纺织公司销售合同服务制度

纺织公司销售合同服务制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制应用指引》等相关国家法律法规，参照《纺织行业合同管理规范》（GB/TXXXX）、《国际贸易术语解释通则》（INCOTERMS）等行业标准及国际公约，结合公司“十四五”期间国际化发展战略及数字化转型要求制定。

1.1.2制定目的

针对公司销售合同管理中存在的流程分散、风险点识别不足、跨部门协同效率低下等痛点，本制度旨在通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现合同全生命周期标准化管控，降低法律风险与运营成本，提升国际市场竞争力，确保价值创造与风险防控协同提升。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司所有销售合同业务，包括但不限于国内市场销售、跨境电商、国际大宗采购、定制化订单等，适用于销售部、法务部、财务部、供应链部、风控部等所有涉及合同管理的部门及岗位。

1.2.2适用对象

正式员工、外包团队及第三方合作单位均需遵守本制度，其中核心岗位（如合同审批人、法务审核员）需通过年度合规培训考核后方可上岗。例外场景需经总经理办公会审批，但涉及金额超过人民币500万元的重大合同需无条件适用本制度。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有合同业务须严格遵守国家法律法规及国际惯例，确保条款合法有效。

1.3.2权责对等原则

明确各层级、各岗位的审批权限与执行责任，禁止越权操作。

1.3.3风险导向原则

聚焦高风险环节（如境外付款、定制化条款），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

基于内外部审计、业务反馈及政策变化动态优化制度。

1.3.6平等自愿原则

涉外合同需遵循“平等互利、公平诚信”原则，确保条款显失公平时经法律顾问重新谈判。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《公司治理结构制度》《财务报销管理办法》《内部控制手册》等关联制度形成管控合力。冲突时以本制度为准，但重大涉外合同条款需经法律顾问前置审核。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“董事会主导-总经理统筹-部门协同-监督制衡”的四级架构。董事会负责重大合同战略决策，总经理办公会审议金额超过人民币1000万元的合同，各职能部门按职责分工执行，内控部与审计部实施独立监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使最终决策权，审议年度合同风险管理报告及重大合同条款变更。

2.2.2董事会

审批金额超过人民币5000万元的境外合同，制定合同管理制度框架。

2.2.3总经理办公会

审批金额人民币1000万-5000万元的境内合同及涉外合同特殊条款。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

主责：合同需求发起、商务条款拟定；配合：财务部确认付款方式、法务部审核法律风险。

2.3.2法务部

主责：合同文本审核、法律风险防控；配合：国际业务部确认属地合规要求。

2.3.3财务部

主责：付款审批、资金风险管控；配合：风控部对异常支付行为预警。

2.3.4风控部

主责：全流程风险识别与监控；配合：供应链部对境外供应商资质验证。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

嵌入“合同审批节点监控-付款前复核-履约后评价”三个关键内控环节，核查标准包括审批权限合规性（核查比例≥30%）、风险识别完整性（核查比例≥50%）。

2.4.2审计部

每年开展一次专项审计，重点审计金额超过人民币200万元的合同执行情况。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会议”，销售部、法务部、财务部每月首周三参会，解决跨部门争议；境外业务增设“属地合规协调小组”，由驻外代表机构牵头，定期对接当地法律顾问。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

实现合同签订率100%、履约率≥98%、争议率≤2%、重大违约事件0起。

3.1.2核心指标（KPI）

合同审批时效≤3个工作日（金额<100万）、≤5个工作日（金额100万-1000万）、≤7个工作日（金额>1000万）；境外合同法律风险识别率≥95%。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板标准化

制定《标准销售合同模板库》（含通用条款、行业特殊条款、国际通用条款三类），所有合同除特殊约定外必须采用模板。

3.2.2风险分级管控

高（金额>1000万/境外）、中（金额100万-1000万/境内）、低（金额<100万）三类合同对应不同的审批层级与审核深度。

3.2.3涉外合规标准

签订《国际合同尽职调查清单》，包括但不限于：法律顾问意见书（风险等级判定）、支付方式合规性（禁止第三方垫资）、知识产权保护条款（适配WTOTRIPS协议）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

实施“PDCA全生命周期管理”与“风险矩阵动态评估”，高风险合同（如涉及仲裁条款）需进行“双盲交叉复核”。

3.3.2管理工具

部署CRM系统管理合同全流程，嵌入“电子签章-ERP自动对账-智能风险预警”数字化模块；建立“国际合同风险数据库”，记录属地法律纠纷案例。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段

