合同管理标准化流程模板风险控制与执行版

合同管理标准化流程模板（风险控制与执行版）一、适用场景与核心价值二、标准化操作流程详解（一）合同需求发起与初步评估需求提出：业务部门根据合作需求（如采购物资、接受服务等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、金额、核心需求（如交付时间、质量标准）等，提交部门负责人*审核。初步风险评估：部门负责人*对合作方资质（如营业执照、行业许可、过往履约记录）进行初步核查，判断合作方履约能力，对高风险合作（如首次合作、大额合同）需启动专项尽职调查，形成《合作方资质评估报告》并附相关证明材料。（二）合同起草与内部评审合同起草：业务部门根据需求及合作方反馈，参照企业《合同示范文本库》起草合同条款，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式、保密条款等关键内容。多部门联合评审：业务部门：审核合同标的、技术参数、交付要求等是否符合业务需求；财务部门：审核付款方式、税费承担、发票要求、财务合规性（如是否符合预算、资金审批流程）；法务部门：审核合同条款合法性、合规性，排查法律风险（如格式条款是否公平、知识产权归属、违约责任是否明确），形成《法务审核意见表》；风控部门（如设）：结合企业风险偏好，评估合同履行中的潜在风险（如市场风险、信用风险），提出风险应对建议。修订与定稿：业务部门根据评审意见修改合同，经所有评审部门确认无异议后，形成《合同审批表》（含各环节评审意见）及最终合同文本。（三）合同谈判与最终确认谈判准备：业务部门牵头，法务、财务人员参与，制定谈判策略，明确谈判底线（如价格上限、交付周期），避免谈判中偏离核心需求或风险控制点。合同谈判：与合作方就合同条款进行沟通，重点协商价格、交付时间、违约责任等争议点，谈判过程需形成《谈判纪要》，记录双方达成的一致意见及未决事项。最终确认：谈判达成一致后，合作方需在合同文本上盖章（或签字）确认，企业内部按审批权限提交最终审批（如总经理、分管副总），审批通过后进入签订环节。（四）合同签订与分发签订审批：根据合同金额及类型，履行分级审批权限（例如：10万元以下由分管副总审批，10-50万元由总经理审批，50万元以上提交董事会*审批），审批通过后方可签订。正式签订：法定代表人或授权代表人在合同上签字并加盖企业公章，合同文本需为“骑缝章”版本（多页合同），保证每页均有法律效力。合同分发：签订后3个工作日内，行政部将合同正本、副本按“原件归档、副本分发”原则进行登记：正本由档案室保存，副本分发至业务部门（履约使用）、财务部门（付款依据）、法务部门（风险监控）等相关部门，并同步在合同管理系统内录入合同信息，实现线上留痕。（五）合同履行与跟踪履约计划制定：业务部门根据合同约定，制定《合同履行计划表》，明确各阶段履约节点（如交付时间、验收节点、付款节点）、责任人及完成标准，报部门负责人*备案。履约监控：业务部门按计划跟踪履约情况，对关键节点（如货物交付、服务验收）需留存书面凭证（如签收单、验收报告）；若发觉合作方未按约履约（如延迟交付、质量不达标），需在24小时内启动《履约异常处理流程》，向合作方发出《履约催告函》，并同步上报分管领导*。付款执行：财务部门根据合同约定及履约凭证（如验收合格报告），办理付款手续，保证付款金额、时间与合同一致，避免超付或逾期支付。（六）合同变更、解除与终止变更申请：因客观原因需变更合同（如标的、数量、履行期限），由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及对合同履行的影响，附合作方书面确认函，重新履行内部评审及审批流程。解除与终止：协商解除：双方达成一致后，签订《合同解除协议》，明确解除后的权利义务（如已履行部分的结算、赔偿事宜）；单方解除：若合作方严重违约（如根本性违约），企业可依据合同约定发出《合同解除通知》，并保留追究违约责任的权利；合同到期：自然终止的，业务部门需确认是否需要续签，提前30天启动评估流程。（七）合同归档与复盘归档管理：合同履行完毕或终止后，业务部门在15个工作日内将合同正本、附件（如审批表、谈判纪要、验收报告）、变更/解除协议等材料整理成册，移交档案室*归档。归档需填写《合同归档清单》，保证材料完整、编号规范，保存期限按企业档案管理规定执行（一般不少于10年）。复盘总结：每季度/年度，法务部门*牵头组织业务、财务、风控部门对合同管理流程进行复盘，分析履约中的典型问题（如高频风险点、审批延误原因），形成《合同管理复盘报告》，优化流程及模板，持续提升风险控制能力。三、关键环节配套表单表单1：合同审批表合同名称合作方名称合同金额（万元）合同类型业务部门意见负责人：*日期：年月*日财务部门意见负责人：*日期：年月*日法务部门意见负责人：*日期：年月*日审批意见（分管）负责人：*日期：年月*日审批意见（总经理）负责人：*日期：年月*日表单2：合同履行跟踪表合同编号履约节点计划完成时间实际完成时间完成情况（□合格/□不合格）责任人异常记录及处理表单3：合同变更申请表原合同名称变更原因变更内容（可附页）合作方确认意见业务部门负责人：*日期：年月*日法务部门审核：日期：年月*日最终审批：日期：年月*日四、风险控制要点与执行保障条款审核“三明确”：明确合同标的（避免模糊描述）、明确违约责任（量化赔偿标准）、争议解决方式（明确管辖法院/仲裁机构），杜绝“口头约定”“条款歧义”等风险。审批流程“无遗漏”：严格执行分级审批，严禁“先签后批”；对涉及重大利益或高风险的合同（如涉外合同、知识产权合同），需邀请外部法律顾问参与评审。履约监控“动态化”：业务部门需建立“合同履行台账”，定期（如每周/每月）更新履约进度，对异常情况实行“24小时上报”机制，避免风险扩大。档案管理“全留痕”：合同文本、审批记录、履约凭证等