门店运营外协管理制度

PAGE门店运营外协管理制度一、总则（一）目的为规范门店运营外协管理，确保外协工作的顺利开展，提高门店运营效率，保障门店服务质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司门店运营过程中涉及的所有外协业务，包括但不限于商品配送、设备维修、广告制作、清洁服务等。（三）基本原则1.合法合规原则：外协业务的开展必须符合国家法律法规和行业标准，确保各项活动合法合规。2.质量优先原则：选择具备专业能力和良好信誉的外协供应商，确保外协工作的质量达到或优于公司要求。3.成本控制原则：在保证外协工作质量的前提下，合理控制成本，提高资源利用效率。4.风险可控原则：对外协业务进行全面风险评估，采取有效措施降低风险，确保公司利益不受损失。二、外协供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选标准资质要求：具备合法经营资质，营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证件齐全有效。专业能力：具有与外协业务相关的专业技术、设备和人员，能够满足公司业务需求。信誉状况：在行业内具有良好的信誉，无不良记录，客户评价较高。价格合理：报价具有竞争力，能够提供合理的价格体系。服务质量：具备完善的服务体系，能够提供优质、高效、及时的服务。2.供应商选择流程需求部门提出申请：门店运营相关部门根据业务需求，填写《外协供应商选择申请表》，详细说明外协业务内容、要求、预算等信息。采购部门审核：采购部门对申请表进行审核，核实需求的合理性和必要性，同时对供应商筛选标准进行初步把关。实地考察：采购部门会同需求部门等相关人员，对潜在供应商进行实地考察，了解其实际经营状况、专业能力、服务质量等情况。供应商评估：根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，填写《外协供应商评估表》，评估内容包括资质、专业能力、信誉、价格、服务等方面。确定供应商：采购部门根据评估结果，选择合适的供应商，报公司领导审批后确定合作关系。（二）供应商档案管理1.建立供应商档案：采购部门负责建立供应商档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、合作记录、评估报告等。2.档案更新维护：定期对供应商档案进行更新维护，及时记录供应商的经营状况、合作表现等信息，确保档案信息的准确性和完整性。3.档案查阅使用：各部门因工作需要查阅供应商档案时，需向采购部门提出申请，经批准后方可查阅。查阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自复印、外传。（三）供应商考核与评价1.考核评价指标服务质量：包括服务响应速度、服务完成质量、客户满意度等方面。工作效率：按时完成外协工作任务，不影响门店正常运营。成本控制：实际费用支出是否符合预算要求。合作配合度：与公司各部门的沟通协作情况。2.考核评价周期：每季度对供应商进行一次考核评价，特殊情况可随时进行评价。3.考核评价方式数据统计：采购部门收集整理供应商的服务记录、费用支出等数据，作为考核评价的依据。客户反馈：门店运营部门收集客户对外协服务的反馈意见，反馈给采购部门。实地检查：必要时，采购部门会同相关人员到供应商现场进行实地检查，了解其工作情况。4.考核评价结果应用优秀供应商：给予表彰和奖励，在后续业务合作中优先考虑。合格供应商：继续保持合作关系，督促其改进不足。不合格供应商：发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，终止合作关系。三、外协合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门根据与供应商达成的合作意向，起草外协合同文本。合同内容应明确双方的权利义务、服务内容、价格条款、质量要求、付款方式、违约责任等。2.合同审核：合同文本起草完成后，提交公司法务部门进行审核。法务部门重点审核合同条款的合法性和合规性，确保合同不存在法律风险。3.合同签订：经法务部门审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖公司公章或合同专用章。（二）合同执行1.任务分配：采购部门将签订的外协合同副本分发给相关部门，明确各部门在外协业务中的职责和任务。2.进度跟踪：各部门负责对外协工作的进度进行跟踪，及时掌握工作进展情况，发现问题及时与供应商沟通协调。3.质量监督：质量控制部门负责对外协工作的质量进行监督检查，确保工作质量符合合同要求。如发现质量问题，及时要求供应商整改。（三）合同变更与终止1.