纺织公司销售合同作废制度

纺织公司销售合同作废制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、国际商会《国际商事合同通则》、联合国国际贸易法委员会《联合国国际货物销售合同公约》等法律法规、行业标准和国际公约制定，结合公司国际化经营战略及数字化转型需求，旨在规范销售合同作废管理，防范经营风险，提升运营效率，保障公司合法权益。

1.1.2制定目的

针对公司销售合同作废管理中存在的流程不规范、风险识别不足、部门协同不畅、系统支撑薄弱等痛点，本制度通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现以下核心目标：

（1）规范合同作废审批流程，确保决策科学、操作合规；

（2）强化风险防控能力，降低合同作废引发的信用风险、法律风险及财务风险；

（3）提升管理效率，缩短合同作废周期，优化资源配置；

（4）适配数字化转型需求，通过信息系统固化管理标准，实现智能化监控与预警。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有业务单元（含销售、采购、生产、财务、法务等部门）涉及的销售合同作废事项，覆盖合同签订生效后的全部作废场景，包括但不限于因客户违约、市场变化、政策调整、产品召回等原因导致的合同解除或终止。

1.2.2适用对象

（1）决策层：股东会、董事会、总经理办公会；

（2）执行层：销售部、法务部、财务部、内控部等相关部门负责人及岗位人员；

（3）监督层：审计部、合规部、内控部；

（4）关联方：合作单位、外包机构等第三方。

1.2.3例外适用场景

（1）金额低于公司规定标准的简易合同作废，可由业务部门自行处理并报备内控部；

（2）紧急情况下的合同作废，需经总经理特别授权，但须在授权后2个工作日内补办审批手续。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

合同作废管理须严格遵守国家法律法规及行业规范，确保所有操作合法合规，防范法律纠纷。

1.3.2权责对等原则

明确各部门及岗位的职责权限，确保权责清晰、责任到人，禁止越权审批或违规操作。

1.3.3风险导向原则

聚焦合同作废过程中的重大风险点，实施差异化管控措施，优先防范高影响风险。

1.3.4效率优先原则

在确保风险可控的前提下，优化审批流程，减少不必要的环节，提升合同作废效率。

1.3.5持续改进原则

建立动态管理机制，根据业务发展及风险变化持续优化制度标准，适应市场环境。

1.3.6平等自愿原则

合同作废须基于双方协商一致，确保交易公平，维护公司商业信誉。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司专项管理制度，处于公司制度体系第三层级，服从于《公司内部控制基本规范》及《公司合同管理办法》。

1.4.2制度衔接

本制度与以下制度存在衔接关系：

（1）《公司合同管理办法》（文号：企法字〔2023〕15号），本制度补充合同作废管理细则；

（2）《公司财务管理办法》（文号：企财字〔2023〕20号），本制度涉及财务结算条款需与财务制度衔接；

（3）《公司内控手册》（文号：企内控字〔2023〕5号），本制度嵌入内控手册第8章风险控制环节。

1.4.3冲突处理规则

若本制度与其他制度存在冲突，以本制度为准，但重大事项需经董事会审议确认。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同作废管理实行“董事会主导、总经理统筹、部门协同、监督制衡”的层级架构：

（1）董事会作为最高决策机构，负责重大合同作废事项的最终审批；

（2）总经理办公会负责一般合同作废事项的决策及管理监督；

（3）销售部作为执行主体，负责合同作废的日常申请与推进；

（4）法务部作为法律支持，负责风险识别与合规审核；

（5）财务部作为结算主体，负责款项清收与账务处理；

（6）内控部、审计部作为监督机构，负责流程合规与风险监控。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

职责：审议年度合同作废管理报告，制定重大合同作废的最终决策规则。

2.2.2董事会

职责：批准合同作废管理制度，审批金额超过500万元人民币或涉及重大商业利益的合同作废申请。

议事规则：按《公司章程》规定召开，三分之二以上董事出席方为有效，三分之二以上同意方为通过。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

职责：提交合同作废申请，协调客户协商条款，跟进作废执行情况。

责任主体：销售部经理为第一责任人，合同管理员为直接责任人。

2.3.2法务部

职责：出具法律风险评估报告，审核作废条款的合规性。

责任主体：法务总监为第一责任人，合同审核员为直接责任人。

2.3.3财务部

职责：执行款项结算，处理保证金退还，更新财务记录。

责任主体：财务总监为第一责任人，应收/应付会计为直接责任人。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

