学业指导部运营管理制度

PAGE学业指导部运营管理制度一、总则（一）目的为了规范学业指导部的运营管理，提高服务质量和工作效率，为学生提供全面、专业、有效的学业指导，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学业指导部全体工作人员及参与学业指导相关活动的学生。（三）基本原则1.以学生为中心原则：始终将学生的需求放在首位，提供个性化、针对性的学业指导服务。2.专业高效原则：确保工作人员具备专业知识和技能，工作流程科学合理，提高工作效率和质量。3.公平公正原则：对待所有学生一视同仁，在学业指导、资源分配等方面做到公平公正。4.持续改进原则：不断总结经验，发现问题及时改进，推动学业指导部工作持续优化。二、组织架构与职责（一）组织架构学业指导部设主任一名，副主任若干名，下设咨询服务组、课程辅导组、职业规划组、学术活动组等。（二）职责分工1.主任职责全面负责学业指导部的运营管理工作，制定工作计划和目标。协调与学校其他部门及外部机构的关系，拓展学业指导资源。监督各工作组的工作进展，定期进行工作评估和总结。负责学业指导部的人员招聘、培训、考核等工作。2.副主任职责协助主任开展工作，负责分管工作组的日常管理。制定分管工作组的工作计划和实施方案，并组织实施。指导和监督分管工作组工作人员的工作，及时解决工作中出现的问题。收集和反馈学生对学业指导工作的意见和建议，提出改进措施。3.咨询服务组职责负责解答学生关于学业规划、课程选择、成绩管理等方面的咨询。建立学生学业咨询档案，跟踪学生咨询问题的解决情况。定期收集学生咨询热点问题，组织开展针对性的咨询活动。4.课程辅导组职责制定课程辅导计划，组织开展各类课程辅导活动，如课后辅导、考前辅导等。选拔和培训课程辅导志愿者，建立辅导师资队伍。了解学生课程学习情况，分析存在的问题，提出改进教学的建议。5.职业规划组职责开展职业规划讲座、培训等活动，帮助学生树立正确的职业观和就业观。为学生提供职业测评服务，帮助学生了解自身职业兴趣、能力和性格特点。指导学生制定职业规划方案，开展职业探索和实践活动。6.学术活动组职责策划和组织各类学术活动，如学术讲座、学术竞赛、科研项目指导等。邀请校内外专家学者参与学术活动，营造良好的学术氛围。鼓励学生参与学术活动，提高学生的学术素养和创新能力。三、工作流程与规范（一）咨询服务流程1.学生通过电话、邮件、现场咨询等方式提出咨询问题。2.咨询服务人员及时受理学生咨询，记录咨询内容。3.对于简单问题，当场给予解答；对于复杂问题，咨询服务人员进行初步分析，确定解决方案，并告知学生回复时间。4.咨询服务人员协调相关资源，组织专家或其他工作人员进行研讨，形成准确的回复意见。5.在承诺的时间内将回复意见反馈给学生，并跟踪学生对回复意见的满意度。（二）课程辅导流程1.根据学生课程学习需求和实际情况，制定课程辅导计划。2.通过多种渠道招募课程辅导志愿者，对志愿者进行培训，明确辅导内容、方式和要求。3.组织志愿者与需要辅导的学生进行对接，确定辅导时间、地点和方式。4.课程辅导过程中，志愿者要认真负责，做好辅导记录，及时向课程辅导组反馈学生学习情况。5.课程辅导组定期对辅导效果进行评估，总结经验，不断改进辅导工作。（三）职业规划流程1.开展职业规划宣传活动，提高学生对职业规划的认识和重视程度。2.组织学生参加职业测评，收集学生测评数据。3.根据测评结果，为学生提供个性化的职业规划咨询服务，帮助学生了解职业发展方向。4.指导学生制定职业规划方案，明确职业目标、发展路径和行动计划。5.定期跟踪学生职业规划方案的实施情况，根据实际情况进行调整和优化。（四）学术活动流程1.确定学术活动主题和内容，制定活动方案，明确活动时间、地点、参与人员等。2.