2026年海洋能发电公司备用金借支与核销制度

2026年海洋能发电公司备用金借支与核销制度第一章总则第一条为规范公司海洋能发电项目备用金借支与核销管理工作，加强资金管控，提高资金使用效率，防范资金挪用、流失风险，结合《企业内部控制基本规范》《现金管理暂行条例》及公司海洋能发电业务资金管理实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有部门及项目组的备用金借支、使用、核销全流程管理，覆盖日常办公备用金、项目现场运维备用金、应急处置备用金等各类备用金类型；涉及财务部、各业务部门、各项目组及所有备用金借支人。第三条备用金借支与核销遵循“按需借支、限额管控、及时核销、闭环管理”四大核心原则。根据实际业务需求申请借支，严禁无理由借支；按岗位、业务类型设定备用金限额，严禁超限额借支；借支后按规定时限完成核销，严禁长期挂账；实现备用金“申请-审批-借支-使用-核销”全流程闭环管控。第四条本制度需与《资金管理制度》《费用报销管理制度》《财务核算管理制度》等制度协同执行，确保备用金管理与资金支付、费用报销、财务核算工作有效衔接。第二章管理组织与职责第五条公司备用金借支与核销工作由财务部牵头管理，设立备用金管理岗，由财务部资金专员担任，全面负责备用金限额制定、借支审批复核、核销审核、台账管理等工作。第六条财务部在备用金借支与核销中的核心职责：（一）制定各类备用金的借支限额标准，明确不同岗位、不同业务类型的备用金最高借支额度，经财务部负责人审批后执行；（二）建立备用金管理台账，逐笔记录备用金借支人、借支金额、借支日期、用途、预计核销时间、实际核销日期、核销金额等信息，实时更新；（三）审核备用金借支申请的合规性、合理性，核对借支人历史核销记录，对不符合要求的申请予以退回并说明理由；（四）办理备用金支付手续，确保资金及时、准确拨付至借支人指定账户；（五）审核备用金核销凭证的真实性、完整性、合规性，核对费用支出与备用金用途的一致性；（六）跟踪逾期未核销的备用金，每月向借支人及所属部门发送催收通知，督促及时完成核销；（七）每季度开展备用金管理复盘，分析备用金借支、核销、逾期情况，提出资金管控改进建议；（八）对备用金借支人与核销经办人开展专项培训，讲解制度要求及操作规范。第七条各部门及项目组在备用金借支与核销中的职责：（一）部门负责人：审核本部门备用金借支申请的真实性、必要性，督促本部门人员按时完成核销，对本部门备用金使用合规性负责；（二）项目组负责人：审核项目现场备用金借支申请，结合项目进度和实际需求把控借支额度，监督项目备用金专款专用；（三）备用金借支人：按实际需求申请备用金，确保备用金专款专用，按规定时限提交核销材料，对备用金使用及核销的真实性、合规性承担直接责任；（四）部门内勤/项目财务联络人：协助借支人整理核销凭证，核对费用明细，配合财务部开展备用金台账核对工作。第三章备用金借支管理第八条备用金类型及借支限额：（一）日常办公备用金：适用于部门日常零星开支，如办公用品采购、小额杂费支付等，部门级借支限额不超过5000元，个人借支限额不超过2000元；（二）项目现场运维备用金：适用于海洋能发电项目现场零星运维开支，如小额配件采购、临时劳务费用、现场应急物资采购等，项目组借支限额不超过20000元，现场负责人个人借支限额不超过10000元；（三）应急处置备用金：适用于设备故障、海上作业应急等突发情况的开支，借支限额根据应急需求核定，最高不超过50000元，需经公司管理层审批；（四）特殊业务备用金：因专项业务产生的备用金借支，限额由财务部结合业务实际核定，报分管领导审批后执行。第九条备用金借支申请流程：（一）借支人填写《备用金借支申请表》，注明借支人信息、所属部门/项目组、借支类型、借支金额、用途、预计核销时间等内容，附相关业务支撑材料（如项目运维计划、应急处置预案等）；（二）部门/项目组负责人对借支申请进行初审，确认借支需求真实、金额合理，签署审核意见；（三）财务部备用金管理岗复核申请材料，核对借支人历史核销记录、借支限额，签署复核意见；（四）按金额分级审批：5000元及以下由财务部负责人审批；5000元-20000元由分管财务领导审批；20000元以上由公司管理层审批；（五）审批通过后，借支人将申请表提交至财务部资金岗，资金岗在1个工作日内完成资金支付，优先通过银行转账方式拨付至借支人实名账户。