2026年光建一体化科技公司合规档案管理制度

2026年光建一体化科技公司合规档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司合规档案的收集、整理、归档、保管、利用及销毁全流程管理，建立标准化、系统化的合规档案管理体系，聚焦光建一体化（光伏+建筑一体化）行业合规管理特性（涉及新能源、建筑行业多领域法规、项目合规性要求高），保障合规档案的真实性、完整性、安全性与可追溯性，防范合规风险，维护公司合法经营秩序，结合《中华人民共和国档案法》《企业合规管理指引》等法律法规及公司合规管理工作实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体涉及合规档案形成、管理、使用的部门及人员，涵盖法务部、合规部、市场部、销售部、工程部、财务部、行政部等所有产生合规相关档案的部门；适用的档案范畴包括：法律法规合规档案、业务合规档案、合同合规档案、财务合规档案、人员合规档案等所有与公司合规经营相关的档案资料；适用场景包括：合规档案的收集整理、分类归档、保管维护、查阅使用、鉴定销毁等全环节；本制度同时适用于公司本部及各区域分支机构的合规档案管理工作。第三条基本原则（一）全程管控原则：对合规档案从形成到销毁的全生命周期进行规范化管理，确保每个环节有规可依、有迹可循；（二）真实完整原则：合规档案需如实反映公司合规管理工作实际情况，内容完整、要素齐全，不得篡改、伪造、缺失档案资料；（三）安全保密原则：按档案涉密等级采取相应保密措施，防范合规档案泄露、丢失、损毁，保护公司商业秘密及合规信息安全；（四）分类管理原则：根据合规档案的性质、用途、涉密程度等进行分类，实施差异化的归档、保管与使用管理策略；（五）便捷利用原则：在确保安全合规的前提下，优化合规档案查阅、使用流程，满足公司合规审查、风险防控、法律诉讼等工作需求；（六）依法留存原则：合规档案保管期限需符合档案法、行业监管等相关规定，到期档案按流程鉴定后处置，不得擅自销毁。第二章合规档案分类与归档范围第四条法律法规合规档案法律法规合规档案指与公司经营相关的法规政策及合规解读类档案，归档范围包括：光建一体化行业相关法规（新能源、建筑、环保、数据安全等领域）、地方监管政策文件、法规更新台账、合规解读报告、法规培训资料、合规风险评估报告等；该类档案需及时更新，确保公司经营活动适配最新法规要求，归档时需按法规领域分类整理，注明发布单位、生效时间、适用范围。第五条业务合规档案业务合规档案指公司光建一体化业务开展过程中的合规性资料，归档范围包括：项目合规审查文件（项目立项合规性审核表、环评资料、资质文件等）、客户合规档案（客户资质审核记录、信息保护授权文件、合作合规承诺书等）、市场合规资料（推广宣传内容合规审查记录、展会参展合规报备文件、反商业贿赂承诺书等）、业务合规自查报告、违规整改通知书及整改完成证明等；该类档案需与具体业务项目一一对应，确保业务全流程合规可追溯。第六条合同合规档案合同合规档案指公司各类合同的合规审查及履行资料，归档范围包括：合同文本（含电子版、纸质版）、合同合规审查表、法务部审核意见、合同签订授权文件、合同履行记录、合同变更/解除协议、合同纠纷处理资料等；该类档案需按合同类型（销售合同、采购合同、合作协议等）分类，重点留存光建一体化项目合同的合规审查痕迹，确保合同条款符合法规及公司制度要求。第七条财务合规档案财务合规档案指公司财务活动合规性相关资料，归档范围包括：财务制度合规性文件、税务申报资料、发票合规审核记录、费用报销合规审查文件、资金使用合规审批单、财务审计报告、反洗钱相关资料、薪酬福利合规文件等；该类档案需符合会计法、税法等法规要求，归档时需核对票据真实性、审批流程完整性，确保财务活动无合规风险。第八条人员合规档案人员合规档案指公司员工合规从业相关资料，归档范围包括：员工背景审查记录、合规培训考核记录、保密协议、廉洁从业承诺书、违规行为处理记录、离职合规交接文件、第三方合作方（供应商、施工单位）合规资质审核资料等；该类档案需一人一档（员工）、一户一档（合作方），重点留存光建一体化项目对接人员的廉洁合规记录，防范人员违规风险。第九条其他合规档案其他合规档案指除上述类别外的合规管理资料，归档范围包括：合规举报处理记录、监管部门检查资料、合规整改报告、合规管理体系认证文件、外部合规咨询报告等；该类档案需按事件类型整理，注明发生时间、处理过程、结果反馈，确保合规事件闭环管理。