服装公司档案管理管控办法

服装公司档案管理管控办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案工作条例》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及国际档案理事会《档案组织与管理指南》（ICAGuidetoRecordsandInformationManagement）等相关国家法律法规、行业标准和国际公约制定，结合服装公司国际化经营战略与数字化转型需求，旨在规范公司档案管理行为，防范档案管理风险，提升档案利用效率，保障公司资产安全与合规运营。

1.1.2制定目的

针对服装公司档案管理中存在的分散管理、分类不清、利用效率低、风险管控不足等问题，本制度通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现档案全生命周期管理，强化风险防控，适配数字化与国际化需求，为公司价值创造提供支撑。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于服装公司总部及所有境外分支机构，涵盖设计、采购、生产、销售、财务、人力资源等所有业务领域产生的各类档案，包括但不限于纸质档案与电子档案。

1.2.2适用对象

本制度适用于公司全体员工、外包服务单位及合作单位相关人员，其中正式员工需签署《档案管理责任书》，外包单位需签订《档案管理协议》。

1.2.3例外适用场景

涉及国家秘密、商业秘密的档案按照国家相关规定管理；境外分支机构需遵循当地法律法规，经公司合规部备案后执行差异化管理。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

档案管理须符合国家法律法规、行业标准和国际公约要求，确保档案真实性、完整性、安全性。

1.3.2权责对等原则

档案管理职责与岗位权限相匹配，明确各层级、各部门及岗位的档案管理责任。

1.3.3风险导向原则

聚焦档案管理中的高风险环节，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则

优化档案管理流程，提升档案检索与利用效率。

1.3.5持续改进原则

定期评估档案管理绩效，动态优化管理制度。

1.3.6国际化适配原则

境外分支机构档案管理需与当地法律法规及公司制度相协调。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为基础性制度，与公司《内部控制手册》《合规管理手册》等专项制度构成公司治理体系的重要组成部分。

1.4.2制度衔接

本制度与《财务档案管理办法》《合同管理办法》《知识产权管理办法》等制度存在关联，冲突时以本制度为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行董事会领导、总经理负责、合规部监督、各部门执行的管理体系。董事会负责重大档案管理决策，总经理办公会审议年度档案管理计划，合规部统筹监督，各部门负责档案的具体管理与利用。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

负责审议公司档案管理战略与重大制度，审批年度档案管理预算。

2.2.2董事会

负责审批档案管理组织架构、年度档案管理计划及重大档案处置方案。

2.2.3总经理办公会

负责审议部门级档案管理方案，审批档案管理资源分配。

2.3执行机构与职责

2.3.1设计部

负责产品研发档案管理，包括设计图纸、工艺文件、测试报告等，承担高风险管理责任。

2.3.2采购部

负责供应商档案管理，包括合同、资质证明、验收记录等，承担中风险管理责任。

2.3.3生产部

负责生产过程档案管理，包括生产记录、质检报告、设备维护记录等，承担中风险管理责任。

2.3.4销售部

负责客户档案管理，包括合同、订单、回款记录等，承担中风险管理责任。

2.3.5财务部

负责财务档案管理，包括会计凭证、纳税申报、审计报告等，承担高风险管理责任。

2.3.6人力资源部

负责员工档案管理，包括入职登记、绩效考核、离职证明等，承担中风险管理责任。

2.3.7合规部

统筹监督全公司档案管理，承担高风险管理责任。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

负责档案管理内控环节监督，包括档案分类、存储、利用等全流程核查，承担高风险管理责任。

2.4.2审计部

负责年度档案管理专项审计，承担高风险管理责任。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

建立档案管理联席会议制度，由合规部牵头，各部门档案管理员参与，每月召开一次会议，协调解决跨部门档案管理问题。

2.5.2信息共享

2.5.3涉外业务协调

境外分支机构档案管理需与当地合规部门、税务部门协调，由合规部统一备案。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

实现档案分类标准化、存储安全化、利用便捷化、风险可控化。

3.1.2核心指标

档案完整率≥99%、档案检索准确率≥95%、档案违规率≤0.1%。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

档案分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三类，具体分类标准见附件《档案分类表》。

3.2.2档案存储规范

纸质档案采用密集架存储，电子档案存储于专用服务器，双机热备，异地备份。

3.2.3高风险控制点及防控措施

3.2.3.1高风险点：产品研发档案管理

防控措施：建立设计档案双人复核制度，重要档案加密存储。

3.2.3.2高风险点：财务档案管理

防控措施：财务档案全流程电子化，设置双重权限控制。

3.2.3.3中风险点：合同档案管理

防控措施：合同签订后30日内归档，电子合同需符合《电子签名法》要求。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

采用全生命周期管理方法，结合PDCA循环持续优化。

3.3.2管理工具

使用ERP系统管理采购、生产档案，使用CRM系统管理销售档案，使用OA系统管理行政档案。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1档案形成

各部门按档案分类标准收集、整理档案，填写《档案登记表》，经部门负责人审核后移交档案室。

4.1.2档案存储

档案室按档案分类标准存储纸质档案，电子档案由IT部统一管理，合规部监督。

4.1.3档案利用

利用人填写《档案借阅申请表》，经档案管理员审核、部门负责人批准后借阅，纸质档案借阅期限不超过30日，电子档案可在线查阅。

4.1.4档案处置

档案到期后，由档案管理员填写《档案销毁申请表》，经部门负责人、合规部审核，报总经理办公会审批后销毁，电子档案需双重确认销毁。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案形成流程

