档案借阅利用制度

档案借阅利用制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及集团母公司《档案管理办法》等相关法律法规、行业准则及内部管理要求制定，旨在规范公司档案借阅利用行为，防控档案管理风险，提升档案资源利用效率，保障企业核心信息资产安全，满足公司数字化转型背景下档案管理的合规性需求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖档案借阅申请、审批、传递、使用、归还等全流程管理，以及涉及档案信息的对外提供、合作共享等场景。具体适用范围包括但不限于公司经营管理、科研开发、财务审计、人力资源等领域的各类档案材料，包括纸质档案、电子档案及多媒体档案。第三条本制度下列术语定义如下：（一）档案专项管理：指公司为确保档案资源合规、安全、高效管理而建立的一整套制度体系、操作流程与技术保障措施，涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等环节的规范化管控。（二）档案管理风险：指因档案管理不善或违规操作可能导致的档案信息泄露、丢失、损毁、滥用，进而引发的法律责任、经济损失或声誉损害等潜在威胁。（三）档案合规：指档案管理活动严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保档案全生命周期管理各环节合法合规。第四条档案借阅利用管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有档案信息纳入统一管理范畴，无死角、无遗漏。（二）责任到人原则：明确各级管理主体和执行岗位的档案管理职责，实现权责统一。（三）风险导向原则：重点防控重大敏感档案的借阅利用风险，强化动态监控。（四）持续改进原则：根据内外部环境变化及时优化档案管理制度与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案专项管理负总责，承担档案安全、合规的首要责任；分管领导作为直接责任人，负责组织落实档案管理制度，协调解决管理难题。第六条设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及各业务部门代表，主要履行以下职能：（一）统筹协调公司档案管理重大事项，审议管理制度与流程优化方案；（二）决策审批重大敏感档案的借阅利用申请，监督制度执行情况；（三）定期听取档案管理工作报告，对管理成效进行综合评价。第七条明确三类管理主体的职责分工：（一）牵头部门（档案管理部门）职责：1.统筹档案专项管理制度建设，组织制定、修订本制度及配套细则；2.负责档案管理风险的识别、评估与预警，建立风险防控台账；3.审核各部门档案借阅申请，监督档案利用全过程合规性；4.开展档案管理培训与宣贯，提升全员档案意识。（二）专责部门（法务、内审等）职责：1.审核档案借阅涉及的合同条款、合规要求，提供法律支持；2.优化档案管理流程，推动技术工具应用（如电子档案系统）；3.介入重大档案风险事件处置，出具合规评估报告。（三）业务部门/下属单位职责：1.落实档案管理要求，收集、整理、移交本领域档案材料；2.负责日常档案借阅申请的初审与登记，监督使用范围；3.开展本部门档案安全隐患排查，及时上报异常情况。第八条基层执行岗位（档案管理员、业务经办人员等）需履行以下合规操作责任：（一）严格按权限范围借阅、传递档案，不得擅自扩大使用范围；（二）签署岗位合规承诺书，明确违规行为后果；（三）发现档案管理漏洞或风险隐患，须第一时间向直接上级及牵头部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案借阅申请与审批：（一）业务操作合规标准：借阅人须填写《档案借阅申请表》，注明档案名称、用途、借阅期限，经部门负责人审核、牵头部门审批后方可借阅。涉密档案需经分管领导审批；（二）禁止性行为：严禁以复制、拍照等形式变相扩大借阅范围，严禁将档案转借第三方；（三）重点防控点：加强对涉密档案、商业秘密档案的审批力度，实施“一事一审批”。第十条档案传递与保管：（一）合规标准：纸质档案通过登记台账管理，电子档案通过系统权限控制，均须指定专人保管，建立交接记录；（二）禁止行为：严禁通过公共渠道传输涉密档案，严禁将档案存放在非指定场所；（三）风险防控：对异地借阅的档案实施专人押运或加密传输，确保过程可追溯。