化工公司原材料查验管理办法

化工公司原材料查验管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国产品质量法》《危险化学品安全管理条例》《全球化学品统一分类和标签制度》（GHS）《欧盟化学品注册、评估、授权和限制法规》（REACH）等国家法律法规，参照《化工行业安全生产专项整治三年行动方案》《国际商会跨国公司治理指引》等行业标准与国际公约，结合公司“精益管理、安全发展、绿色发展”战略，旨在规范原材料查验流程，防范采购、存储、使用等环节风险，提升供应链管理效能，保障企业可持续发展。

1.1.2制定目的

针对当前原材料查验管理中存在的查验标准不统一、风险识别不足、跨部门协同滞后、数字化应用滞后等痛点，本制度通过构建“制度-流程-表单-责任”四维管理闭环，实现以下核心目标：

（1）规范查验全流程操作，确保查验标准符合国家法规、行业标准及企业内控要求；

（2）强化风险动态管控，对高关注度物质（如高毒性、易燃易爆、环境持久性物质）实施差异化查验策略；

（3）优化查验效率，通过数字化工具实现自动化查验、智能预警与追溯；

（4）明确权责边界，减少责任推诿，提升异常处理响应速度。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有化工产品原材料的采购查验、入库查验、过程查验及废弃查验业务，覆盖采购部、质量部、仓储部、生产部、安全环保部、法务合规部等部门。

1.2.2适用对象

（1）采购部：负责原材料采购合同查验、供应商资质查验；

（2）质量部：负责原材料技术参数查验、合规性审核；

3）仓储部：负责入库查验、存储环境查验；

（4）生产部：负责领用查验、过程投料查验；

（5）安全环保部：负责危险化学品查验、环境风险审核；

（6）法务合规部：负责国际法规符合性审核；

（7）外包机构：涉及第三方查验机构需经公司授权并签订保密协议。

1.2.3例外适用场景

（1）应急采购：因突发事件需紧急采购的原材料，经总经理办公会审批后可简化查验流程，但需在采购后5个工作日内补充查验；

（2）内部调剂：公司内部调拨原材料可不重复查验，但需核对原查验记录。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

原材料查验须严格遵循国家及目标市场法规，包括但不限于REACH、OSHA化学危害标准、中国《危险化学品目录》等，禁止采购禁用物质。

1.3.2权责对等原则

各岗位职责须与查验权限匹配，重大查验事项需经两级审批（部门负责人+分管领导），权责划分以岗位说明书及权限矩阵为准。

1.3.3风险导向原则

查验资源优先配置至高风险领域，包括：

（1）高毒性物质（如重金属、强酸强碱）；

（2）易燃易爆物质（闪点＜60℃）；

（3）环境持久性有机污染物（POPs）；

（4）进口受限物质。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年结合业务变化、法规更新及审计结果修订查验标准，优化查验流程。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为专项管理制度，属于公司三级制度（仅次于《公司治理章程》），与《采购管理办法》《仓储管理办法》《安全生产管理制度》等制度存在以下衔接关系：

（1）采购部查验结果需同步至财务部用于付款审核；

（2）质量部查验记录需同步至生产部用于工艺调整；

（3）安全环保部查验结果需纳入年度环境风险评估。

1.4.2冲突处理规则

若本制度与关联制度存在冲突，以本制度为准，但需经法务合规部出具合规性确认函。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司原材料查验管理实行“决策层-监督层-执行层”三级管控架构：

（1）决策层：董事会负责重大查验标准（如进口危险化学品审批）的审定；

（2）监督层：内控部、审计部负责查验流程合规性审计（每年至少2次）；

（3）执行层：采购部、质量部、仓储部等按职能分工实施查验。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策范围：年度查验预算审批、重大法规变更下的查验标准修订。

2.2.2董事会

决策范围：进口危险化学品目录审定、重大供应商资质审核。

2.2.3总经理办公会

决策范围：紧急采购查验授权、跨部门争议处理。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

（1）主责：供应商资质查验（供应商需具备ISO9001及目标国认证）；

（2）配合：需在合同签订前完成查验，查验结果提交质量部复核。

2.3.2质量部

（1）主责：原材料技术参数与合规性查验（需留存检验报告扫描件）；

（2）配合：需在入库前完成查验，查验结果提交仓储部登记。

2.3.3仓储部

（1）主责：入库查验（核对数量、包装、标识与查验记录）；

（2）配合：需在入库后2小时内完成查验，查验结果同步至ERP系统。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）监督内容：查验流程完整性（需覆盖“入库前-领用中-废弃时”全周期）；

