服装公司生产耗材采购细则(规定)

服装公司生产耗材采购细则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本细则依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及相关配套指引、《采购供应商管理国际标准ISO19600》《联合国全球契约》等国际公约，结合《服装行业采购管理规范》（GB/T34880）等行业标准，并适配公司国际化经营战略，旨在规范生产耗材采购行为，防范采购风险，提升采购效率，保障生产运营稳定。

1.1.2制定目的

针对当前公司生产耗材采购中存在的采购流程不规范、供应商管理薄弱、成本控制不足、合规风险突出等问题，通过构建科学化、标准化的采购管理体系，实现采购透明化、高效化，降低采购成本，提升供应链韧性，促进价值创造。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本细则适用于公司所有分子公司及事业部在生产耗材（包括但不限于面料、辅料、包装材料、劳保用品等）的采购活动，覆盖采购需求提报、供应商选择、合同签订、履约验收、付款结算等全流程。

1.2.2适用对象

本细则适用于公司采购部、生产部、质量部、财务部等相关部门及岗位人员，以及所有参与采购活动的正式员工、外包团队及合作单位。

1.2.3例外适用场景

涉及国家安全、行业垄断等特殊领域的采购，或金额低于公司规定的免审批金额标准（具体标准由财务部另行发布），可按例外流程处理，但需报采购部备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有采购活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保采购行为合法合规。

1.3.2权责对等原则

采购各环节责任主体明确，权力与责任相匹配，避免越权操作或责任推诿。

1.3.3风险导向原则

聚焦高价值、高风险采购领域，实施差异化管控措施，降低采购风险。

1.3.4效率优先原则

优化采购流程，减少不必要环节，提高采购效率，保障生产需求及时满足。

1.3.5持续改进原则

定期评估采购绩效，根据内外部环境变化动态优化制度，提升采购管理水平。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本细则为公司专项管理制度，属于公司制度体系中的二级制度，效力低于公司基本制度，高于部门级操作细则。

1.4.2制度衔接

本细则与《公司内部控制手册》《财务报销管理制度》《供应商管理办法》《合同管理办法》等制度相互衔接，存在冲突时以本细则为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司采购管理组织架构分为决策层、执行层、监督层三级，各层级职责明确，形成闭环管理。决策层由董事会及总经理办公会组成，负责重大采购事项的决策；执行层由采购部及相关部门构成，负责采购业务的具体实施；监督层由内控部、审计部及合规部组成，负责采购活动的监督与评价。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

董事会负责审批年度采购预算、重大采购项目（金额超过公司年度预算总额5%的采购）及采购管理办法的修订。

2.2.2总经理办公会

总经理办公会负责审批金额超过公司年度预算总额1%且低于5%的采购项目，以及采购部门提出的重大采购方案。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

采购部作为采购活动的归口管理部门，负责采购需求管理、供应商管理、采购谈判、合同签订、履约监督等全流程工作。具体职责包括：

（1）建立供应商数据库，定期评估供应商绩效；

（2）组织采购谈判，签订并履行采购合同；

（3）监督供应商履约情况，处理履约纠纷；

（4）收集市场信息，优化采购策略。

2.3.2生产部

生产部负责提出生产耗材需求，参与供应商的现场考察，监督采购材料的质量与数量。具体职责包括：

（1）根据生产计划制定采购需求清单；

（2）参与供应商生产能力及质量体系考察；

（3）验收采购材料，确保符合生产要求。

2.3.3质量部

质量部负责采购材料的检验与测试，出具质量评估报告。具体职责包括：

（1）制定采购材料检验标准；

（2）对到货物料进行抽检或全检；

（3）出具质量检验报告，反馈采购部。

2.3.4财务部

财务部负责采购合同的付款审核与执行，监督采购资金的使用情况。具体职责包括：

（1）审核采购合同的价格及付款条件；

（2）执行付款操作，确保资金安全；

（3）监督采购资金的合规使用。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

内控部负责监督采购流程的合规性，识别并评估采购风险，提出内控建议。具体职责包括：

（1）定期审核采购流程的合规性；

（2）评估采购风险，提出内控措施；

（3）监督内控措施的落实情况。

2.4.2审计部

审计部负责对采购活动进行独立审计，出具审计报告。具体职责包括：

（1）制定年度审计计划，涵盖采购领域；

（2）实施采购审计，发现问题并出具报告；

（3）跟踪审计问题的整改情况。

2.4.3合规部

合规部负责监督采购活动的合规性，处理违规行为。具体职责包括：

（1）审查采购合同的合规性；

（2）调查违规行为，提出处理建议；

（3）组织合规培训，提升员工合规意识。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

建立月度采购协调会，由采购部牵头，生产部、质量部、财务部等参与，解决采购过程中的跨部门问题。

2.5.2信息共享机制

2.5.3争议解决机制

采购活动中的争议由采购部牵头协调，涉及重大争议的提交总经理办公会裁决。

2.5.4涉外业务协调机制

涉及国际采购的业务，采购部需与法务部、合规部共同评估属地法规风险，制定差异化采购方案。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）采购成本降低5%以上；