销售部填写《合同需求申请单》（主责：商务条款确认；配合：供应链部核对产能），经部门负责人签字后提交至法务部进行合规预审（时限≤1个工作日）。

4.1.2审核阶段

法务部完成法律条款审核（主责：知识产权、违约责任条款；配合：国际业务部确认属地法律适配性），出具《法务审核意见书》后流转至财务部（主责：付款方式、汇率风险评估；配合：风控部确认资金安全）。

4.1.3执行阶段

合同审批通过后，销售部在ERP系统发起订单确认（主责：生产计划对接；配合：质量部制定验货标准），法务部同步录入电子合同存档系统。

4.1.4归档阶段

合同履行完毕后30日内，法务部牵头组织“三同步归档”（合同文本-付款凭证-验收单），电子版归档至OA知识库，纸质版存档至档案室。

4.2子流程说明

4.2.1境外合同特殊子流程

增加“境外法律顾问远程会签”环节，由驻外机构提供公证认证文件（主责：国际业务部；配合：法务部），审批时限延长至5个工作日。

4.2.2定制化条款处理子流程

涉及工艺变更的合同需启动《定制化条款评估程序》，由技术部出具技术风险报告（主责：质量部；配合：销售部），法务部重新审核（时限≤3个工作日）。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点（高风险合同必经）

（1）金额人民币1000万元以上合同需经总经理办公会审议；

（2）境外合同需附法律顾问风险评估报告（风险等级≥3级不得签订）；

（3）涉及仲裁的合同需明确仲裁机构选择标准。

4.3.2中风险控制点（中风险合同必经）

（1）合同文本必须使用标准模板库，非标准条款需逐条法务审核；

（2）跨境支付需采用银行保函或信用证方式（主责：财务部）。

4.4流程优化机制

每季度末由内控部组织《合同流程效率评估会》，采用“业务量占比-审批延时系数”双指标测算，对排名后20%的流程启动再造。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“合同类型（国内/境外）+金额分级（五级：1-50万/50万-100万/100万-500万/500万-1000万/1000万以上）+岗位层级（基层员工/部门负责人/总监/总经理）”构建三级权限矩阵，其中涉外合同审批人必须具备3年以上国际业务经验。

5.2审批权限标准

5.2.1国内合同审批路径

金额<50万：部门负责人审批；50万-100万：部门负责人+分管副总；100万-500万：部门负责人+法务部经理+分管副总；500万以上：部门负责人+法务部总监+总经理。

5.2.2境外合同审批路径

增加“国际业务总监”审批节点，金额超过200万需同时提交至风控委（主责：风控部；配合：审计部）。

5.2.3付款审批标准

（1）预付款≤合同金额30%需经财务总监审批；

（2）尾款支付需附履约验收单（主责：质量部；配合：供应链部）。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，期限最长不超过6个月，临时代理需提供授权书扫描件（主责：人力资源部）。

5.4异常审批流程

紧急合同需启动“加急通道”，审批人可适当越级但需附《紧急情况说明函》（主责：销售总监；配合：总经理），重大异常需纳入下季度风险分析会。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单规范

所有合同流程表单需在CRM系统电子化填写，关键信息（如金额、付款方式）需双录校验（主责：IT部；配合：销售部）。

6.1.2痕迹留存

电子审批流需全程留痕，纸质合同需扫描归档至ERP附件模块，重大合同需双备份（电子+纸质）。

6.1.3执行不到位判定

（1）合同未使用标准模板库，判定为一般违规；

（2）未按审批路径流转，判定为较重违规；

（3）金额超过人民币500万未附法律顾问意见书，判定为重大违规。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每月抽查合同流程执行情况（样本量≥20份），对问题合同启动《整改观察期》（最长30天）。

6.2.2专项监督

每半年由审计部开展《合同风险专项审计》，核查标准包括：

（1）审批权限合规性（交叉验证比例≥40%）；

（2）付款风险控制（异常支付预警响应时间≤2小时）。

6.3检查与审计

6.3.1日常检查

风控部每周对金额超过人民币100万的合同进行“付款前穿透核查”，核查内容包括供应商资质、合同条款一致性。

6.3.2专项审计

每年开展一次《合同管理年度审计》，重点审计内容：

（1）涉外合同属地合规性（占比≥30%）；

（2）重大合同争议处理有效性（占比≥20%）。

6.4执行情况报告

每月首周五提交《合同管理执行分析报告》，包含：

（1）数据指标（合同总量、审批延时、争议率等）；

（2）风险预警（金额超过100万的异常合同清单）；

（3）改进建议（基于PDCA循环）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1关键指标（KPI）及权重

