各类公文写作格式与范例汇编

各类公文写作格式与范例汇编序公文，作为各级各类社会组织在公务活动中形成和使用的具有法定效力与规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理事务的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率、决策水平和单位形象。为帮助相关人员准确掌握各类常用公文的写作规范，提升公文处理能力，特编撰本汇编。本汇编选取了工作中最常用的若干公文种类，详细阐述其写作格式、要点及注意事项，并辅以范例，力求内容实用、指导性强。使用者在实际应用中，还需结合具体情境和本单位的相关规定灵活运用，不断提高公文写作的规范性与实效性。一、通知（一）概述与适用范围通知是党政机关、企事业单位、社会团体常用的下行文，有时也用于平行单位之间。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。其特点是使用频率高、应用范围广、时效性强。（二）写作格式与要点1.标题：*通常由“发文机关+事由+文种”组成，如《XX公司关于召开年度工作会议的通知》。*对于内容简单的通知，也可直接用“通知”作标题，但正式场合较少采用。*转发文件的通知，标题中可使用“转发”、“批转”等词。2.主送机关：*指通知的接收单位，应写明全称或规范化简称。*多个主送机关时，按其性质、级别或惯例排序。3.正文：*开头：简要说明发文的原因、依据或目的。例如：“为贯彻落实XX会议精神，确保年度目标顺利完成，经研究决定，召开XX会议。现将有关事项通知如下：”*主体：这是通知的核心部分，需明确、具体地写出通知事项。内容较多时，可分条列项，但条目不宜过多过细，力求条理清晰。如需执行，要明确责任主体、具体要求和完成时限；如需周知，要清楚传达信息。*结尾：常用“特此通知”、“请遵照执行”、“请认真贯彻落实”等。有时也可省略结尾。4.附件：*如有附件，应在正文结束后、发文机关署名前注明“附件：1.XXXX”，附件名称后不加标点符号。附件应另起一页。5.发文机关署名：*写明发文机关的全称或规范化简称。6.成文日期：*用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（三）范例关于举办“公文写作与处理规范”专题培训班的通知各部门、各单位：为进一步提升我单位工作人员的公文写作能力和规范处理水平，提高办文效率与质量，经研究，决定举办“公文写作与处理规范”专题培训班。现将有关事宜通知如下：一、培训内容1.常用公文的写作规范与技巧（包括通知、报告、请示、函等）；2.公文格式排版及常见错误辨析；3.公文处理流程与注意事项。二、培训时间某年某月某日（星期X）上午X点至X点，下午X点至X点。三、培训地点单位X号会议室。四、参训人员各部门、各单位负责公文起草和处理工作的相关人员（每部门限报X名）。五、其他事项1.请各部门、各单位于某年某月某日前将参训人员名单（姓名、部门、职务、联系方式）报至办公室XXX处。2.请参训人员提前安排好工作，准时参加培训。3.培训期间请遵守纪律，将手机调至静音或关闭状态。特此通知。（联系人：XXX联系电话：XXXXXXX）XX单位办公室（印章）某年某月某日---二、报告（一）概述与适用范围报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问的公文。它是一种上行文，具有汇报性、陈述性的特点。报告主要用于向上级机关反馈信息，不要求上级机关批复，但上级机关可以根据报告内容了解情况、指导工作。（二）写作格式与要点1.标题：*一般采用“发文机关+事由+文种”的形式，如《XX公司关于XX项目进展情况的报告》。*有时也可省略发文机关，如《关于XX情况的报告》。2.主送机关：*通常为一个直接上级机关，顶格书写。3.正文：*开头：简要说明报告的缘由、目的或依据。例如：“根据贵单位某年某月某日《关于XX的通知》要求，我单位对XX情况进行了认真调查，现将有关情况报告如下：”或“现将我单位某年某月工作开展情况报告如下：”*主体：这是报告的核心内容，要实事求是、条理清晰地汇报工作情况、成绩、经验、问题、教训，或反映有关情况。如果是答复上级询问，应针对性地一一回复。内容较多时，可分点阐述，但要注意逻辑层次。