原材料采购运营管控制度

PAGE原材料采购运营管控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司原材料采购运营管理，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产经营的顺利进行，降低采购成本，提高采购质量，防范采购风险。（二）适用范围本制度适用于公司所有原材料采购活动，包括但不限于原材料的选型、供应商选择、采购合同签订、采购订单执行、验收付款等环节。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的原材料符合公司生产经营的要求。4.公开透明原则：采购过程应公开、透明，接受公司内部监督，确保公平竞争。5.风险防控原则：识别、评估和控制采购过程中的各种风险，采取有效的防范措施，确保采购活动安全可靠。二、职责分工（一）采购部门1.负责原材料采购计划的制定、执行和监控，确保采购任务按时完成。2.组织供应商开发、评估和选择，建立供应商档案，维护供应商关系。3.负责采购合同的起草、签订、执行和跟踪，协调解决合同履行过程中的问题。4.收集市场信息，分析原材料价格走势，为采购决策提供依据。5.配合其他部门做好原材料验收、付款等工作。（二）质量部门1.制定原材料质量标准和检验规范，参与供应商的质量评估。2.负责原材料的检验和验收工作，确保所采购的原材料符合质量要求。3.对不合格原材料进行判定和处理，跟踪整改情况。4.协助采购部门解决原材料质量纠纷。（三）财务部门1.负责采购资金的预算编制、审核和支付管理。2.参与采购合同的审核，对付款条款进行把关。3.定期对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。4.监督采购资金的使用情况，防范财务风险。（四）生产部门1.根据生产计划，提出原材料需求计划，明确原材料的规格、型号、数量等要求。2.参与供应商的评估和选择，提供技术支持和质量反馈。3.配合采购部门做好原材料的验收和入库工作，及时反馈原材料使用过程中的问题。（五）法务部门1.审核采购合同的合法性和合规性，提供法律意见和建议。2.处理采购过程中的法律纠纷，维护公司合法权益。三、采购计划管理（一）需求预测1.生产部门应根据公司年度生产计划、销售订单及市场需求预测，提前制定原材料需求计划。需求计划应明确原材料的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息。2.采购部门应定期收集生产部门的需求计划，并结合库存情况、市场供应情况等因素，对原材料需求进行综合分析和预测，形成采购需求预测报告。（二）采购计划制定1.采购部门根据采购需求预测报告，结合公司采购周期、资金预算等因素，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容。2.采购计划应经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划应严格执行，如有特殊情况需要调整，应按规定程序进行审批。（三）采购计划执行与监控1.采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。在采购过程中，如发现采购计划与实际情况不符，应及时调整采购计划，并报相关领导审批。2.采购部门应建立采购计划执行监控机制，定期对采购计划的执行情况进行跟踪和分析。如发现采购进度滞后或出现其他异常情况，应及时采取措施加以解决，并向公司领导汇报。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司原材料采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商资源库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.采购部门应对供应商资源库中的供应商进行初步筛选和评估，选择符合公司要求的供应商进行开发。开发过程中，采购部门应与供应商进行沟通和交流，了解其生产经营情况、质量管理体系、价格政策等信息，并要求供应商提供相关资料。3.采购部门应组织相关部门对开发的供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制水平、环保情况等。实地考察结束后，采购部门应编写供应商考察报告，提出是否选择该供应商的建议。（二）供应商评估与选择1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、供应商自评等多种形式。2.采购部门应根据供应商评估结果，建立供应商评价档案，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，应给予优先合作机会；对于评价较差的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。3.在选择供应商时，采购部门应综合考虑供应商的各项因素，采用招标、询价、竞争性谈判等方式进行采购，确保选择到质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期向供应商反馈公司的原材料需求情况和质量要求，及时了解供应商的生产经营情况和产品供应情况。2.采购部门应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益。对于供应商提出的合理建议，采购部门应认真研究并加以采纳，不断改进采购工作。3.采购部门应定期对供应商进行走访和回访，加强与供应商的合作关系，共同解决合作过程中出现的问题，实现互利共赢。五、采购合同管理（一）合同起草与审核1.采购合同应由采购部门负责起草，合同内容应包括合同双方的基本信息、采购项目、采购数量、采购价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同条款应明确、具体、合法，避免出现模糊不清或歧义的表述。2.采购合同起草完成后，应提交公司法务部门进行审核。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，确保合同的合法性和合规性。同时，法务部门应提出法律意见和建议，供采购部门参考。3.采购合同经法务部门审核通过后，还应提交公司财务部门、质量部门等相关部门进行会签。