（1）合同审批及时率：40%；

（2）风险防控有效性：30%（含法律合规率20%、资金安全率10%）；

（3）跨部门协同效率：30%（含信息传递完整率20%、争议解决率10%）。

7.1.2评分标准

按“优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（<60分）”四级评定，连续两个季度不合格需降级或调岗。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

月度考核（数据指标）、季度评估（流程优化）、年度审计（综合评价）。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成KPI报表；

（2）现场核查：风控部每月随机抽取5份合同进行全流程追溯。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

（1）一般违规：责任人书面检讨；

（2）较重违规：部门负责人组织培训；

（3）重大违规：启动《责任追究程序》（主责：人力资源部；配合：审计部）。

7.3.2整改时限

按“一般≤7个工作日，较重≤15个工作日，重大≤30个工作日”三级时限管理，逾期未整改的直接约谈部门负责人。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

（1）业务反馈：销售部每月提交《合同管理痛点清单》；

（2）审计意见：内控部将审计发现作为制度修订依据。

7.4.2优化流程

每年末由法务部牵头，联合IT、销售等部门开展《制度迭代会》，修订意见需经总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）连续三个季度合同审批时效≤2个工作日；

（2）成功化解金额超过人民币500万的重大合同纠纷。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：金额不超过当月绩效工资的20%；

（3）晋升奖励：优先列为后备干部。

8.1.3奖励程序

（1）申报：个人提交《奖励申请表》，部门初审；

（2）审批：风控委审议，总经理办公会决定；

（3）公示：OA系统公告，不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规（≤100万金额）

（1）合同未使用模板库；

（2）审批人未在2小时内签批。

8.2.2较重违规（100万-500万金额）

（1）涉外合同未附法律顾问意见书；

（2）付款审批超时超过5个工作日。

8.2.3重大违规（>500万金额）

（1）金额超过200万未经总经理审批；

（2）故意隐瞒合同风险导致损失。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚等级

（1）一般违规：警告+绩效扣减10%；

（2）较重违规：通报批评+绩效扣减20%；

（3）重大违规：降级或调岗+追偿损失。

8.3.2处罚程序

（1）调查：风控部出具《违规事实认定书》；

（2）告知：人力资源部送达《处罚通知书》，被处罚人有权陈述申辩；

（3）审批：总经理办公会审议，重大处罚需董事会备案。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚决定后3个工作日内，可向风控委提交《申诉申请表》。

8.4.2复议流程

（1）受理：风控委5个工作日内决定是否受理；

（2）审议：法务部牵头，3个工作日内出具复议意见；

（3）终审：总经理办公会最终裁决。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案体系

制定《合同违约应急预案》（含“诉讼类-仲裁类-调解类”三级处置方案），明确启动条件（金额超过人民币200万且可能产生损失）。

9.1.2应急组织架构

成立“合同危机处置小组”，由法务总监担任组长，成员包括销售总监、财务总监、公关部经理。

9.1.3处置流程

（1）响应：2小时内启动预案，法务部同步向风控委报告；

（2）处置：根据风险等级选择诉讼/仲裁/调解，公关部准备媒体口径。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

（1）不可抗力事件（如疫情封港）；

（2）紧急采购保供（金额≤50万且需在24小时内签订）。

9.2.2处理要求

（1）例外申请需附《例外情况说明函》，经部门负责人+法务专员双签；

（2）金额超过100万的例外合同需在次月重签标准版本。

9.3危机公关与善后

9.3.1危机公关标准

（1）信息发布：24小时内同步至所有相关部门；

（2）媒体沟通：由公关部制定《危机沟通手册》，明确“不主动认错-统一口径”原则。

9.3.2善后措施

（1）损失评估：法务部牵头，1个月内出具《损失认定报告》；

（2）责任追究：根据损失等级启动问责程序。

9.3.3跨国适配条款

（1）属地危机公关需委托当地律师提供法律支持；

（2）文化差异条款需在合同附件中注明“条款效力以中国法律为准”。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司法务部负责解释，解释意见需经总经理批