运营应急采购制度

PAGE运营应急采购制度一、总则（一）目的为了规范公司应急采购工作流程，确保在突发情况下能够迅速、有效地获取所需物资和服务，保障公司运营的连续性，降低突发事件对公司造成的损失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在面临自然灾害、公共卫生事件、社会安全事件、设备故障、生产事故等各类突发事件时的应急采购活动。（三）基本原则1.及时性原则：应急采购应在最短时间内完成，以满足应急需求，避免因物资短缺导致事件影响扩大。2.有效性原则：采购的物资和服务应能够切实解决应急问题，具备实际效用，确保应急措施得以有效实施。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保应急采购活动合法合规。4.成本效益原则：在保证应急需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、应急采购的触发机制（一）突发事件的界定1.自然灾害：如地震、洪水、台风、暴雨、暴雪等造成公司设施损坏、生产中断或物资短缺的灾害事件。2.公共卫生事件：如传染病疫情爆发等对公司人员健康和运营产生重大影响的事件。3.社会安全事件：如火灾、爆炸、恐怖袭击、群体性事件等威胁公司人员生命安全和财产安全的事件。4.设备故障：关键生产设备、办公设备等突发故障，且无法在短时间内修复，严重影响公司正常运营的情况。5.生产事故：生产过程中发生的重大质量事故、安全事故等导致生产停滞，急需采购物资以恢复生产的情况。（二）触发流程1.当突发事件发生时，现场负责人或相关部门应立即向公司应急指挥中心报告事件详情。2.应急指挥中心在接到报告后，迅速评估事件对公司运营的影响程度，判断是否需要启动应急采购程序。3.若确需启动应急采购，应急指挥中心应下达应急采购指令，明确采购的物资或服务内容、紧急程度以及交付时间要求等。三、应急采购的组织与职责（一）应急指挥中心1.全面负责公司应急采购工作的指挥与协调。2.审核应急采购计划和预算，确保采购活动符合公司整体利益和应急需求。3.监督应急采购流程的执行情况，及时解决采购过程中出现的重大问题。（二）采购部门1.负责具体实施应急采购工作，按照应急指挥中心的指令迅速开展采购活动。2.寻找合适的供应商，进行询价、比价、议价等工作，确保以合理的价格获取所需物资和服务。3.与供应商签订采购合同或协议，明确双方的权利和义务，保障采购活动的顺利进行。4.跟踪采购进度，及时协调解决采购过程中的问题，确保物资和服务按时、按质、按量交付。（三）需求部门1.准确提出应急采购的物资和服务需求，提供详细的规格、型号、数量等要求。2.协助采购部门进行供应商筛选和评估，提供相关技术支持和质量标准。3.参与采购合同的审核，确保合同条款符合应急需求和本部门实际情况。4.负责对采购物资和服务进行验收，及时反馈验收结果。（四）财务部门1.对应急采购预算进行审核和控制，确保采购资金的合理使用。2.按照采购合同或协议的约定，及时支付采购款项。3.对应急采购的费用进行核算和审计，确保财务处理合规、准确。（五）质量控制部门1.制定应急采购物资和服务的质量验收标准。2.参与采购物资和服务到货后的验收工作，对质量进行检验和评估。3.对不合格的采购物资和服务提出处理意见，督促采购部门采取相应措施。四、应急采购流程（一）需求确认1.需求部门在接到应急采购指令后，应立即组织相关人员对所需物资和服务进行详细梳理，明确具体需求内容。2.需求部门需填写《应急采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交付时间等信息，并签字盖章确认。3.将《应急采购需求申请表》提交给采购部门，作为采购工作的依据。（二）供应商选择1.采购部门根据应急采购需求，迅速在公司合格供应商名录中筛选合适的供应商。若名录中无满足需求的供应商，可通过公开渠道寻找新的供应商。2.对筛选出的供应商进行紧急联系和沟通，向其说明应急采购的情况和要求，获取供应商的初步报价和供货承诺。3.采购部门应同时对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行快速评估，优先选择具有良好口碑、能够快速响应且具备相关应急物资供应经验的供应商。（三）采购实施1.采购部门根据需求确认情况和供应商选择结果，与供应商协商确定采购合同或协议的具体条款。合同或协议应明确物资或服务的规格、数量、价格、交付时间、交付地点、质量标准、付款方式等关键内容。2.在确保合同条款符合应急需求和公司利益的前提下，尽快签订采购合同或协议。对于紧急情况，可采用口头协议等方式先行确定采购意向，但后续应及时补签书面合同。3.采购部门按照合同或协议的要求，跟踪供应商的生产进度和发货情况，确保物资和服务按时交付。如遇供应商无法按时交付等问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施，如更换供应商、调整交付时间等。（四）验收付款1.