*结尾：常用“以上报告，请审阅”、“特此报告”等。4.附件：*如有需要，可以附上相关图表、数据等作为支撑材料。5.发文机关署名：*写明发文机关全称或规范化简称。6.成文日期：*用阿拉伯数字将年、月、日标全。（三）范例关于XX活动开展情况的报告[上级单位名称]：根据[上级单位名称]某年某月某日下发的《关于组织开展XX活动的通知》（X发〔某年〕X号）精神，我单位高度重视，精心组织，认真开展了XX活动。现将活动开展情况报告如下：一、活动组织情况我单位及时召开专题会议，传达学习上级通知精神，研究制定活动实施方案，明确责任分工，确保活动有序开展。成立了以单位主要领导为组长，相关部门负责人为成员的活动领导小组，负责活动的统筹协调和具体指导。二、活动主要内容及成效（一）精心组织学习研讨。组织全体人员学习了相关文件精神和业务知识，开展了X次专题研讨，参会人员积极发言，交流心得体会，深化了对活动意义的认识。（二）扎实推进XX工作。围绕活动主题，结合工作实际，开展了XX具体工作，取得了阶段性成效，例如……（此处简述1-2项主要成效，避免过于琐碎）。（三）广泛开展宣传引导。通过单位内部宣传栏、网站等多种形式，宣传活动进展和成效，营造了良好氛围。三、存在问题与不足在活动开展过程中，也发现一些不足：一是部分人员对活动重要性的认识有待进一步提高；二是活动形式略显单一，创新性不足。四、下一步工作打算针对存在的问题，下一步我们将：一是继续加强宣传引导，提高思想认识；二是创新活动形式，丰富活动内容，增强活动的吸引力和实效性；三是及时总结经验，巩固活动成果，推动各项工作再上新台阶。以上报告，请审阅。XX单位（印章）某年某月某日---三、请示（一）概述与适用范围请示是下级机关向上级机关请求指示、批准时使用的公文。它也是上行文，且具有强制回复的性质，上级机关必须对请示事项给予明确答复。请示主要适用于以下情况：遇到无权自行决定的重大问题或事项；工作中遇到新情况、新问题无章可循或规定不明确；因本单位能力、资源有限，需要上级支持或协调；对上级机关的某项政策、规定有疑问，需要上级解释说明等。（二）写作格式与要点1.标题：*一般为“发文机关+事由+文种”，如《XX公司关于审批XX项目立项的请示》。*事由应明确点出请求的核心事项，如“关于解决XX经费的请示”、“关于XX事项的请示”。2.主送机关：*只能写一个直接上级机关，不抄送下级机关。顶格书写。3.正文：*开头（请示缘由）：这是请示的关键部分，要充分、扼要地说明请示的原因、背景和依据。为何请示？请示的必要性和紧迫性是什么？应写得具体、充分，以引起上级的重视并获得理解和支持。例如：“为顺利推进XX工作，解决当前面临的XX困难，根据XX规定，特向贵单位请示如下：”*主体（请示事项）：明确、具体地写出请求上级机关指示或批准的事项。内容要单一，即“一文一事”，不能在一份请示中请示多个不相关的问题。如果请示事项涉及具体方案、数据等，应清晰列出，便于上级审批。*结尾（请示要求）：常用“以上请示，妥否，请批示”、“以上请示，恳请批准”、“请予审批”等。4.附件：*如有支撑请示事项的材料（如可行性研究报告、预算表等），可作为附件，并在正文后注明。5.发文机关署名：*写明发文机关全称或规范化简称。6.成文日期：*用阿拉伯数字将年、月、日标全。（三）范例关于申请XX专项工作经费的请示[上级单位名称]：为确保我单位承担的XX专项工作能够顺利完成，根据工作安排和实际需要，现特向贵单位申请专项工作经费。一、申请经费的理由XX专项工作是根据[上级相关文件精神或会议决定]开展的重要工作，对于……（简述工作重要性）具有重要意义。该工作自启动以来，已取得部分进展，但目前因经费不足，导致[具体某项工作，如：外聘专家、购买必要设备、开展实地调研等]难以按计划推进，影响了整体工作进度。二、申请经费的数额及用途根据工作任务测算，共需专项经费XX万元。主要用途如下：1.[具体用途一]：XX万元；2.[具体用途二]：XX万元；3.[其他必要支出]：XX万元。（以上各项用途需具体、合理，符合相关财经规定）三、保障措施如能获得批准，我单位将严格按照相关财经纪律和经费管理规定，专款专用，精打细算，确保经费使用效益最大化，并及时向上级汇报经费使用情况。以上请示，妥否，请批示。