化工公司会议管理服务办法

化工公司会议管理服务办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本《化工公司会议管理服务办法》（以下简称“办法”）依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》《化工行业安全生产专项整治三年行动实施方案》及《联合国全球契约原则》等相关国家法律法规、行业标准及国际公约制定，并结合公司“十四五”期间国际化发展战略及数字化转型要求，旨在规范公司会议管理，提升决策效率，防控运营风险，促进价值创造。

1.1.2目的与痛点

当前公司会议管理存在以下痛点：一是跨部门协同会议效率低下，议题分散；二是重大事项决策流程冗长，响应迟缓；三是会议纪要执行不到位，责任追溯困难；四是跨国业务会议管理适配性不足。本办法旨在通过“制度-流程-表单-责任”四维闭环管理，实现会议管理的标准化、数字化、国际化，核心目标为：规范会议流程、降低管理成本、防范决策风险、提升运营效能。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本办法覆盖公司所有业务领域，包括但不限于生产运营、技术研发、采购销售、安全环保、人力资源及国际化业务拓展等会议活动。适用范围包括公司正式员工、外包单位及合作单位参与公司会议的相关人员。

1.2.2例外适用场景

涉及国家安全、商业秘密及重大危机处理的会议可申请例外处理，需经总经理办公会审批，并提交书面说明及风险评估报告。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

会议管理需符合国家法律法规、行业标准及国际公约要求，确保决策过程合法合规。

1.3.2权责对等原则

会议组织者、参与者及决策者需明确权责边界，确保权责匹配。

1.3.3风险导向原则

聚焦重大风险领域，强化会议风险评估与管控。

1.3.4效率优先原则

优化会议流程，压缩不必要会议，提升决策效率。

1.3.5持续改进原则

定期复盘会议管理流程，结合业务变化动态优化。

1.4制度地位与衔接

本办法为公司基础性专项管理制度，与《公司治理结构制度》《内部控制手册》《绩效考核管理办法》等制度形成协同体系。若存在冲突，以本办法为准，并需及时修订关联制度。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司会议管理组织架构分为决策层、执行层及监督层。决策层由董事会及总经理办公会组成，负责重大事项决策；执行层由各职能部门及子公司负责具体会议组织与落实；监督层由内控部、审计部及合规部负责全过程监督。各层级需建立常态化沟通机制，确保信息闭环。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策公司战略性会议，如年度预算审批、重大投资决策等，需经三分之二以上股东同意。

2.2.2董事会

决策公司经营性会议，如季度经营分析会、重大合同审批等，需经二分之一以上董事同意。

2.2.3总经理办公会

决策日常经营会议，如月度生产例会、安全环保会议等，需经二分之一以上成员同意。

2.3执行机构与职责

2.3.1办公室

主责：统筹公司会议安排，制定会议计划；

配合：与各部门协调会议资源，跟进会议纪要执行。

2.3.2各职能部门

主责：组织本部门专业会议，如技术评审会、采购评审会等；

配合：提供会议所需数据及专业支持。

2.3.3子公司

主责：落实集团会议制度，适配属地化要求；

配合：定期汇报会议管理情况。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

主责：监督会议流程合规性，嵌入至少三个关键内控环节：会议议题风险评估、决策审批流程核查、会议纪要执行跟踪；

配合：参与重大会议的风险评估。

2.4.2审计部

主责：定期审计会议管理有效性，重点关注决策独立性及风险防控；

配合：核查会议记录完整性。

2.4.3合规部

主责：监督跨国会议的属地法规适配性，如数据跨境传输合规性；

配合：提供国际会议管理培训。

2.5协调与联动机制

建立跨部门“会议管理协调小组”，由办公室牵头，每月召开例会；设立“涉外会议专项工作组”，由合规部牵头，确保跨国会议管理符合当地法律。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

实现会议管理标准化、数字化、国际化，核心指标为：

-重大决策会议平均时长≤60分钟；

-会议纪要执行率≥90%；

-跨国会议合规差错率≤1%。

3.1.2核心KPI

-会议计划完成率≥95%；

-会议资源利用率≥85%；

-风险评估覆盖率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1会议分类标准

-重大决策会议：涉及公司战略、重大投资等；

-日常经营会议：涉及生产、采购、销售等；

-专项会议：涉及安全、环保、合规等。

3.2.2风险控制点及防控措施

|风险点|控制措施|责任主体|

|--------------|-----------------------------------|----------------|

|决策风险|建立议题前置风险评估机制|办公室、内控部|

|信息泄露风险|跨国会议数据传输需符合GDPR等法规|合规部、IT部|

|运营效率风险|优化会议议程，推广线上会议工具|办公室、IT部|

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-采用PDCA循环管理：Plan（计划）-Do（执行）-Check（检查）-Act（改进）；

-应用风险矩阵法评估会议风险等级。

3.3.2管理工具

-推广使用OA系统进行会议计划管理；

-跨国会议采用Teams/Zoom等支持多时区协作工具。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