（2）监督方式：抽样核查（月度不少于30批次）。

2.4.2审计部

（1）监督内容：重大查验事项审批合规性（如REACH合规性评估）；

（2）监督方式：专项审计（季度1次）。

2.4.3合规部

（1）监督内容：国际法规符合性（如欧盟REACH注册有效性）；

（2）监督方式：定期抽查（双月1次）。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调会议

每月召开原材料查验协调会，由质量部牵头，参会部门包括采购部、仓储部、安全环保部。

2.5.2涉外业务联动

针对进口原材料，需同时满足中国REACH要求与目标国法规，由法务合规部牵头组织双法务沟通。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）合规达标率≥98%；

（2）查验准确率≥99%；

（3）重大风险发现率100%。

3.1.2核心KPI

（1）合同查验时效≤2个工作日；

（2）入库查验差错率≤0.5%；

（3）危险化学品查验覆盖率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1查验标准清单

（1）技术参数查验：按供应商提供的检测报告（需第三方认证）及企业内控标准；

（2）合规性查验：需同时满足中国《危险化学品目录》及目标国REACH注册状态；

（3）包装查验：需符合《危险货物包装标志》（GB190-2009）。

3.2.2风险控制点及措施

|风险等级|控制点|防控措施|

|----------|--------|----------|

|高|危险化学品|采购前需经安全环保部双盲审核；|

|中|进口材料|法务合规部需确认目标国法规有效性；|

|低|常规材料|供应商需提供近三年无重大合规处罚证明。|

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循环：计划阶段制定查验清单，实施阶段按清单执行，检查阶段通过ERP系统抽检，改进阶段每月分析差错原因；

（2）风险矩阵：根据物质危险性（爆炸性、毒性等）与采购金额确定查验深度。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：实现供应商资质电子存档、查验结果自动预警；

（2）查验APP：现场扫码查验，支持离线操作与拍照留证。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1采购查验阶段

（1）采购部发起查验需求，需同步提供供应商资质证明、产品技术参数；

（2）质量部审核技术参数与合规性，安全环保部审核危险化学品属性；

（3）审批通过后，采购部向供应商下达采购指令。

4.1.2入库查验阶段

（1）仓储部核对实物与送货单，发现差异需立即通知采购部；

（2）质量部现场抽检（按批次1%），合格后需在ERP系统登记查验结果；

（3）安全环保部对危险化学品实施双人双锁管理。

4.1.3领用查验阶段

（1）生产部领料时需核对原材料标识与查验记录；

（2）安全环保部每月盘点危险化学品库存，超出阈值需重新查验。

4.2子流程说明

4.2.1危险化学品查验子流程

（1）采购部需在合同签订前完成REACH注册状态确认；

（2）质量部需对进口危险化学品进行双盲送检；

（3）安全环保部需建立危险化学品台账，含CAS号、SDS文件链接。

4.2.2进口材料查验子流程

（1）法务合规部需提前确认目标国法规要求；

（2）质量部需对进口材料进行目标国标准比对；

（3）海关查验结果需同步至ERP系统。

4.3流程关键控制点

|控制点|核查方式|责任主体|

|--------|----------|----------|

|供应商资质|检查ISO证书扫描件|采购部|

|技术参数|检查检测报告有效性|质量部|

|危险化学品|检查REACH注册状态|安全环保部|

4.4流程优化机制

每年11月由质量部牵头开展流程复盘，需同时满足以下条件可优化流程：

（1）优化后合规性不降低；

（2）需经技术委员会（含质量、安全、法务等部门）论证通过。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1采购权限

|业务类型|金额（元）|岗位层级|审批权限|

|----------|------------|----------|----------|

|常规材料|≤100万|采购专员|直接采购|

|常规材料|＞100万|采购主管|分管领导审批|

|危险化学品|任意金额|采购经理|总经理审批|

5.1.2审批权限

（1）常规审批：采购部经理审核，分管副总审批；

（2）重大审批：采购部经理审核，总经理审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

（1）金额≤50万：采购部经理审批；

（2）50万＜金额≤200万：分管副总审批；

（3）金额＞200万：总经理审批。

5.2.2审批时效

（1）常规审批≤2个工作日；

（2）紧急采购可申请加急通道，审批时效≤1个工作日。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）采购主管级及以上人员方可授权；

