供应商合作合规运营制度

PAGE供应商合作合规运营制度一、总则（一）目的为了加强公司与供应商合作过程中的合规管理，确保合作活动合法、合规、有序进行，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与所有供应商开展的各类合作业务，包括但不限于采购、销售、服务提供等合作项目。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保合作行为合法合规。2.诚信合作原则：与供应商建立诚信、公平、公正的合作关系，共同维护良好的商业秩序。3.风险防控原则：对合作过程中的风险进行全面识别、评估和防控，保障公司利益不受损害。4.信息保密原则：在合作过程中，对涉及的商业秘密、技术秘密等信息予以严格保密。二、供应商选择与准入（一）供应商筛选标准1.资质审查：供应商应具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照，经营范围应符合合作项目要求。2.信誉评估：通过查询供应商的信用记录、行业口碑等方式，评估其信誉状况，优先选择信誉良好的供应商。3.生产能力与质量保证：考察供应商的生产设备、技术水平、生产规模等，确保其具备满足合作项目需求的生产能力；要求供应商具备完善的质量保证体系，能够提供符合质量标准的产品或服务。4.财务状况：评估供应商的财务稳定性，避免因供应商财务问题导致合作中断或产生风险。（二）供应商准入流程1.供应商申请：供应商向公司提交合作申请，包括公司基本情况、资质证明、产品或服务介绍、合作意向等资料。2.初步审核：公司采购部门或相关业务部门对供应商提交的申请资料进行初步审核，筛选出符合基本要求的供应商。3.实地考察：对于重要合作项目或初步审核通过但存在疑问的供应商，安排实地考察，了解其实际运营情况、生产能力、质量控制等方面的情况。4.审批决策：根据初步审核和实地考察结果，由采购部门或相关业务部门提出供应商准入建议，报公司管理层审批。5.准入备案：经公司管理层批准准入的供应商，由采购部门负责建立供应商档案，记录其基本信息、合作项目等情况，并进行备案管理。三、合作合同管理（一）合同签订流程1.合同起草：根据合作项目需求，由公司相关业务部门或法务部门起草合作合同，明确双方的权利义务、合作内容、质量标准、价格条款、付款方式、违约责任等关键条款。2.合同审核：合同起草完成后，提交公司法务部门进行法律审核，确保合同条款符合法律法规要求；同时，提交相关业务部门进行业务审核，确保合同条款与合作项目实际需求相符。3.合同谈判：对于重要合作项目或合同条款存在争议的情况，组织公司与供应商进行合同谈判，协商确定双方都能接受的合同条款。4.合同签订：经审核和谈判通过的合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订书面合同，并加盖双方公章或合同专用章。（二）合同履行与变更1.合同履行：合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。公司相关业务部门负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.合同变更：如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（三）合同终止与结算1.合同终止：合同履行完毕或因法定原因终止后，双方应按照合同约定办理终止手续。公司相关业务部门负责对合同履行情况进行总结和评估，清理相关债权债务。2.合同结算：合同终止后，按照合同约定的结算方式进行结算。公司财务部门负责审核结算资料，确保结算金额准确无误，并及时办理款项支付或收取手续。四、采购业务合规管理（一）采购计划制定1.根据公司生产经营需求，由相关业务部门制定采购计划，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购计划应经过严格的审批流程，确保其合理性和必要性。（二）采购实施1.采购部门根据批准的采购计划，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应严格按照公司规定的采购流程进行操作，确保采购行为公开、公平、公正。2.采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度和质量情况，确保采购物资或服务按时、按质、按量供应。（三）采购验收1.采购物资或服务到货后，由公司相关业务部门组织验收。