纺织公司客户信息保密细则

纺织公司客户信息保密细则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本细则依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《个人信息保护法》等相关国家法律法规，参照《中华人民共和国电子商务法》《全球数据保护条例》（GDPR）等国际公约及行业惯例，结合《纺织公司企业内部控制基本规范》及内部数字化转型战略，旨在规范客户信息管理行为，保障客户信息安全，防范数据泄露风险，提升企业核心竞争力。

1.1.2制定目的

针对纺织行业客户信息管理存在的数据分散存储、权限管控不严、跨境传输无规范等痛点，本细则通过构建全流程管控体系，实现客户信息“收集-存储-使用-传输-销毁”全生命周期闭环管理，核心目标为：

（1）合规性：确保客户信息管理活动符合法律法规及行业标准；

（2）安全性：建立多层次防护机制，降低数据泄露风险；

（3）价值化：通过规范化管理提升客户信息应用效能，支撑精准营销与业务决策；

（4）效率性：平衡管控与运营需求，适配数字化工具应用。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本细则适用于纺织公司所有业务场景下的客户信息管理，包括但不限于销售、采购、物流、售后服务、市场调研等环节，覆盖全渠道客户信息（如姓名、联系方式、地址、交易记录、偏好标签等敏感信息及一般信息）。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：需严格遵守本细则所有条款，按职责范围处理客户信息；

（2）外包合作单位：涉及客户信息处理的第三方服务商需签署保密协议，接受同等管控要求；

（3）关联单位：如经销商、代理商等需通过合同约定履行客户信息保密责任；

（4）例外场景：匿名化、聚合化客户数据用于行业分析或公共统计的，需经法务部审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：客户信息处理活动必须符合法律法规及监管要求；

1.3.2权责对等原则：信息处理权限与保密责任匹配，严禁越权访问；

1.3.3风险导向原则：高风险环节实施重点管控，高风险数据传输需加密传输；

1.3.4效率优先原则：优化流程设计，减少不必要审批，适配数字化工具；

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计结果及业务变化动态优化制度；

1.3.6国际化适配原则：跨境传输客户信息需遵循数据出境安全评估制度。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本细则为专项管理制度，处于公司制度体系三级层级，低于公司《内部控制基本规范》但高于部门级操作指引。

1.4.2制度衔接

（1）与《财务制度》：客户信息中的交易数据需与财务部对账，确保一致性；

（2）与《人力资源制度》：员工离职需交还客户信息权限及纸质资料；

（3）与《IT管理制度》：客户信息系统需纳入网络安全防护范围。

制度冲突时，以本细则为准，特殊场景由法务部协调处理。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司客户信息管理实行“董事会-审计委员会-管理层-执行层-监督层”五级管控架构。董事会负责顶层设计，审计委员会监督重大风险，管理层统筹执行，执行层落实具体操作，监督层实施日常检查。

2.2决策机构与职责

2.2.1审计委员会

职责：审批数据出境安全策略、重大数据安全事件处置方案；监督跨部门敏感信息共享机制。

2.2.2总经理办公会

职责：决策客户信息系统采购、年度预算及重大数据安全投入。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

主责：客户信息收集（确保来源合法）、交易数据录入（每日核对）；配合法务部进行合规审查。

2.3.2IT部

主责：系统权限管理（定期审计日志）、数据加密传输（公私网隔离）；配合安全部处置系统漏洞。

2.3.3市场部

主责：客户标签体系建立（匿名化处理）、营销活动数据脱敏；配合内控部进行流程测试。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

主责：客户信息全生命周期风险矩阵编制、季度自查（抽查比例≥20%）；出具内控缺陷报告。

2.4.2审计部

主责：年度专项审计（覆盖交易数据、跨境传输等）、舞弊调查；形成审计结论纳入绩效考核。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

成立由法务部牵头、各业务部门参与的“客户信息管理委员会”，每月召开例会解决争议。

2.5.2国际化业务联动

在欧美市场设立“本地数据保护官”（DPO），负责属地合规落地，与总法律顾问直接沟通。

第三章客户信息管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标

（1）数据准确率≥98%；

（2）敏感信息访问记录完整率达100%；

（3）跨境数据传输合规率100%。

3.1.2核心指标

（1）数据生命周期管理：从收集到销毁需标注操作人、时间、事由；

（2）权限变更响应：新增/撤销权限需在3个工作日内完成系统配置。

3.2专业标准与规范

3.2.1收集标准

（1）最小化原则：仅收集营销活动必需信息；

（2）明确告知：合同中显著位置列示信息用途、存储期限。

3.2.2安全规范

（1）高风险控制点：

-金额≥50万元订单数据传输需双重加密；

-跨境传输需经数据安全评估（参考《个人信息保护法》第六十七条）；

（2）中风险控制点：

-客户偏好标签更新需经销售部经理审批；

-硬盘存储客户信息需加锁保管。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：采用PDCA循环跟踪信息状态；

