化工公司档案管理质量办法

化工公司档案管理质量办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《化学工业档案管理办法》（工信部令2021年第35号）、《联合国关于企业行为守则的指导原则》《欧盟非个人数据自由流动条例》（GDPR）等法律法规、行业标准及国际公约制定，旨在规范化工公司档案管理行为，保障档案安全，提升管理效能，支持企业国际化战略实施。

1.1.2制定目的

针对化工行业档案管理存在的分散存储、风险隐患突出、利用效率低下等痛点，本制度以价值创造、风险防控、效率提升为核心导向，通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现档案全生命周期管控，平衡管控力度与运营效率，适配数字化转型与国际化经营需求。

1.1.3核心目标

（1）规范档案管理流程，确保档案完整、准确、安全；

（2）防控合规与操作风险，满足监管要求；

（3）提升档案利用效率，支撑经营决策；

（4）适配数字化管理，实现跨境数据合规。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司总部各部门、分子公司、项目组及所有关联人员（包括正式员工、外包单位、合作单位等）在档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的管理活动。

1.2.2适用对象

（1）决策机构：股东会、董事会、总经理办公会；

（2）执行机构：档案管理部门、各业务部门、信息化部门；

（3）监督机构：内控部、审计部、合规部；

（4）操作人员：档案管理员、业务经办人员、系统操作员。

1.2.3例外适用场景

（1）涉密档案管理按《公司保密管理规定》执行；

（2）外协单位档案管理通过合同条款明确责任，纳入本制度监督。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵守国家及行业档案管理法规，确保档案管理活动合法合规。

1.3.2权责对等原则

档案管理职责与岗位权限匹配，责任主体明确，考核到位。

1.3.3风险导向原则

聚焦高价值、高风险档案管理，实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则

优化流程，减少不必要的审批环节，提升档案利用效率。

1.3.5持续改进原则

基于内外部监督结果、技术发展及业务需求动态优化制度。

1.3.6国际化适配原则

跨境档案管理遵循属地法规，同时满足集团统一管理要求。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合同管理办法》等制度衔接，冲突时以本制度为准。

1.4.2制度衔接

（1）与财务制度衔接：财务档案按《公司会计档案管理办法》管理，业务档案需经财务部门审核的通过财务系统归档；

（2）与内控制度衔接：档案管理嵌入内控流程，内控部负责监督制度执行；

（3）与信息化制度衔接：电子档案系统需与ERP、OA系统对接，确保数据一致性。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理遵循“董事会主导、总经理负责、档案部门执行、全员参与”的管理架构。董事会负责档案管理战略决策，总经理办公会审批重大事项，档案管理部门（由综合管理部牵头）负责具体执行，各部门承担档案形成与移交责任，内控部、审计部实施监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）审议档案管理重大政策；

（2）批准年度档案管理预算。

2.2.2董事会

（1）审批档案管理年度计划；

（2）监督档案管理制度执行。

2.2.3总经理办公会

（1）审批档案管理组织架构调整；

（2）决策重大档案处置事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1档案管理部门（综合管理部）

（1）制定档案管理细则；

（2）组织档案系统建设与运维；

（3）开展档案培训与监督。

2.3.2业务部门

（1）负责业务档案的形成与初步整理；

（2）指定专人（档案联络员）对接档案管理部门。

2.3.3信息化部门

（1）提供档案管理系统技术支持；

（2）保障电子档案系统安全。

2.3.4各岗位责任

（1）档案联络员：每月汇总档案移交清单，确保完整性；

（2）业务经办人员：保证档案内容真实、准确。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）审核档案管理流程风险点；

（2）开展档案管理内控测试（每年至少两次）。

2.4.2审计部

（1）对年度档案管理专项审计；

（2）核查重大档案处置合规性。

2.4.3合规部

（1）监督涉外档案管理合规性；

（2）指导跨境档案数据合规。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

（1）档案管理联席会议：由综合管理部牵头，每季度召开一次；

（2）重大档案处置需经档案、业务、内控部门会签。

2.5.2国际化协调

（1）驻外机构档案管理参照《公司海外机构档案管理办法》，由总部档案部门指导；

（2）跨境档案数据传输需经合规部评估，符合GDPR等国际规则。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）档案完整率≥99%；

