家具公司销售合同监督办法（规则）

家具公司销售合同监督办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、ISO9001质量管理体系标准、联合国消费者权益保护公约等法律法规、行业规范及国际公约制定，结合家具公司全球化经营战略与销售业务实际需求，旨在规范销售合同全生命周期管理，防控法律风险与经营风险，提升合同履约效率与客户满意度，实现价值创造与可持续发展。针对当前销售合同管理中存在的流程不清晰、风险识别不足、跨部门协同不畅、数字化支撑薄弱等痛点，本制度确立“价值创造、风险防控、效率提升”核心导向，构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，平衡管控力度与运营效率，适配数字化转型与国际化经营需求。

1.2适用范围与对象

本制度适用于家具公司所有销售业务活动涉及的合同发起、审核、签订、履行、变更、解除及归档等全流程管理，覆盖销售部、市场部、财务部、法务部、仓储物流部、海外事业部等相关部门及全体员工（含正式员工、外包服务人员及合作单位相关人员）。适用对象包括但不限于销售代表、客户经理、合同管理员、财务审批员、法务审核员、项目经理等岗位人员。例外适用场景包括金额低于公司规定标准的零星采购合同、内部承包合同等，需经总经理办公会审批豁免适用本制度，但须履行相应备案程序。重大涉外合同需同时符合本制度及属地法律法规要求，由法务部主导审核。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：确保所有合同管理活动符合国家法律法规、行业规范及国际公约要求；

（2）权责对等原则：明确各岗位职责权限，实现责任全覆盖；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节制定差异化管控措施；

（4）效率优先原则：优化流程节点，减少不必要的审批环节，保障业务时效；

（5）持续改进原则：定期复盘评估，动态优化制度流程；

（6）平等自愿原则：合同条款需遵循公平诚信原则，保障交易主体合法权益。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司专项管理制度，处于公司内部控制制度体系第三层级，与《公司内部控制基本规范》《财务审批管理办法》《合规风险管理手册》《ERP系统操作规范》等制度形成协同。当本制度与其他制度存在冲突时，优先适用本制度；若与国家法律法规或国际公约冲突，须立即修订本制度并确保符合上位法要求。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“决策层-执行层-监督层”三级管理架构。决策层由董事会及总经理办公会组成，负责重大合同事项的最终决策；执行层由各业务部门及支持部门承担，负责合同全流程具体执行；监督层由内控部、审计部、合规部及法务部组成，负责监督制度执行情况。各层级通过“授权-制衡-协同”机制实现高效联动，确保合同管理在合规框架内高效运行。

2.2决策机构与职责

董事会负责审议年度合同管理战略、重大合同（金额超过500万元人民币或涉及海外市场）的签订、合同风险管理制度等重大事项，并授权总经理办公会行使日常决策权。总经理办公会需建立合同审批委员会，由总经理、分管副总经理、法务总监、内控总监等组成，负责重大合同审批，需经三分之二以上委员同意方可通过。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：负责合同草案拟定、客户需求确认、合同签订与执行跟进，主责岗位为销售经理；

（2）市场部：负责市场风险识别，参与涉外合同条款审核，主责岗位为市场总监；

（3）财务部：负责合同金额审核、付款条件评估，主责岗位为财务主管；

（4）法务部：负责合同合法性、合规性审核，主责岗位为合同审核员；

（5）仓储物流部：负责合同履约进度跟踪，主责岗位为项目经理；

（6）海外事业部：负责属地合同管理，需同时满足中国及目标市场法律要求，主责岗位为海外业务经理。跨部门协同事项需通过“合同协同台账”明确主责部门及配合部门，确保信息闭环流转。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：负责合同管理全流程风险识别，嵌入至少三个关键内控环节（如合同审批双人复核、履约节点监控、异常情况上报），主责岗位为内控专员；

（2）审计部：负责年度合同管理专项审计，重点关注高风险合同及制度执行情况，主责岗位为审计经理；

（3）合规部：负责涉外合同合规性审查，主责岗位为合规专员；

（4）法务部：负责合同纠纷风险监控，主责岗位为法务顾问。监督结果需纳入公司风险库管理，并推动整改闭环。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会议”制度，由总经理牵头，销售总监、财务总监、法务总监等参加，解决跨部门争议；建立“合同信息共享平台”，实现ERP、CRM、OA系统数据同步；涉外业务需增设“属地法律合规审查岗”，确保合同条款符合目标市场法律要求。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现合同管理规范化、风险可控化、效率数字化；

（2）核心指标：合同审批时效≤3个工作日、合同履约率≥98%、合同纠纷发生率≤0.5%、数字化合同覆盖率≥80%。统计口径以ERP系统数据为准。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：合同条款需符合ISO9001要求，明确产品规格、质量验收标准、违约责任等；

（2）合规标准：涉外合同需符合《联合国国际货物销售合同公约》及目标市场法律要求；

（3）技术标准：涉及智能家居产品需符合欧盟CE认证、美国UL认证等技术要求。风险控制点及防控措施如下：

-高风险点：重大金额合同、涉外合同、定制类合同，需法务部预审；

-中风险点：普通金额合同，需财务部评估付款风险；

-低风险点：小额合同，需销售部自审。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理、风险矩阵评估、全生命周期管理；

