化工公司分支机构运营细则

化工公司分支机构运营细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《跨国公司合规管理指引》等国家法律法规，参考《全球化学品统一分类和标签制度》（GHS）、《关于在国际贸易中实施化学品的鹿特丹规则》等国际公约及行业标准，结合公司国际化经营战略与分支机构管控需求，旨在规范化工公司分支机构运营管理，实现价值创造、风险防控与效率提升的核心目标。针对当前分支机构管理中存在的流程冗长、风险识别不足、跨文化协同不畅等痛点，通过制度标准化、流程精细化管理，构建权责清晰、风险可控、响应迅速的运营体系。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司所有化工类分支机构，包括但不限于生产、研发、销售、物流等业务单元，覆盖各部门、各岗位正式员工及经授权的外包单位、合作单位人员。适用范围包含分支机构设立、运营、退出全生命周期管理。例外适用场景包括但不限于突发自然灾害、政策紧急调整等不可抗力因素，需经总经理办公会审批豁免。境外分支机构需结合当地法律法规及监管要求，由总部合规部与当地法律顾问联合确认适用条款及调整事项，审批权限为区域总经理。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：分支机构所有运营活动须符合国家及地区法律法规、行业标准及公司内部制度，禁止任何违法违规行为。

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各部门、各岗位职责，权责边界清晰，责任主体可追溯。

1.3.3风险导向原则：重点关注安全生产、环保合规、贸易壁垒、知识产权等高风险领域，实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则：优化审批流程，减少不必要的环节，提升业务响应速度，保障核心竞争力。

1.3.5持续改进原则：定期复盘制度执行效果，结合业务发展动态、监管政策变化及内外部审计意见，动态调整优化。

1.3.6平等自愿原则（合同管理专项补充）：分支机构与合作方签订协议须遵循平等自愿、公平诚信原则，确保协议条款合法合规。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《分支机构财务管理办法》《合规风险管理手册》等专项制度构成有机衔接。若存在冲突，以本细则为准，特殊情况由董事会或总经理办公会裁决。制度修订需经内控部、合规部、法务部联合审核，确保与关联制度一致。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司管理架构分为决策层、执行层、监督层三级。决策层由股东会、董事会及总经理办公会构成，负责制定战略方向与重大事项决策；执行层由分支机构总经理及各部门负责人组成，负责具体业务运营；监督层由内控部、审计部、合规部及外部审计机构构成，负责监督制度执行与风险防控。境外分支机构需增设属地化合规监督节点，与总部监督机构形成联动。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：行使最终决策权，审议年度战略规划、重大投资、并购重组等事项。

2.2.2董事会：负责战略制定与监督，审批重大经营决策、资本支出、高管薪酬等事项，确保决策符合公司价值观与合规要求。

2.2.3总经理办公会：作为日常经营决策机构，审批预算、人事任免、跨部门协作等事项，重大事项需提交董事会审议。

2.3执行机构与职责

2.3.1分支机构总经理：作为第一责任人，统筹分支机构全面运营，落实总部战略部署，对安全生产、环保合规、财务纪律负总责。

2.3.2各部门负责人：按职能分工，包括但不限于生产部（安全生产管理）、研发部（技术创新与合规）、销售部（市场拓展与客户服务）、物流部（供应链安全）、行政部（人力资源与合规支持）。每项职责对应唯一责任主体，如“生产计划制定”由生产部经理负责，“客户信用评估”由销售部经理负责。跨部门协作事项需明确主责部门与配合部门，如“新产品上市”由研发部主责，销售部、生产部配合。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：负责制度体系建设与流程优化，嵌入至少三个关键内控环节，包括“采购环节供应商资质审核”“生产环节能耗排放监控”“销售环节合同风险评估”，通过数据分析、现场核查等方式实施监督，监督结果纳入绩效考核。

2.4.2审计部：实施专项审计，每年至少开展一次分支机构运营审计，重点关注安全生产投入、环保合规执行、贸易合规性等，审计结果提交董事会审议。

2.4.3合规部：负责涉外业务合规性审查，包括出口管制、产品认证、国际劳工标准等，建立合规风险预警机制，监督结果与内控部、审计部协同应用。

2.5协调与联动机制

设立跨部门协调委员会，由总经理牵头，各部门负责人参与，每月召开例会，解决跨部门争议。信息共享通过ERP系统实现，确保生产、销售、物流数据实时同步。涉外业务增设属地化协调小组，由分支机构总经理、合规部驻外专员及当地法律顾问组成，定期对接当地监管政策变化。