邀请校内外专家学者作为主讲嘉宾，提前与嘉宾沟通活动要求和内容。3.通过学校官网、微信公众号、班级群等渠道发布学术活动通知，广泛宣传，吸引学生参与。4.活动现场做好组织管理工作，确保活动顺利进行，记录活动过程和学生反馈意见。5.活动结束后，对活动效果进行评估总结，整理活动资料，为后续学术活动提供参考。（五）工作规范1.工作人员要遵守工作纪律，按时上下班，不得迟到早退。2.对待学生要热情、耐心、细致，不得敷衍塞责、推诿扯皮。3.严格保守学生个人信息和隐私，不得泄露学生咨询内容、测评结果等信息。4.各类工作文档、记录要及时整理、归档，妥善保管，便于查询和使用。5.积极参加部门组织的培训和学习活动，不断提高自身业务能力和综合素质。四、资源管理（一）人力资源管理1.制定人员招聘计划，根据工作需要招聘专业合适、素质较高的工作人员。2.定期组织工作人员培训，包括业务知识培训、沟通技巧培训、职业素养培训等，提高工作人员的专业水平和服务能力。3.建立工作人员考核机制，从工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行考核，考核结果与绩效挂钩。4.关心工作人员的工作和生活，营造良好的工作氛围，激发工作人员的工作积极性和创造性。（二）物力资源管理1.合理配置办公设备和设施，如电脑、打印机、桌椅等，确保正常工作需要。2.定期对办公设备进行维护和保养，延长设备使用寿命，提高设备使用效率。3.做好办公用品的采购、发放和管理工作，节约使用办公用品，避免浪费。（三）财力资源管理1.编制部门年度预算，合理安排各项经费支出，确保经费使用合理、合规、透明。2.严格执行财务制度，规范经费报销流程，确保经费支出有依据、有审批。3.定期对经费使用情况进行审计和监督，提高经费使用效益。（四）信息资源管理1.建立学业指导信息管理系统，收集、整理、存储学生学业信息、咨询记录、辅导资料、学术活动资料等。2.加强信息安全管理，设置信息访问权限，防止信息泄露和丢失。3.定期对信息进行更新和维护，确保信息的准确性和时效性。五、学生管理（一）学生参与管理1.鼓励学生积极参与学业指导部的各项工作，如担任咨询服务志愿者、课程辅导志愿者、学术活动组织者等。2.制定学生参与工作的选拔和培训机制，确保学生具备相应的能力和素质。3.为参与工作的学生提供必要的支持和指导，定期对学生工作表现进行评价和反馈。（二）学生反馈处理1.建立学生反馈渠道，如意见箱、电子邮箱、问卷调查等，及时收集学生对学业指导工作的意见和建议。2.对学生反馈的问题进行分类整理，明确责任部门和责任人，及时进行处理。3.将处理结果及时反馈给学生，并跟踪学生对处理结果的满意度，不断改进工作。（三）学生激励机制1.设立优秀学生志愿者、优秀学业规划方案等评选表彰制度，对表现优秀学生进行表彰和奖励。2.为参与学业指导相关活动的学生提供综合素质评价加分、社会实践学分等激励措施。3.通过宣传优秀学生事迹，营造良好的榜样示范效应，激发更多学生参与学业指导工作。六、监督与评估（一）内部监督1.建立内部监督机制，定期对学业指导部各项工作进行检查和评估。2.主任、副主任要加强对各工作组工作的日常监督，及时发现问题并督促整改。3.工作人员之间要相互监督，形成良好的工作氛围，确保工作规范、高效开展。（二）外部评估1.定期邀请学校相关部门、学生代表、家长代表等对学业指导部工作进行评估，听取意见和建议。2.参加行业内的评估活动，与其他同类机构进行交流和比较，学习借鉴先进经验，不断提升自身工作水平。（三）评估指标与方法1.制定科学合理的评估指标体系，包括服务质量、工作效率、学生满意度、社会影响力等方面。2.采用问卷调查、学生访谈、数据分析、工作成果评估等多种方法进行评估，确保评估结果客观、准确。（四）评估结果应用1.根据评估结果，总结工