2026年光建一体化科技公司合规举报与处理管理制度

2026年光建一体化科技公司合规举报与处理管理制度第一章总则第一条制定目的光建一体化（光伏建筑一体化）行业涉及新能源政策合规、建筑施工规范、数据安全、商业合规等多重合规要求，建立规范的合规举报与处理机制是防范企业合规风险、维护企业合法经营秩序、保障员工及相关方合法权益的核心举措。为规范公司合规举报接收、核查、处理、反馈全流程管理，明确举报范围、处理标准、责任分工，保护举报人合法权益，避免因举报处理不及时、不公正导致合规风险扩大，结合《中华人民共和国反不正当竞争法》《劳动合同法》《个人信息保护法》及公司合规管理实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有合规举报相关工作，涵盖举报接收、登记、核查、处理、反馈、归档等所有环节，涉及公司全体员工、合作伙伴、客户、供应商等所有向公司举报合规问题的主体，以及合规部、法务部、人力资源部、审计部等所有参与举报处理的部门及人员。第三条管理原则（一）保密原则：对举报人的身份信息、举报内容、举报线索等全程严格保密，严禁向无关人员泄露，严禁将举报人信息透露给被举报人或可能对举报人造成不利影响的人员。（二）公正原则：举报处理过程需秉持客观公正态度，不受部门利益、个人关系等因素干扰，核查取证需全面、准确，处理结论需基于事实和公司制度、法律法规作出。（三）及时原则：对接收的合规举报需在规定时限内启动核查，轻微合规问题需在10个工作日内处理完毕，一般合规问题需在20个工作日内处理完毕，重大合规问题需在30个工作日内处理完毕（确需延长的需经管理层审批）。（四）保护举报人原则：严禁以任何形式打击报复举报人，对举报人因举报行为遭受不公平对待的，公司将予以纠正并对相关责任人追责；举报人确有需要的，公司可提供必要的保护措施。（五）实事求是原则：鼓励实名举报并提供真实、有效的线索和证据，严禁捏造事实、诬告陷害他人，对恶意举报行为将追究相关人员责任。（六）闭环管理原则：所有举报事项需做到“有举报、有登记、有核查、有处理、有反馈、有归档”，确保举报处理全流程闭环，无遗漏、无搁置。第四条部门职责分工（一）合规部：作为合规举报处理牵头部门，负责举报渠道的搭建与维护，接收并登记所有合规举报，制定核查方案，组织开展举报核查工作，提出处理建议，跟踪处理结果，向举报人反馈处理情况，负责举报资料的归档管理。（二）法务部：负责对举报涉及的法律问题进行审核，提供法律专业意见，参与重大合规举报的核查与处理，指导处理结果的合法合规性，处理举报相关的法律纠纷。（三）审计部：负责对举报涉及的财务违规、资金使用不当、商业贿赂等问题开展专项审计核查，提供审计证据和审计结论，支撑举报处理决策。（四）人力资源部：负责对举报涉及的员工违规行为进行处理，包括绩效扣减、岗位调整、解除劳动合同等，保障举报人及被举报人的劳动权益，落实举报人保护措施。（五）各业务部门：配合合规部开展举报核查工作，提供相关资料和线索，落实举报处理决定，整改本部门存在的合规问题，建立合规风险防控机制。（六）管理层：审批重大合规举报的核查方案和处理决定，监督举报处理工作的开展，协调跨部门举报处理事宜，保障举报处理机制有效运行。第二章举报范围与渠道第五条举报范围（一）经营合规类：涉及公司在光建一体化业务开展过程中的商业贿赂、不正当竞争、虚假宣传、违反招投标规定、侵害知识产权、违反合同约定等违规行为。（二）政策合规类：涉及违反新能源行业政策、建筑行业规范、环保要求、税务规定、数据安全与个人信息保护等相关政策法规的行为。（三）内部管理类：涉及员工滥用职权、徇私舞弊、挪用公司资金、泄露公司商业秘密、虚报费用、违规录用/晋升、打击报复同事等内部管理违规行为。（四）安全生产类：涉及光建一体化产品生产、安装、施工过程中违反安全生产规范、安全操作流程，存在安全隐患未及时整改，发生安全事故隐瞒不报等行为。（五）其他合规类：其他违反国家法律法规、公司规章制度，损害公司利益、员工利益或相关方合法权益的合规问题。第六条举报渠道（一）专用举报电话：公司设立合规举报专用电话，由合规部专人值守，工作时间内实时接听，非工作时间可留言，确保举报电话畅通。（二）专用举报邮箱：公司设立合规举报专用邮箱，由合规部专人每日查看，及时接收书面举报材料，邮箱地址向全体员工、合作伙伴公示。（三）线下举报信箱：在公司办公区域、生产厂区等位置设置封闭式举报信箱，合规部每周开箱一次，收集纸质举报材料。（四）当面举报：举报人可预约合规部负责人进行当面举报，合规部需为当面举报提供独立、私密的沟通场所，保障举报人的隐私。（五）委托举报：举报人可委托他人代为举报，受托人需提供举报人授权委托书及有效身份证明，合规部核实委托关系后接收举报信息。第七条举报形式要求（一）举报需明确被举报人的姓名/部门/合作方名称、违规行为发生的时间、地点、具体事实、相关证据线索等内容，信息越详细越有利于核查工作开展。（二）鼓励实名举报，实名举报人需提供真实姓名、联系方式，公司将严格保密并优先处理；匿名举报需提供足够具体的线索和证据，否则可不予受理。（三）举报材料可采用书面文字、录音、视频、图片、文件复印件等形式，需确保材料真实、完整，便于核查验证。第三章举报接收与核查第八条举报接收与登记（一）接收要求：合规部工作人员接收举报信息时，需耐心、礼貌，完整记录举报内容，不得推诿、敷衍举报人，不得泄露举报相关信息。