档案馆纸质档案抢救与修复制度

档案馆纸质档案抢救与修复制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国文物保护法》等相关法律法规，参照行业档案管理标准及集团母公司关于档案安全与风险防控的指导性规定，结合本公司档案管理的实际情况制定。制度旨在规范纸质档案抢救与修复工作，预防档案损毁风险，提升档案资源保护能力，保障公司历史记录的完整性、安全性，满足合规管理要求，防范因档案管理不当引发的专项风险，确保公司治理的规范化与精细化水平。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖纸质档案的日常管理、风险识别、抢救修复、归档保管、借阅利用等全流程环节，涉及档案形成、收集、整理、鉴定、保管、利用等业务场景。任何部门或个人均须严格遵守本制度，落实档案保护责任。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“纸质档案抢救专项管理”指公司为防范、制止或减轻纸质档案因自然老化、人为损毁、意外灾害等因素造成的永久性或部分性损失，而实施的系统性保护措施，包括风险排查、抢救修复、预防性保护、数字化迁移等管理活动。（二）“专项管理风险”指因档案保管条件不当、操作流程不规范、突发事件处置不及时等原因，可能导致档案损毁、失密、丢失或利用受阻的潜在危害。（三）“XX合规”指公司纸质档案管理活动符合国家法律法规、行业规范及内部制度要求，不存在违规操作或法律风险。第四条纸质档案抢救与修复专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：档案抢救与修复工作覆盖所有纸质档案类型及保管环节，不留管理盲区。（二）责任到人：明确各级组织与人员的具体职责，确保责任主体清晰可追溯。（三）风险导向：优先防控重大及高频次档案损毁风险，实施差异化管理措施。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化流程与技术手段，提升档案保护能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对纸质档案抢救与修复专项管理负总责，统筹决策资源配置、重大风险处置及制度完善工作；分管领导为直接责任人，负责日常工作的组织协调、监督考核及跨部门协同。第六条公司设立档案保护委员会作为专项管理的决策与协调机构，由分管领导牵头，成员包括档案管理部门、风险控制部门、信息技术部门及重点业务部门负责人。委员会职责包括：（一）审议档案抢救修复的年度计划与预算；（二）统筹协调重大档案损毁事件的应急处置；（三）监督评估专项管理制度的有效性；（四）对跨部门争议事项作出终局裁决。第七条牵头部门（档案管理部门）职责：（一）制定并维护纸质档案抢救修复的技术标准与操作规程；（二）组织档案风险排查与评估，编制抢救修复清单；（三）实施抢救修复项目，并监督修复质量；（四）推动档案数字化迁移与备份，提升预防性保护能力。第八条专责部门（风险控制与法务部门）职责：（一）审核档案抢救修复项目的合规性，提供法律支持；（二）建立档案损毁事件的应急处置预案；（三）开展专项培训，提升全员风险意识；（四）监督修复过程，防止利益冲突或违规操作。第九条业务部门/下属单位职责：（一）落实档案日常保管责任，保持档案存放环境符合要求；（二）配合档案部门开展风险排查，及时上报异常情况；（三）协助抢救修复工作，提供必要的业务信息；（四）监督使用频次高的档案的修复优先级。第十条基层执行岗（档案管理员、保管人员）职责：（一）遵守操作规程，规范执行档案修复任务；（二）记录修复过程，确保信息可追溯；（三）发现重大风险隐患及时上报；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案风险排查与评估：建立年度档案风险排查制度，重点检查库房温湿度、防火防潮设施、虫害鼠患情况等，评估风险等级并动态更新管理台账。第十二条档案抢救修复标准：（一）修复材料须选用无酸无胶的环保材料，确保长期保存；（二）修复工艺遵循“最小干预”原则，保留档案原始信息；（三）重大修复项目需经档案保护委员会审议，并留存完整记录。第十三条禁止性行为：（一）严禁使用酸性修复工具或可溶性胶水；（二）禁止在档案上随意书写或贴标签；（三）不得擅自处置损毁档案，须按程序报批。第十四条档案保管环境规范：（一）库房温度控制在14-24℃，湿度50%-60%；（二）禁止档案与化学试剂存放于同一区域；（三）定期检测环境指标，超标即启动应急预案。第十五条数字化迁移要求：优先抢救修复具有重大历史价值的档案，同步开展数字化工作，确保数字副本与原档信息一致，并建立异地备份机制。第十六条修复项目审批流程：（一）一般修复由档案部门审批，重大修复需分管领导核准；（二）修复费用纳入年度预算，严格按标准支付；（三）第三方机构修复需进行资质审查与过程监督。第十七条档案交接与验收：修复完成后需经档案保护委员会验收合格，方可归档，并签署验收报告。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：每年由档案部门牵头修订，根据法规变化、技术进步及管理需求调整制度条款，修订后报公司批准实施。第十九条风险识别预警机制：每季度开展档案风险排查，按“一般（黄色）、重大（橙色）、特别重大（红色）”分级预警，发布《档案风险预警通报》，明确整改时限。第二十条合规审查机制：将档案抢救修复纳入合同评审环节，涉及重大修复的项目需经法务部门出具合规意见，未经审查的项目一律不得实施。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由档案部门自行处置，24小时内上报处理结果；（二）重大风险启动应急预案，成立专项工作组，48小时内形成处置方案；（三）特别重大风险须上报公司主要负责人，立即协调资源支援。第二十二条责任追究机制：（一）违反操作规程导致档案损毁的，视情节轻重处以500-5000元罚款；（二）未及时上报重大风险造成损失的，追究部门负责人连带责任；（三）违规使用修复费用的，按财务制度追回款项并纪律处分。第二十三条评估改进机制：每年由档案保护委员会组织第三方机构开展专项评估，形成《档案抢救修复管理评估报告》，明确改进方向。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导须在月度会议上汇报专项工作进展，分管领导每季度召开专题会议协调资源。第二十五条考核激励机制：将档案抢救修复任务完成率纳入部门绩效考核，优秀项目给予专项奖励，连续三年未发生重大事故的团队获评“档案保护标杆”。第二十六条培训宣传机制：新员工入职须参加档案保护培训，每年开展实操演练；定期发布《档案保护简报》，宣传典型案例。第二十七条信息化支撑：引入档案管理软件，实现修复项目全流程线上跟踪，自动生成风险预警数据。第二十八条文化建设：设立“档案保护日”，发布内部手册《全员档案保护手册》，组织知识竞赛强化意识。第二十九条报告制度：每月报送《档案抢救修复月报》，内容包括风险事件、修复进度、资金使用情况等，次年1月31日前提交年度总结报告