验收人员应按照合同约定的质量标准和验收流程进行验收，确保采购物资或服务符合要求。2.对于验收不合格的采购物资或服务，应及时与供应商协商解决，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。五、销售业务合规管理（一）销售合同签订1.销售部门与客户签订销售合同前，应确保客户具备合法的经营资质和信用状况良好。2.销售合同应明确双方的权利义务、产品或服务内容、价格条款、付款方式、交货时间、违约责任等关键条款，避免因合同条款不明确导致纠纷。（二）销售发货与收款1.销售部门按照销售合同约定组织发货，确保货物按时、按质、按量送达客户指定地点。发货过程中，应做好货物的运输、保管等工作，确保货物安全。2.财务部门负责跟踪销售款项的回收情况，及时与客户沟通催款，确保公司资金及时回笼。对于逾期未付款的客户，应按照合同约定采取相应的催款措施，必要时通过法律途径解决。（三）销售退货与换货1.对于客户提出的退货或换货要求，销售部门应按照公司规定的流程进行处理。在处理过程中，应核实退货或换货的原因，确保符合公司规定和合同约定。2.对于同意退货或换货的情况，销售部门应及时安排相关事宜，如办理退货手续、安排换货发货等，并做好相应的记录和账务处理。六、服务合作业务合规管理（一）服务合同签订1.服务部门与服务供应商签订服务合同前，应明确服务内容、服务标准、服务期限、服务费用等关键条款，确保服务合同的完整性和可操作性。2.服务合同应明确双方的权利义务、违约责任等内容，保障公司在服务合作过程中的合法权益。（二）服务实施与监督1.服务供应商按照服务合同约定提供服务，服务部门应安排专人对服务实施过程进行监督和检查，确保服务质量符合合同要求。2.在服务过程中，如发现服务供应商存在服务质量问题或违反合同约定的行为，服务部门应及时与服务供应商沟通协商，要求其采取整改措施，直至服务质量达到合同标准为止。（三）服务验收与结算1.服务结束后，由服务部门组织对服务质量进行验收。验收合格后，按照服务合同约定办理结算手续。2.服务结算应严格按照合同约定的结算方式和金额进行，确保结算准确无误。财务部门负责审核服务结算资料，及时办理款项支付手续。七、信息管理与保密（一）信息收集与整理1.在与供应商合作过程中，公司相关业务部门应收集、整理与合作项目有关的各类信息，包括供应商基本信息、合作合同、采购订单、销售记录、服务记录等。2.信息收集应确保真实、准确、完整，并按照公司规定的信息管理流程进行分类、存储和保管。（二）信息共享与使用1.公司内部各部门之间应根据工作需要，在授权范围内共享与供应商合作相关的信息，确保信息的有效传递和利用。2.对于涉及供应商商业秘密、技术秘密等敏感信息，未经供应商书面同意，公司任何部门和个人不得擅自对外披露或使用。（三）信息保密措施1.公司应建立健全信息保密制度，明确信息保密责任人和保密措施。对涉及供应商的敏感信息，应采取加密存储、限制访问权限等措施进行保护。2.加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽或违规行为导致信息泄露。八、监督与检查（一）内部监督机制1.公司建立内部监督机制，定期对与供应商合作业务进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。2.采购部门应定期对采购业务进行自查，包括采购流程执行情况、合同履行情况、供应商管理情况等；销售部门应定期对销售业务进行自查，包括销售合同签订、发货收款、客户管理等情况；服务部门应定期对服务合作业务进行自查，包括服务合同签订、服务实施、服务验收等情况。（二）审计与评估1.公司审计部门定期对与供应商合作业务进行审计，审查合作项目的合规性、财务收支情况、内部控制执行情况等。2.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面，根据评估结果对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商采取相应的措施，如警告、暂停合作、终止合作等。九、违规处理与责任追究（一）违规行为界定1.明确与供应商合作过程中可能出现的违规行为，包括但不限于违反法律法规规定、违反合同约定、商业贿赂、信息泄露等。2.对违规行为进行详细描述，以便在实际操作中能够准确判断和认定。（二）违规处理措施1.对于发现的供应商违规行为，根据情节轻重采取相应的处理措施，如警告、罚款、暂停合作、终止合作等。2.对于公司内部员工在与供应商合作过程中存