第十一条档案利用范围限制：（一）合规标准：借阅人仅可在批准用途范围内使用档案，不得用于商业活动或非法目的；（二）禁止行为：严禁篡改、损毁档案内容，严禁擅自披露借阅档案信息；（三）重点防控：对财务、人事等敏感档案实行“最小化借阅”原则，即仅提供必要信息。第十二条档案归还与销毁：（一）合规标准：借阅期满或项目终止后三日内须完整归还档案，牵头部门验收合格后方可解除审批；涉及长期保存的档案需按规定移交档案库房；（二）禁止行为：严禁私自销毁档案，销毁须严格履行审批手续并备案；（三）风险防控：对到期档案实施双人核对、影像留存，确保“可追溯、可复原”。第十三条电子档案借阅管理：（一）合规标准：通过公司电子档案系统申请，权限自动同步至用印系统，系统记录所有操作日志；（二）禁止行为：严禁脱离系统进行线下流转，严禁超权限下载、复制；（三）风险防控：定期开展电子档案完整性校验，对异常访问行为触发自动报警。第十四条档案对外提供管理：（一）合规标准：商业合作、法律诉讼等对外提供档案需经法务部门审核，签署保密协议；（二）禁止行为：未经授权不得向合作方提供涉密档案，不得收取不当利益；（三）重点防控：对第三方获取档案进行全流程监控，要求回访确认用途。第十五条借阅记录管理：（一）合规标准：建立档案借阅台账，记录档案编号、借阅人、用途、起止时间等信息，保存期限不少于三年；（二）禁止行为：严禁伪造、篡改借阅记录，严禁遗漏记录关键信息；（三）风险防控：每年开展借阅记录抽查，对异常情况溯查责任。第十六条借阅期限管理：（一）合规标准：一般档案借阅期限不超过三十日，特殊情况需再次审批；（二）禁止行为：超过期限未归还档案的，每逾期一日处以管理费X元，情节严重追究责任；（三）重点防控：系统自动预警逾期档案，部门负责人需督促及时归还。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年联合专责部门对制度执行情况评估，结合法规变化、业务调整提出修订建议；（二）公司每两年组织一次制度复审，确保持续适应管理需求。第十八条风险识别预警机制：（一）牵头部门每季度开展档案管理风险排查，重点覆盖涉密档案、电子档案安全等；（二）对高风险环节（如系统漏洞、人员离职）发布预警通知，限期整改。第十九条合规审查机制：（一）将档案合规审查嵌入业务流程，如采购合同签订前审查附件合规性；（二）明确“未经合规审查的档案借阅申请一律不得实施”刚性要求，建立负面清单。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由牵头部门牵头成立专项小组协同处置；（二）制定应急流程：系统故障时启用备用系统，人员离职时立即启动权限回收程序。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形及处罚标准：1.未经审批借阅档案，处警告或罚款X元；2.擅自复制涉密档案，解除岗位，追究法律责任；3.因管理不善导致档案丢失，承担直接损失X倍赔偿责任。（二）联动措施：违规记录计入绩效考核，严重者按公司纪律处分条例处理。第二十二条评估改进机制：（一）每半年对制度有效性开展评估，采用问卷调查、案例复盘等方式；（二）评估结果作为制度优化依据，形成闭环管理。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）各级领导须在每月例会上强调档案管理要求，确保制度落实；（二）牵头部门配备X名专职档案管理员，业务部门设兼职联络员。第二十四条考核激励机制：（一）将档案管理考核纳入部门年度评优，优秀部门奖励X万元；（二）个人考核占绩效比重不低于X%，违规者绩效一票否决。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层每半年接受一次合规履职培训，考核合格后方可分管档案相关事务；（二）全员通过线上系统完成档案操作规范培训，考核合格后方可借阅档案。第二十六条信息化支撑：（一）引入电子档案管理系统，实现档案电子化、流程自动化；（二）系统具备风险监控功能，对异常操作自动推送预警。第二十七条文化建设：（一）发布《档案合规手册》，在办公区张贴宣传海报；（二）新员工入职时签署《档案保密承诺书》，强化意识。第二十八条报告制度：（一）风险事件须在X小时内上报牵头部门，重大事件同步法务、内审；（二）每年提交《档案管