家具公司销售合同监督办法

家具公司销售合同监督办法家具公司销售合同监督办法

第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》及公司《内部控制基本规范》等相关法律法规制定。旨在规范公司销售合同全生命周期管理，防范合同风险，提高合同履约效率，保障公司合法权益，促进销售业务健康可持续发展。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有销售合同的管理活动，包括但不限于销售合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除及终止等全过程管理。适用对象包括销售部、法务部、财务部、仓储部、物流部等所有涉及销售合同管理的部门及员工。

1.3核心原则

销售合同监督遵循合法合规、权责明确、流程规范、风险可控、高效协作的核心原则。

1.4制度地位

本制度是公司合同管理体系的重要组成部分，与《公司合同管理办法》《公司内部控制手册》等制度构成有机整体，是销售合同管理的纲领性文件。各部门在执行过程中应确保与公司其他相关制度不冲突。

第二章管理组织体系

2.1管理组织架构

公司设立销售合同管理委员会作为合同管理的决策机构，由总经理担任主任，成员包括销售总监、法务总监、财务总监等相关部门负责人。下设销售合同管理办公室（设在法务部），负责日常管理工作。各部门设立合同管理员，负责本部门合同的具体管理。

2.2决策机构与职责

销售合同管理委员会主要职责包括：

-审议公司重大销售合同的签订；

-制定和修订销售合同管理制度；

-审定销售合同风险控制标准；

-监督销售合同管理制度的执行情况。

2.3执行机构与职责

销售部负责销售合同的具体签订与履行，主要职责包括：

-合同草案的初步拟定；

-客户信息的收集与验证；

-合同履行过程的跟踪与协调。

法务部负责销售合同的合法性审查，主要职责包括：

-合同条款的法律风险识别与评估；

-合同文本的标准化管理；

-合同纠纷的处理与预防。

财务部负责销售合同的财务审核，主要职责包括：

-合同金额的准确核算；

-付款条件的合规性审查；

-合同款项的结算管理。

2.4监督机构与职责

内审部负责销售合同管理制度的独立监督，主要职责包括：

-定期开展合同管理审计；

-识别合同管理中的内控缺陷；

-提出改进建议并跟踪落实。

2.5协调机制

建立跨部门合同管理联席会议制度，每月召开一次，由法务部牵头，相关部门参加，解决合同管理中的重大问题。各部门合同管理员通过OA系统建立的合同管理沟通群组，实现日常信息共享与问题协同。

第三章销售合同管理标准

3.1管理目标与指标

管理目标：

-实现销售合同100%受控管理；

-合同签订后30日内履约率达到95%以上；

-合同纠纷发生率控制在0.5%以下；

-合同审核平均周期不超过3个工作日。

管理指标：

-合同条款合规率100%；

-合同履行及时率98%；

-合同变更率控制在5%以内；

-合同违约率控制在0.2%以下。

3.2专业标准与规范

合同文本标准：

-采用公司统一制定的合同模板；

-标准条款包括但不限于合同主体资格确认、产品规格描述、价格条款、付款方式、交货方式、质量标准、违约责任、争议解决等；

-标准条款库定期更新，每年至少进行一次全面审查。

合同分类标准：

-按金额分类：金额在100万元以上的为重大合同，需经销售合同管理委员会审议；金额在10万元至100万元的为一般合同，需法务部审核；金额在10万元以下的为小额合同，由销售部自行审核；

-按客户类型分类：政府客户、大型企业客户、中小型企业客户、个人客户，不同类型客户合同需符合相应监管要求；

-按产品类型分类：家具类、家居配套类、定制类，不同产品类型合同需符合相应行业规范。

3.3管理方法与工具

采用"制度+流程+技术"的管理方法：

-建立销售合同管理制度体系；

-制定标准化的合同管理流程；

-应用合同管理系统实现电子化管理。

数字化工具应用：

-合同管理系统与ERP、CRM系统对接，实现客户信息、订单信息、合同信息一体化管理；

-通过电子签章系统实现合同电子签署；

-利用合同管理系统进行合同生命周期跟踪与预警。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售合同管理主流程：

