档案资料移交制度

档案资料移交制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等国家相关法律法规，结合集团母公司关于档案管理的指导意见及公司内部风险防控需求，为规范档案资料的收集、整理、保管、利用和移交工作，明确各层级、各部门责任，维护档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营、管理、技术、财务等各领域档案资料的生成、流转、归档及移交全过程。具体适用范围包括但不限于：业务合同、项目文件、财务凭证、科研报告、行政文书、印章资料等。第三条本制度中下列术语定义：（一）档案资料专项管理：指公司为规范档案资料管理行为，建立覆盖全流程的管控体系，通过制度约束、技术保障、责任落实等方式，实现档案资料的安全存储、合规利用和有序移交的管理活动。（二）档案资料风险：指因档案资料保管不善、交接不清、利用不当等行为，可能导致资料损毁、失密、失真或违反法律法规而造成的损失。（三）档案资料合规：指档案资料的生成、收集、整理、保管、利用和移交等环节均符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度的要求。第四条档案资料专项管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖：档案资料管理范围应覆盖公司所有业务领域和环节，确保无遗漏、无死角。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的档案资料管理责任，实现责任闭环。（三）风险导向：聚焦档案资料管理中的高风险环节，优先防控重大风险。（四）持续改进：定期评估档案资料管理效果，优化制度流程，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司档案资料专项管理的第一责任人，对档案资料管理工作的整体质量和风险防控负总责；分管领导为直接责任人，负责组织落实专项管理制度，协调解决重大问题。第六条设立档案资料专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门、下属单位负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案资料管理工作，审批重大管理制度，监督考核专项管理成效，对档案资料管理中的重大风险进行决策。第七条各部门、下属单位负责人为本部门档案资料专项管理的直接责任人，负责落实本单位的档案资料管理要求，组织开展风险排查，监督员工合规操作。第八条牵头部门（由综合管理部担任）负责档案资料专项管理制度的制定、修订和解释，统筹开展档案资料的风险识别、监督考核、培训宣贯等工作。第九条专责部门（由法务合规部、财务部、技术部等根据职能分工确定）负责档案资料专项领域的业务合规审核，推动流程优化，组织风险处置和案例复盘。第十条业务部门及下属单位负责落实本领域的档案资料专项管理要求，开展日常风险防控，确保档案资料的完整性和安全性。第十一条基层执行岗员工应履行以下合规操作责任：（一）按照制度要求收集、整理、归档档案资料，确保资料内容真实、完整、可追溯。（二）遵守档案资料保管保密规定，严禁泄露、篡改或损毁档案资料。（三）发现档案资料管理中的风险或问题，应及时上报并协助整改。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案资料收集管理：业务部门在业务活动中产生的档案资料，应按照归档范围和保管期限要求，及时收集并移交综合管理部。禁止遗漏、伪造或销毁档案资料。第十三条档案资料整理管理：综合管理部应根据档案资料的类别、性质和用途，制定统一的整理规范，确保档案资料的系统性、规范性。第十四条档案资料保管管理：档案资料保管应符合以下要求：（一）设置专用档案库房，保持恒温恒湿、防火防潮防虫。（二）重要档案资料应采用电子化存储和纸质备份双重保障。（三）建立档案资料出入库登记制度，确保账实相符。第十五条档案资料利用管理：档案资料的查阅、复制、借阅应符合以下规定：（一）查阅档案资料需经部门负责人批准，并登记查阅内容、时间、人员等信息。（二）禁止未经授权的复制、传播或外带档案资料。（三）涉密档案资料的利用应严格遵守保密制度。第十六条档案资料移交管理：档案资料移交应遵循以下流程：（一）部门内部移交：由业务部门向综合管理部移交时，双方需签署移交清单，注明档案资料的数量、类别、保管期限等。（二）跨部门移交：由综合管理部牵头，相关业务部门配合，完成档案资料的汇总和移交。（三）归档移交：档案资料保管期满后，由综合管理部按规定程序进行处置。第十七条档案资料销毁管理：档案资料销毁应遵循以下要求：（一）保管期满的档案资料，经部门负责人审核、公司主要负责人批准后，方可销毁。（二）销毁时应由两人以上监督，并记录销毁时间、方式、参与人员等信息。（三）禁止擅自销毁档案资料，销毁过程需全程录像并留存记录。第十八条档案资料信息化管理：公司应建立统一的档案资料管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索和利用，提升管理效率。第十九条档案资料保密管理：涉密档案资料应采取分级管控措施，涉密人员需签订保密承诺书，严禁非涉密人员接触涉密档案资料。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：综合管理部应定期评估档案资料管理制度的有效性，根据法律法规变化、业务调整等因素，及时修订和完善制度。第二十一条风险识别预警机制：各部门、下属单位应定期开展档案资料风险排查，识别潜在风险点，并按风险等级发布预警通知。第二十二条合规审查机制：档案资料的收集、整理、保管、利用和移交等环节，应嵌入业务流程，未经合规审查的档案资料不得实施。第二十三条风险应对机制：对一般风险，由部门负责人组织整改；对重大风险，由公司主要负责人牵头成立专项工作组，协同处置。第二十四条责任追究机制：对违反档案资料管理制度的，视情节轻重给予警告、罚款、降职等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。第二十五条评估改进机制：公司每年组织对档案资料专项管理工作的有效性进行评估，根据评估结果优化制度流程，提升管理水平。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：公司各层级领导应明确档案资料专项管理责任，定期听取专项管理工作汇报，协调解决重大问题。第二十七条考核激励机制：将档案资料专项合规情况纳入部门及个人的年度考核，与绩效、评优挂钩，对表现突出的予以奖励。第二十八条培训宣传机制：分层级开展档案资料管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，提升全员档案资料管理意识。第二十九条信息化支撑：通过系统工具实现档案资料的电子化存储、智能检索和实时监控，提升管理效率和风险防控能力。第三十条文化建设：发布档案资料合规手册，组织签订合规承诺书，营造全员参与、主动合规的文化氛围。第三十一条报告制度：各部门、下属单位每月向综合管理部提交档案