（2）采购材料合格率≥98%；

（3）采购合同履约率≥99%；

（4）采购流程合规率100%。

3.1.2核心指标

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）供应商平均采购周期≤5个工作日；

（3）采购投诉响应时间≤2个工作日；

（4）采购数据准确率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1采购需求管理

（1）生产部每月10日前提交采购需求清单，经质量部审核后报采购部；

（2）采购部对需求清单进行合理性评估，不合理的需求需反馈生产部调整。

3.2.2供应商管理

（1）建立合格供应商名录，定期（每年至少一次）进行供应商评估；

（2）新供应商需通过资质审核、现场考察、样品测试等环节，方可纳入合格供应商名录。

3.2.3采购谈判

（1）采购部组织采购谈判，谈判过程需形成书面记录；

（2）谈判结果经财务部审核后，报总经理办公会审批。

3.2.4履约验收

（1）采购材料由质量部负责验收，验收合格后方可入库；

（2）验收不合格的材料需退回供应商，并记录原因。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循环管理：通过计划-执行-检查-改进循环，持续优化采购管理；

（2）风险矩阵法：对采购活动进行风险识别与评估，实施差异化管控；

（3）全生命周期管理：对供应商从引入到淘汰进行全流程管理。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：实现采购需求、供应商、合同、付款等全流程数字化管理；

（2）OA系统：实现采购审批流程的电子化，提高审批效率；

（3）CRM系统：管理供应商信息，跟踪供应商绩效。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1采购需求提报

生产部根据生产计划提出采购需求，经质量部审核后报采购部。

4.1.2供应商选择

采购部根据需求清单筛选供应商，组织供应商考察、样品测试，确定合格供应商。

4.1.3采购谈判

采购部与供应商进行价格、质量、付款等条款的谈判，形成谈判纪要。

4.1.4合同签订

采购部根据谈判结果起草采购合同，经法务部审核后，报总经理办公会审批。

4.1.5履约验收

质量部对到货物料进行验收，验收合格后报采购部办理入库手续。

4.1.6付款结算

采购部根据合同约定及验收结果，向供应商发起付款申请，经财务部审核后支付款项。

4.1.7供应商绩效评估

采购部每年对供应商进行绩效评估，结果用于优化供应商数据库。

4.2子流程说明

4.2.1供应商考察流程

采购部根据需求清单筛选供应商，组织采购部、生产部、质量部等对供应商进行现场考察，考察内容包括生产能力、质量体系、财务状况等，考察结果形成书面报告。

4.2.2采购谈判流程

采购部与供应商就价格、质量、付款等条款进行谈判，谈判过程需形成书面记录，谈判结果经财务部审核后，报总经理办公会审批。

4.2.3履约验收流程

质量部对到货物料进行验收，验收内容包括数量、质量、包装等，验收合格后方可入库，验收不合格的材料需退回供应商，并记录原因。

4.3流程关键控制点

4.3.1采购需求审核

控制点：生产部提交采购需求清单后，需经质量部审核，确保需求合理。

核查方式：质量部核对需求清单与生产计划的一致性。

责任主体：质量部。

4.3.2供应商考察

控制点：供应商考察需覆盖生产能力、质量体系、财务状况等关键环节。

核查方式：现场考察记录、供应商资质文件。

责任主体：采购部、生产部、质量部。

4.3.3合同审批

控制点：采购合同需经法务部审核、总经理办公会审批。

核查方式：合同审批记录。

责任主体：法务部、总经理办公会。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件

（1）采购流程效率低于行业平均水平；

（2）采购过程中出现重大风险；

（3）员工提出合理化建议。

4.4.2评估流程

采购部组织相关部门对优化建议进行评估，形成评估报告，报总经理办公会审批。

4.4.3审批权限

流程优化方案需经总经理办公会审批。

4.4.4跟踪机制

采购部跟踪流程优化方案的执行情况，每年至少一次全流程复盘。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1采购需求提报权限

（1）金额≤1000元的采购需求，由生产部直接提报采购部；

（2）金额>1000元的采购需求，需经生产部负责人审批。

5.1.2供应商选择权限

（1）金额≤5000元的采购，采购部可直接选择供应商；

（2）金额>5000元的采购，需组织供应商招标。

5.1.3合同审批权限

（1）金额≤10000元的采购合同，由采购部负责人审批；

（2）金额>10000元的采购合同，需经总经理办公会审批。

5.2审批权限标准

5.2.1采购需求审批

采购需求审批需在提报后2个工作日内完成，审批流程包括生产部、质量部、采购部。

5.2.2供应商选择审批

供应商选择审批需在考察后3个工作日内完成，审批流程包括采购部、生产部、质量部。

5.2.3合同审批

合同审批需在起草后5个工作日内完成，审批流程包括法务部、总经理办公会。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）采购部负责人出差或休假期间；

