珠宝公司下属单位管理制度

珠宝公司下属单位管理制度第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》《中华人民共和国合同法》《珠宝玉石首饰质量监督检验暂行办法》及《联合国跨国公司行为守则》等法律法规、行业标准和国际公约制定，同时结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略目标，旨在规范珠宝公司下属单位（以下简称“下属单位”）经营管理行为，强化内控合规体系，提升运营效率，适配数字化转型与国际化经营需求。针对当前下属单位管理中存在的流程冗余、权责不清、风险隐患等痛点，通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现管控力度与运营效率的动态平衡。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有下属单位，包括但不限于直营店、分公司、海外子公司及关联合作机构，覆盖业务拓展、采购、销售、仓储、物流、财务、人力资源等全业务领域及所有正式员工、外包服务人员及合作单位相关人员。例外适用场景包括但不限于紧急抢险救灾、政策临时调整等不可抗力因素，此类场景需经总经理办公会审批备案。审批权限由各下属单位负责人及集团总部相关部门按权限矩阵执行。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有下属单位经营管理活动须符合国家及所在地法律法规、行业规范及公司内部制度要求。

1.3.2权责对等原则：决策权限与监督责任、管理权限与执行责任必须匹配，禁止越权或失职行为。

1.3.3风险导向原则：聚焦珠宝行业高风险环节（如贵重金属管理、供应链安全、跨境合规等），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则：通过流程优化、数字化工具赋能，缩短审批周期，提升业务响应速度（如采购审批时效≤3个工作日）。

1.3.5持续改进原则：基于内外部监督结果、业务变化及政策调整，定期修订完善制度体系。

1.3.6国际化适配原则：海外单位须同步执行本制度，同时遵循当地法律法规及文化差异，建立属地化合规保障机制。

1.4制度地位与衔接

本制度为集团一级基础性管理制度，与《集团财务管理办法》《内控手册》《绩效考核制度》等专项制度形成协同体系。制度衔接遵循“下级服从上级、专项服从基础”原则，若存在冲突，由集团内控合规部协调裁定，重大争议提交董事会审议。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司治理架构分为决策层、执行层、监督层三层级：决策层由股东会、董事会及总经理办公会构成，负责战略审批与重大事项决策；执行层包含下属单位负责人及各职能部门，落实业务运营与制度执行；监督层由内控部、审计部、合规部组成，实施全过程风险监控。层级关系以权责法定为逻辑主线，执行层对决策层负责，监督层对决策层及执行层双线监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：行使最高决策权，审议年度战略规划、重大资本运作及章程修订。

2.2.2董事会：制定经营方针，审批年度预算、重大投资及高管任免，聚焦战略落地与风险把控。

2.2.3总经理办公会：负责经营计划审批、跨部门协同决策及突发风险处置，决策事项需经议题准备、充分讨论、三分之二以上成员同意。

2.3执行机构与职责

2.3.1下属单位负责人：对本单位全面管理负责，包括但不限于经营目标达成、合规达标及员工管理，需签署《管理责任书》。

2.3.2职能部门：按职责清单（如采购部需确保供应商资质合规、财务部需落实资金支付授权）执行业务，每项操作需对应唯一责任主体（如采购合同审批由采购经理与财务总监双签）。

2.3.3跨部门协同：重大事项需经“需求提出方+协同方+监督方”三方确认，如新品上市需市场部、供应链部、合规部联合审批。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入采购、销售、财务三大关键业务流程，实施全生命周期监控（如采购环节需核查供应商认证、销售环节需校验渠道合规性），每季度出具内控报告。

2.4.2审计部：每年开展至少一次专项审计（如贵重金属盘点、跨境交易合规性），审计结果强制关联绩效考核。

2.4.3合规部：建立风险预警机制（如监测国际反洗钱法规变化），对违规行为实施分级追责。

2.4.4监督结果应用：审计/内控发现的问题需纳入整改计划，整改情况由执行层确认后报监督层备案。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调：每月召开“运营协调会”（市场部、供应链部、物流部主责），解决流程堵点；重大涉外业务需增设“属地合规协调岗”。