1.销售部根据客户需求制作合同草案，并提交法务部审核；

2.法务部审核通过后，财务部进行财务审核；

3.三方审核通过后，销售部与客户签订合同；

4.合同签订后，销售部将合同归档至合同管理系统，并通知相关部门履行；

5.合同履行过程中，各相关部门及时更新合同状态；

6.合同履行完毕或终止后，进行合同结算与归档。

4.2子流程说明

合同草案制作流程：

-收集客户信息，包括营业执照、法定代表人身份证明等；

-根据产品目录和报价单制作合同草案；

-客户特殊需求单独签订补充协议；

-合同草案必须包含公司标准条款库中的全部必要条款。

合同审核流程：

-法务部审核：重点审查合同主体资格、权利义务对等性、违约责任条款等；

-财务部审核：重点审查价格条款、付款条件、发票开具等；

-特殊合同需组织相关部门进行多级审核。

合同签订流程：

-实地签订：销售部人员陪同客户到公司签订；

-线上签订：通过电子签章系统完成；

-签订过程必须有两个以上见证人在场，并做好录音录像。

4.3流程关键控制点

高风险控制点1（高风险）：

合同签订前必须核实客户主体资格，对营业执照、法定代表人身份证明等进行真实性核查，防范虚假客户风险。

高风险控制点2（高风险）：

重大合同必须经过销售合同管理委员会审议，确保合同条款符合公司战略和风险偏好。

高风险控制点3（中风险）：

合同金额、价格、付款条件等核心条款必须经过财务部审核，防止价格欺诈和资金风险。

内部控制点1（中风险）：

合同管理系统必须实现合同全生命周期跟踪，各部门按职责及时更新合同状态，确保信息准确完整。

内部控制点2（低风险）：

合同归档必须按照"一式三份"原则执行，一份存档，一份交财务部，一份交销售部，确保档案完整。

内部控制点3（低风险）：

合同管理系统必须设置预警机制，对即将到期的付款、交货等关键节点进行自动提醒。

4.4流程优化机制

建立合同管理流程持续优化机制：

-每季度对合同管理流程进行评估，识别瓶颈和改进机会；

-针对合同审核周期过长的问题，优化多级审核流程，推广电子化审核；

-对合同履行中的常见问题进行梳理，完善合同条款和履行流程；

-引入AI技术进行合同自动审查，提高审核效率。

第五章权限与审批

5.1权限矩阵设计

销售合同审批权限矩阵：

-金额审批：100万元以上合同需销售合同管理委员会审批；10万元至100万元的合同需法务部负责人审批；10万元以下合同需销售部经理审批；

-客户类型审批：政府客户合同需总经理审批；大型企业客户合同需销售总监审批；其他类型客户合同需销售部经理审批；

-产品类型审批：定制类合同需设计部参与审核；家具类合同需生产部参与审核；家居配套类合同需供应链部参与审核。

5.2审批权限标准

审批权限标准：

-一般合同：销售部初审，法务部审核，财务部会签；

-重大合同：除上述部门外，还需根据合同内容涉及的其他部门进行会签；

-特殊情况：合同条款涉及公司重大战略调整或重大风险敞口时，需提交董事会审议。

5.3授权与代理机制

授权机制：

-公司总经理授权销售总监在100万元以下合同范围内行使审批权；

-销售总监授权销售部经理在50万元以下合同范围内行使审批权；

-法务部负责人授权法务专员在合同审核权限范围内行使审批权。

代理机制：

-销售人员出差期间，可书面委托其他销售人员代为处理合同事宜，但必须经过销售总监批准；

-客户特殊时间要求，可安排在非工作时间进行合同签署，但必须经过总经理批准。

5.4异常审批流程

异常审批流程：

-审批人认为合同条款存在重大疑问时，可要求返回上一级审批；

-审批周期超过规定时限时，审批人必须说明原因，并采取措施加快审批；

-客户紧急需求无法按正常流程审批时，可先按最低权限签署，但必须在24小时内补办审批手续；

-审批过程中出现分歧时，由销售合同管理办公室组织协调，必要时提交销售合同管理委员会裁决。

第六章执行与监督

6.1执行要求与标准

执行要求：

-所有销售合同必须通过合同管理系统进行管理；

-合同条款必须符合公司标准条款库要求；

-合同履行过程中必须做好过程记录；