（2）档案合规性差错率≤0.5%；

（3）档案利用响应时间≤2小时；

（4）电子档案系统覆盖率100%。

3.1.2核心KPI

（1）档案归档及时性：业务档案形成后15日内归档；

（2）档案检索准确率：系统检索准确率≥95%；

（3）档案安全事件：零重大安全事件。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

（1）按档案类型分类：生产档案、研发档案、安全档案、环保档案、合同档案、财务档案等；

（2）按保管期限分类：永久、30年、10年、5年。

3.2.2风险控制点及措施

（1）高风险点：

-重大安全环保事故档案（对应措施：双人异地保管、定期双人核对）；

-跨境研发档案（对应措施：加密存储、访问权限分级）；

（2）中风险点：

-年度经营报告（对应措施：系统自动备份、纸质档案双人签字）；

（3）低风险点：

-一般业务函件（对应措施：系统归档、纸质按季度清点）。

3.2.3行业适配要求

（1）化工生产档案需符合《危险化学品安全管理条例》附件要求，包含反应物、产物、安全数据表（SDS）；

（2）环保档案需完整记录排污检测数据，符合ISO14001标准。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：覆盖档案形成-鉴定-销毁全过程；

（2）风险矩阵法：对档案类型实施分级管控。

3.3.2管理工具

（1）电子档案系统：采用钉钉+企业微信双平台归档，对接ERP系统自动抓取合同档案；

（2）纸质档案系统：RFID标签管理，智能密集架实时定位。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

化工档案管理主流程按“形成-收集-整理-鉴定-保管-利用-销毁”顺序推进，各环节责任主体与时限如下：

（1）形成阶段：业务经办人员按档案类型规范记录，业务部门负责人审核（时限≤2日）；

（2）收集阶段：档案联络员每月5日前汇总清单，档案部门10日内完成收集（时限≤15日）；

（3）整理阶段：档案部门30日内完成分类编目，系统自动生成索引；

（4）鉴定阶段：档案部门每年6月联合内控部开展鉴定，重大档案经技术鉴定；

（5）保管阶段：纸质档案存放于恒温恒湿库房，电子档案双重备份于异地数据中心；

（6）利用阶段：利用申请经档案部门+业务部门双审核（时限≤1日）；

（7）销毁阶段：鉴定为销毁的档案需经部门+档案部门双签字，合规部监督销毁（时限≤30日）。

4.2子流程说明

4.2.1重大安全档案管理

（1）事故发生后24小时内，现场人员立即收集原始证据（照片、视频、检测报告）；

（2）档案部门同步建立应急归档通道，48小时内完成初步整理；

（3）涉及跨境事故需同步向总部合规部汇报，按GDPR要求匿名化处理。

4.2.2跨境研发档案管理

（1）研发档案形成后由驻外机构档案联络员按总部标准整理；

（2）每月5日前通过加密VPN传输至总部，总部档案部门进行二次审核；

（3）涉及专利申请的档案需经IP部门会签。

4.3流程关键控制点

4.3.1控制点设计

（1）档案形成控制点：业务系统自动校验档案要素完整性（如安全档案需含SDS）；

（2）电子档案控制点：系统自动记录操作日志，IP地址与时间戳双重校验；

（3）纸质档案控制点：RFID标签扫描进出库，双人在场核验。

4.3.2高风险点防控

（1）重大环保档案：需经环保部门+档案部门双验签，系统锁定最高权限；

（2）跨境数据传输：传输前经合规部评估，传输中加密，传输后总部审计部抽查。

4.4流程优化机制

（1）优化发起条件：档案利用率低于50%或内控测试发现问题；

（2）评估流程：档案部门提出方案，内控部审核，总经理办公会审批；

（3）优化周期：每年10月完成上一年度流程复盘，次年1月实施优化方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

档案管理权限按“档案类型+保管期限+岗位层级”三级分配，具体如下：

（1）档案类型：生产档案权限高于经营档案；

（2）保管期限：永久档案权限高于短期档案；

（3）岗位层级：高管仅可查阅重大决策档案。

5.2审批权限标准

5.2.1常规审批路径

（1）一般档案查阅：业务部门负责人审批；

（2）电子档案下载：档案管理员审批；

（3）纸质档案借阅：部门负责人+档案部门双审批。

5.2.2特殊审批路径

（1）重大档案处置：总经理办公会审批；

（2）跨境档案调取：需经合规部+法务部双审批，并报当地监管机构备案。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）因出差需临时授权，授权期限≤15日；

（2）代理需提供授权书及身份证复印件，档案部门备案。

5.3.2代理期限

（1）临时代理最长15个工作日；

（2）代理期间权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

（1）紧急情况（如诉讼举证）需加急审批，通过OA系统特急通道申请；

（2）加急审批需附风险评估报告，合规部审核。

5.4.2补批管理

（1）越权查阅需补批，补批时限≤3个工作日；

（2）补批申请需说明原因，档案部门审核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）纸质档案：采用OCR技术扫描，关键档案加盖骑缝章；

