展会运营部工作制度

PAGE展会运营部工作制度一、总则（一）目的为了规范展会运营部的工作流程，提高工作效率，确保展会活动的顺利开展，提升公司在展会领域的形象和竞争力，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于展会运营部全体工作人员，包括展会项目经理、策划人员、执行人员、后勤保障人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保展会活动合法合规进行。2.专业性原则：秉持专业精神，运用专业知识和技能，为参展商和观众提供优质服务。3.高效性原则：优化工作流程，合理安排资源，确保展会各项工作高效有序完成。4.协作性原则：强调团队协作，各岗位之间密切配合，共同达成展会目标。二、岗位职责（一）展会项目经理1.全面负责展会项目的策划、组织、实施和监控，确保展会按照预定目标顺利进行。2.制定展会项目计划，明确各阶段工作任务、时间节点和责任人，并监督执行情况。3.协调与参展商、合作伙伴、场馆方、政府部门等相关利益者的关系，维护良好的合作氛围。4.负责展会预算的编制、执行和控制，确保费用合理使用，达到预期效果。5.及时处理展会过程中的突发问题，采取有效措施进行应对，保障展会的正常秩序。6.对展会项目进行总结评估，分析经验教训，为后续展会提供参考。（二）策划人员1.根据展会主题和目标，制定详细的展会策划方案，包括展会布局、活动安排、宣传推广策略等。2.进行市场调研，了解行业动态和竞争对手情况，为展会策划提供数据支持和创意灵感。3.设计展会的视觉形象，如展位设计、宣传资料制作、现场氛围布置等，确保展会具有吸引力和专业性。4.协助项目经理制定展会活动计划，包括开幕式、论坛、研讨会、表演等，负责活动的策划和组织实施。5.与参展商沟通协调，根据其需求提供展位设计和展示方案的建议，提升参展效果。（三）执行人员1.按照展会策划方案和项目计划，负责展会现场的搭建、布置和撤展工作，确保展位搭建符合设计要求和安全标准。2.组织参展商按时进场布展，协助其解决布展过程中遇到的问题，保证布展工作顺利进行。3.负责展会现场的运营管理，包括人员引导、秩序维护、设备保障等，确保展会现场秩序井然。4.协助策划人员组织展会活动，负责活动现场的执行工作，如嘉宾接待、流程引导、设备操作等，保障活动顺利开展。5.收集展会现场的反馈信息，及时向项目经理汇报，以便对展会进行调整和优化。（四）后勤保障人员1.负责展会期间的物资采购、运输、存储和管理工作保障展会所需物资的及时供应和合理使用。2.安排展会期间的餐饮、住宿、交通等后勤服务，为参展商和工作人员提供便利。3.负责展会现场的安全保卫工作，制定安全管理制度，配备安保人员，确保展会现场人员和财产的安全。4.维护展会现场的环境卫生，安排清洁人员定时清扫，保持展会环境整洁。5.负责展会设备的安装、调试、维护和管理，确保设备正常运行，满足展会需求。三、工作流程（一）展会筹备阶段1.项目立项市场调研：收集行业信息、市场需求、竞争对手情况等，为展会立项提供依据。可行性分析：对展会的主题、规模、时间、地点等进行可行性分析，评估展会的市场前景和经济效益。立项申请：由展会项目经理提交立项申请，经公司领导审批后确定展会项目。2.策划方案制定主题确定：结合市场需求和公司战略，确定展会的主题和定位。策划方案编制：策划人员根据展会主题，制定详细的策划方案，包括展会布局、活动安排、宣传推广策略、预算计划等。方案评审：组织相关部门和人员对策划方案进行评审，提出修改意见，确保方案的科学性和可行性。3.参展商招募目标客户筛选：根据展会主题和定位，确定目标参展商群体，制定参展商招募计划。宣传推广：通过多种渠道宣传展会信息，吸引参展商报名参展，如行业媒体、专业网站、社交媒体、电话营销、邮件营销等。