第三章人力资源管理

3.1管理目标与核心指标

设定年度人员流失率≤10%、关键岗位胜任力达标率≥95%、员工培训覆盖率100%等目标，配套核心KPI：招聘周期≤30个工作日、绩效考核完成率100%、劳动争议发生率≤0.5%。统计口径由人力资源部统一归集，纳入ERP系统管理。

3.2专业标准与规范

3.2.1人员招聘：严格执行背景调查（中高风险岗位需第三方验证），境外人员招聘需符合当地签证政策及劳工法。

3.2.2职业健康安全：生产类岗位需通过岗前体检（高风险岗位需年度复检），建立员工健康档案，定期开展安全培训。

3.2.3离职管理：解除劳动合同需提前30日书面通知，涉密人员离职需办理保密协议签署及设备清退手续。

3.2.4高风险控制点及防控措施

-高风险点：员工安全培训缺训（防控措施：未达标不得上岗，培训记录存档备查）

-高风险点：境外人员工作许可逾期（防控措施：招聘前核实签证有效期，每月预警）

-中风险点：关键岗位人员流失（防控措施：建立后备人才培养机制，核心岗位签订服务期协议）

3.3管理方法与工具

采用PDCA循环管理，通过HR系统（如SAPSuccessFactors）实现招聘、培训、绩效数字化管理，嵌入智能预警功能，如“招聘周期异常预警”“培训完成率滞后预警”。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

分支机构运营主流程为“计划-执行-监控-改进”，具体分解为：

（1）计划环节：由总经理根据总部下达的年度经营指标，结合本地市场情况制定月度计划，需经内控部审核合规性。

（2）执行环节：各部门按计划实施，关键节点（如采购、生产、发货）需双重校验，如“采购订单需采购部、财务部共同审批”。

（3）监控环节：通过ERP系统实时监控业务进度，内控部每月抽查执行偏差。

（4）改进环节：每月召开运营复盘会，分析偏差原因，优化下期计划。

4.2子流程说明

4.2.1采购流程：需经“需求申请-供应商评估（含资质审查）-比价-审批-执行-验收”六环节，其中“供应商评估”为关键控制点，需纳入合规部审查，不合格供应商列入黑名单。

4.2.2生产流程：需经“原料入库-生产指令下达-过程监控-产品检验-成品入库”五环节，高风险工序（如危化品反应）需增设双人复核机制。

4.3流程关键控制点

-高风险点：高危化学品领用（核查标准：需经生产主管、安全员双重签字，系统锁定用量）

-中风险点：合同审批（核查标准：金额＞500万元需董事会审批，审批时效≤3个工作日）

4.4流程优化机制

每年10月启动流程优化，由内控部牵头，结合年度审计结果、业务部门建议，通过流程图文字化描述、系统模拟测试等方式评估优化方案，总经理办公会审议通过后实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

以“采购业务+金额+岗位层级”划分权限，文字化表述为：

（1）采购金额≤50万元：部门负责人审批；

（2）50万元＜采购金额≤500万元：总经理审批；

（3）采购金额＞500万元：需提交总经理办公会审议，并附风险评估报告。

权限分配通过OA系统动态调整，系统自动校验权限合规性，禁止越权操作。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：采购审批按金额分级，金额＞1000万元需外部法律顾问参与评估。

5.2.2审批时效：常规审批≤2个工作日，紧急审批需加急通道，但需注明理由并附风险说明。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权书需明确授权范围、期限（最长6个月），临时代理需经直属上级签字，最长不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

异常审批需附《异常审批申请表》，表中需注明“紧急原因”“风险评估”“备选方案”，审批层级较常规提升一级，如金额≤200万元的常规审批可由部门负责人审批，异常审批需总经理审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单管理：所有业务节点需按《表单清单》规范填写，纸质表单需双人签字，电子表单需指纹或人脸认证，存档方式为电子+纸质双备份，存档期限不少于5年。

