服装公司档案管理考核办法

服装公司档案管理考核办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》（财会〔2008〕11号）、《联合国跨国公司管理准则》及《国际档案理事会档案管理指南》等相关法律法规、行业标准及国际公约制定，结合服装公司国际化经营及数字化转型战略需求，旨在规范公司档案管理行为，有效防控档案管理风险，提升档案利用效率，保障公司资产安全与合规运营，最终实现价值创造。鉴于公司档案管理存在流程分散、责任不清、风险隐患、数字化程度不足等问题，核心目标在于构建标准化、规范化、数字化的档案管理体系，实现制度、流程、表单、责任四维一体闭环管理，平衡管控力度与运营效率。

1.2适用范围与对象

本制度适用于服装公司总部各部门、各分子公司及所有关联单位（包括正式员工、外包服务单位、合作单位等），覆盖产品设计、采购、生产、销售、人力资源、财务、合规等全业务领域档案管理活动。档案范围包括但不限于纸质文件、电子文件、音视频资料、样品、合同、专利、资质证书等。例外适用场景包括公司授权的临时性项目档案及经审批豁免的零星档案，此类档案需报总经理办公会审批，并由档案管理部门备案。审批权限由档案管理部门根据档案重要程度及风险等级分级授权。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：档案管理活动须符合国家及所属国家/地区法律法规、行业标准及公司内部规章制度。

1.3.2权责对等原则：档案管理职责与岗位权限相匹配，责任主体明确，避免权责脱节。

1.3.3风险导向原则：聚焦高价值、高风险档案管理环节，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则：优化流程，减少不必要环节，确保档案及时归档与利用。

1.3.5持续改进原则：定期评估档案管理绩效，动态优化制度与流程。

1.3.6国际化适配原则：跨国业务档案管理需遵循属地法规，同时满足集团统一标准。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》《合同管理办法》《信息安全管理制度》等制度形成协同效应，档案管理涉及事项需与相关制度保持一致。若存在冲突，以本制度为准，重大冲突由董事会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“集中管理、分散负责”模式，决策层（董事会）负责重大档案管理政策的审批；执行层（总经理及各业务部门）负责档案日常管理；监督层（内控部、审计部）负责档案管理合规性监督。档案管理部门（由行政部牵头，设专职档案管理员）作为归口管理部门，统筹全公司档案工作。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议公司档案管理战略及重大投入。

2.2.2董事会：审批档案管理制度、重大档案处置方案及年度预算。

2.2.3总经理办公会：审批档案管理组织架构调整、跨部门重大档案协同事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1行政部（档案管理岗）：

-制定档案管理细则，监督执行情况；

-负责档案分类、编目、数字化及保管；

-组织档案培训，协调跨部门档案需求。

2.3.2各业务部门（部门负责人）：

-负责本部门档案的日常收集、整理、初审；

-指定专人（档案联络员）对接档案管理部门。

2.3.3法务部：负责涉诉、合规类档案管理指导。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：

-定期检查档案管理制度执行情况，嵌入至少三个关键内控环节（如档案交接、销毁审批）；

-对高风险档案（如合同、专利）实施专项监控。

2.4.2审计部：

-每年开展一次档案管理专项审计，核查真实性、完整性；

-审计结果提交董事会，作为绩效考核依据。

2.5协调与联动机制

建立档案管理联席会议制度，由行政部牵头，每季度召开一次，协调跨部门档案需求。涉外业务增设属地合规协调小组，由法务部、行政部及驻外机构组成，确保档案管理符合当地法规。

第三章【专业领域管理标准】

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：档案完整率100%，归档及时率≥95%，利用准确率≥98%，重大档案丢失率≤0.1%。

3.1.2核心KPI：

-产品设计类档案审批时效≤3个工作日；

-合同类档案归档周期≤5个工作日；

-数字化档案利用率≥60%。

3.2专业标准与规范

3.2.1产品设计档案：包括设计图纸、打样记录、工艺文件等，需符合《服装工业产品图纸折叠规则》（GB/T10609.3）；高风险点（如专利涉及）需同步法务部审核，防控侵权风险。

3.2.2采购档案：合同、供应商资质等需经财务部复核，防控舞弊风险。

3.2.3合规档案：资质证书、认证文件等需按《企业合规管理体系要求》（GB/T37113）管理，高风险点（如环保认证）需每年复核。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理（收集-整理-归档-利用-销毁），PDCA持续改进模型。

3.3.2管理工具：

-ERP系统管理采购、生产类档案；

-OA系统管理合同、人事档案；

-CRM系统管理客户档案；

-档案管理系统实现电子档案集中存储，适配国际业务多语言需求。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程为“收集-初审-鉴定-编目-存储-利用-销毁”，各环节责任主体及标准如下：

-收集：业务部门负责档案收集，档案管理员负责指导；

-初审：档案联络员按《档案分类方案》分类，高风险档案（如专利）需法务部双重审核；

-鉴定：行政部每年开展档案价值鉴定，重大档案由档案委员会审批；

-编目：纸质档案采用“年度-分类-顺序”编号法，电子档案按元数据标准编目；

-存储：纸质档案冷库保存，电子档案双机热备，跨国业务需符合数据跨境传输规定；

-利用：业务部门提交申请，行政部审批后提供，重要档案需经部门负责人授权；

-销毁：鉴定为无保存价值的档案需经总经理审批，双人监督销毁，留存记录。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案归档子流程：业务系统自动归档触发后，档案管理员核查元数据完整性，高风险档案需技术部验证数据完整性。