参展商洽谈：与有意向的参展商进行洽谈，介绍展会优势和服务，解答疑问，签订参展合同。4.合作伙伴洽谈合作伙伴选择：根据展会需求，确定合作伙伴类型，如赞助商、媒体合作伙伴、物流合作伙伴等。合作洽谈：与潜在合作伙伴进行洽谈，明确合作内容、权利义务、费用支付等条款，签订合作协议。5.场地租赁与布置场地选择：根据展会规模和定位，选择合适的展会场地，考虑场地的地理位置、交通便利性、设施条件等因素。租赁合同签订：与场地所有者签订租赁合同，明确租赁期限、租金支付方式、场地使用规定等条款。场地布置设计：策划人员根据展会主题和布局要求，设计场地布置方案，包括展位划分、通道规划、展示区域设计等。场地搭建与布置：执行人员按照设计方案进行场地搭建和布置，确保展位搭建符合安全标准和设计要求，现场氛围营造良好。6.宣传推广宣传策略制定：根据展会目标受众和预算情况，制定宣传推广策略，包括线上宣传和线下宣传相结合的方式。线上宣传：通过公司官网、行业网站、社交媒体平台、电子邮件、在线广告等渠道进行宣传推广，发布展会信息、新闻稿、图片、视频等内容，吸引潜在观众关注。线下宣传：制作展会宣传资料，如海报、宣传单页、邀请函等，通过邮寄、派送、行业展会、研讨会等方式进行宣传推广，扩大展会知名度。媒体合作：与行业媒体、专业杂志合作，进行展会报道和宣传，提高展会的媒体曝光度。7.活动策划与组织活动方案制定：策划人员根据展会主题和目标，策划各类活动，如开幕式、论坛、研讨会、表演等，并制定详细的活动方案，包括活动流程、嘉宾邀请、场地布置、设备准备等。嘉宾邀请：确定活动嘉宾名单，通过多种方式邀请嘉宾出席活动，如电话邀请、邮件邀请、专人拜访等，向嘉宾介绍活动内容和亮点，确认嘉宾行程安排。活动执行：执行人员按照活动方案组织活动实施，负责嘉宾接待、现场引导、设备操作、流程控制等工作，确保活动顺利进行，达到预期效果。8.人员培训培训计划制定：根据展会工作需求，制定人员培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。培训内容：包括展会知识、服务规范、沟通技巧、安全知识、应急处理等方面的培训。培训实施：组织工作人员参加培训，通过内部培训、外部培训、实地演练等方式，提高工作人员的业务水平和服务能力。（二）展会开展阶段1.参展商服务参展商接待：在展会现场设立接待处，安排专人负责接待参展商，协助其办理报到手续，提供展位指引和相关资料。展位维护：及时解决参展商在布展和参展过程中遇到的问题，如展位搭建问题、展品运输问题、设备故障等，确保展位正常展示。信息沟通：保持与参展商的密切沟通，及时传达展会相关信息和通知，收集参展商的意见和建议，反馈给项目经理进行处理。2.观众服务观众引导：在展会现场设置明显的引导标识，安排工作人员引导观众参观展会，解答观众疑问，提供必要的帮助。信息咨询：设立咨询台，为观众提供展会信息咨询服务，包括展会概况、参展商信息、活动安排等，帮助观众更好地了解展会。互动体验：组织开展各类互动体验活动，增加观众的参与度和兴趣度，如产品演示、游戏互动区、抽奖活动等。3.活动执行按照活动策划方案，组织实施各类展会活动开幕式、论坛、研讨会、表演等，确保活动顺利进行，达到预期效果。活动现场管理：负责活动现场的秩序维护、设备保障、安全管理等工作，确保活动现场安全有序。活动效果评估：对活动效果进行评估，收集观众和嘉宾的反馈意见，分析活动的优点和不足之处，为后续活动改进提供参考。4.现场运营管理人员管理：合理安排工作人员的岗位和职责，确保各岗位人员到位，工作有序开展。加强对工作人员的现场管理和监督，及时纠正工作人员的不当行为，确保服务质量。秩序维护：制定现场秩序维护制度，加强展会现场的巡逻和监控，及时发现和处理各类突发事件，维护展会现场的正常秩序。设备管理：对展会现场的设备进行定期检查和维护，确保设备正常运行。及时处理设备故障，保障展会活动的顺利进行。