6.1.2痕迹留存：ERP系统操作需留痕，关键节点需双人视频监控（如危化品操作），监控视频保存期限不少于3个月。

6.2监督机制设计

建立“日常+专项+突击”三位一体监督，具体为：

（1）日常监督：内控部每周抽取5份表单抽查，覆盖各部门；

（2）专项监督：每季度由审计部牵头，针对安全生产、环保合规等开展专项检查；

（3）突击检查：合规部每月随机抽取部门进行突击检查，检查结果纳入绩效考核。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：日常检查每月不少于2次，专项审计每年至少1次，突击检查每月不少于3次。

6.3.2检查方法：结合数据分析、现场核查、访谈等方式，审计报告需附“问题清单”“整改要求”“责任部门”，整改期限一般≤7个工作日，重大问题≤30个工作日。

6.4执行情况报告

按月度提交《执行情况报告》，内容含“关键指标达成率”“风险事件统计”“改进建议”，报告需经内控部审核，总经理办公会审议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系：包括业务指标（如合同履约率≥98%）、合规指标（如环保处罚次数≤0）、效率指标（如采购审批时效≤3个工作日）及风险指标。

7.1.2权重分配：业务指标权重60%，合规指标20%，效率指标15%，风险指标5%。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，采用“数据统计+现场核查”双方法，数据统计通过ERP系统自动生成，现场核查由内控部组织。

7.3问题整改机制

建立“五步闭环”：

（1）问题发现：内控部、审计部、合规部联合识别；

（2）立项：整改项需附《整改计划表》，明确责任人、时限；

（3）整改：整改过程需记录，内控部跟踪；

（4）复核：整改完成后由直属上级复核；

（5）销号：通过《整改销号申请表》正式销号。

7.4持续改进流程

基于“PDCA循环”：

（1）建议收集：通过OA系统匿名征集，每年6月、12月各一次；

（2）评估：合规部、内控部联合评估建议可行性；

（3）审批：总经理办公会审议；

（4）跟踪：实施后由人力资源部评估效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：包括重大安全贡献、合规创新、效率提升等，奖励类型含精神奖励（如通报表扬）、物质奖励（如奖金）、晋升奖励。

8.1.2奖励程序：个人申报→部门推荐→人力资源部审核→总经理办公会审批→公示（不少于3个工作日）→财务部发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：如迟到、未按规定填报表单等，需书面警告；

8.2.2较重违规：如泄露非涉密信息、轻微环保超标等，需通报批评并扣罚绩效工资；

8.2.3严重违规：如重大安全事故、重大环保处罚等，需解除劳动合同并追究法律责任。

8.3处罚标准与程序

处罚标准对应违规等级，扣罚绩效工资上限不超过当月工资的50%。程序为：调查取证→告知→听证（严重违规需听证）→审批→执行→申诉。

8.4申诉与复议

员工收到处罚通知后3个工作日内可提出申诉，申诉需通过OA系统提交，合规部受理并组织复议，复议结果5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对安全生产、环保、贸易壁垒等制定专项预案，如：

（1）安全生产预案：成立应急小组，明确疏散路线、物资储备清单，定期演练；

（2）环保事故预案：设置应急池、泄漏处置包，与当地环保部门建立联动机制；

（3）贸易壁垒预案：建立敏感国家产品清单，及时调整市场策略。

9.2例外情况处理

例外情况包括自然灾害、政策突变等，需经总经理审批豁免，但需附《例外情况申请表》，表中需注明“影响范围”“风险评估”“备选方案”。

9.3危机公关与善后

成立危机公关小组，由公关部牵头，合规部、法务部配合，明确“一级响应：停用涉事产品→通报客户；二级响应：公开道歉→调整策略”。境外危机需适配当地文化，如印度需通过宗教领袖协调。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由公司总部内控部负责解释，解释意见需形成书面文件，存档备查。

10.2相关制度索引

本细则与以下制度衔接：

（1）《公司内部控制基本规范》（编号：ZHC-IC-2023-001）；

（2）《分支机构财务管理办法》（编号：ZHC-FM-2023-002）；

（3）《合规风险管理手册》（编号：ZHC-CRM-2023-003）。

条款对应关系：

第3.2.1条与《合规风险管理手册》第5.3.1条衔接（员工背景调查要求）；

第5.1.1条与《财务管理办法》第4.2.2条衔接（采购金额分级标准）。

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议，董事会批准，修订后通过公司官网、OA系统发布，并开展全员培训。废止条款需说明理由，存档备查。

10.4生效与实施日期

本细则自2024年1月1日起生效，设置30天过渡期，过渡期内完