档案保管与保护制度

档案保管与保护制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》等法律法规，参照行业档案管理最佳实践及集团母公司相关管理制度要求，结合企业内部档案管理实际需求，旨在规范档案保管与保护工作，强化档案风险防控，提升档案管理科学化、规范化水平，保障企业核心信息资产安全，防范因档案管理不当引发的专项风险，促进企业合规经营与可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营活动中形成的各类纸质档案、电子档案及音视频等数字化档案的收集、整理、存储、利用、销毁等全生命周期管理环节，以及涉及档案管理的业务场景，包括但不限于项目投标、合同签订、财务核算、研发设计、人力资源管理等。第三条本制度中下列术语含义：（一）档案专项管理：指企业为实现档案安全、完整、有效利用，依据相关法律法规及内部制度，对档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节实施的全流程系统性管控活动。（二）档案专项风险：指因档案管理不善可能导致档案丢失、损毁、泄露、篡改，或因档案利用不当引发的法律责任、经济损失、声誉损害等潜在风险。（三）档案合规：指档案管理活动符合国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保档案管理权责清晰、流程规范、风险可控。第四条档案专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保公司所有档案纳入统一管理范围，覆盖各业务领域及层级；（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位的档案管理职责，实现权责统一；（三）风险导向原则：聚焦档案保管与保护中的重点风险点，实施差异化管控；（四）持续改进原则：定期评估档案管理体系有效性，动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案专项管理负总责，承担领导责任；分管领导对档案专项管理工作负直接责任，统筹推进制度落实、风险防控及考核监督。第六条设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员，负责统筹协调档案专项管理工作，研究决策重大事项，监督考核专项管理成效。领导小组下设办公室，由档案管理部门牵头，负责日常事务管理、制度制定与修订、风险排查与处置等。第七条各部门、下属单位负责人为本部门档案专项管理第一责任人，负责组织落实本单位的档案管理要求，督促员工遵守制度规定，定期向领导小组办公室报告管理情况。第八条档案管理部门（牵头部门）职责：（一）制定、修订并解释档案专项管理制度，组织全员培训与宣贯；（二）开展档案专项风险排查，建立风险清单并动态更新；（三）监督各部门档案管理流程执行情况，审核档案处置申请；（四）牵头档案信息化建设与运维，保障系统安全稳定运行；（五）定期编制档案管理报告，向领导小组汇报工作。第九条法务合规部（专责部门）职责：（一）审核档案管理制度与业务流程的合规性，提供法律支持；（二）评估档案管理中的法律风险，提出防控建议；（三）参与重大档案纠纷处置，监督违规行为整改。第十条各业务部门及下属单位（业务部门）职责：（一）按照档案管理制度要求，做好本领域档案的形成、收集与初步整理；（二）落实档案日常保管措施，确保存储环境安全、防盗防渍；（三）规范档案利用流程，严格履行审批手续，禁止非法复制、传播；（四）配合完成档案销毁申请与执行，确保可追溯。第十一条基层执行岗位人员（基层执行岗）职责：（一）严格遵守档案管理操作规程，签署岗位合规承诺书；（二）及时上报档案管理中的异常情况或潜在风险；（三）参与档案数字化加工与系统录入，保证信息准确无误。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集与整理管理：档案应按业务类型、保管期限及形成时间分类收集，纸质档案需在形成后三十日内移交档案管理部门，电子档案应同步上传至档案系统。禁止擅自处置或销毁具有保存价值的档案。第十三条档案存储与保管管理：（一）纸质档案存储于恒温恒湿档案库房，严格执行“三分三制”（三分级管理、三分时段出入、三重检查）；（二）电子档案存储于加密服务器，定期备份至异地灾备中心，严禁未授权访问或外传；（三）特殊载体档案（如音视频、胶片）需采取专用设备保管，定期进行技术检测。