会签部门应从各自专业角度对合同条款进行审核，提出意见和建议，确保合同条款符合公司利益和要求。（二）合同签订1.采购合同经审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订。签订合同前，采购部门应确保合同双方已就合同条款达成一致意见，并加盖双方公章或合同专用章。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给公司相关部门，以便各部门了解合同内容，做好相关工作。（三）合同执行与跟踪1.采购部门应按照采购合同约定，跟踪供应商的交货情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商未履行合同约定，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取措施加以解决，并追究其违约责任。2.在合同执行过程中，如因市场变化、政策调整等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议应经公司相关部门审核通过后，方可生效。3.采购部门应建立合同执行台账，对合同的执行情况进行详细记录，包括合同签订时间、交货时间、交货数量、验收情况、付款情况等信息。合同执行台账应定期进行核对和清理，确保账实相符。（四）合同结算与付款1.采购部门应按照采购合同约定，及时办理合同结算手续。结算时，采购部门应提供相关的验收报告、发票等资料，确保结算金额准确无误。2.财务部门应根据采购合同约定和结算手续，及时办理付款业务。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等资料的真实性、合法性和完整性，确保付款依据充分。3.对于金额较大的采购合同，财务部门应实行资金预算管理，按照合同约定的付款方式和时间，合理安排资金，确保资金安全。六、采购订单管理（一）订单下达1.采购部门根据采购计划和采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购项目、采购数量、采购价格、交货期、交货地点、质量标准等要求。2.采购订单下达后，采购部门应及时将订单副本分发给公司相关部门，以便各部门了解订单情况，做好相关工作。（二）订单跟踪与变更1.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、库存情况等信息。如发现订单执行过程中出现问题，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取措施加以解决，并及时调整订单。2.在订单执行过程中，如因市场变化、政策调整等原因需要变更订单条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充订单。补充订单应经公司相关部门审核通过后，方可生效。（三）订单验收与结算1.采购订单执行完毕后，采购部门应组织相关部门对采购货物进行验收。验收合格后，采购部门应出具验收报告，并办理订单结算手续。2.财务部门应根据采购订单和验收报告，及时办理付款业务。付款前，财务部门应审核采购订单、验收报告、发票等资料的真实性、合法性和完整性，确保付款依据充分。七、采购验收管理（一）验收标准制定1.质量部门应根据公司生产经营要求和原材料质量标准，制定原材料验收标准和检验规范。验收标准和检验规范应明确原材料的外观、尺寸、性能、质量指标等要求，以及检验方法、检验工具等内容。2.验收标准和检验规范应经公司相关部门审核通过后，方可作为原材料验收的依据。（二）验收组织与实施1.采购货物到货后，采购部门应及时通知质量部门进行验收。质量部门应组织相关人员按照验收标准和检验规范对采购货物进行验收。2.验收过程中，验收人员应认真检查采购货物的外观、尺寸、性能等是否符合要求，并按照规定的检验方法和检验工具进行检验。对于需要进行抽样检验的原材料，应按照规定的抽样方法进行抽样，并确保抽样的代表性和随机性。3.验收人员应如实记录验收情况，填写验收报告。验收报告应包括采购项目、采购数量、验收日期、验收人员、验收结果等内容。验收结果应明确是否合格，对于不合格的原材料，应详细注明不合格原因。（三）验收结果处理1.验收合格的原材料，采购部门应及时办理入库手续，并将验收报告分发给公司相关部门。2.验收不合格的原材料，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取措施加以解决。如供应商同意更换或补货，采购部门应跟踪供应商的处理情况，并重新组织验收。如供应商不同意处理或处理后仍不符合要求，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并及时调整采购计划。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等方面。2.采购部门应采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。对于风险等级较高、影响程度较大的风险，应重点关注并采取有效的防范措施。（二）风险防范措施1.针对市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时了解市场价格走势和供应情况，合理制定采购计划和采购策略，避免因市场波动导致采购成本增加或供应中断。2.针对质量风险，质量部门应加强原材料检验和验收工作，严格执行验收标准和检验规范，确保所采购的原材料质量符合要求。同时，质量部门应加强对供应商的质量管理，督促供应商提高产品质量。3.针对供应商风险，采购部门应加强供应商管理，建立供应商评估和选择机制，定期对供应商进行评估和考核，选择质量可靠、信誉良好的供应商。同时，采购部门应与供应商签订合同，明确双方的权利和义务，防范供应商违约风险。4.针对合同风险，采购部门应加强采购合同管理，严格按照合同签订流程进行合同起草、审核、签订和执行，确保合同条款合法合规、明确具体。同时，采购部门应加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.针对资金风险，财务部门应加强采购资金预算管理，合理安排资金，确保采购资金安全。同时，财务部门应加强对采购资金使用情况的监督和检查，防范资金挪用和浪费等风险。（三）风险监控与预警1.采购部门应建立