门面出租运营管理制度及流程

PAGE门面出租运营管理制度及流程一、总则1.目的为规范公司门面出租运营管理，提高门面资产运营效益，保障公司及租户的合法权益，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司所有对外出租的门面物业。3.基本原则遵循合法合规、公平公正、高效运营、优质服务的原则，确保门面出租业务的顺利开展。二、门面资产登记与管理1.门面信息登记建立详细的门面资产台账，记录门面的位置、面积、户型、用途、产权情况等基本信息。对门面的现状进行拍照存档，包括外观、内部结构、设施设备等，以便后续管理和维护参考。2.产权管理确保公司对出租门面拥有合法的产权或经营权，如有产权变更或租赁关系转移，及时办理相关手续。定期核对门面产权证书等相关文件，保证产权清晰无纠纷。3.资产维护与更新制定门面维护计划，定期对门面进行巡查，及时发现并处理房屋结构安全、水电设施、消防设备等方面的问题。根据市场需求和租户反馈，适时对门面进行必要的装修改造或设施设备更新，提升门面的吸引力和竞争力。三、门面出租流程1.市场调研与分析定期收集市场门面租赁信息，包括租金水平、空置率、租户需求等，分析市场动态和趋势。根据市场调研结果，结合公司门面实际情况，制定合理的租金策略和出租方案。2.招租信息发布通过多种渠道发布门面招租信息，如公司官网、社交媒体、房产中介平台、线下广告等，确保信息覆盖面广、传播及时。招租信息应明确门面的基本情况、租赁条件、租金价格、联系方式等关键内容，吸引潜在租户关注。3.租户筛选与洽谈对报名的租户进行资格审查，包括经营资质、信用状况、经营能力等方面的评估。与符合条件的租户进行洽谈，详细介绍门面情况和租赁条款，解答租户疑问，协商租赁细节。要求租户提供相关资料，如营业执照、法人身份证明、租赁合同意向书等，作为洽谈和决策的依据。4.合同签订经洽谈达成一致后，拟定租赁合同文本，明确双方的权利义务、租金支付方式、租赁期限、违约责任等条款。组织法务部门对租赁合同进行审核，确保合同合法合规，避免法律风险。与租户签订租赁合同，并要求租户按照合同约定缴纳租赁保证金和首期租金。5.交房与入住手续在租赁合同生效后，按照约定时间将门面交付给租户，办理交房手续，双方共同对门面现状进行确认。向租户提供门面相关资料，如房屋使用说明书、设施设备清单等，并告知租户相关管理规定和注意事项。协助租户办理水电开通、工商注册、消防备案等入驻手续，提供必要的支持和指导。四、租金管理1.租金定价根据市场行情、门面位置、面积、配套设施等因素，综合考虑成本、收益目标等，制定合理的租金价格体系。定期对租金价格进行评估和调整，确保租金水平与市场变化相适应，保证公司收益最大化。2.租金收取明确租金支付方式和时间节点，在租赁合同中约定清楚。一般租金支付方式可分为按月、季、半年或年支付。提前通知租户租金支付时间，通过短信、邮件、书面通知等方式提醒租户按时缴纳租金。对逾期未支付租金的租户，按照合同约定收取滞纳金，并及时采取催缴措施，如电话催缴、上门催缴、发函催缴等。建立租金收缴台账，详细记录租户租金缴纳情况，包括支付金额、支付时间、欠费情况等，便于跟踪管理和统计分析。3.租金调整根据市场租金变化、门面维护成本增加、公司发展战略等因素，定期对租金进行评估，确定是否需要调整租金。租金调整应提前通知租户，按照合同约定的程序进行，给予租户一定的合理准备期。在租金调整过程中，与租户进行充分沟通，协商解决方案，避免因租金调整引发纠纷。五、租户管理1.租户档案管理为每个租户建立独立的档案，记录租户基本信息、租赁合同情况、租金缴纳记录、经营活动情况、联系方式等内容。定期更新租户档案信息，确保档案资料的准确性和完整性，为后续管理提供依据。2.经营活动监管要求租户按照租赁合同约定的用途使用门面，不得擅自改变门面用途或进行违法违规经营活动。定期对租户的经营活动进行巡查，检查其是否遵守法律法规、行业规范以及公司的管理规定，发现问题及时督促整改。建立租户经营活动投诉处理机制，及时受理和处理租户及周边居民对租户经营活动的投诉，维护良好的经营环境。3.