合同变更：在合同执行过程中，如因业务需求变化或其他原因需要变更合同内容，由采购部门与供应商协商一致后，签订合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。2.合同终止：合同期满或双方协商一致提前终止合同的，采购部门应及时通知相关部门，并按照合同约定办理终止手续。终止合同后，双方应进行结算和清理工作，确保不存在遗留问题。四、外协费用管理（一）费用预算1.预算编制：门店运营相关部门根据业务需求，编制外协费用预算。预算内容应包括外协业务内容、预计工作量、单价、总价等信息。2.预算审核：采购部门对费用预算进行审核，核实预算的合理性和准确性。如发现预算不合理，应及时与需求部门沟通调整。3.预算审批：经采购部门审核后的费用预算，报公司领导审批后执行。（二）费用支付1.支付申请：供应商完成外协工作并经验收合格后，向采购部门提交费用支付申请。支付申请应包括合同编号、工作内容、工作量、费用明细等信息。2.支付审核：采购部门对支付申请进行审核，核实工作完成情况、质量验收结果、费用计算等是否符合合同约定。审核通过后，提交财务部门进行支付审批。3.支付审批：财务部门对支付申请进行审批，重点审核费用的合法性、合规性和准确性。审批通过后，按照合同约定的付款方式进行支付。（三）费用核算与审计1.费用核算：财务部门定期对外协费用进行核算，确保费用支出准确无误。核算结果应与合同约定和实际业务情况相符。2.费用审计：公司审计部门定期对外协费用进行审计，检查费用支出的合理性、合规性和效益性。如发现问题，及时提出整改意见并督促落实。五、外协工作质量控制（一）质量标准制定1.明确质量要求：采购部门会同需求部门等相关人员，根据外协业务的特点和公司要求，制定详细的质量标准。质量标准应包括工作内容、工作流程、质量验收标准等方面。2.标准审核发布：质量标准制定完成后，提交公司质量控制部门进行审核。审核通过后，以正式文件形式发布实施。（二）质量验收1.验收流程：外协工作完成后，需求部门按照质量标准进行验收。验收过程中，应填写《外协工作质量验收单》，详细记录验收情况。2.验收结果处理：如验收合格，需求部门在验收单上签字确认；如验收不合格，应要求供应商限期整改，整改完成后重新进行验收。如多次整改仍不合格，按照合同约定处理。（三）质量问题处理1.问题反馈：需求部门在验收过程中发现质量问题，应及时向供应商反馈，并要求其采取措施解决。2.原因分析：供应商对质量问题进行原因分析，制定整改措施，并将整改情况及时反馈给需求部门。3.持续改进：公司相关部门对质量问题进行总结分析，找出问题根源，采取有效措施进行持续改进，防止类似问题再次发生。六、外协工作安全管理（一）安全责任划分1.公司责任：公司负责对外协工作的安全进行监督管理，制定安全管理制度和操作规程，提供必要的安全培训和指导。2.供应商责任：供应商负责其工作人员在外协工作过程中的安全管理，确保工作人员遵守安全规定，采取必要的安全防护措施。（二）安全培训与教育1.培训计划制定：采购部门会同安全管理部门等相关人员，根据外协业务的特点和安全要求，制定安全培训计划。培训计划应明确培训内容、培训时间、培训对象等。2.培训实施：按照培训计划组织供应商工作人员进行安全培训，培训内容包括安全法律法规、安全操作规程、安全事故案例分析等。培训结束后，对培训效果进行考核。（三）安全检查与隐患排查1.定期检查：公司安全管理部门定期对外协工作现场进行安全检查，检查内容包括安全设施配备、安全操作规程执行情况、工作人员安全防护等。2.隐患排查整改：对检查中发现的安全隐患，及时下达整改通知，要求供应商限期整改。整改完成后进行复查，确保隐患得到彻底消除。（四）安全事故处理1.事故报告：在外协工作过程中发生安全事故，供应商应立即向公司报告，并采取措施进行现场救援和事故处理。2.事故调查：公司安全管理部门会同相关部门对安全事故进行调查，查明事故原因，确定事故责任。3.事故处理：根据事故调查结果，对事故责任单位和责任人进行严肃处理，并采取有效措施防止类似事故再次发生。七、外协工作保密管理（一）保密责任划分1.公司责任：公司负责对外协工作中涉及的商业秘密、技术秘密等信息进行保密管理，制定保密制度和措施。2.供应商责任：供应商及其工作人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司的任何保密信息。（二）保密协议签订1.协议签订：在签订外协合同前，采购部门应与供应商签订保密协议，明确双方的保密义务和违约责任。2.协议内容：保密协议应包括保密信息范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容。（三）保密监督与检查1.定期检查：公司保密管理部门定期对外协工作中的保密情况