档案馆务虚会会议制度

档案馆务虚会会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业准则，结合公司档案管理实际需求，为规范档案业务流程、防控专项风险、提升档案管理合规水平制定。制度旨在明确档案管理权责边界，完善风险防控体系，确保档案资源安全、完整、有效，满足公司经营决策、合规审查及持续发展的内在要求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用等全流程业务场景，包括但不限于纸质档案、电子档案及数字档案的管理活动。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“档案专项管理”指公司围绕档案管理风险防控，建立健全制度体系、运行机制、技术支撑及监督考核的综合管理活动。（二）“档案管理风险”指因制度缺陷、操作失误、技术漏洞等导致档案遗失、损毁、泄露或利用不当，可能引发的法律责任、经济损失或声誉风险。（三）“档案合规”指档案管理活动严格遵循法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保档案全生命周期符合真实性、完整性、安全性标准。第四条档案专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：档案管理风险防控须覆盖所有业务领域及层级，不留盲区。（二）责任到人：明确各层级管理职责，实行首负责任制。（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化动态管控。（四）持续改进：定期评估体系有效性，优化管理策略。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案专项管理负总责，主持决策重大事项，审定年度管理方案；分管领导为直接责任人，负责统筹实施、资源调配及监督考核。第六条设立档案专项管理领导小组，由公司主要领导担任组长，分管领导任副组长，成员包括各部门负责人及档案管理部门代表。领导小组职能包括：统筹年度工作、协调跨部门协作、决策重大风险处置、审定制度修订。第七条档案管理部门为专项管理的牵头部门，职责包括：（一）制定、修订专项管理制度，组织培训宣贯。（二）建立风险清单，定期开展专项排查，发布预警报告。（三）监督业务部门落实制度要求，审核重大档案事项。（四）完善技术系统，实现档案全流程电子化监控。第八条人力资源部为专责部门，负责：（一）审核档案管理岗位权限设置及人员资质。（二）将档案合规纳入绩效考核，落实违规处罚。（三）组织合规培训，提升全员风险意识。第九条各业务部门及下属单位为专项管理执行主体，职责包括：（一）落实档案分类归档标准，确保及时移交。（二）开展本领域风险自查，上报重大问题。（三）配合审计检查，整改发现缺陷。第十条基层执行岗位须履行以下合规责任：（一）签署岗位合规承诺书，熟知操作规范。（二）发现档案异常或风险时，立即上报至部门负责人。（三）不得擅自处置、损毁或外传涉密档案。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案收集环节须确保：（一）业务部门每月汇总形成档案清单，附真实性说明，经部门负责人签字后移交档案部门。（二）禁止遗漏或瞒报重要档案，如遇争议须由领导小组协调认定。第十二条档案整理环节须符合：（一）纸质档案按“分类—编目—装订”流程操作，电子档案采用元数据标准统一管理。（二）严禁将涉密档案与非涉密档案混装，特殊载体档案需加密存储。第十三条档案鉴定环节须遵循：（三）定期开展档案价值评估，确定保管期限，长期保管档案需双人核对。（四）禁止擅自销毁档案，需销毁的须按三级审批流程备案。第十四条档案保管环节须注意：（一）库房符合恒温恒湿标准，配备温湿度自动调控系统。（二）电子档案需双备份异地存储，定期校验数据完整性。第十五条档案利用环节须严格：（一）借阅需填写申请单，经档案及业务部门双签章，涉密档案须当面交接。（二）禁止通过公共云盘传输涉密档案，电子档案调阅需记录操作日志。第十六条档案安全风险防控须聚焦：（一）物理安全：库房设置门禁及视频监控，定期检查消防设施。（二）信息安全：电子档案系统需通过等保测评，离职人员权限自动清零。第十七条档案销毁环节须确保：（一）销毁前制作影像记录，销毁后由经办人、监销人签字确认。（二）禁止将档案销毁为电子文件，纸质档案须使用碎纸机粉碎。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：档案管理部门每年联合合规部门评估制度适用性，遇法规修订或业务重大调整时30日内完成修订，经领导小组审议后发布。第十九条风险识别预警机制：（一）档案管理部门每季度组织跨部门风险排查，发布《风险监测报告》。（二）风险分级标准：一般风险（如归档延迟）需部门整改，重大风险（如系统漏洞）须上报领导小组专项处置。第二十条合规审查机制：（一）档案利用需经合规部门技术性审查，重大事项需法律部门参与。（二）未经档案部门核验的文件不得作为决策依据，违规使用须通报批评。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门限期整改，重大风险启动应急预案，明确技术部门、人力资源部协同处置流程。（二）风险事件上报路径：基层岗位→部门负责人→档案管理部门，时限不超过24小时。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形及处罚标准：档案遗失按价值1%-5%罚款，泄露档案直接解职。（二）责任追究联动机制：审计发现的问题需同步考核人力资源部及业务部门。第二十三条评估改进机制：（一）每年6月、12月开展体系有效性评估，重点考核制度覆盖率、风险处置率。（二）评估结果用于修订管理方案，优化薄弱环节。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导须在月度会议汇报档案管理推进情况，缺席者须书面说明。（二）档案管理部门配备专职监督员，对制度执行情况进行突击检查。第二十五条考核激励机制：（一）将档案合规纳入部门年度评优，连续两年排名后三的取消评奖资格。（二）员工违规行为计入个人诚信档案，影响晋升及培训资源分配。第二十六条培训宣传机制：（一）新员工入职需通过档案合规考核，每年组织岗位轮训。（二）制作《档案管理手册》，张贴警示标语，利用内网发布案例通报。第二十七条信息化支撑：（一）建设电子档案系统，实现档案生命周期全流程留痕。（二）引入OCR识别技术，自动提取纸质档案关键信息。第二十八条文化建设：（一）设立档案月度主题宣传周，开展知识竞赛。（二）年度发布《合规行为指引》，要求员工签署承诺书。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报内容：事件经过、处置措施、责任追究情况。（二）年