碧桂园运营会议管理制度

PAGE碧桂园运营会议管理制度一、总则1.目的为了规范碧桂园运营会议的组织与管理，提高会议效率，确保公司运营决策的科学性、准确性和及时性，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于碧桂园集团及各下属公司、项目公司的运营会议管理。3.会议原则高效务实原则：会议应紧密围绕公司运营目标，注重实际问题的解决，避免形式主义，提高会议效率。充分沟通原则：营造开放、平等的沟通氛围，确保参会人员能够充分发表意见，信息传递准确、及时、全面。决策科学原则：依据充分的信息和专业的分析，进行科学决策，确保决策符合公司整体利益和发展战略。二、会议分类及职责分工1.运营决策会议定义：由公司高层领导主持，各部门负责人及相关专业人员参加，讨论和决定公司重大运营事项的会议。职责分工主持人：公司总经理或董事长，负责引导会议议程，把握会议方向，做出最终决策。参会人员：各部门负责人及相关专业人员，负责提供专业意见和建议，参与讨论和决策过程。会议秘书：由行政部门指定专人担任，负责会议的组织、记录、纪要整理及决议跟踪落实。2.运营协调会议定义：为协调公司各部门之间的工作关系，解决运营过程中出现的跨部门问题而召开的会议。职责分工主持人：由涉及跨部门问题的相关领导担任，负责协调各方利益，推动问题解决。参会人员：涉及问题的相关部门负责人及具体工作人员，负责阐述本部门立场，共同协商解决方案。会议秘书：同运营决策会议秘书职责。3.运营分析会议定义：定期对公司运营数据进行分析，评估运营绩效，总结经验教训，为公司决策提供依据的会议。职责分工主持人：财务部门负责人或运营管理部门负责人，负责组织数据分析和讨论。参会人员：各部门负责人及相关数据分析人员，负责提供本部门业务数据及分析报告。会议秘书：同运营决策会议秘书职责。三、会议组织流程1.会议计划制定运营决策会议：由公司总经理办公室根据公司运营状况和重大事项安排，提前[X]天制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员及议程安排，并提前通知参会人员做好准备。运营协调会议：由涉及跨部门问题的发起部门提前[X]天向相关领导提出申请，经领导批准后，由发起部门负责制定会议计划，并通知相关部门参会。运营分析会议：由财务部门或运营管理部门根据公司定期运营分析需求，提前[X]天制定会议计划，通知参会人员准备相关数据和分析报告。2.会议通知会议通知应采用书面（邮件、OA系统等）形式，明确会议的基本信息（主题、时间、地点、参会人员）、议程安排及相关要求（如需提前准备的资料、发言要点等）。重要会议应在通知中注明会议的重要性及对公司运营的影响，提醒参会人员按时参会，认真准备。3.会议准备会议秘书：提前到达会议现场，检查会议设备（投影仪、音响、麦克风等）是否正常运行，准备好会议所需的文具（纸张、笔、笔记本等）、资料（会议议程、相关文件、报告等）。参会人员：按照会议通知要求，提前准备好相关资料，梳理发言要点，准时参加会议。四、会议议程安排1.运营决策会议议程主持人开场：介绍会议背景和目的，宣布会议议程。汇报环节各部门负责人依次汇报本部门近期工作进展、存在问题及下一步工作计划。涉及重大项目或重要事项的部门，需进行详细汇报，包括项目进展情况、遇到的困难及解决方案、预期成果等。讨论环节针对汇报内容，参会人员进行充分讨论，分析问题原因，提出解决方案和建议。涉及公司战略、重大决策等问题，应从公司整体利益出发，进行深入探讨，确保决策的科学性和合理性。决策环节：主持人根据讨论结果，综合考虑各方面因素，做出最终决策，并明确决策的执行部门、责任人及时间节点。会议总结：主持人对会议进行总结，强调决策的重要性和执行要求，鼓励各部门积极配合，确保决策顺利实施。2.运营协调会议议程主持人开场：介绍会议背景和目的，说明需要协调解决的问题。问题阐述：涉及跨部门问题的相关部门负责人详细阐述问题的现状、影响及本部门的立场和建议。讨论协商：参会人员围绕问题展开讨论，共同分析问题产生的原因，寻求解决方案，协调各方利益关系。达成共识：经过充分讨论，各方达成共识，明确解决方案、责任部门、责任人及时间节点。会议总结：主持人对会议进行总结，强调各部门要密切配合，确保问题得到妥善解决，并跟踪落实情况。3.运营分析会议议程主持人开场：介绍会议目的和数据分析的重点内容。数据汇报财务部门或运营管理部门负责人汇报公司整体运营数据，包括关键指标完成情况、同比环比变化趋势等。各部门负责人汇报本部门业务数据及相关分析，如销售业绩、项目进度、成本控制等方面的数据及分析结论。数据分析与讨论参会人员对汇报的数据进行深入分析，挖掘数据背后的问题和原因，探讨数据变化对公司运营的影响。结合市场动态、行业趋势等外部因素分析公司运营状况，提出改进措施和建议。会议总结：主持人对会议进行总结，强调数据分析对公司运营决策的重要性，明确下一步工作重点和方向。五、会议纪律1.按时参会：参会人员应提前安排好工作，确保按时参加会议，不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参会，需提前向会议主持人请假，并安排合适人员代为参会。2.认真准备：参会人员应按照会议通知要求，认真准备相关资料，梳理发言要点，在会议中积极发言，提供有价值的意见和建议。3.遵守秩序：会议期间，参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得随意走动、交头接耳或从事与会议无关的事情。如有紧急情况需要处理，应尽量避免影响会议进行，并向主持人示意。4.尊重他人：参会人员应尊重他人的发言和意见，不得打断他人讲话，不得进行人身攻击或恶意诋毁。在讨论过程中，应保持理性和客观，以解决问题为出发点。六、会议记录与纪要1.会议记录会议秘书：负责会议记录工作，应详细记录会议的时间、地点、参会人员、议程内容、讨论要点、决策结果等信息，确保记录准确、完整。记录方式：会议记录可采用手写记录或电子记录（如使用电脑文档、录音笔等），记录过程中应尽量保持原始记录的真实性，不得随意篡改或遗漏重要信息。2.会议纪要会议纪要撰写：会议结束后，会议秘书应在[X]个工作日内完成会议纪要的撰写工作。会议纪要应突出会议重点，准确概括会议讨论的主要内容、决策结果及下一步工作安排，语言简洁明了，逻辑清晰。审核与发布：会议纪要初稿完成后，应提交给会议主持人审核。审核通过后，由会议秘书通过公司内部办公系统、邮件等方式将会议纪要发送给参会人员及相关部门，并要求各部门认真落实会议决议。七、会议决议跟踪与反馈1.责任落实：会议决议明确了执行部门、责任人及时间节点后，各责任部门应按照要求制定具体的工作计划，并将工作计划提交给会议秘书备案。2.跟踪检查：会议秘书负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查，定期收集各责任部门的工作进展情况，及时向会议主持人汇报。对于执行过程中出现的问题，应及时协调解决。3.反馈调整：各责任部门应定期向会议秘书反馈工作进展情况及遇到的问题，对于因客观原因无法按时完成的工作任务，应及时提出调整建议。会议秘书应将反馈信息整理后提交给会议主持