各部门电子文件需符合《电子文件归档规范》（GB/T18894），经系统自动归档或人工归档，归档后需经业务人员双人确认。

4.2.2档案借阅流程

借阅人需提供工作证，档案管理员核对身份后办理借阅手续，借阅档案需拍照留存，归还时需核对完整后销账。

4.3流程关键控制点

4.3.1关键控制点1：档案登记

控制措施：档案登记需双人核对，确保信息准确完整。

4.3.2关键控制点2：档案存储

控制措施：纸质档案需定期检查，电子档案需定期备份。

4.3.3关键控制点3：档案销毁

控制措施：销毁档案需制作销毁记录，指定专人监督销毁过程。

4.4流程优化机制

每年12月由合规部牵头，各部门档案管理员参与，对档案管理流程进行评估，提出优化建议，经总经理办公会审批后实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案登记权限

各部门档案管理员负责本部门档案登记，合规部负责监督。

5.1.2档案存储权限

档案室管理员负责档案存储管理，IT部负责电子档案管理。

5.1.3档案利用权限

各部门负责人负责本部门档案利用审批，合规部负责特殊档案利用审批。

5.1.4档案处置权限

总经理办公会审批档案销毁。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

档案借阅审批层级：部门负责人→合规部→总经理（特殊档案）。

5.2.2审批时限

常规档案借阅审批时限≤3个工作日，特殊档案审批时限≤5个工作日。

5.2.3越权审批禁止

禁止越权审批档案利用，越权审批视为无效。

5.3授权与代理机制

授权需填写《授权委托书》，经授权人签字、合规部备案后方可执行，授权期限最长不超过1年，临时代理需经部门负责人批准。

5.4异常审批流程

紧急情况需加急审批，加急审批需附《加急审批申请表》，经总经理批准后方可执行，加急审批结果需在5个工作日内补办常规审批手续。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

档案管理需符合《档案管理操作规范》（附件），纸质档案需字迹清晰，电子档案需符合《电子文件归档规范》。

6.1.2表单填报

档案管理需填写《档案登记表》《档案借阅申请表》《档案销毁申请表》等表单，表单需经相关人员签字确认。

6.1.3痕迹留存

档案管理全过程需留存痕迹，纸质档案需有操作记录，电子档案需有系统日志，双备份留存于不同地点。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

合规部每月对各部门档案管理情况进行检查，检查结果纳入绩效考核。

6.2.2专项监督

合规部每季度组织专项档案管理检查，重点检查高风险档案。

6.2.3突击检查

合规部每月组织突击检查，检查结果作为年度考核依据。

6.3检查与审计

6.3.1检查内容

检查档案分类、存储、利用、处置等全流程合规性。

6.3.2检查频次

日常检查每月不少于一次，专项审计每年至少一次。

6.3.3检查结果应用

检查结果形成《档案管理检查报告》，明确整改要求，整改不到位的按《员工手册》处理。

6.4执行情况报告

各部门每月提交《档案管理执行报告》，合规部汇总后提交总经理办公会，报告内容包括档案管理情况、风险、改进建议等。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标

档案完整率（40%）、档案检索准确率（30%）、档案违规率（30%）。

7.1.2评分标准

考核指标按百分制评分，考核结果与绩效考核挂钩。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

月度评估、季度评估、年度评估。

7.2.2评估方法

数据统计、现场核查、问卷调查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

发现问题→立案→整改→复核→销号。

7.3.2整改分类

一般问题（≤7个工作日整改）、重大问题（≤30个工作日整改）、紧急问题（立即整改）。

7.3.3责任追究

整改不到位按《员工手册》处理，情节严重的追究法律责任。

7.4持续改进流程

7.4.1建议收集

7.4.2评估审批

合规部评估建议可行性，报总经理办公会审批。

7.4.3跟踪实施

合规部跟踪改进措施实施情况，确保落地。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

档案管理优秀部门、个人奖励。

8.1.2奖励类型

精神奖励（通报表扬）、物质奖励（奖金）、晋升奖励。

8.1.3奖励程序

申报→审核→审批→公示（不少于3个工作日）→发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

档案登记信息不完整、档案借阅未登记等。

8.2.2较重违规

档案丢失、档案销毁不规范等。

8.2.3严重违规

档案泄密、档案篡改等。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

一般违规（警告）、较重违规（罚款500-1000元）、严重违规（解除劳动合同）。

8.3.2处罚程序

调查→取证→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚通知后3个工作日内可申诉。

8.4.2复议流程

申诉→受理→复核→答复。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

制定《档案管理应急预案》，明确应急组织机构、响应流程、处置措施。

9.1.2危机处理

发生档案丢失、泄密等危机时，启动应急预案，第一时间报告总经理，合规部协调处置。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

自然灾害、战争等不可抗力因素。

9.2.2处理流程

启动应急预案，优先保护重要档案，事后及时补充。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体

合规部负责危机公关，公关部负责对外发布。

9.3.2发布流程

制定沟通口径，经总经理批准后发布。

9.3.3善后措施

评估损失，完善制度，追究责任。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司合规部负责解释。

10.2相关制度索引

《内部控制手册》（编号：2023-001）、《合规管理手册》（编号：2023-002）。

10.3修订与废止程序

本制度由合规部发起修订，经总经理办