4.2.2涉外档案管理子流程：驻外机构档案需经属地合规小组审核，同时向总部行政部报备，确保符合数据本地化要求。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险点（高风险）：

-合同档案：需财务部、法务部双重审核；

-专利档案：需同步知网等数据库验证；

-控制措施：设置“双人复核+系统校验”机制。

4.3.2中风险点（中风险）：

-产品设计档案：需经设计总监审批；

-控制措施：采用OA流程审批。

4.3.3低风险点（低风险）：

-日常办公档案：部门负责人初审；

-控制措施：行政部抽查。

4.4流程优化机制

每年12月开展全流程复盘，由内控部牵头，结合数字化工具应用情况优化流程，优化方案需经总经理办公会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案查阅权限：

-业务部门：查阅本部门档案（常规权限）；

-其他部门：需部门主管审批（一般权限）；

-跨国查阅：需驻外机构及总部双审批（特殊权限）。

5.1.2档案处置权限：

-销毁：行政部审批（一般档案）；

-出让：总经理审批（重大档案）。

5.2审批权限标准

5.2.1金额/等级划分：

-金额≥100万美金或涉及专利的档案需董事会审批；

-金额10-100万美金需总经理审批；

-金额＜10万美金由部门主管审批。

5.2.2时限规定：常规审批≤3个工作日，特殊审批≤7个工作日，超期视为无效。

5.3授权与代理机制

授权需以书面形式备案，授权期限≤1年，临时代理需部门主管签字，代理期限≤15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急情况需加急通道，但需附风险评估报告，审批权限上提一级。异常审批需记录审批路径及理由，存档备查。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：

-纸质档案按《档案盒标签规范》（GB/T9704）标识；

-电子档案需定期备份，备份数据需与原数据一致性校验；

-痕迹留存：所有操作需在档案管理系统留痕，纸质档案需双备份（电子+纸质）。

6.1.2执行不到位判定：

-档案缺失；

-编目错误率＞5%；

-未按时归档。

6.2监督机制设计

6.2.1监督方式：

-日常检查：行政部每周抽查；

-专项检查：内控部每季度联合审计部开展；

-突击检查：档案管理部门不定期抽查。

6.2.2关键内控环节嵌入：

-档案交接：双人核对，签字确认；

-档案销毁：审批单、销毁记录、照片存档；

-档案查阅：审批单、查阅记录存档。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：

-专项审计：每年1次；

-日常检查：每月≥2次。

6.3.2检查内容：

-档案完整性；

-制度执行情况；

-数字化系统应用情况。

审计结果需形成报告，明确整改要求及时限。

6.4执行情况报告

每月5日前由行政部提交执行报告，含：

-档案管理数据统计（新增、查阅、销毁）；

-风险事件（含数量、原因、整改措施）；

-改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标：

-档案完整率（权重30%）；

-归档及时率（权重25%）；

-利用效率（权重20%）；

-合规性（权重25%）。

7.1.2评分标准：

-优秀：≥95%；

-良好：90-95%；

-合格：85-90%。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，由行政部汇总数据，内控部审核，考核结果与部门绩效挂钩。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现-登记-分析-整改-复核-销号。

7.3.2时限规定：

-一般问题≤7个工作日；

-重大问题≤30个工作日。

7.3.3责任追究：整改不力者，部门负责人承担管理责任。

7.4持续改进流程

基于考核、审计及业务变化，行政部每年提交优化方案，经内控部评估后报总经理办公会审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-档案管理创新；

-重大风险防控；

-考核优秀。

8.1.2奖励标准：

-精神奖励：通报表扬；

-物质奖励：奖金500-2000元；

-晋升奖励：优先晋升。

8.1.3程序：申报-审核（行政部）-审批（总经理）-公示（3个工作日）-发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：

-未按时归档；

-编目错误率＞3%。

8.2.2较重违规：

-档案丢失；

-销毁未审批。

8.2.3严重违规：

-重大档案泄露；

-故意销毁证据。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：罚款1000-5000元；

-严重违规：解除劳动合同。

8.3.2程序：调查-取证-告知（3个工作日）-审批-执行-申诉。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3个工作日内提出，由人力资源部受理，复议结果5个工作日内出具，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案启动条件：

-档案火灾；

-重大舆情涉及档案证据。

9.1.2处置措施：

-火灾：疏散人员，切断电源，抢救电子档案；

-舆情：法务部控制口径，行政部调取证据。

9.2例外情况处理

例外场景需经总经理审批，附风险评估报告，审批时限≤3个工作日。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：公关部牵头，行政部、法务部配合。

9.3.2沟通口径：由法务部统一发布，涉外业务需适配当地文化。

9.3.3善后措施：完善制度，开展全员培训。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由行政部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制手册》第5章；

-《财务报销管理办法》第3条；

-《信息安全管理制度》第2条。

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议，修订后30日内完成全员培训。废止制度需在公告栏公示30日