（2）授权需经分管领导审批，授权期限最长6个月。

5.3.2代理机制

（1）临时代理需经部门负责人审批；

（2）最长代理期限15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急采购

（1）需同时满足以下条件：

-目标市场突发断供；

-供应商具备同等资质；

-经总经理办公会审批。

（2）审批通过后，采购部需在5个工作日内补充查验。

5.4.2权限外审批

（1）禁止越权审批，但可越级申请；

（2）越级申请需经审批权限人书面同意。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）查验记录需在ERP系统电子化留存，含时间、人员、查验内容、结果；

（2）纸质查验记录需双备份（部门存档+档案室存档）。

6.1.2表单填报

（1）查验表单需包含以下信息：

-供应商名称；

-产品名称；

-查验内容；

-查验结果；

-异常处理措施。

（2）表单需经查验人、复核人双签字。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

（1）日常监督：部门负责人每日抽查（占比20%）；

（2）专项监督：内控部每季度组织专项检查（占比50%）；

（3）突击监督：审计部每月随机抽查（占比30%）。

6.2.2嵌入内控环节

（1）采购环节：供应商资质审核；

（2）入库环节：危险化学品双人双锁；

（3）领用环节：生产部领料核对。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）专项审计：每年至少1次；

（2）日常检查：每月不少于2次。

6.3.2检查方式

（1）数据比对：ERP数据与台账核对；

（2）现场核查：随机抽取原材料查验记录。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：当月5日前提交；

（2）年度报告：次年1月15日前提交。

6.4.2报告内容

（1）查验数量、差错率；

（2）重大风险及整改情况；

（3）流程优化建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

|指标类别|具体指标|权重|

|----------|----------|------|

|合规性|合规达标率|40%|

|效率|查验时效|30%|

|效果|风险发现率|30%|

7.1.2评分标准

（1）合规性：每发现1次差错扣5分；

（2）效率：每超期1个工作日扣3分。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：部门内部自评；

（2）季度评估：分管领导审核。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成；

（2）现场核查：抽查10%查验记录。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）发现→立项（2日内）；

（2）整改（≤7个工作日）；

（3）复核（3日内）；

（4）销号（5日内）。

7.3.2分类管理

（1）一般问题：责任部门整改；

（2）重大问题：分管领导督办；

（3）紧急问题：总经理直管。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

（1）业务痛点（如供应商资质审核耗时过长）；

（2）审计问题（如危险化学品查验覆盖率不足）。

7.4.2优化流程

（1）建议提交：部门每月提报；

（2）评估审批：质量部牵头，分管领导审批；

（3）跟踪实施：内控部跟踪。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）年度合规达标率≥99%；

（2）发现重大风险并避免损失；

（3）流程优化效果显著。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：奖金1000-5000元；

（3）晋升奖励：优先提拔。

8.1.3奖励程序

（1）申报：部门每月提交；

（2）审核：质量部初审，分管领导终审；

（3）公示：人力资源部公告（3个工作日）。

8.2违规行为界定

8.2.1分类标准

（1）一般违规：查验记录缺失；

（2）较重违规：未按标准查验；

（3）严重违规：导致安全事故。

8.2.2判定标准

（1）一般违规：扣除当月绩效分；

（2）较重违规：通报批评+扣罚奖金；

（3）严重违规：按《员工手册》处理。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

|违规等级|处罚方式|

|----------|----------|

|一般违规|扣除绩效分|

|较重违规|通报批评|

|严重违规|解除劳动合同|

8.3.2处罚程序

（1）调查：部门负责人牵头；

（2）取证：需2名证人；

（3）告知：书面通知当事人；

（4）审批：人力资源部审批。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内；

（2）需提供书面申诉材料。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部受理；

（2）复议：总经理办公会复议；

（3）结果：5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

（1）重大污染事件：安全环保部牵头，需立即启动《环境污染应急预案》；

（2）供应商资质失效：采购部需在1个工作日内暂停采购。

9.1.2危机处理

（1）责任主体：法务合规部牵头；

（2）沟通口径：由公司统一发布；

（3）属地适配：需符合目标国危机公关规范。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）自然灾害导致供应商停产；

（2）目标国临时禁用某物质。

9.2.2处理流程

（1）采购部需在2个工作日内提交例外申请；

（2）质量部需在3个工作日内评估替代方案。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体

（1）危机期：法务合规部；

（2