环境卫生管理：安排专人负责展会现场的环境卫生清扫和保洁工作定期清理垃圾，保持展会现场环境整洁。5.安全保卫工作安全制度制定：建立健全展会安全保卫制度，明确安全责任和工作流程，确保展会现场人员和财产的安全。安保人员配备：根据展会规模和安全需求，配备足够的安保人员，负责展会现场的巡逻、门禁管理、安全检查等工作。安全检查：对展会现场进行全面的安全检查，包括消防设施检查、电气设备检查、展品安全检查等，及时发现和消除安全隐患。应急处理：制定应急预案，针对可能出现的突发事件，如火灾、地震、盗窃等，组织安保人员进行应急演练，提高应急处理能力。一旦发生突发事件，能够迅速采取有效措施进行应对，并及时向上级报告。（三）展会结束阶段1.撤展工作撤展安排：制定撤展计划，明确撤展时间、撤展流程和责任人，组织参展商按照规定时间进行撤展。展位拆除：执行人员负责展位拆除工作，确保拆除过程安全有序，避免对场地设施造成损坏。物资清理：对展会现场的物资进行清理和回收，包括展品、宣传资料、设备等，按照规定进行处理或存储。2.财务结算费用核算：对展会期间的各项费用进行核算，包括参展商费用、合作伙伴费用、场地租赁费用、宣传推广费用、人员费用等，确保费用支出准确无误。财务结算：与参展商、合作伙伴、场地所有者等进行财务结算，按照合同约定支付款项或收取费用，确保财务结算工作顺利完成。财务审计：对展会财务收支情况进行审计，编制财务审计报告，为公司决策提供依据。3.总结评估数据收集：收集展会期间的各项数据，包括参展商数量、观众人数、活动参与人数、销售额、满意度调查结果等，为总结评估提供数据支持。经验总结：对展会项目进行全面总结，分析展会策划、组织、实施过程中的经验教训，总结成功经验和不足之处。效果评估：根据收集的数据和总结的经验，对展会效果进行评估，评估指标包括展会知名度、参展商满意度、观众满意度、经济效益等。改进建议：针对展会存在的问题和不足之处提出改进建议，为后续展会项目提供参考，不断提升展会运营水平。4.资料归档资料整理：对展会项目过程中产生的各类资料进行整理，包括策划方案文件、参展商合同、宣传资料、活动资料、财务报表、总结评估报告等。资料归档：将整理好的资料按照类别和时间顺序进行归档，建立完善的展会项目档案库，便于日后查阅和参考。四、考核与激励（一）考核标准1.工作业绩：根据个人在展会项目中的工作任务完成情况、工作成果质量、对展会目标达成的贡献等方面进行考核。2.工作态度：考核个人的工作责任心、敬业精神、团队合作意识、工作积极性等方面。3.专业能力：评估个人在展会运营相关领域的专业知识、技能水平、创新能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度进行一次定期考核，由上级领导对下属工作人员进行考核评价。2.项目考核：针对每个展会项目，在项目结束后进行项目考核，全面评估工作人员在项目期间的表现。（三）激励措施1.绩效奖金：根据考核结果发放绩效奖金，对表现优秀的工作人员给予适当的奖励。2.晋升机会：对于工作业绩突出、能力较强的工作人员，提供晋升机会，激励员工不断提升自己。3.培训与发展：为员工提供培训和发展机会，帮助员工提升专业能力和综合素质，实现个人成长与公司发展的双赢。4.荣誉表彰：对在展会工作中表现出色的员工进行荣誉表彰，如颁发优秀员工奖、创新奖等，增强员工的荣誉感和归属感。五、保密制度（一）保密范围1.展会项目相关信息，包括策划方案、参展商名单、合作伙伴信息、宣传推广策略等。2.公司商业机密，如财务数据、业务流程、客户资料等。3.展会现场涉及的技术秘密、产品信息等。（二）保密措施1.签订保密协议：与所有接触展会项目相关信息的工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.信息管理：对涉及保密信息