2.5.2信息共享：建立OA系统统一数据平台，关键信息（如供应商黑名单、客户风险等级）需实时同步至相关部门。

2.5.3争议解决：建立“部门协调-分管领导裁决-总经理办公会复核”三级争议解决机制，涉外争议需引入属地法律顾问。

第三章人力资源管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：实现人才梯队建设、合规用工及成本控制（如培训覆盖率≥95%、离职率≤15%）。

3.1.2核心KPI：招聘周期≤30天、员工满意度≥85分、合规培训完成率100%，数据统计以HR系统为准。

3.1.3统计口径：员工分类按“正式工/外包/合作单位”统计，国际化单位需按属地法律调整统计维度。

3.2专业标准与规范

3.2.1招聘标准：关键岗位需通过背景调查（含反洗钱核查），海外招聘需经属地合规部门预审。

3.2.2合规管理：实施“入职-在职-离职”全周期合规管理，高风险岗位（如贵重品保管）需通过专业资质认证。

3.2.3风险控制点：

（高）境外员工政治背景审查；

（中）劳务派遣用工合规性；

（低）员工行为异常监测，对应措施为：高风险点强制第三方背景调查，中风险点定期签署合规承诺书，低风险点通过智能监控系统预警。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用PDCA循环（Plan-Do-Check-Act）优化人才流程，如通过季度复盘改进培训效果。

3.3.2管理工具：使用HRIS系统管理员工信息，与财务系统对接薪酬核算，与内控系统联动异常行为监测。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1采购流程：需求提报→供应商评估（含反商业贿赂审查）→合同审批（金额＞500万元需董事会备案）→执行跟踪→验收付款，总时限≤15个工作日。

4.1.2销售流程：客户信息采集→信用评估（高风险客户需财务总监复核）→订单审批→履约交付→回款跟踪，总时限≤10个工作日。

4.1.3贵重金属管理流程：入库登记→质检合格→出库授权（需双人复核）→物流跟踪→销售核销，实施全流程视频监控。

4.2子流程说明

4.2.1供应商评估子流程：资质审查→样品检测（含成分分析）→商务谈判→合同签订，需附《供应商风险矩阵表》（按财务稳定性、合规记录、交付能力打分）。

4.2.2异常订单处理子流程：触发条件为订单金额偏离历史均值30%以上，需启动“业务部门+财务部门+合规部门”联合核查。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险点：

（高）贵重金属出入库操作，需经“保管员+主管”双签；

（中）跨境交易，需校验外汇合规性；

（低）日常报销，需核对发票真伪。

4.3.2核查方式：高/中风险点需现场核查，低风险点可通过系统自动校验，核查结果需留存影像资料。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起：由执行层或监督层根据效率/合规指标变化提出，需附带《流程优化建议书》（含预期效果测算）。

4.4.2评估审批：由总经理办公会审议，重大流程优化需提交董事会批准。

4.4.3年度复盘：每年6月30日前完成上年度流程执行情况分析，识别滞后环节并纳入优化计划。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1采购权限：金额＜50万元由下属单位负责人审批，50-200万元需分管副总核准，＞200万元由集团采购委员会审批，审批时效≤2个工作日。

5.1.2财务权限：单笔付款＜5万元由财务主管审批，5-50万元需财务总监复核，＞50万元需总经理审批，审批权限与金额/业务类型/风险等级绑定。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：按金额设置三级审批（主管-副职-高管），特殊业务需“加签制度”（如境外投资需独立董事加签）。

5.2.2审批时限：常规审批≤3个工作日，紧急审批需加急通道，但加急事项需附《风险备忘录》。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：授权范围须明确至具体业务事项（如“授权张三处理华东区采购预算”），授权期限最长不超过1年。

5.3.2代理规范：临时代理需经直属上级批准，最长15个工作日，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

5.4.1触发条件：权限外审批、紧急事项超时效处理、补批流程缺失等，需启动《异常审批会签单》。

5.4.2审批要求：异常审批需附带《风险评估报告》（含替代方案比选），审批人需注明“是否知悉潜在风险”。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：贵重金属出入库需使用《实物资产交接单》，系统自动生成二维码扫码核销。

