携带人员返回公司后，应及时将公章归还保管人员，并在《公章外带登记表》上签字确认。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对公章使用情况进行审计检查，重点检查公章使用是否符合规定的审批程序、使用范围是否合规、用章登记是否完整准确等。2.公司纪检监察部门对公章使用过程中的违规违纪行为进行监督检查，对发现的问题及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构对公司公章使用情况的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，公司应及时整改，并将整改情况向相关部门报告。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用公章的。2.超越公章使用范围使用公章的。3.用章人对用章事项的真实性、合法性未进行审核或审核不严，导致公司利益受损的。4.公章保管人员未按照规定保管公章，导致公章被盗、遗失或损坏的。5.借用或外带公章人员未按照规定办理手续或擅自转借、挪用公章的。6.其他违反本制度规定的公章使用行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的，给予批评教育，责令其立即改正，并在公司内部进行通报批评。2.对于多次违规或情节严重的，视情节轻重