企业流程管理自动化平台使用手册

企业流程管理自动化平台使用手册引言企业流程管理自动化平台通过数字化手段整合、优化和固化企业内部流程，实现跨部门协作、审批自动化与全流程可视化管理。本手册旨在帮助用户快速掌握平台操作，提升流程处理效率，保证流程合规性与数据安全性。一、适用场景与核心价值本平台适用于企业各类标准化、重复性流程管理，覆盖以下典型场景：行政事务：办公用品申领、会议室预订、用印申请等，减少线下排队与纸质单据传递。财务流程：费用报销、付款申请、预算调整等，实现审批节点自动化，缩短结算周期。人力资源：入职审批、请假/调休申请、转岗流程等，规范员工生命周期管理。采购管理：供应商准入、采购订单审批、合同签订等，保证采购流程透明合规。通过平台，企业可实现“流程线上化、审批自动化、数据可视化”，降低沟通成本，避免人为操作失误，提升整体运营效率。二、操作指南1.平台登录与界面概览登录方式：通过企业统一身份认证账号（如工号+密码）登录，首次登录需完成手机号绑定与实名认证。界面模块：登录后首页展示核心功能入口，包括“我的待办”（需处理的审批任务）、“已办流程”（已处理的审批记录）、“流程模板”（可用的流程类型）、“流程监控”（企业整体流程进度统计）、“个人中心”（账号与权限设置）。2.创建与提交流程步骤1：选择流程模板在“流程模板”模块中，根据需求选择对应流程（如“费用报销申请”），“使用模板”，进入创建页面。步骤2：填写基础信息必填字段：申请部门、申请人、申请日期、流程名称（如“10月市场部差旅费报销”）。选填字段：关联项目（如涉及项目编号）、紧急程度（普通/紧急，紧急流程将优先处理）。步骤3：附件根据流程要求相关材料，如费用报销需发票扫描件、行程单、费用明细表等（支持PDF、JPG、Word格式，单文件不超过10MB）。步骤4：提交审批确认信息无误后，“提交”，系统自动将流程推送至第一个审批节点。提交成功后，可在“我的申请”中查看流程状态（如“待部门初审”）。3.审批流程处理步骤1：接收待办提醒审批人登录后，“我的待办”模块将显示需处理的审批任务，系统通过站内消息、企业/钉钉推送提醒（可自定义提醒方式）。步骤2：查看流程详情待办流程，查看申请人信息、附件材料、流程节点进度及历史审批意见。如需补充材料，可“退回修改”并填写退回理由（如“发票抬头错误，请重新”）。步骤3：执行审批操作通过：“通过”，填写审批意见（如“符合规定，同意报销”），流程自动流转至下一节点。驳回：选择驳回原因（如“超预算”“缺少合同”），填写详细意见，流程将终止并退回至申请人，需重新提交。转交：如无法及时审批，可“转交”并选择其他审批人（需具备转交权限）。步骤4：跟踪流程进度审批完成后，审批人可在“已办流程”中查看流程最终状态（如“已通过”“已驳回”）。申请人可在“我的申请”中实时监控进度，如“财务审核中”“已完成”。4.流程监控与查询流程监控：管理员进入“流程监控”模块，可查看企业所有流程的实时进度，包括待处理数量、平均处理时长、异常流程（如超时未审批）预警，支持按部门、流程类型筛选。历史流程查询：在“流程历史库”中，可通过流程编号、申请人、申请日期、审批状态等条件查询历史流程，支持导出Excel表格（含流程节点、审批人、处理时间等详细信息）。三、常用模板参考1.费用报销申请表字段名称填写说明必填申请部门申请人所属部门（如“市场部”“研发部”）是申请人提交申请的员工姓名是申请日期提交申请的日期（格式：YYYY-MM-DD）是费用类型差旅费/办公费/招待费/培训费等是费用明细分项列支：费用项目、金额、用途说明（如“交通费：200元，北京-上海高铁票”）是附件清单文件名称（如“发票_20241001.pdf”“行程单_20241001.jpg”）是部门初审意见部门负责人审批意见（如“业务属实，同意报销”）及签名是财务审核意见财务部门审核意见（如“票据合规，金额无误”）及签名是审批状态系统自动显示（待提交/部门初审中/财务审核中/已通过/已驳回）否2.流程状态跟踪表流程编号流程名称申请人当前节点负责人状态提交时间预计完成时间实际完成时间FP-20241001费用报销申请*财务审核*审核中2024-10-012024-10-03-LC-20241002会议室预订*已完成*赵六已通过2024-10-022024-10-022024-10-02QP-20241003采购订单审批*刘七总经理审批*陈八待审批2024-10-032024-10-05-四、使用提示与常见问题1.权限管理用户仅可查看和操作权限范围内的流程（如普通员工无法查看其他部门报销详情）。部门负责人需在“用户管理”中维护本部门员工权限（如新增/停用账号、调整审批节点权限），保证流程流转责任到人。2.数据安全与备份敏感信息（如合同金额、员工薪资）在流程中需加密存储，仅授权人员可查看。管理员每月需通过“数据备份”功能导出流程数据并本地存储，避免数据丢失（导出文件仅限管理员访问）。3.流程变更规则如需调整审批节点或规则（如增加“法务审核”节点），由部门负责人提交“流程变更申请”，经IT部门与企业管理层审核后生效，普通用户不可自行修改模板。流程变更后，历史流程不受影响，新流程按新规则执行。4.常见问题处理问题1：流程长时间未推进怎么办？解决：申请人可在“我的申请”中“催办”，系统将自动向当前审批人发送提醒；若仍无响应，联系部门负责人协调处理。问题2：审批人离职导致流程卡顿？解决：部门负责人需在“用户管理”中及时变更审批人，避免流程停滞；建议关键岗位设置“备用审批人”。问题3：附件失败或格式错误？解决：检查文件大小是否超限（单文件≤10MB）、格式是否为平台