职责：嵌入合同作废关键内控环节，包括：

（1）发起阶段：审核申请人的权限与资料完整性（高风险点，需双人复核）；

（2）审批阶段：监控审批路径的合规性（中风险点，系统自动校验）；

（3）执行阶段：核查保证金退还与款项结算的准确性（高风险点，需财务与销售双重确认）。

责任主体：内控经理为第一责任人，内控专员为直接责任人。

2.4.2审计部

职责：每年开展合同作废专项审计，重点关注重大作废事项的决策程序与风险控制。

责任主体：审计总监为第一责任人，审计经理为直接责任人。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

建立合同作废联席会议制度，由总经理指定牵头部门（销售部），每月召开1次，协调跨部门事项。

2.5.2信息共享机制

2.5.3涉外业务协调机制

涉及国际业务的合同作废，需增设属地法务支持环节，由法务部指定人员对接，确保符合当地法律法规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）合同作废审批时效：常规业务≤3个工作日，紧急业务≤1个工作日；

（2）违约金结算准确率：≥99%；

（3）保证金退还及时率：≥98%。

3.1.2核心KPI

（1）合同作废申请合规率：100%；

（2）合同作废风险识别率：≥90%；

（3）跨部门协同满意度：≥85%。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同作废类型与条件

（1）协商解除：双方协商一致，需提供书面协议；

（2）单方解除：符合《民法典》第563条等法定情形，需提供证据材料；

（3）不可抗力解除：需提供权威机构证明。

3.2.2风险控制点及防控措施

（1）高风险点：违约金计算与支付（防控措施：法务部复核，财务部双签）；

（2）中风险点：保证金退还（防控措施：系统自动校验退还条件，双人确认）；

（3）低风险点：合同归档（防控措施：电子与纸质同步归档，定期盘点）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：覆盖合同作废前、中、后各阶段；

（2）风险矩阵法：对作废场景进行风险分级（高/中/低），制定差异化管控策略；

（3）PDCA循环：通过计划-执行-检查-改进持续优化管理。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：固化审批流程，自动生成结算单据；

（2）OA系统：实现跨部门协同，记录审批痕迹；

（3）CRM系统：跟踪客户反馈，优化后续合作。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起阶段：销售部提交合同作废申请，附《合同作废申请表》（见附件1），经销售经理审核；

（2）审核阶段：法务部出具法律意见书，财务部评估结算方案，内控部审核权限与资料；

（3）审批阶段：按金额/风险等级提交至总经理办公会或董事会审批；

（4）执行阶段：审批通过后，销售部通知客户，法务部确认解除条款，财务部结算款项；

（5）归档阶段：相关文件归档至ERP系统，纸质材料由档案室管理。

4.2子流程说明

4.2.1紧急合同作废流程

（1）销售部提交《紧急合同作废申请表》（见附件2），附风险评估报告；

（2）总经理口头授权后，立即启动审批流程，审批通过后2小时内通知客户；

（3）后续补办审批手续，最长不超过3个工作日。

4.2.2违约金争议流程

（1）争议发生时，销售部提交《违约金争议处理表》（见附件3）；

（2）法务部组织调解，调解不成的，启动仲裁或诉讼程序；

（3）结算时，财务部暂扣争议款项，待争议解决后按结果执行。

4.3流程关键控制点

（1）申请资料审核：销售部提交资料后，法务部在2个工作日内出具意见；

（2）审批权限校验：系统自动比对申请人权限，不符合需退回重填；

（3）保证金退还确认：财务部与销售部共同签署《保证金退还确认单》（见附件4），系统自动触发结算。

4.4流程优化机制

每年6月30日前，内控部牵头组织各相关部门对流程进行复盘，重点优化以下内容：

（1）审批节点及时限；

（2）系统功能适配性；

（3）跨部门协同效率。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按金额/风险等级划分审批权限：

（1）金额≤50万元/低风险：销售部经理审批；

（2）50万元<金额≤200万元/中风险：法务总监审批；

（3）金额>200万元/高风险：总经理办公会审批；

（4）金额>1000万元/极高风险：董事会审批。

5.2审批权限标准

5.2.1常规审批路径

销售部→法务部→财务部→总经理→财务部执行

5.2.2特殊审批路径

（1）紧急业务：销售部→法务部→总经理→财务部执行；

（2）跨境业务：销售部→法务部（含属地法务）→财务部→总经理→财务部执行。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：岗位空缺或临时任务需经总经理批准；

