会议运营管理制度

PAGE会议运营管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会议运营管理，提高会议效率和质量，确保会议能够有效传达信息、解决问题、推动工作开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司级会议、部门会议、项目会议等。（三）基本原则1.高效原则：确保会议能够在规定时间内达成预期目标，避免冗长无效的讨论。2.规范原则：严格按照既定的流程和标准组织会议，保证会议的规范性和严肃性。3.参与原则：鼓励相关人员积极参与会议，充分发表意见和建议，提高决策的科学性。4.保密原则：涉及公司机密信息的会议，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、会议分类及组织（一）公司级会议1.定义：由公司高层领导主持，涉及公司整体战略、重大决策、重要工作部署等方面的会议。2.组织部门：一般由公司办公室负责组织，相关部门配合。3.参会人员：公司高层领导、各部门负责人等。4.会议频率：根据公司实际情况确定，一般每月或每季度召开一次。5.会议流程会议筹备办公室提前收集议题，与相关领导沟通确定会议主题和议程。提前通知参会人员会议时间、地点、议题等信息。准备会议所需的文件、资料、设备等。会议召开主持人介绍会议目的、议程和参会人员。按照议程依次进行议题讨论，参会人员充分发表意见。主持人进行总结发言，明确会议决议和下一步工作安排。会议记录：安排专人负责会议记录，记录会议讨论内容、决议等。会议纪要：会议结束后，办公室及时整理会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员，并在公司内部发布。（二）部门会议1.定义：由各部门负责人主持，围绕部门工作开展、任务分配、问题解决等进行的会议。2.组织部门：各部门自行组织。3.参会人员：部门全体成员或相关人员。4.会议频率：根据部门工作需要确定，一般每周或每两周召开一次。5.会议流程会议筹备部门负责人确定会议主题和议程。提前通知参会人员会议时间、地点等信息。准备相关工作资料。会议召开主持人介绍会议目的和议程。对部门工作进展、存在问题等进行汇报和讨论。明确下一阶段工作任务和责任人。会议记录：可由部门指定人员负责记录。会议纪要：部门自行整理会议纪要，在部门内部传达。（三）项目会议1.定义：针对公司具体项目的进展、协调、问题解决等召开的会议。2.组织部门：项目负责人负责组织，相关项目团队成员参加。3.参会人员：项目团队成员、涉及的相关部门人员等。4.会议频率：根据项目进度和需要确定，可定期或不定期召开。5.会议流程会议筹备项目负责人提前收集项目进展情况、遇到的问题等信息，确定会议主题和议程。通知参会人员会议时间、地点等。准备项目相关资料，如项目计划、进度报告、问题清单等。会议召开主持人介绍会议目的和议程。项目团队成员汇报项目进展、遇到的问题及解决方案。进行讨论，协调各方资源，解决项目中的问题。明确项目下一步工作安排和目标。会议记录：安排专人记录会议内容。会议纪要：项目负责人及时整理会议纪要，发送给参会人员，并跟踪会议决议的执行情况。三、会议筹备管理（一）议题确定1.公司级会议议题由公司高层领导、办公室及相关部门提出，经综合考虑后确定。2.部门会议议题由部门负责人根据部门工作重点和实际情况确定。3.项目会议议题由项目负责人根据项目进展和需要确定。（二）会议通知1.会议通知应提前发布，确保参会人员有足够时间准备。2.通知内容应明确会议时间、地点、议题、参会人员等信息。3.对于重要会议，应采用多种方式通知，如邮件、短信、内部通讯工具等，确保通知到每一位参会人员。（三）资料准备1.根据会议议题，准备相关的文件、资料、报告等，确保参会人员能够提前了解会议内容。2.资料应准确、完整、清晰，如有需要，应提前进行整理和排版。（四）场地安排1.根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。2.确保场地设施齐全、环境舒适，满足会议的需求。3.提前检查场地设备，如投影仪、音响、麦克风等，确保正常运行。四、会议期间管理（一）会议纪律1.参会人员应按时到达会议地点，不得迟到、早退。2.会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、做与会议无关的事情。（二）会议发言1.发言应围绕会议议题，简洁明了，突出重点。2.尊重他人发言，不得打断他人讲话，如有不同意见，应在他人发言结束后再进行阐述。3.鼓励参会人员充分发表意见和建议，但不得进行人身攻击或恶意诋毁。（三）会议记录1.会议记录人员应认真记录会议内容，包括讨论要点、决议、责任人等。2.记录应准确、完整，字迹清晰，便于会后查阅和整理。3.会议记录人员应及时将会议记录整理成会议纪要，并提交给相关人员审核。五、会议后续管理（一）会议纪要1.会议纪要应在会议结束后及时整理，经审核后发布。2.会议纪要应明确会议决议、责任人、完成时间等关键信息，确保会议精神能够得到有效传达和执行。3.会议纪要应发送给参会人员，并在公司内部相关平台进行公示，以便全体员工了解会议情况。（二）决议执行1.会议决议的责任人应按照决议要求认真组织实施，确保工作按时完成。2.相关部门应积极配合决议执行，提供必要的支持和协助。3.办公室负责对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，及时向公司领导汇报。（三）效果评估1.定期对会议效果进行评估，总结经验教训，不断改进会议组织和管理工作。2.评估内容包括会议目标达成情况、参会人员满意度、会议效率等方面。3.根据评估结果，提出改进措施和建议，不断提高会议质量和效果。六、会议费用管理（一）费用预算1.会议组织部门应根据会议规模、场地租赁、资料印刷、餐饮等实际需求，编制会议费用预算。2.费用预算应报公司领导审批，确保费用支出合理、合规。（二）费用报销1.会议结束后，会议组织部门应及时整理会议费用报销凭证，按照公司财务制度进行报销。2.报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、清单等。（三）