第十条备用金借支禁止性规定：（一）严禁无实际业务需求借支备用金，严禁将备用金用于个人消费、投资等非公司业务用途；（二）严禁借支人在未核销往期备用金的情况下申请新的备用金（应急处置除外）；（三）严禁超限额借支备用金，确因业务需要超限额的，需提交专项说明并经更高层级审批；（四）严禁借用他人名义申请备用金，严禁多人拆分金额规避限额审批；（五）严禁将备用金转借他人使用，严禁挪用备用金。第四章备用金核销管理第十一条备用金核销时限要求：（一）日常办公备用金：借支后15个工作日内完成核销；（二）项目现场运维备用金：借支后30个工作日内完成核销，或项目阶段性工作完成后10个工作日内核销；（三）应急处置备用金：应急处置工作结束后7个工作日内完成核销；（四）因特殊情况无法按时核销的，借支人需提前3个工作日向财务部提交延期核销申请，说明延期原因及预计核销时间，经财务部负责人审批后可延期，延期最长不超过15个工作日。第十二条备用金核销材料要求：（一）《备用金核销申请表》：填写核销金额、费用明细、实际使用情况、结余金额等内容，由借支人签字确认；（二）费用凭证：包括正规发票、收据（小额零星支出）、费用支出明细单等，发票需注明开票日期、收款单位、金额、用途，且加盖发票专用章；（三）业务支撑材料：如采购清单、劳务确认单、应急处置记录、项目现场开支证明等，佐证费用支出的真实性；（四）备用金结余：若有结余资金，需随同核销材料将结余资金退回财务部，财务部出具收款凭证。第十三条备用金核销审核流程：（一）借支人整理核销材料，提交至部门/项目组负责人审核，负责人确认费用支出与业务需求一致后签署意见；（二）财务部备用金管理岗审核核销材料的完整性、合规性，核对发票真伪、费用金额与借支金额的匹配性；（三）审核通过的，财务部在3个工作日内完成账务处理，冲抵借支人备用金挂账；审核不通过的，退回借支人补充材料，并说明不符合要求的具体事项；（四）对超支使用的备用金，经审核确认费用合规的，由财务部按费用报销流程补足资金；对结余的备用金，借支人需足额退回，财务部确认到账后完成核销。第十四条特殊情况核销处理：（一）备用金使用后无法取得正规发票的（如小额零星劳务、乡村采购等），需提供收款方身份证明、费用支出证明（由2名以上见证人签字），经部门负责人及财务部负责人审批后可核销；（二）借支人离职、调岗的，需在离职/调岗前完成备用金核销，未核销完成的，人力资源部不得办理离职/调岗手续；（三）备用金因不可抗力（如海上作业丢失凭证）无法提供完整核销材料的，借支人需提交书面说明，经公司管理层审批后，按实际情况核销。第五章监督与考核第十五条备用金监督机制：（一）财务部每月核对备用金台账，抽查不少于20%的备用金借支与核销记录，核查材料真实性、流程合规性；（二）财务部每季度向公司管理层提交备用金管理报告，列明借支总额、核销总额、逾期未核销金额、违规使用情况等；（三）审计部门每年开展备用金专项审计，核查资金使用合规性、核销准确性，防范资金风险；（四）设立备用金管理违规举报渠道，接受员工举报借支人挪用、虚报费用等行为，举报信息严格保密。第十六条考核指标与标准：（一）核销及时率：按时完成核销的备用金笔数占总借支笔数的比例，考核标准不低于98%；（二）材料合规率：核销材料符合要求的笔数占总核销笔数的比例，考核标准不低于95%；（三）逾期核销率：逾期未核销的备用金笔数占总借支笔数的比例，考核标准不高于2%；（四）违规使用率：违规使用备用金的笔数占总借支笔数的比例，考核标准为0%。第十七条考核结果应用：（一）年度核销及时率、材料合规率达标的部门/项目组，给予部门负责人及备用金管理联络人专项奖励；（二）借支人逾期未核销且无合理理由的，每逾期1天按逾期金额的0.1%扣减当月绩效奖金，逾期超过30天的，暂停其后续备用金借支权限；（三）发现备用金违规使用、虚报费用、挪用资金等行为的，追回违规资金，扣减借支人当月绩效奖金，情节严重的给予通报批评、降职等处罚，涉嫌违法的移交司法机关处理；（四）部门负责人未履行审核监督职责，导致本部门多次出现逾期核销、违规使用备用金的，扣减其季度绩效奖金。第六章附则第