-合同变更必须签订补充协议，并纳入合同管理系统。

执行标准：

-合同签订后5个工作日内完成系统录入；

-合同履行过程中每周至少更新一次合同状态；

-合同变更必须经过原审批流程；

-合同归档必须在合同履行完毕后30日内完成。

6.2监督机制设计

建立分级监督机制：

-法务部对合同审核质量进行监督；

-财务部对合同财务条款执行情况进行监督；

-内审部对合同管理制度执行情况进行监督；

-销售合同管理办公室对各部门合同管理情况进行协调监督。

6.3检查与审计

定期检查：

-每季度对合同管理系统数据进行全面检查；

-每半年对合同档案进行抽查；

-每年对合同履行情况进行全面评估。

专项审计：

-对重大合同履行情况进行专项审计；

-对合同管理薄弱环节进行专项审计；

-对合同管理系统进行年度安全审计。

6.4执行情况报告

建立执行情况报告制度：

-每月由销售合同管理办公室向销售合同管理委员会提交合同管理执行情况报告；

-报告内容包括合同签订情况、合同履行情况、合同变更情况、合同纠纷情况、合同管理问题等；

-特殊情况及时报告，重大问题必须立即报告。

第七章考核与改进

7.1绩效考核指标

考核指标体系：

-销售部：合同签订及时率、合同审核通过率、合同履约率、合同纠纷处理效率；

-法务部：合同审核准确率、合同法律风险识别率、合同纠纷预防率；

-财务部：合同款项回收率、合同财务差错率；

-内审部：合同管理审计发现问题整改率。

7.2评估周期与方法

评估周期：

-月度评估：各部门内部进行；

-季度评估：销售合同管理办公室组织；

-年度评估：销售合同管理委员会组织。

评估方法：

-数据分析：通过合同管理系统提取数据进行分析；

-问卷调查：向相关人员进行问卷调查；

-访谈评估：对关键人员进行访谈；

-专项检查：对重点环节进行专项检查。

7.3问题整改机制

问题整改流程：

-发现问题：通过检查、审计、举报等渠道发现问题；

-分析问题：分析问题原因，确定责任部门；

-制定措施：制定整改措施和整改时限；

-跟踪落实：销售合同管理办公室跟踪落实情况；

-评估效果：评估整改效果，形成闭环管理。

7.4持续改进流程

建立PDCA持续改进循环：

-Plan：每年年初制定年度合同管理改进计划；

-Do：按照计划实施改进措施；

-Check：定期检查改进措施执行情况；

-Act：根据检查结果调整改进措施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励标准：

-个人奖励：合同审核质量优秀、合同纠纷预防突出贡献、合同管理创新等；

-部门奖励：合同管理考核优秀的部门；

-项目奖励：重大合同顺利履行的项目。

奖励程序：

-申报：个人或部门提出奖励申请；

-审核销售合同管理办公室审核；

-批准：销售合同管理委员会批准；

-公示：在公司内部进行公示；

-发放：按照公司规定发放奖励。

8.2违规行为界定

违规行为分类：

-一般违规：违反合同管理系统操作规定、合同记录不完整等；

-严重违规：合同审核不认真导致重大风险、擅自变更合同条款等；

-重大违规：签订无效合同、泄露客户信息等。

8.3处罚标准与程序

处罚标准：

-一般违规：警告、通报批评；

-严重违规：扣罚绩效工资、降级；

-重大违规：解除劳动合同、追究法律责任。

处罚程序：

-立案：销售合同管理办公室立案调查；

-调查：收集证据，进行调查；

-处理：销售合同管理委员会处理；

-告知：告知当事人处理决定；

-申诉：当事人可提出申诉。

8.4申诉与复议

申诉机制：

-当事人对处理决定不服的，可在收到处理决定后5个工作日内提出申诉；

-申诉由销售合同管理委员会组织复议；

-复议结果为最终决定。

第九章附则

9.1制度解释权归属

本制度由公司销售合同管理委员会负责解释。

9.2相关制度索引

相关制度索引：

-《公司内部控制基本规范》

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