（2）授权范围：明确授权事项、期限及权限层级；

（3）代理要求：临时代理需备案，授权书存档，代理期限≤15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）越权审批：需补办审批手续，并说明原因；

（2）补批要求：审批过程中发生流程变更，需经原审批机构同意；

（3）加急通道：金额>1000万元且情况紧急，经董事长批准可跳过一级审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）合同作废需通过OA系统提交，禁止线下流转；

（2）表单填写需完整，附件需扫描归档；

（3）电子数据需与纸质材料一致，双备份保存。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每日抽查审批记录，重点关注：

（1）审批时效是否超标；

（2）权限是否符合矩阵要求。

6.2.2专项监督

每年3月、9月由审计部开展专项监督，重点检查：

（1）重大合同作废的决策程序；

（2）违约金结算准确性。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）日常检查：内控部每周不少于2次；

（2）专项检查：审计部每季度不少于1次。

6.3.2审计要求

审计部每年至少开展1次合同作废专项审计，形成《审计报告》（见附件5），明确整改要求。

6.4执行情况报告

每月5日前，销售部提交《合同作废执行报告》（见附件6），内容含：

（1）当月作废合同数量、金额；

（2）风险事件及处理情况；

（3）流程优化建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）销售部：合同作废审批时效、违约金结算准确率；

（2）法务部：法律风险识别率；

（3）财务部：保证金退还及时率。

7.1.2评分标准

采用百分制，权重分配：

（1）时效指标：40分；

（2）合规指标：30分；

（3）风险指标：30分。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：由内控部汇总数据，销售部确认；

（2）年度评估：由总经理办公会审议。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成报表；

（2）现场核查：随机抽取合同作废案例，验证流程执行情况。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）发现：内控部、审计部提出问题清单；

（2）立项：责任部门制定整改方案；

（3）整改：限期完成，责任人签字确认；

（4）复核：内控部抽查验证；

（5）销号：存档备查。

7.3.2分类管理

（1）一般问题：整改时限≤7个工作日；

（2）重大问题：整改时限≤30个工作日；

（3）紧急问题：立即整改，3个工作日内上报结果。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

7.4.2评估与审批

（1）内控部评估建议可行性；

（2）总经理办公会审批，重大建议需董事会审议。

7.4.3跟踪实施

（1）责任部门实施，内控部跟踪；

（2）每季度评估效果，形成闭环。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）合同作废效率突出；

（2）风险防控成效显著；

（3）优化制度贡献突出。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：奖金500-2000元；

（3）晋升奖励：优先提拔。

8.1.3奖励程序

（1）申报：部门提交《奖励申请表》（见附件7）；

（2）审核：内控部评估；

（3）审批：总经理办公会决定；

（4）公示：OA系统公示，期限≥3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）审批超时未及时汇报；

（2）表单填写不完整。

8.2.2较重违规

（1）越权审批未补办手续；

（2）违约金计算错误导致损失。

8.2.3严重违规

（1）泄露商业秘密；

（2）造成重大经济损失。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚类型

（1）警告：书面批评；

（2）罚款：100-5000元；

（3）降级：情节严重者。

8.3.2处罚程序

（1）调查：内控部或审计部调查取证；

（2）告知：书面告知当事人，保障申辩权；

（3）审批：人力资源部执行。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚通知后3个工作日内提出。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部审核申请；

（2）复议：总经理办公会审议；

（3）结果：5个工作日内出具复议决定，存档备查。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大违约预案

（1）启动条件：客户拖欠金额>1000万元且恶意违约；

（2）处置措施：法务部立即起诉，财务部冻结对方账户，销售部协商和解。

9.1.2系统故障预案

（1）启动条件：ERP系统故障导致无法审批；

（2）处置措施：启用纸质审批流程，3小时内恢复系统。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）自然灾害导致合同无法履行；

（2）政府政策强制干预。

9.2.2处理要求

（1）提交《例外情况申请表》（见附件8）；

（2）附权威证明材料；

（3）经总经理审批后执行。

9.3危机公关与善后

9.3.1责