（附件：XX专项工作经费预算明细表）XX单位（印章）某年某月某日---四、函（一）概述与适用范围函是平行机关或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的公文。它的适用范围广泛，不受隶属关系和级别高低的限制。函的特点是灵活简便、内容单一、针对性强。按用途可分为商洽函、询问函、答复函、请批函、告知函等。（二）写作格式与要点1.标题：*一般为“发文机关+事由+文种”，如《XX公司关于商洽XX合作事宜的函》。*也可简化为“事由+文种”，如《关于询问XX事项的函》、《关于答复XX问题的函》。*请批函的标题有时会用“关于请求批准XX事项的函”。2.主送机关：*写明受理函件的机关全称或规范化简称，顶格书写。3.正文：*开头：说明发函的原因、目的或依据。商洽函、询问函一般先交代背景或事由；答复函则通常先引述来函的文号和标题，如“贵单位某年某月某日《关于XX的函》（X函〔某年〕X号）收悉。经研究，现答复如下：”*主体：具体说明商洽的事项、询问的问题、答复的意见或请求批准的内容。要直截了当，条理清楚，语言得体。商洽事项要明确提出己方的意见和希望；询问问题要清晰具体；答复问题要针对性强，明确肯定或否定；请求批准事项要说明理由和依据。*结尾：根据函的类型选用不同的结束语。商洽函常用“可否，请予函复”、“盼予复函”、“如蒙同意，请即函复”等；询问函常用“以上事项，请予函复为盼”、“特此函询，请予回复”等；答复函常用“特此函复”、“此复”等；请批函常用“以上请示，恳请批准”、“妥否，请函复”等。4.附件：*如有相关材料需要附上，参照其他公文附件标注方法。5.发文机关署名：*写明发文机关全称或规范化简称。6.成文日期：*用阿拉伯数字将年、月、日标全。（三）范例范例一：商洽函关于商洽共同举办“XX行业发展论坛”事宜的函XX协会：当前，XX行业发展日新月异，为搭建行业交流平台，促进行业健康发展，我公司拟于某年第三季度举办“XX行业发展论坛”，探讨行业趋势与挑战。贵协会在行业内具有广泛影响力和丰富的组织经验，为使论坛更具权威性和实效性，我公司诚挚希望能与贵协会共同主办此次论坛。具体合作事宜如下：一、论坛主题：……（初步拟定）二、时间地点：某年某月，某地（具体待定）三、主要内容：……（初步设想）四、双方职责：我公司主要负责论坛的整体策划、场地布置、嘉宾邀请等；贵协会主要负责协助邀请部分重要嘉宾、组织会员单位参与及宣传推广等。如蒙同意，恳请贵协会给予支持，并指派专人与我公司接洽后续具体合作细节。相关合作方案（草案）详见附件。可否，请予函复。（附件：“XX行业发展论坛”合作方案（草案））XX公司（印章）某年某月某日范例二：答复函关于答复XX公司商洽合作举办论坛事宜的函XX公司：贵公司某年某月某日《关于商洽共同举办“XX行业发展论坛”事宜的函》（X司函〔某年〕X号）收悉。经我协会研究，现就相关事宜答复如下：首先，感谢贵公司对我协会的信任。我们认为举办“XX行业发展论坛”对于促进行业交流与发展具有积极意义，同意与贵公司共同主办此次论坛。关于贵公司提出的合作方案（草案），我们基本认可。建议双方尽快召开一次协调会，就论坛主题的进一步深化、嘉宾邀请的范围、具体分工及经费预算等事宜进行详细磋商，形成最终合作方案。我协会将指派XX部门XXX同志（联系方式：XXXXXXX）负责与贵公司对接。特此函复。XX协会（印章）某年某月某日---五、会议纪要（一）概述与适用范围会议纪要是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件。它记载会议的基本情况、主要精神和议定事项，是传达会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要依据。会议纪要适用于记载会议主要情况和议定事项，既可用于向上级机关汇报会议情况，也可用于向下属单位传达会议精神和要求，还可作为相关单位之间交流信息、协调工作的依据。（二）写作格式与要点1.标题：*通常有两种形式：一种是“会议名称+纪要”，如《XX公司年度工作会议纪要》；另一种是“会议主题+纪要”，如《关于XX项目推进协调会议纪要》。*重要会议的纪要，标题中可标明会议的届次或时间，如《XX公司第三届第二次董事会会议纪要》。2.会议基本情况：*这部分一般放在正文开头，简明扼要地说明会议的基本要素：会议时间（年、月、日，上/下午，具体时段）、地点、主