（2）电子档案：系统自动校验文件格式（如安全档案需PDF/A）；

（3）痕迹留存：电子操作日志与纸质交接单双备份。

6.1.2表单填报要求

（1）档案移交表需双签字，一式两份；

（2）电子档案系统自动生成《档案利用申请表》，需关联业务审批流。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

（1）日常监督：档案部门每月抽查各部门归档情况；

（2）专项监督：内控部每季度开展档案管理风险测试；

（3）突击检查：审计部对重大档案处置进行现场核查。

6.2.2内控嵌入环节

（1）档案形成控制：业务系统档案要素校验；

（2）档案保管控制：智能密集架温湿度监控；

（3）档案利用控制：利用记录与权限日志关联。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）专项审计：每年一次，覆盖所有档案类型；

（2）日常检查：每月不少于一次，重点检查电子档案系统。

6.3.2审计要求

（1）审计组需包含档案、IT、内控专业人员；

（2）审计报告需明确问题分类（制度缺陷/执行不到位），整改要求需量化。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：档案部门汇总本部档案数量、利用率、风险事件；

（2）季度报告：分子公司需附跨境档案管理情况；

（3）年度报告：含制度优化建议，经内控部审核。

6.4.2报告内容

（1）数据统计：按档案类型统计数量、利用率；

（2）风险通报：重大风险事件及整改情况；

（3）改进建议：基于业务需求提出系统优化方案。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）档案部门：档案完整率（权重40%）、系统使用率（权重30%）；

（2）业务部门：归档及时性（权重20%）、合规差错率（权重10%）。

7.1.2评分标准

（1）档案完整率：每缺失1件扣2分，差错率超0.5%直接否决该项；

（2）考核结果与部门绩效奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：部门自查，档案部门抽查；

（2）季度评估：内控部抽查；

（3）年度评估：总经理办公会审议。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：系统自动生成指标报表；

（2）现场核查：抽取档案现场验证；

（3）第三方评估：每年引入专业机构进行审计。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

（1）一般问题：7个工作日内整改；

（2）重大问题：30个工作日内整改，需经内控部验收；

（3）紧急问题：立即整改，事后补报整改方案。

7.3.2责任追究

（1）连续两次整改不到位的，部门负责人降级；

（2）造成重大损失的，按《公司问责办法》处理。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

（1）业务部门需求：每月通过OA系统收集；

（2）审计问题：年度审计报告需含改进建议清单。

7.4.2优化流程

（1）建议评估：档案部门每月汇总，内控部审核；

（2）方案审批：总经理办公会审议，变更需修订制度。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）档案管理创新：如系统优化、流程创新；

（2）风险防控突出：如避免重大档案丢失；

（3）服务评价高：年度考核优秀部门。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬、评优评先；

（2）物质奖励：奖金500-5000元；

（3）晋升奖励：优先晋升档案联络员。

8.1.3奖励程序

（1）申报：个人或部门填写《奖励申请表》，经部门+档案部门双审核；

（2）公示：奖励名单在内部平台公示3个工作日；

（3）发放：总经理办公会审批后发放。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

（1）一般违规：如归档超期未满30日；

（2）较重违规：如擅自销毁档案；

（3）严重违规：如跨境数据泄露。

8.2.2判定标准

（1）依据《公司档案管理办法》条款，结合风险等级判定；

（2）重大违规需经合规部评估。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚措施

（1）警告：对一般违规；

（2）罚款：较重违规，金额不超过1000元；

（3）降级：严重违规，取消年度评优资格。

8.3.2处罚程序

（1）调查：档案部门牵头，收集证据；

（2）告知：书面告知违规事实，限期陈述申辩；

（3）审批：综合管理部审批，重大违规经总经理办公会。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内可申诉；

（2）申诉需附证据材料。

8.4.2复议流程

（1）受理：综合管理部审核申诉材料；

（2）复议：内控部组织复议，5个工作日内出具结果；

（3）终局：复议结果为最终决定，留存全程记录。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案体系

（1）档案火灾预案：启动消防系统，疏散人员，同步转移档案至备用库房；

（2）系统故障预案：启用备用服务器，48小时内恢复数据；

（3）数据泄露预案：立即断开网络，配合监管机构调查，通报全体员工。

9.1.2责任分工

（1）应急小组：总经理任组长，成员含档案、IT、安保；

（2）属地适配：跨境事故需同时遵循中国《网络安全法》及当地数据保护法。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

（1）不可抗力：自然灾害、战争等；

（2）政策调整：如GDPR修订。

9.2.2处理流程

（1）例外申请：需附情况说明，经档案部门+合规部双审核；

（2）审批权限：一般例外由总经理审批，重大例外由董事会审批；

（3）记录要求：例外处理需附风险评估报告，存档备查。

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