会议管理主流程为“发起-审批-准备-召开-归档”五环节闭环：

1）发起：各部门根据业务需求提交会议计划，需附议题清单及风险评估报告；

2）审批：办公室审核计划合理性，重大会议提交总经理办公会审批；

3）准备：会议组织者确定议程、通知参会人员、准备会议材料；

4）召开：主持人控制会议时长，确保决策高效；

5）归档：会议纪要经参会人确认后存档，并录入ERP系统。

4.2子流程说明

4.2.1跨国会议子流程

1）属地合规审查：合规部核查会议议题是否涉及当地敏感信息；

2）多时区协调：办公室制定差异化会议时间表；

3）远程参会保障：IT部确保网络及设备支持。

4.2.2紧急会议子流程

1）临时发起：各部门填写《紧急会议申请表》，经部门负责人签字；

2）加急审批：总经理直接审批，特殊情况可授权分管领导；

3）即时召开：办公室协调场地及设备。

4.3流程关键控制点

|控制点|核查方式|责任主体|

|--------------|-----------------------------------|----------------|

|议题风险识别|内控部抽查议题清单风险评估记录|内控部|

|审批时效性|系统记录审批时长，超时预警|办公室|

|纪要执行跟踪|各部门每月填报执行情况至OA系统|各部门|

4.4流程优化机制

每年6月及12月由办公室牵头组织全流程复盘，重点优化议题前置管理、跨部门协同效率等环节。优化方案需经内控部评估风险后，提交总经理办公会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

会议审批权限按“议题类型+金额等级+岗位层级”三级划分：

1）议题类型：战略类会议由董事会审批；经营类会议由总经理办公会审批；

2）金额等级：单笔支出≥1000万需董事会审批；100-1000万需总经理办公会审批；

3）岗位层级：部门负责人仅审批本部门日常会议。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-股东会：战略会议、重大投资；

-董事会：经营分析会、年度预算；

-总经理办公会：月度例会、采购评审。

5.2.2时限标准

-一般会议审批时限≤3个工作日；

-重大会议审批时限≤5个工作日。

5.3授权与代理机制

授权需填写《会议授权书》，明确授权范围、期限（最长不超过1年），经授权人及被授权人签字后报办公室备案。临时代理需经部门负责人批准，最长不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

符合以下情形可申请紧急审批：

1）突发事件应急会议；

2）跨国业务合规危机处理。

需附《紧急会议说明》，经总经理特批。

5.4.2补批管理

会议召开后3个工作日内提交补批申请，需附参会人员签到表及议题执行情况。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

1）会议计划通过OA系统提交，需含议题清单、风险评估报告、参会人员；

2）会议纪要需明确决策事项、责任部门、完成时限；

3）电子会议材料需存档至企业知识库。

6.1.2痕迹留存

-纸质会议记录存档至档案室；

-电子材料备份至ERP及OA系统。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

办公室每日抽查会议计划执行情况；

6.2.2专项监督

内控部每季度开展会议管理专项检查；

6.2.3突击检查

审计部每月随机抽取会议进行现场核查。

6.3检查与审计

6.3.1检查标准

-检查内容包括议题合规性、审批完整性、纪要执行度；

-高风险检查频次不低于20%。

6.3.2审计要求

-专项审计每年至少一次，覆盖50%以上会议类型；

-审计报告需经审计委员会审议。

6.4执行情况报告

各部门每月向办公室提交《会议管理执行报告》，含会议数量、议题完成率、风险事件等数据，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

|指标类型|具体指标|权重|

|----------------|------------------------------|--------|

|效率指标|会议计划完成率|30%|

|风险指标|风险事件发生率|30%|

|合规指标|跨国会议合规差错率|20%|

|考核方式|数据统计+现场核查||

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度评估：办公室汇总各部门执行情况；

-季度评估：内控部组织跨部门评审；

-年度评估：董事会审议。

7.2.2评估方法

-量化指标通过系统自动统计；

-质量指标通过现场访谈核查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

“发现-评估-整改-跟踪”四环节闭环：

1）问题发现：通过审计、检查等途径发现；

2）风险评估：内控部评估风险等级；

3）整改实施：责任部门制定整改方案；

4）跟踪复核：办公室核查整改效果。

7.3.2等级分类

-一般问题：整改时限≤7个工作日；

-重大问题：整改时限≤30个工作日。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

7.4.2评估与审批

办公室每月汇总建议，内控部评估风险后提交总经理办公会审批；

7.4.3跟踪实施

办公室跟踪改进措施落地情况。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-提出优秀会议管理建议并落实；

-跨国会议合规差错率为零；

-紧急会议协调高效。

8.1.2奖励程序

1）申报：填写《奖励申请表》，经部门负责人签字；

2）审核：办公室初审，内控部复审；

3）审批：总经理办公会审批；

4）公示：OA系统公示不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1分类标准

-一般违规：违反会议流程但未造成损失；

-较重违规：导致轻微效率损失；

-严重违规：引发重大决策风险。

8.2.2具体情形

-未按流程提交会议计划；

-会议纪要执行不到位；

-跨国会议泄露敏感信息。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

|违规等级|处罚措施|

|----------------|------------------------|

|一般违规|口头警告|

|较重违规|通报批评|

|严重违规|经济处罚+降级|

8.3.2处罚程序

1）调查：合规部调查取证；

2）告知：书面告知当事人；

3）审批：总经理审批；

4）执行：人力资源部落实。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚通知后3个工作日内提出；

8.4.2复议流程

1）受理：人力资源部受理；

2）审理：内控部组织复议；

3）决定：总经理办公会审批；

4）反馈：5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案体系

制定《重大危机会议应急预案》，含以下场景：

1）生产安全事故；

2）跨国数据泄露；

3）供应链中断。

9.1.2处置措施

-启动应急会议需经总经理授权；

-跨国场景需同步通知当地子公司；

-沟通口径由合