第三章合规档案管理流程规范第十条档案收集与整理（一）收集责任：各部门指定专人负责本部门合规档案的收集工作，在合规资料形成后5个工作日内完成初步收集，确保资料无缺失、无破损；（二）整理规范：按“一案一卷、一类一档”原则整理档案，编制档案目录，注明档案名称、形成时间、形成部门、责任人、密级等信息；纸质档案需去除金属物、折叠整齐，电子档案需统一存储格式、命名规范，附详细元数据；（三）初步审核：部门合规专员对整理后的档案进行审核，核查资料完整性、合规性，审核不合格的退回补充修正，审核合格后提交档案管理部门。第十一条档案归档与保管（一）归档时限：各部门需在合规资料形成后15个工作日内完成归档，年度合规档案需在次年1月底前完成集中归档；（二）归档流程：档案管理部门接收归档资料后，核对档案目录与实物一致性，为档案分配唯一编号，录入档案管理系统，纸质档案存放至专用档案柜，电子档案存储至加密服务器；（三）保管要求：档案存放场所需满足防火、防潮、防虫、防盗、防泄密要求，电子档案定期加密备份，备份介质与原介质分开存放；按档案密级设置保管权限，绝密级档案仅限指定人员接触，机密级档案需双人双锁保管。第十二条档案查阅与使用（一）查阅申请：查阅合规档案需填写《合规档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围、使用期限，按权限审批（普通档案由档案管理部门负责人审批，涉密档案需报合规负责人审批）；（二）查阅规范：查阅纸质档案需在档案查阅室进行，禁止涂改、勾画、撕毁档案，禁止私自复制涉密档案；查阅电子档案需在授权终端操作，系统自动记录查阅轨迹；（三）外借管理：合规档案原则上不外借，确因诉讼、审计等特殊需求外借的，需经公司管理层审批，签订外借协议，明确归还时限及保密责任，到期未归还的及时催收；（四）使用记录：档案管理部门留存所有查阅、外借记录，记录内容包括查阅人、时间、用途、归还情况等，确保档案使用可追溯。第十三条档案鉴定与销毁（一）鉴定流程：档案保管期满后，档案管理部门联合法务部、合规部开展档案鉴定，评估档案留存价值，形成《合规档案鉴定意见书》，明确销毁或延长保管期限的意见；（二）销毁审批：需销毁的档案报公司管理层审批，涉密档案销毁需额外报保密管理部门审批，审批通过后制定销毁计划；（三）销毁执行：纸质档案需委托专业销毁机构处理，留存销毁现场记录及凭证；电子档案需通过专业软件彻底删除，确保无法恢复；销毁过程需有监销人全程监督，监销人签字确认；（四）销毁记录：建立档案销毁台账，记录销毁档案编号、名称、数量、销毁时间、销毁人、监销人等信息，台账需永久留存。第四章职责划分与监督管理第十四条部门职责划分（一）档案管理部门（行政部）：作为合规档案管理归口部门，负责制定档案管理细则、配备档案管理专员、建设档案保管场所、维护档案管理系统、审核档案归档/查阅/销毁申请、定期检查档案管理情况；（二）合规部/法务部：负责界定合规档案范围、审核档案合规性、参与档案鉴定、提供法规咨询支持、处理档案相关合规风险；（三）各业务部门：负责本部门合规档案的收集、整理、初步审核，配合档案管理部门完成归档工作，严格执行档案查阅使用规定，指定专人负责本部门档案管理工作；（四）技术部门：负责电子合规档案存储系统的技术防护，包括权限设置、数据加密、日志记录、漏洞修复等，保障电子档案安全。第十五条人员管理要求（一）岗位资质：档案管理人员需具备档案管理专业知识，熟悉光建一体化行业合规要求，通过公司档案管理及合规培训考核后方可上岗；（二）保密义务：档案管理人员需签订《合规档案保密协议》，严禁泄露、篡改、倒卖合规档案信息，离职时需完成档案工作交接，签订离职保密承诺书；（三）日常管理：档案管理人员需定期检查档案保管状况，及时处理档案破损、丢失、泄露等问题，每月更新档案管理台账，确保档案状态清晰。第十六条监督检查与责任追究（一）日常检查：档案管理部门每月抽查各部门合规档案归档情况，每季度全面检查档案保管、使用情况，发现问题限期整改；（二）专项审计：审计部每年开展合规档案管理专项审计，核查档案真实性、完整性、安全性，排查违规归档、违规查阅、档案损毁等问题；（三）责任追究：员工存在伪造合规档案、擅自销毁档案、泄露涉密档案、违规外借档案等行为的，视情节轻重给予警告、罚款、调岗、解除劳动合同等处理；造成公司经济损失或合规风险的，追究相应赔偿责任；情节严重触犯法律的，移交司法机关处理；部门负责人未履行管理职责的，一并追究管理责任。第五章附则第十七条制度解释权本制度由公司行政部联合合规部、法务部负责解释，如档案分类、归档范围、管理流程等内容需调整，由行政部组织研讨，报公司管理层审批后执行。第十八条生效与修订