某家具公司茶水间管理办法（规则）

某家具公司茶水间管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国安全生产法》《企业安全生产费用提取和使用管理办法》等国家法律法规，参照《食品安全国家标准食品接触用纸和纸板》（GB4806.9）、《公共机构节能条例》等行业标准，同时符合《联合国全球契约原则》等国际公约要求，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向及国际化经营战略，旨在规范茶水间管理流程，降低运营成本，保障员工健康安全，防范环境污染及合规风险，提升员工满意度与归属感。

管理痛点在于茶水间资源浪费、卫生安全事件频发、能耗居高不下等问题，核心目标是实现茶水间管理的标准化、精细化、智能化，推动绿色低碳运营，构建和谐健康的工作环境。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司全体正式员工、外包服务人员及合作单位人员，覆盖总部及所有分支机构茶水间管理活动。适用范围包括但不限于茶水间物资采购、设备维护、环境卫生、用水用电管理、垃圾分类处理等环节。例外场景如重大活动临时调整需经总经理办公会审批，审批权限由行政部负责备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保所有操作合法合规。

1.3.2权责对等原则：明确各部门及岗位职责，实现权责匹配，避免职能交叉或空白。

1.3.3风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控，优先防范重大安全与合规风险。

1.3.4效率优先原则：优化流程设计，减少不必要的审批节点，提升管理效率。

1.3.5持续改进原则：基于数据监测与行为分析，定期优化管理制度与执行方案。

1.4制度地位与衔接

本制度为基础性专项制度，与《公司采购管理办法》《公司固定资产管理办法》《公司安全生产管理办法》等制度形成互补，冲突时以本制度为准。与财务部《费用报销管理办法》、内控部《内控手册》等制度衔接时，需由行政部牵头协调，确保管理闭环。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司茶水间管理实行“总经理-行政部-各分支机构负责人”三级管理模式。行政部为执行主体，统筹总部茶水间资源；各分支机构设专人负责，接受行政部指导。决策层（董事会）仅对重大投资（如设备升级）决策，执行层负责日常运营，监督层（内控部、审计部）实施常态化检查。

2.2决策机构与职责

股东会负责重大投资决策；董事会审批年度预算与重大采购；总经理办公会决策突发事件的临时调整方案。决策范围界定：金额超过10万元的采购需董事会审批，临时调整需总经理办公会备案。

2.3执行机构与职责

2.3.1行政部（主责）：负责茶水间物资采购、设备维护、人员培训、能耗管理，需每月提交《茶水间运营报告》。

2.3.2分支机构负责人（配合）：负责本部茶水间日常巡查，发现异常及时上报行政部，需配合完成整改。

2.3.3采购部（协同）：负责供应商筛选，需对茶叶、咖啡等易损耗品实施“双随机”采购。

2.3.4维修部（协同）：负责设备维修，响应时限≤2小时，需留存维修记录。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部（高风险监督）：重点核查物资采购合规性、能耗数据真实性，每年至少开展一次专项检查。

2.4.2审计部（中风险监督）：每年对茶水间费用使用情况进行审计，审计结果纳入绩效考核。

2.4.3合规部（中风险监督）：监督垃圾分类处理，需对违规行为发出整改通知。

2.5协调与联动机制

建立“行政部-各分支机构-供应商”三方协调机制，每月召开例会，协调内容含物资需求、服务评价、投诉处理。涉外业务需增设属地合规协调小组，由行政部牵头，法务部配合。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1物资管理：库存周转率≥5次/年，采购成本同比下降5%。

3.1.2能耗管理：人均用水量≤5L/人·天，电耗同比下降10%。

3.1.3卫生管理：员工满意度≥90%，第三方检测合格率100%。

3.1.4垃圾分类：可回收物占比≥60%，填埋率≤20%。

3.2专业标准与规范

3.2.1物资管理：建立“日清月结”制度，茶叶、咖啡等易损耗品设置安全库存（≤3天用量），标注保质期，高风险点（如过期）需立即报废并上报合规部备案。

3.2.2能耗管理：推广节水器具，夏季空调温度设定≥26℃，高风险点（如长明灯）需安装智能控制模块。

3.2.3卫生管理：实施“5S”管理（整理、整顿、清扫、清洁、素养），高风险点（如饮水机滤芯）需每月更换。

3.2.4垃圾分类：设置“四分类”垃圾桶（可回收物、厨余垃圾、有害垃圾、其他垃圾），高风险点（如电池处理）需委托专业机构处置。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用PDCA循环管理（Plan-Do-Check-Act），嵌入三个关键内控环节：①采购环节实施“三重一大”审批；②能耗数据通过ERP系统监控；③卫生检查纳入绩效考核。

3.3.2管理工具：使用OA系统进行需求申请，ERP系统进行库存管理，智能水表实时监控用水量。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1物资采购流程：需求申请（员工提交OA）→行政部审核（3个工作日）→供应商确认（2个工作日）→采购部执行（1个工作日）→入库验收（行政部+供应商联合）→财务付款（5个工作日）。

