公司人事档案管理规范与操作流程

公司人事档案管理规范与操作流程引言人事档案作为企业人力资源管理的核心组成部分，系统记录了员工从入职到离职的全周期信息，是企业识人、用人、育人、留人的重要依据，同时也是维护企业与员工双方合法权益的关键凭证。建立健全科学、规范的人事档案管理体系，不仅能够提升人力资源管理效率，更能为企业战略决策提供数据支持，并有效规避潜在的管理风险。本规范旨在明确人事档案管理的基本原则、具体操作流程及相关责任要求，确保人事档案管理工作的标准化、制度化和规范化运行。一、人事档案管理的基本原则人事档案管理工作应严格遵循以下原则，以确保档案的真实性、完整性、安全性和可用性：1.真实性原则：档案材料的收集、录入与归档必须以事实为依据，确保所有信息的客观真实，严禁虚构、篡改或隐瞒。档案管理人员对接收材料的真实性负有初步审核责任。2.完整性原则：确保员工档案材料的齐全完整，从员工入职到离职的各个关键环节形成的重要材料均应及时归档，避免出现材料缺失或断档。3.保密性原则：人事档案属于企业核心机密信息，档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守保密制度，未经授权不得擅自查阅、复制、传播或泄露档案内容。4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、借阅、转递、销毁等各个环节均需遵循统一的操作规范和流程，确保管理工作有序进行。5.安全性原则：采取必要的物理和技术措施，保障档案实体与电子档案数据的安全，防止档案损坏、丢失、被盗或遭受非授权访问。6.动态管理原则：人事档案应随着员工个人情况、职务变动、奖惩记录等信息的变化而及时更新，确保档案信息的时效性和准确性。二、人事档案的构成与管理规范（一）档案材料的构成员工人事档案应包含但不限于以下各类材料，根据员工所处阶段和实际情况动态调整：1.入职基础材料：员工履历表、求职申请表、身份证复印件、学历学位证书复印件及验证证明、职业资格证书复印件、与原单位解除/终止劳动合同证明（或应届生就业报到证）、照片等。2.劳动关系材料：劳动合同文本及附件、岗位变动通知、薪资调整记录、保密协议、竞业限制协议等。3.培训与发展材料：培训记录、考核鉴定表、奖惩决定及相关材料、职称评定材料、技能等级证明等。4.其他重要材料：如员工体检报告、紧急联系人信息、社会保险及公积金相关材料、离职申请、离职证明等。（二）档案的建立1.新员工入职后，人力资源部应在规定时限内为其建立人事档案。2.档案应以员工本人姓名为核心进行标识，可采用纸质档案与电子档案并行管理的模式。若建立纸质档案，需使用规范的档案盒、档案袋，并在显著位置标注员工姓名、工号等基本信息。3.电子档案的建立应依托公司指定的人力资源管理信息系统，确保数据录入准确、完整，并及时上传相关扫描件或电子版材料。（三）档案材料的收集与归档1.收集责任：人力资源部是档案材料收集与归档的主要责任部门。各部门应积极配合，及时将本部门员工产生的需归档材料（如奖惩通知、考核结果等）提交至人力资源部。2.收集要求：归档材料应为原件或具有同等法律效力的复印件（复印件需注明“与原件核对无异”并加盖相关印章或由本人签字确认）。材料应字迹清晰、内容真实、手续完备。3.归档时限：各类材料形成后，应在规定时间内完成收集与归档，确保信息的及时性。4.归档审核：人力资源部档案管理人员在接收材料时，应对材料的完整性、规范性进行审核，对不符合要求的材料应退回并要求补充或更正。（四）档案的日常管理1.存放要求：纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光等条件。档案库房应保持清洁、干燥、通风。2.整理排序：纸质档案材料应按照一定的逻辑顺序（如时间顺序或材料类别）进行整理、排序和装订，便于查阅。电子档案应建立清晰的文件夹结构和文件命名规则。3.定期核对：人力资源部应定期（如每季度或每半年）对人事档案进行核对，确保档案数量与在职员工人数相符，档案材料无缺失、错放。4.信息更新：当员工个人信息发生变更（如联系方式、婚姻状况等）或产生新的归档材料时，档案管理人员应及时更新纸质档案和电子档案信息。（五）档案的查阅与借阅1.查阅权限：档案查阅实行严格的权限审批制度。*人力资源部因工作需要查阅员工档案，需经部门负责人批准。*公司其他部门因特殊工作需要查阅相关员工档案，须提出书面申请，经人力资源部负责人及该部门负责人批准。*公检法等外部单位因公务需要查阅档案，须持有效证件和单位介绍信，经公司分管人力资源工作的领导批准。*员工本人一般不得查阅本人档案，因特殊情况确需查阅本人部分信息的，须提出书面申请，经人力资源部负责人批准。2.