（2）管理工具：使用ERP系统管理合同主数据，CRM系统管理客户合同信息，OA系统管理审批流程，法律数据库进行条款比对。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起阶段：销售部根据客户需求填写《合同需求单》，经客户经理初审、市场部风险评估后提交至合同管理部门；

（2）审核阶段：合同管理员审核合同草案，法务部进行合法性预审，财务部评估付款条件，重大合同需审计部抽查；

（3）执行阶段：合同签订后，销售部跟进履约，财务部按合同约定执行付款，仓储物流部提供履约支持；

（4）归档阶段：合同文本及附件需纸质归档至档案室，电子版上传ERP系统，并建立电子签章关联。各环节需明确操作标准及时限，如合同审核需在收到需求单后2个工作日内完成。

4.2子流程说明

（1）涉外合同审查子流程：需增加“属地法律顾问复核”环节，确保合同条款符合当地法律要求；

（2）合同变更子流程：变更需履行原审批流程，重大变更需董事会审议；

（3）合同解除子流程：需形成《合同解除报告》，经双方签字确认后报备。

4.3流程关键控制点

（1）合同草案审核：法务部需核查合同主体资格、违约责任条款；

（2）付款条件评估：财务部需评估现金流风险；

（3）履约监控：项目经理需每周更新履约进度至ERP系统。高风险点增设“双盲复核”机制，即合同管理员与法务审核员交叉校验。

4.4流程优化机制

每年12月开展全流程复盘，由内控部牵头，收集各环节效率数据，评估优化需求。优化方案需经总经理办公会审议，并纳入次年预算。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额等级+岗位层级”分配权限，具体如下：

（1）金额≤50万元人民币的普通合同，销售经理审批；

（2）50万元<金额≤200万元人民币的合同，分管副总审批；

（3）金额>200万元人民币或涉外合同，总经理办公会审批。特殊权限需经董事会授权。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：基层合同≤10万元人民币，中层合同≤50万元，高层合同≤200万元；

（2）审批时限：常规审批≤2个工作日，加急审批≤1个工作日；

（3）禁止越权审批，如销售经理不得审批金额超过其年度考核额度的合同。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限≤1年，临时代理需经直属上级书面批准，最长≤15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急合同需经“加急审批通道”，需附《紧急情况说明》，由总经理特批；权限外合同需先履行补批程序，补批需附风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有合同需使用公司标准模板，电子合同需符合《电子签名法》要求；

（2）表单填报：ERP系统录入需完整填写合同要素，不得缺项；

（3）痕迹留存：电子审批流、纸质审批单需双备份，存档期≥5年。

6.2监督机制设计

建立“日常+专项+突击”三位一体监督机制：

（1）日常监督：内控部每月抽查ERP合同数据，核查审批完整率；

（2）专项监督：每季度由审计部对重大合同履约情况开展专项审计；

（3）突击检查：合规部每半年对海外合同管理进行突击检查。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少一次，日常检查每月不少于一次；

（2）检查方式：数据比对、现场核查、访谈复核；

（3）审计报告需明确风险等级及整改要求，整改情况纳入绩效考核。

6.4执行情况报告

每月由内控部编制《合同管理执行报告》，内容包括合同审批效率、风险事件、改进建议等，经总经理审批后通报各部门。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：合同审批时效、合同履约率、合规差错率、客户投诉率；

（2）考核权重：效率30%、合规50%、效果20%；

（3）考核对象：销售经理、合同管理员、审批人员。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核、季度评估、年度审计；

（2）评估方法：数据统计、360度评估、客户满意度调查。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：“发现-评估-整改-复核-销号”；

（2）分类管理：一般问题≤7个工作日整改，重大问题≤30个工作日整改；

（3）问责机制：整改不力者需承担相应绩效扣罚。

7.4持续改进流程

基于考核、审计、业务变化等优化制度，建议流程需经法务部、内控部联合评估，总经理办公会审议后实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：合同管理创新、风险防控突出贡献、客户满意度突出等；

（2）奖励标准：精神奖励为主，物质奖励为辅，最高不超过年度绩效奖金的30%；

（3）程序：个人申报、部门推荐、总经理审批、公示3个工作日、财务发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：合同要素缺失、审批超时等；

（2）较重违规：未履行预审程序、轻微条款瑕疵；

（3）严重违规：重大条款违法、导致经济损失。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：警告、降级、降薪、解聘；

（2）程序：调查取证、书面告知、申诉期（3个工作日）、审批执行。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3个工作日内提出，由人力资源部组织法务部、内控部复核，5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对重大合同纠纷，制定《合同纠纷应急处理预案》，明确应急组织机构、响应流程、处置措施。

9.2例外情况处理

例外场景包括突发市场变化、客户资金链断裂等，需经总经理审批，并附风险评估报告。

9.3危机公关与善后

明确危机公关责任主体、沟通口径、发布流程，涉外业务需适配属地文化。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司法务部负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规