（2）采购部人员临时调离岗位。

5.3.2授权范围

授权范围不得超出授权人权限，授权期限最长不超过15个工作日。

5.3.3备案要求

授权需经采购部负责人批准，并在ERP系统中备案。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急采购

紧急采购需经采购部负责人审批，并报总经理办公会备案。

5.4.2权限外采购

权限外采购需经总经理办公会审批，审批前需提交风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）采购需求提报需填写《采购需求申请表》，并附相关资料；

（2）供应商选择需填写《供应商考察记录表》，并附考察报告；

（3）合同签订需填写《采购合同审批表》，并附合同文本。

6.1.2表单填报

所有采购表单需在ERP系统中填报，确保信息完整、准确。

6.1.3痕迹留存

所有采购活动需在ERP系统中留痕，并定期导出纸质记录，存档备查。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每月对采购部执行情况进行检查，检查内容包括采购流程合规性、采购数据准确性等。

6.2.2专项监督

内控部每季度组织一次采购专项检查，检查内容包括供应商管理、采购谈判、履约验收等。

6.2.3突击监督

内控部每月组织一次突击检查，检查内容包括采购表单填报、痕迹留存等。

6.3检查与审计

6.3.1检查内容

（1）采购流程合规性；

（2）采购数据准确性；

（3）供应商管理规范性。

6.3.2审计频次

（1）专项审计每年至少一次；

（2）日常检查每月不少于一次。

6.3.3审计报告

审计结果形成正式报告，报公司管理层及相关部门。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：每月10日前提交；

（2）季度报告：每季度首月10日前提交；

（3）年度报告：每年1月10日前提交。

6.4.2报告内容

（1）采购数据统计；

（2）采购风险情况；

（3）改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标

（1）采购成本降低率；

（2）采购材料合格率；

（3）采购合同履约率；

（4）采购流程合规率。

7.1.2权重分配

（1）采购成本降低率：30%；

（2）采购材料合格率：30%；

（3）采购合同履约率：20%；

（4）采购流程合规率：20%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：每月10日前完成；

（2）季度评估：每季度首月10日前完成；

（3）年度评估：每年1月10日前完成。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：通过ERP系统统计采购数据；

（2）现场核查：对采购流程进行现场核查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）发现：内控部或审计部发现问题；

（2）立项：采购部制定整改方案；

（3）整改：采购部落实整改措施；

（4）复核：内控部或审计部复核整改结果；

（5）销号：问题销号后存档备查。

7.3.2整改分类

（1）一般问题：整改时限≤7个工作日；

（2）重大问题：整改时限≤30个工作日；

（3）紧急问题：立即整改。

7.4持续改进流程

7.4.1建议收集

7.4.2评估

采购部对改进建议进行评估，形成评估报告，报总经理办公会审批。

7.4.3审批

流程优化方案需经总经理办公会审批。

7.4.4跟踪

采购部跟踪改进方案的执行情况，每年至少一次全流程复盘。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）采购成本降低显著；

（2）采购材料合格率持续高于行业平均水平；

（3）采购合同履约率持续高于行业平均水平。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：奖金；

（3）晋升奖励：优先晋升。

8.1.3奖励程序

（1）申报：采购部提出奖励申请；

（2）审核：人力资源部审核；

（3）审批：总经理办公会审批；

（4）公示：公示不少于3个工作日；

（5）发放：人力资源部发放奖励。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）采购流程不规范；

（2）采购数据不准确。

8.2.2较重违规

（1）采购合同未按审批权限执行；

（2）采购材料验收不规范。

8.2.3严重违规

（1）采购过程中存在舞弊行为；

（2）采购材料存在重大质量问题。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：罚款；

（3）严重违规：降职或解雇。

8.3.2处罚程序

（1）调查：合规部调查违规行为；

（2）取证：收集违规证据；

（3）告知：告知当事人违规事实；

（4）审批：总经理办公会审批；

（5）执行：人力资源部执行处罚。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

当事人对处罚决定不服，可在收到处罚通知后3个工作日内提出申诉。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部受理申诉；

（2）调查：人力资源部调查申诉事实；

（3）复议：总经理办公会复议；

（4）结果：五个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

针对重大采购风险（如供应商突然断供、采购材料出现重大质量问题）制定应急预案，明确应急组织机构、响应流程、处置措施、责任分工及资源保障。

9.1.2危机处理

（1）应急组织机构：由总经理担任组长，采购部、生产部、质量部、财务部等部门参与；

（2）响应流程：立即启动应急预案，控制风险，恢复正常运营；

（3）处置措施：采取替代采购、紧急采购等措施，降低损失。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）突发自然灾害导致供应链中断；

（2）国家政策调整导致采购受限。

9.2.2处理流程