4.1.2设备维护流程：日常巡查（分支机构负责人每日）→问题上报（行政部2小时内响应）→维修部派单（4小时内）→完成验收（行政部+维修部联合）→费用结算（采购部）。

4.1.3卫生管理流程：每日清扫（外包服务商）→每周检查（行政部）→每月第三方检测（合规部组织）→问题整改（行政部7天内完成）。

4.2子流程说明

4.2.1紧急采购流程：金额≤500元的应急采购需经行政部+财务部双签批，审批时限≤4小时。

4.2.2节假日物资补充流程：提前15天提交需求计划，行政部组织集中采购。

4.3流程关键控制点

4.3.1物资采购：高风险点（金额≥10万元采购）需实施“询价-比价-议价”全流程，行政部留存完整记录。

4.3.2能耗管理：高风险点（如空调超时使用）需嵌入ERP系统自动预警。

4.3.3卫生检查：高风险点（如消毒液浓度）需使用专业检测仪，检查记录永久存档。

4.4流程优化机制

每年12月开展全流程复盘，由内控部牵头，行政部配合，优化方向包括数字化工具嵌入、供应商管理协同等，优化方案需经总经理办公会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“物资类型+金额+层级”分配权限：

-金额≤500元采购：部门主管审批；

-金额501-5万元采购：行政部+财务部双签批；

-金额≥5万元采购：总经理审批。

操作权限：仅行政部可调取ERP库存数据，审批权限仅限审批人。

5.2审批权限标准

5.2.1常规审批路径：需求提交→部门主管（1天）→行政部（2天）→财务部（3天）→采购部执行。

5.2.2特殊审批路径：金额≥5万元采购需增加法务部（1天）审核。

禁止越权审批，越权行为需上溯一级追责。

5.3授权与代理机制

授权需书面备案，授权期限≤6个月，临时代理需经直接上级批准，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急采购需附《风险评估报告》，经总经理特批；补批需提供原审批依据，审批时限加1天。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：物资入库需双人核对，ERP系统留痕；卫生检查需填写《茶水间卫生检查表》，纸质+电子双备份。

6.1.2痕迹留存：电子记录需保留3年，纸质记录需归档至行政部档案室。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：行政部每日巡查，内控部每周抽查，每月形成《监督报告》。

6.2.2专项监督：每年6月、12月由内控部牵头，合规部、审计部配合开展季度检查。

6.2.3突击检查：审计部可随时抽查，发现重大问题需立即上报。

6.3检查与审计

6.3.1专项审计：每年6月由审计部执行，审计内容含采购合规性、费用合理性。

6.3.2日常检查：行政部每月检查，检查结果与外包服务商考核挂钩。

6.4执行情况报告

行政部每月5日前提交《茶水间管理报告》，内容含物资使用率、能耗数据、卫生评分、风险事件等，报告需经总经理审阅。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1行政部考核：物资采购及时率≥95%，能耗降低率（目标10%），卫生检查达标率（目标100%）。

7.1.2分支机构考核：卫生检查得分占60%，投诉率占40%。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，行政部通过ERP数据统计+现场核查评估，分支机构通过员工匿名问卷评估。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：一般问题（7天内整改），重大问题（30天内整改），紧急问题（2小时内整改）。

7.3.2责任追究：整改不力者由行政部发起《绩效改进计划》，重大问题追究直接负责人。

7.4持续改进流程

基于考核结果、审计发现、员工建议，行政部每半年提交优化方案，经内控部评估后报总经理审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：节约成本（如降低10%能耗）、创新管理（如智能化改造）、优秀外包服务商等。

8.1.2奖励程序：提交申请→行政部审核→总经理办公会审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：卫生检查不合格；

8.2.2较重违规：采购超预算；

8.2.3严重违规：违反环保法规。

8.3处罚标准与程序

对应处罚：警告（一般违规）、罚款（较重违规）、解约（严重违规），处罚需书面通知，受罚者可申请复核。

8.4申诉与复议

员工收到处罚通知3个工作日内可向行政部提出申诉，行政部10个工作日内出具复核意见。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大污染事件预案：立即隔离污染源（维修部2小时内到场），疏散人员（行政部4小时内完成），上报环保部门（6小时内），法务部协调赔偿。

9.1.2设备故障预案：应急储备物资使用（临时替代），维修部24小时响应，行政部协调备件。

9.2例外情况处理

例外场景：如自然灾害导致的物资短缺，需经总经理批准，行政部提交《例外处理报告》，事后纳入制度优化。

9.3危机公关与善后

危机公关由公关部牵头，行政部配合，需制定“事前预防-事中控制-事后总结”方案，跨国场景需适配当地法律法规。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由行政部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

-《公司采购管理办法》（文号：企制度2023-005）第3.2条衔接本制度第3.2节；

-《公司固定资产管理办法》（文号：企制度2023-006）第4.1条衔接本制度第4.1节。