（2）风险矩阵：按“信息敏感度×操作频率”划分管控等级。

3.3.2工具应用

（1）CRM系统：实现客户信息电子化存档；

（2）数据脱敏工具：对测试环境数据实施遮蔽处理。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

客户信息管理主流程为“三审三存”：

（1）前端收集时：业务员自审（核对授权范围）；

（2）系统录入后：IT部中审（权限校验）；

（3）定期核查：内控部终审（留存审计轨迹）；

全程信息变更需在系统中留痕，纸质档案同步更新。

4.2子流程说明

4.2.1跨境传输子流程

（1）申请阶段：业务部提交《数据出境申请表》（附风险评估报告）；

（2）审批阶段：法务部（5个工作日）、审计委员会（7个工作日）；

（3）执行阶段：IT部配置代理服务器（传输日志存档2年）。

4.2.2销毁子流程

（1）触发条件：客户主动申请退出或存储期限届满；

（2）执行方式：系统物理删除+介质销毁（由IT部委托第三方）；

（3）记录保存：销毁清单存档3年，需双签确认。

4.3流程关键控制点

（1）高：客户信息查询需双签申请（销售部经理+IT部主管）；

（2）中：批量导出需提前1天报备内控部；

（3）低：一般信息更新无需审批，但需标注操作日志。

4.4流程优化机制

每年6月由流程所有者（销售部/IT部）提交优化建议，经内控部评估后纳入下一年度流程手册。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“客户类型+信息级别+岗位层级”三维矩阵分配权限：

（1）核心客户（如年采购额超1000万）的敏感信息，仅销售总监/财务总监可访问；

（2）一般客户（年采购额＜100万）的一般信息，可由部门主管开放给团队；

（3）境外分支机构：仅可访问本地化脱敏数据。

5.2审批权限标准

（1）金额审批：

-≥100万元订单需总经理审批；

-10-100万元需分管副总审批；

（2）敏感信息访问：

-临时权限需3个工作日审批，最长30天有效期；

-永久权限需审计委员会审批。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需明确授权对象、权限范围、有效期；

（2）代理规范：临时代理需经原权限人书面委托，系统需记录授权人信息。

5.4异常审批流程

（1）紧急情况：通过加急通道提交，但需在3小时内补充风险评估；

（2）权限外申请：需提交《权限豁免申请》（附业务必要性说明），审计委员会审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：CRM系统必须使用实名登录，密码复杂度不低于8位；

（2）痕迹留存：电子操作需截图留存（存档60天），纸质记录需双人签字。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每周抽查系统日志（抽样比例≥10%）；

（2）专项监督：每年5月由合规部牵头，覆盖跨境传输、外包合作等场景。

6.3检查与审计

（1）检查方式：文档检查+系统测试+人员访谈；

（2）审计结果应用：重大缺陷纳入子公司考核，整改不力直接追究部门负责人责任。

6.4执行情况报告

每月5日前由各业务部提交《客户信息管理执行报告》（含：

（1）数据安全事件发生次数及处理情况；

（2）系统权限变更统计表；

（3）员工培训覆盖率）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：客户数据准确率30%、合规检查通过率40%、应急响应速度30%；

（2）考核对象：销售团队、IT运维团队、第三方服务商。

7.2评估周期与方法

（1）周期：季度考核+年度总评；

（2）方法：系统数据统计+内控部评分。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：提交《整改计划》（7个工作日内）；

（2）重大问题：启动“问题升级流程”，由审计委员会监督。

7.4持续改进流程

基于考核结果制定《年度优化计划》，IT部牵头实施，次年3月评估成效。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-提前发现重大风险并阻止数据泄露；

-系统优化使数据查询效率提升20%以上；

（2）奖励标准：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（年度奖金池分配）。

8.2违规行为界定

（1）严重违规：

-故意泄露客户敏感信息（如销售经理倒卖客户名单）；

（2）较重违规：

-非法拷贝客户数据至个人设备；

（3）一般违规：

-逾期未完成权限回收。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：警告→降级→解除合同；

（2）程序要求：需制作《违规事实认定书》，当事人有陈述权。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3个工作日内提出；

（2）复议流程：人力资源部组织听证会，7个工作日内出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急响应小组：由总经理牵头，成员包括IT部、法务部、公关部；

（2）处置流程：

-发现阶段：IT部1小时内隔离系统；

-报告阶段：法务部6小时内出具合规意见；

-媒体沟通：公关部根据审计部评估结果制定口径。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：司法调取、自然灾害灾备演练；

（2）处理要求：需经审计委员会审批，留存书面记录。

9.3危机公关与善后

（1）善后措施：对受影响客户进行补偿，并重新评估安全策略；

（2）属地适配：在欧盟市场需启动GDPR合规预案，委托当地律师处理。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由公司审计委员会负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《企业内部控制基本规范》；

（2）《IT系统安全管理制度》（编号：2023-FZ-IT-003）。

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