沟通与协调建立与租户的定期沟通机制，通过座谈会、问卷调查、实地走访等方式，了解租户需求和意见，及时解决租户在经营过程中遇到的问题。积极协调租户与周边居民、相关部门之间的关系，营造和谐稳定的经营氛围，促进租户持续经营。4.续租与退租管理在租赁合同到期前，提前与租户沟通续租事宜，了解租户续租意向，根据市场情况和公司经营策略，确定续租条件和租金价格。如租户无意续租，应提前通知租户做好退租准备，按照合同约定办理退租手续，收回门面。对退租门面进行检查验收，如发现门面有损坏或违反合同约定的情况，按照合同约定扣除相应的租赁保证金，并要求租户进行修复或赔偿。六、安全管理1.安全制度与责任建立健全门面出租安全管理制度，明确公司、租户及相关人员的安全责任，签订安全责任书，确保安全管理责任落实到人。定期组织安全培训和教育活动，提高公司员工、租户及相关人员的安全意识和应急处理能力。2.安全检查与隐患排查制定安全检查计划，定期对门面进行安全检查，包括房屋结构安全、消防设施设备、电气安全、燃气安全等方面的检查。督促租户做好日常安全自查工作，要求租户定期对其经营场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。对检查中发现的安全隐患，建立台账记录，明确整改责任人、整改措施和整改期限，跟踪整改情况，确保安全隐患得到及时有效的整改。3.消防管理确保门面配备符合国家标准的消防设施设备，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行维护保养和检测，保证消防设施设备完好有效。要求租户遵守消防法律法规，不得在门面内堆放易燃、易爆物品，不得私拉乱接电线，确保疏散通道畅通无阻。组织开展消防演练，提高公司员工和租户的火灾应急处置能力。4.应急管理制定完善的安全应急预案，包括火灾、地震、水浸等突发事件的应急处置措施。定期对应急预案进行演练和修订，确保应急预案的科学性、实用性和可操作性。在门面内显著位置张贴应急疏散指示图和报警电话等信息，配备必要的应急救援物资，如应急照明设备、急救药品等。七、维修与保养管理1.维修责任界定明确公司与租户在门面维修保养方面的责任划分。属于房屋主体结构、共用设施设备等方面的维修由公司负责；租户自行使用部分的设施设备维修由租户负责，但公司应提供必要的协助和指导。在租赁合同中约定维修责任条款，避免因维修责任不清引发纠纷。2.维修流程建立维修申请受理机制，公司员工、租户均可通过电话、邮件、书面申请等方式提交维修申请。对维修申请进行登记和审核，根据维修责任界定确定维修责任人，并安排维修人员进行维修。维修人员在接到维修任务后，应及时到达现场进行维修，维修过程中应做好记录，维修完成后进行验收，确保维修质量。对维修费用进行核算和结算，属于公司承担的维修费用，按照公司财务制度进行报销；属于租户承担的维修费用，按照合同约定向租户收取。3.保养计划制定门面设施设备保养计划，明确保养内容、保养周期、保养责任人等，确保门面设施设备得到定期保养，延长使用寿命。定期对保养计划的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决保养过程中存在的问题，保证保养工作的有效落实。八、财务管理1.租金收入核算按照财务会计制度，准确核算门面租金收入，确保收入数据真实、准确、完整。定期编制租金收入报表，反映租金收入情况，为公司经营决策提供数据支持。2.成本费用管理对门面出租业务涉及的成本费用进行分类核算，包括房屋维护成本、人员管理成本、营销推广成本等。严格控制成本费用支出，制定费用预算计划，加强费用审批管理，确保各项费用支出合理合规。3.财务审计与监督定期开展财务审计工作，对门面出租业务的财务收支情况进行审计，检查财务制度执行情况，发现问题及时整改。加强财务监督，确保财务管理工作规范有序进行，防范财务风险。九、档案管理1.档案分类与归档将门面出租运营过程中产生的各类文件资料进行分类整理，包括租赁合同、租户档案、招租资料、维修记录、安全检查报告、财务报表等。按照档案管理规定，定期将各类文件资料进行归档，确保档案资料的完整性和系统性