第十四条档案利用与借阅管理：（一）档案利用需经部门负责人审批，涉及商业秘密的应经分管领导核准；（二）纸质档案借阅应办理登记手续，电子档案利用需通过系统授权，禁止截图、拍照等非正规方式复制；（三）涉密档案利用实行“谁查阅谁负责”，借阅记录全程留痕。第十五条档案鉴定与销毁管理：（一）档案保管期满后，由档案管理部门组织相关部门共同鉴定，确定销毁或继续保存；（二）销毁档案需编制清单，经领导小组审批后由双人监督销毁，并记录销毁过程；（三）禁止将涉密档案混入普通档案销毁，销毁过程需公证或第三方见证。第十六条档案安全防护管理：（一）档案库房安装消防、温湿度监控等系统，禁止堆放易燃易爆物品；（二）电子档案系统部署入侵检测与数据防泄漏措施，定期开展渗透测试；（三）离职员工需归还所有持有档案，信息系统权限同步解除。第十七条档案数字化管理：（一）纸质档案优先扫描归档，图像质量不低于300dpi，关键档案采用OCR技术提取元数据；（二）电子档案元数据标准化，统一采用企业编码体系，确保关联性；（三）数字化成果与原始档案一并保管，系统操作日志定期备份。第十八条档案应急预案管理：（一）制定档案火灾、水灾、系统故障等专项预案，定期组织演练；（二）电子档案丢失后应立即启动恢复程序，48小时内完成技术评估；（三）重大事件需第一时间上报领导小组，同步启动外部协作机制。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：档案管理制度每年至少修订一次，根据国家政策变化、行业标准调整或业务拓展需求及时补充条款，修订后自发布之日起生效。第二十条风险识别预警机制：（一）每年第一季度由档案管理部门牵头开展档案专项风险排查，形成风险清单；（二）对高风险项实施分级管理，重大风险需制定专项整改方案并跟踪落实；（三）建立风险预警发布制度，通过内部通知、培训等方式提前警示。第二十一条合规审查机制：（一）档案管理制度执行情况纳入部门年度审计内容，重点审查采购、合同、财务等敏感领域档案管理；（二）新业务系统上线前需同步评估档案管理需求，未经档案部门验收不得正式运行；（三）违规操作实行“一票否决”，相关责任人在年度评优中取消资格。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行整改，档案部门监督；（二）重大风险由领导小组组织专项处置，必要时启动应急预案；（三）风险事件处置全程留痕，处置结果经领导小组审核后存档备查。第二十三条责任追究机制：（一）档案管理违规情形：未按规定归档、擅自销毁、泄露商业秘密等；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，造成损失的按损失金额10%-30%处罚；（三）处罚方式包括经济处罚、降级、辞退，涉嫌犯罪的移交司法机关。第二十四条评估改进机制：（一）每年12月30日前完成档案专项管理体系有效性评估，形成改进报告；（二）评估内容包含制度完整性、风险控制率、员工合规度等指标；（三）评估结果作为次年制度优化的主要依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）各级领导在月度会议上听取档案管理情况汇报，重大事项纳入决策议题；（二）档案管理部门配备专职人员，关键岗位实行A/B角制度；（三）定期组织跨部门档案管理协调会，解决业务冲突问题。第二十六条考核激励机制：（一）将档案管理纳入部门年度绩效考核，占权重5%-10%；（二）设立“档案管理优秀部门”奖，获奖部门负责人年度评优优先推荐；（三）员工档案合规行为与绩效奖金挂钩，违规行为取消年度评优资格。第二十七条培训宣传机制：（一）新员工入职必须接受档案管理培训，考核合格后方可上岗；（二）每月开展线上档案合规测试，不合格者强制补训；（三）通过内网、宣传栏等渠道发布档案案例，强化全员意识。第二十八条信息化支撑：（一）建设覆盖全公司的电子档案管理系统，实现档案全生命周期线上管理；（二）系统支持全文检索、智能分类、权限控制等功能，关键操作留痕；（三）与财务、人力资源等业务系统集成，自动获取归档数据。第二十九条文化建设：（一）编制《档案管理合规手册》，发放至各岗位；（二）每年4月开展“档案保护月”活动，组织知识竞赛、案例分享；（三）员工签署《档案保护承诺书》，存入个人档案。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：重大事件24小时内上报，一般事件每周汇总；（二）年度报告内容：管理目标完成情况、