档案借阅规范制度

档案借阅规范制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及相关行业标准制定，同时参照集团母公司关于档案管理的指导意见和企业内部风险防控需求，旨在规范档案借阅行为，保障档案信息安全，提升档案利用效率，防范因档案管理不当引发的合规风险与操作风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有档案的借阅、复制、传递、利用等行为均须遵循本制度规定。涉及外部合作或跨单位档案调阅的，亦须履行相应审批程序，确保档案流转合规。第三条本制度下列术语含义如下：（一）档案专项管理：指公司为规范档案借阅行为，建立全过程、多环节管控体系，通过制度设计、技术保障、责任落实等方式，确保档案在借阅、利用、归还等环节中合规、安全、高效管理的管理活动。（二）档案借阅风险：指因档案借阅申请不规范、审批不严谨、使用监管不到位、归还不及时等行为，可能导致档案丢失、泄密、损毁或被不当利用的风险。（三）档案合规：指档案借阅行为符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，保障档案资产安全与完整，维护公司合法权益。第四条档案借阅管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖：档案借阅管理应覆盖所有档案类型、所有借阅主体及所有业务场景，确保无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各级管理人员、业务部门及岗位人员的借阅管理职责，形成责任闭环。（三）风险导向：以防范档案借阅风险为核心，通过事前预防、事中控制、事后监督，降低潜在损失。（四）持续改进：根据内外部环境变化及时优化借阅管理流程，提升制度适应性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案借阅管理负总责，分管领导对借阅管理工作负直接责任，各层级管理人员应按照职责分工落实管理要求。第六条设立档案借阅管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案借阅管理，审批重大借阅事项，监督制度执行，并定期开展管理评价。第七条档案管理部门作为档案借阅管理的牵头部门，职责包括：（一）制定、修订并解释档案借阅管理制度，组织培训宣贯；（二）建立档案借阅台账，规范借阅申请、审批、登记、归还等流程；（三）定期检查档案借阅情况，识别并处置潜在风险；（四）配合审计、监察等部门的监督检查工作。第八条法务、人力资源、信息安全等部门作为专责部门，职责包括：（一）法务部门负责审核借阅行为的合规性，指导合同或协议中涉密档案的管控要求；（二）人力资源部门负责将档案借阅管理纳入员工入职、离职及岗位变动管理流程；（三）信息安全部门负责档案电子化借阅的权限控制与安全审计。第九条各业务部门及下属单位作为档案借阅管理的实施主体，职责包括：（一）负责本部门档案借阅需求的审核与推荐，确保借阅目的合理；（二）监督本部门员工借阅档案的行为，防止违规使用；（三）配合档案管理部门开展借阅记录的核查与追溯。第十条档案借阅基层执行岗（如档案管理员、业务经办人员）应履行以下责任：（一）严格按照审批流程办理借阅手续，不得擅自扩大借阅范围；（二）在档案借阅期间实施有效监管，确保档案完好归还；（三）发现异常情况或潜在风险时，及时向档案管理部门或上级领导报告。第三章专项管理重点内容与要求第十一条借阅申请与审批：档案借阅须填写《档案借阅申请表》，明确借阅目的、档案范围、借阅期限及责任人，经部门负责人审核、档案管理部门审批后方可借阅。涉密档案或特殊档案的借阅，需经分管领导或主要负责人审批。第十二条借阅期限与续借：档案借阅期限原则上不超过三个月，确需续借的，应提前提交申请并说明理由。档案管理部门根据档案敏感性及业务需求，决定续借是否批准。第十三条借阅方式与介质管理：纸质档案借阅应办理登记手续，电子档案借阅须通过档案管理系统进行权限授权。借阅期间不得擅自复制、转录或传播档案信息，确需复制时，须另行履行审批程序。第十四条借阅记录与追溯：档案借阅应建立完整台账，记录借阅人、时间、档案编号、归还情况等信息，并定期向档案管理部门备案。如发生档案丢失、损毁等情况，借阅人须承担相应责任并协助调查。第十五条归还与销毁：档案借阅期满或因故终止使用后，应及时归还档案管理部门。档案管理部门对归还档案进行核对，确认无误后方可解除借阅状态。超出保管期限的档案，应按照档案管理规定履行销毁手续。第十六条涉密档案管控：涉密档案借阅必须符合保密等级要求，借阅人须经过保密培训并签订保密承诺书。涉密档案原则上不得外借，确需外借的，须经公司主要负责人批准，并采取加密措施。第十七条违规行为禁止：严禁以借阅为名窃取档案信息，严禁将档案用于非审批用途，严禁涂改、损毁或伪造档案内容。违反上述规定的，视情节轻重给予相应处理。第十八条风险防控要点：档案借阅管理应重点关注以下风险：（一）借阅需求不明确导致档案滥用；（二）审批流程不规范造成风险敞口；（三）借阅记录缺失导致责任追溯困难；（四）电子档案权限控制不严引发信息泄露。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新：档案借阅管理制度应根据国家法律法规变化、行业要求调整及公司业务发展，每年至少评估一次，必要时进行修订。档案管理部门负责组织修订工作，并报领导小组审批。第二十条风险识别预警：档案管理部门每季度开展一次档案借阅风险排查，结合内外部审计结果、举报线索等，对高风险环节进行预警，并制定应对措施。第二十一条合规审查嵌入业务：将档案借阅合规审查嵌入业务流程，如合同签订、项目评审、培训授课等场景，未经审批的借阅不得实施。业务部门在提交借阅申请前，须确认借阅行为的合规性。第二十二条风险处置流程：（一）一般风险：由档案管理部门牵头，相关责任人限期整改；（二）重大风险：由领导小组成立专项处置组，制定应急预案，及时上报并协同处置。第二十三条责任追究标准：根据违规情节严重程度，追究相应责任：（一）轻微违规：给予口头警告或书面批评；（二）一般违规：通报批评并取消评优资格；（三）重大违规：依法依规给予纪律处分，并追究经济赔偿责任。第二十四条评估改进机制：每年12月，档案管理部门组织对档案借阅管理有效性进行评估，内容包括制度执行率、风险控制效果、员工满意度等，评估结果作为制度优化依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司各级领导应亲自部署档案借阅管理工作，将其纳入年度绩效考核，确保管理要求落到实处。第二十六条考核激励机制：将档案借阅合规情况纳入部门年度考核指标，对表现突出的部门给予奖励，对违规行为实行一票否决。员工借阅档案表现作为评优评先的参考因素。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层：每年开展一次合规履职培训，重点讲解借阅管理制度及责任要求；（二）业务人员：新员工入职前须接受档案借阅规范培训，定期组织案例警示教育；（三）全员：通过内网、宣传栏等渠道普及借阅知识，提升全员合规意识。第二十八条信息化支撑：建设档案管理系统，实现借阅申请线上化、权限动态化、记录电子化，通过大数据分析识别异常借阅行为。第二十九条文化建设：编制《档案借阅合规手册》，在办公区域设置合规标语，组织签订《档案借阅承诺书》，营造“人人重合规、事事守规矩”的文化氛围。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：发生档案借阅异常情况，当事人须在24小时内向档案管理部门报告；（二）年度管理报告：档案管理部门每年1月提交上年度借阅管理情况报告，内容