6.1.2痕迹留存：电子操作需留痕（ERP系统日志）、纸质操作需双人签字（如采购申请单需采购员与部门主管双签），所有痕迹按“月度+季度”备份归档。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部通过“每周流程抽查”（占比40%）+“每月系统监控”（占比60%）双轨实施。

6.2.2专项监督：针对高风险领域（如钻石采购）开展“突击检查”，检查方案需经审计委员会审批。

6.3检查与审计

6.3.1频次要求：专项审计每年至少一次（含海外单位），日常检查每月不少于两次。

6.3.2结果应用：审计报告需强制关联绩效考核（如内控指标占比不低于15%），重大问题纳入“整改督办清单”。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期：月度报告需在次月5日前提交，季度报告需附季度内控分析报告。

6.4.2报告内容：包含制度执行数据（如合同签订率）、风险事件清单、改进建议，数据来源以ERP系统统计为准。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核维度：分为“KPI指标（占70%）、合规项（占20%）、改进建议（占10%）”，KPI指标需与制度目标挂钩（如采购合规率100%）。

7.1.2权重设定：贵重金属管理权重不低于25%，跨境业务合规权重不低于15%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度考核由下属单位自行评分，季度考核由集团人力资源部复核。

7.2.2评估方法：采用“数据比对+现场核查+神秘顾客”组合方式，核查比例不低于30%。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：一般问题（≤7个工作日整改）、重大问题（≤30个工作日整改）、紧急问题（3日内启动），需按“发现-整改-验收-销号”闭环管理。

7.3.2责任追究：整改逾期或效果不达标，由分管领导承担管理责任，强制降级或降薪（具体标准见《奖惩制度》）。

7.4持续改进流程

7.4.1优化建议来源：基于年度审计报告、员工匿名反馈（占比20%）、系统数据分析（如ERP异常交易预警）。

7.4.2评估审批：制度优化需通过“起草-部门会审-分管领导初审-总经理办公会终审”流程，修订版本需加注修订说明。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：重大合规贡献、流程优化效益超预期（如采购成本降低5%）、超额完成经营指标等。

8.1.2奖励类型：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（奖金/实物）+发展奖励（优先晋升），奖励标准需经财务部测算。

8.1.3程序要求：奖励申报需附带《奖励申报单》，经直属上级、人力资源部、分管领导三级审批，公示期不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1分类标准：按违规性质分为一般违规（如报销单据缺章）、较重违规（如泄露客户信息）、严重违规（如贵重金属流失），对应处罚标准见附表。

8.2.2判定标准：结合《员工手册》与行业惯例，重大违规需经合规部出具《违规认定函》。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚梯度：一般违规（通报批评）、较重违规（降级/降薪）、严重违规（解除劳动合同），处罚标准需在《劳动合同》中明确约定。

8.3.2程序要求：处罚需启动“调查取证-告知解释-审批执行”流程，员工有权在收到处罚前进行陈述申辩。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：员工对处罚结果不服，可在收到通知后3个工作日内向人力资源部申诉。

8.4.2复议流程：人力资源部组织“复核小组”（含工会代表），5个工作日内出具复议决定，复议结果为最终裁决。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案体系：针对贵重金属盗窃（最高级别）、系统瘫痪（次级别）、跨境制裁（三级）制定专项预案。

9.1.2应急组织：成立“危机管理小组”（由董秘牵头，合规部、公关部、法务部主责），启动预案需经董事会批准。

9.2例外情况处理

9.2.1适用场景：自然灾害、突发公共卫生事件、政策临时调整等不可抗力因素。

9.2.2处理要求：例外申请需经“业务部门+内控部+分管领导”联合审批，审批时限≤1个工作日，事后需补充《例外情况说明》。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：海外危机由当地子公司主责，集团总部提供支持；境内危机由公关部统筹。

9.3.2差异化方案：针对不同国家制定《危机公关手册》（含文化适配条款，如伊斯兰国家需避免十字图案宣传）。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度