查阅程序：查阅档案时，需填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、查阅事由、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅要求：查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅时原则上在指定地点进行，档案材料一般不得带出阅档室。确需借出的，需经更高级别领导批准，并严格限定借阅期限。4.借阅管理：借出的档案应妥善保管，按时归还。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后方可办理归还手续。（六）档案的转递1.员工因调动、辞职、解除劳动合同、开除、退休等原因离开公司时，人力资源部应在规定时间内将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位或相关机构。2.档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁员工本人自带或通过普通邮寄方式转递。3.转递档案时，需填写《档案转递通知单》，详细列明档案材料份数、页数等，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。（七）档案的保密与安全1.所有接触档案的人员必须严格遵守国家及公司有关档案保密的规定，严守档案纪律，不得泄露档案内容。2.建立健全档案安全保密制度，定期对档案管理人员进行保密教育和培训。3.电子档案系统应具备严格的访问控制、权限管理和日志审计功能，防止非授权访问和数据泄露。定期进行数据备份，确保数据安全。4.发生档案失泄密事件时，应立即报告并采取补救措施，并按规定追究相关人员责任。（八）档案的鉴定与销毁1.对于已故员工或离职达到一定年限且无未了事宜的员工档案，应按照国家相关规定进行鉴定。2.经鉴定确无保存价值的档案，由人力资源部提出销毁意见，报公司领导批准后，按规定程序进行销毁。3.档案销毁前应编制《档案销毁清册》，销毁时应有两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。三、人事档案管理操作流程（一）新员工档案建立流程1.材料收集：新员工入职时，人力资源部专员指导其填写《员工履历表》等表格，并收集相关证明材料。2.材料审核：人力资源部档案管理员对收集到的材料进行完整性和规范性审核。3.建档登记：审核无误后，为员工建立纸质档案和电子档案，分配档案编号，并将材料整理归档。4.系统录入：在人力资源管理信息系统中录入员工基本信息，并关联电子档案材料。（二）档案材料归档操作流程1.材料接收：档案管理员接收新产生的需归档材料。2.材料审核：检查材料是否符合归档要求，信息是否准确完整。3.分类整理：对审核通过的材料进行分类、排序。4.编号登记：对材料进行编号，并在《档案材料目录》中进行登记。5.入档存放：将纸质材料放入相应员工的档案盒内指定位置；将电子材料上传至人力资源管理信息系统对应员工档案中。（三）档案查阅流程1.申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅内容。2.审批：按查阅权限规定，报相关负责人审批。3.查阅：审批通过后，档案管理员调取档案，在指定地点供查阅人查阅，并监督查阅行为。4.登记：查阅人在《档案查阅登记表》上签字确认。（四）档案借阅流程1.申请与审批：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、借阅期限、借阅档案名称/编号，按权限报相关领导审批。2.借出：审批通过后，档案管理员核对借阅人身份，办理借出手续，并由借阅人签字确认。明确借阅责任和归还要求。3.归还：借阅人应按期归还档案。档案管理员检查档案材料是否完好无损，确认无误后办理归还登记手续。（五）员工离职档案处理流程1.档案整理：员工离职手续办理完毕后，档案管理员整理该员工的全部档案材料，确保齐全。2.确定去向：根据员工离职情况（如调动、失业、升学等），确定档案的接收单位。3.办理转递：按照档案转递规定，通过机要或专人方式将档案转递至接收单位，并取得回执。4.内部存档：对于转递回执及员工离职相关材料（如离职申请、离职证明存根等），应在公司内部妥善存档备查。四、责任与监督1.人力资源部是公司人事档案管理的归口管理部门，对档案管理工作负总责，负责制定和完善档案管理制度，组织档案管理人员的培训，监督检查制度的执行情况。2.档案管理人员应认真履行职责，严格遵守档案管理规范和操作流程，确保档案的真实、完整、安全和有效利用。对工作中出现的失误或违规行为，将视情节轻重追究责任。3.公司各部门应积极配合人力资源部做好档案材料的收集与提交工作，确保本部门产生的员工档案材料及时归档。4.公司将定期或不定期对人事