物资或服务到货前，需求部门应提前做好验收准备工作，包括组建验收小组、制定验收方案、准备验收工具等。2.物资或服务到货后，验收小组按照质量验收标准对采购物资和服务进行严格验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、性能等方面，确保与采购合同或协议要求一致。3.验收合格后，验收小组应出具《应急采购验收报告》，签字确认验收结果。若验收不合格，验收小组应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。4.财务部门根据验收报告和采购合同或协议的约定，及时办理付款手续。对于紧急采购的款项支付，应简化审批流程，确保资金及时到位，保障供应商权益，维护良好的合作关系。五、应急采购的预算管理（一）预算编制1.公司应在年度预算中预留一定比例的应急采购专项预算，以应对可能出现的突发事件。应急采购专项预算应根据公司过往应急采购情况、行业风险评估以及未来发展规划等因素进行综合编制。2.在编制应急采购专项预算时，各部门应结合自身业务特点和可能面临的应急情况，提出具体的应急采购需求和预算额度建议。采购部门对各部门的建议进行汇总整理，并结合公司整体预算安排，形成应急采购专项预算草案。3.应急采购专项预算草案经财务部门审核、公司管理层审批后确定，并纳入公司年度预算管理体系。（二）预算执行1.应急采购活动应严格按照批准的预算执行，采购部门在实施采购过程中，应控制采购成本，确保采购支出不超出预算额度。2.对于超出预算的应急采购项目，采购部门应及时向应急指挥中心报告，说明原因和必要性。应急指挥中心审核后，如确需追加预算，应按照公司预算调整程序进行审批。3.财务部门对应急采购预算的执行情况进行实时监控，定期对应急采购支出进行统计和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取相应措施加以解决。（三）预算调整1.在应急采购过程中，如因突发事件情况变化、市场价格波动等原因导致原预算无法满足实际采购需求，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等内容，并附上相关证明材料。3.应急指挥中心对预算调整申请进行审核，审核通过后提交公司管理层审批。经批准的预算调整申请应及时通知财务部门，调整应急采购专项预算。六、应急采购的风险管理（一）风险识别1.市场风险：突发事件可能导致市场供需关系发生变化，物资价格波动较大，供应商供货能力下降等，影响应急采购的及时性和成本控制。2.质量风险：由于应急采购时间紧迫，可能无法对供应商提供的物资和服务进行全面、细致的质量检验，导致采购的物资和服务质量不符合要求，影响应急效果。3.合同风险：应急采购合同签订时间仓促，合同条款可能存在漏洞或不明确之处，容易引发合同纠纷，给公司带来法律风险和经济损失。4.信息沟通风险：应急采购涉及多个部门和环节，信息传递不畅、沟通不及时可能导致工作延误、决策失误等问题。（二）风险评估1.采购部门联合相关部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分级，确定重点关注的风险领域和风险事件。3.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对策略和措施。（三）风险应对1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握物资价格动态，在采购过程中与供应商协商合理的价格调整机制；拓展供应商渠道，增加供应商选择范围，降低因单一供应商供货能力不足带来的风险。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管控，要求供应商提供质量保证承诺和相关质量证明文件；在验收环节严格按照质量标准进行检验，对于重要物资可邀请专业机构进行质量检测；建立不合格物资处理机制，及时与供应商沟通解决质量问题。3.合同风险应对：在签订应急采购合同前，仔细审核合同条款，确保合同内容完整、明确、合法；对于紧急采购的口头协议等，应及时补签书面合同，并完善相关条款；加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。4.信息沟通风险应对：建立应急采购信息共享平台，确保各部门之间信息传递及时、准确；明确各部门在应急采购过程中的职责和沟通流程，加强部门之间的协调与配合；定期召开应急采购工作协调会议，及时解决信息沟通方面存在的问题。七、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对应急采购制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否规范、采购资金使用是否合理等。2.采购部门应定期向应急指挥中心汇报应急采购工作进展情况，接受应急指挥中心的监督和指导。3.各部门应积极配合内部监督工作，如实提供相关资料和信息，对发现的问题及时进行整改。（二）外部审计1.公司可定期聘请外部审计