（二）登记规范：对接收的所有举报信息，需在《合规举报登记台账》中详细记录，包括举报时间、举报渠道、举报人信息（实名/匿名）、被举报人信息、举报事项、举报线索等，做到一事一档。（三）初步审核：合规部在接收举报后2个工作日内完成初步审核，判断举报事项是否属于本制度管辖范围、是否有基本线索和证据，审核结果分为“受理”“不予受理”“补充材料后受理”三类。（四）结果告知：对不予受理的举报，需在3个工作日内告知举报人（实名举报）不予受理的原因；对需补充材料的举报，需告知举报人需补充的具体内容及补充时限。第九条举报核查规范（一）核查方案制定：受理举报后，合规部需在3个工作日内制定核查方案，明确核查目标、核查人员、核查方法、核查时限、核查范围等内容，重大举报的核查方案需报管理层审批。（二）核查人员要求：核查人员需与被举报人无利害关系，具备相应的专业能力，严格遵守保密规定，不得向无关人员透露核查情况，不得利用核查之便谋取私利。（三）核查取证要求：核查过程中需全面、客观收集证据，包括书证、物证、证人证言、电子数据等，证据收集需符合法律法规要求，严禁以非法手段获取证据。（四）核查沟通要求：核查人员与被举报人、相关证人沟通时，需单独进行，做好沟通记录并由相关人员签字确认，严禁诱导、胁迫相关人员作出不实陈述。（五）核查进度反馈：合规部需每周向管理层汇报重大举报的核查进度，实名举报人可向合规部咨询核查进度（合规部仅告知阶段进展，不透露具体核查细节）。第四章举报处理与反馈第十条举报处理决定（一）处理依据：核查结束后，合规部根据核查结果、公司规章制度、相关法律法规，结合法务部、审计部等部门意见，提出处理建议。（二）审批流程：轻微合规问题的处理建议由合规部负责人审批；一般合规问题的处理建议报分管领导审批；重大合规问题的处理建议报公司管理层集体审议决定。（三）处理方式：根据违规情节轻重，处理方式包括提醒约谈、限期整改、通报批评、绩效扣减、岗位调整、解除劳动合同（员工）、终止合作（合作方）、追缴违规所得、移送司法机关等。第十一条处理结果执行（一）执行要求：相关部门需在处理决定下达后5个工作日内启动执行，严格按照处理决定落实相关措施，不得拖延、变通、拒不执行。（二）执行监督：合规部负责监督处理决定的执行情况，对未按要求执行的部门或人员，及时上报管理层并追究相关责任。（三）整改跟踪：对涉及合规整改的事项，合规部需跟踪整改进度，要求责任部门定期提交整改报告，确保合规问题彻底整改到位。第十二条处理结果反馈（一）实名举报反馈：对实名举报，合规部需在处理决定作出后5个工作日内，将处理结果（不涉及保密内容）反馈给举报人，告知举报事项的核查结论和处理措施。（二）反馈方式：反馈可采用电话、邮件、当面沟通等形式，由合规部指定专人负责，确保反馈信息准确、完整，做好反馈记录。（三）举报人异议处理：举报人对处理结果有异议的，可在收到反馈后5个工作日内向合规部提出复核申请，合规部需在10个工作日内完成复核并反馈复核结果。第五章举报人保护与责任追究第十三条举报人保护措施（一）信息保密：严禁任何人员泄露举报人的姓名、联系方式、举报内容等信息，举报材料需单独存放，仅限核查人员查阅，查阅需登记备案。（二）行为保护：严禁被举报人或相关人员以调岗、降薪、辞退、刁难等方式打击报复举报人；发现打击报复行为的，公司立即制止并对相关责任人严肃处理。（三）紧急保护：举报人因举报行为面临人身、财产安全威胁的，公司可协调相关部门提供必要的保护措施，如调整工作岗位、协助报警等。第十四条责任追究（一）举报处理人员责任：举报处理人员泄露举报人信息、敷衍核查、偏袒被举报人、篡改核查结果的，给予通报批评、绩效扣减10%-20%处理，情节严重的调整岗位或解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关。（二）被举报人责任：被举报人确有违规行为的，按本制度第十条规定处理；对举报人进行打击报复的，加重处理，情节严重的直接解除劳动合同或终止合作。（三）恶意举报人责任：举报人捏造事实、诬告陷害他人的，给予通报批评，造成公司损失或他人名誉损害的，要求赔偿损失，情节严重的解除劳动合同（员工）或追究法律责任。（四）部门责任：相关部门拒不配合举报核查、不执行处理决定、整改不到位的，追究部门负责人责任，给予绩效扣减、通报批评处理。第六章档案管理与监督第十五条举报档案管理（一）档案内容：所有举报相关材料，包括举报登记台账、举报材料、核查方案、核查记录、证据材料、处理建议、处理决定、反馈记录等，需完整归档。（二）存储要求：举报档案需存储在合规部专用档案柜或加密电子存储设备中，专人管理，查阅需经合规部负责人审批，严禁私自查阅、复制、销毁。（三）保存期限：举报档案保存期限不低于5年，涉及重大合规问题的档案永久保存，保存期满后按公司档案管理规定处理。第十六条监督检查机制（一）内部监督：合规部每季度对举报处理工作进行自查，检查举报渠道是否畅通、登记是否规范、核查是否及时、处理是否公正、档案是否完整。（二）外部监督：公司可聘请外部合规机构对举报处理机制的运行情况进行年度评估，提出改进建议，提升举报处理工作的规范性和有效性。（三）制度优化：根据监督检查结果和行业合规要求变化，及时修订本制度，确保制度的适用性和有效性。第七章附则第