企业行政公文撰写与审核标准模板

企业行政公文撰写与审核标准模板一、适用情境与文件类型通知类：用于发布规章制度、传达工作要求、告知事项（如《关于2024年春节放假安排的通知》）；报告类：用于向上级或相关部门汇报工作进展、总结成果、反映问题（如《2023年度行政工作总结报告》）；请示类：用于向上级请求指示、批准事项（如《关于申请购置办公设备的请示》）；函件类：用于不相隶属单位之间的商洽工作、询问和答复问题（如《关于联合举办企业文化活动的函》）；纪要类：用于记录会议主要内容及议定事项（如《XX项目推进会会议纪要》）。二、公文撰写与审核全流程步骤（一）公文起草阶段明确发文目的与范围发文前需清晰界定公文核心目标（如“规范差旅报销流程”“传达年度工作计划”），明确主送机关（需接收公文的部门或人员）及抄送机关（需知晓公文内容的部门或人员）。示例：若为“关于规范差旅报销流程的通知”，主送机关为“各部门”，抄送机关可为“财务部、审计部”。收集背景材料与依据搜集与公文内容相关的政策文件、数据事实、历史记录等，保证内容有据可依。例如制定新制度需引用公司原有规定及上级部门最新要求；汇报工作需附具体数据（如完成率、同比增长率）。确定公文类型与格式规范根据发文目的选择合适的公文类型（如“请示”需一事一请，“通知”需明确执行要求）。格式需符合企业标准：标题居中、字体为小标宋简体二号；主送机关顶格书写、字体为仿宋GB2312三号；首行缩进2字符、字体为仿宋GB2312三号，行距28磅；附件说明在下空一行左空二字编排“附件：”，后标全角冒号和附件名称；发文机关署名、成文日期右空四字，成文日期用阿拉伯数字标注（如“2024年3月15日”）。撰写内容开头：简明扼要说明发文缘由或背景（如“为提升办公效率，根据公司2024年重点工作部署，现将有关事项通知”）。主体：逻辑清晰、条理分明，可分章节或条款表述（如用“一、”“（一）”“1.”序号）。内容需具体明确，避免歧义（如“各部门需在每月5日前提交上月工作总结”需明确“总结需包含工作完成情况、存在问题及改进措施”）。结尾：根据公文类型提出要求或期望（如通知类用“请各部门认真遵照执行”，请示类用“妥否，请批示”）。附件处理若公文有附件（如制度文件、数据报表、会议议程），需在后注明附件名称及数量，并保证附件内容与描述一致。（二）公文审核阶段初审（部门负责人审核）审核重点：内容是否与本部门职责一致、数据是否准确无误、格式是否符合规范、是否存在错别字或语句不通顺问题。审核结果处理：通过后提交至下一审核环节；不通过时，需标注具体修改意见并退回拟稿人（如“数据需补充2023年Q4实际完成值”“附件名称与不一致”）。复审（相关职能部门联审）审核重点：内容是否与其他部门工作冲突、是否符合公司规章制度及法律法规要求、职责划分是否清晰（如涉及多部门协作的文件，需明确牵头部门与配合部门职责）。审核结果处理：通过后提交至终审；存在争议时，由行政部门协调相关部门沟通修改，形成一致意见后再次提交。终审（分管领导/总经理审批）审核重点：是否符合公司战略方向、是否涉及重大事项决策（如重要制度调整、大额资金申请）、表述是否准确体现领导意图。审核结果处理：批准后进入签发环节；需修改时，由行政部门将意见反馈至拟稿人，完成修改后重新提交终审。（三）公文签发与发布规范签发权限一般事务性公文由分管领导签发；涉及公司重大事项、战略部署或需总经理审批的公文，由总经理签发。签发人需在发文机关署名处手写签名（或电子签章），并注明签发日期。编号与排版行政部根据签发后的文稿统一编制文号（如“XX行字〔2024〕5号”），其中“XX”为公司简称，“行”为行政公文类别，“2024”为年份，“5”为顺序号。按企业公文格式标准排版，保证页码、页眉（可标注公司LOGO及公文标题）、页脚（标注“第X页共X页”）规范。发布与传达正式公文通过公司OA系统、内部公告栏或部门会议发布，保证主送机关及时接收；需全员知晓的公文，应在发布后3个工作日内通过企业群、邮件等方式再次提醒。（四）公文归档公文发布后，拟稿部门需将最终签发版（纸质版需签字确认，电子版需标注“最终版”）提交至行政部，由行政部按“年度-文号-文件类型”分类归档，保存期限不少于5年（涉密公文按保密规定执行）。三、公文标准要素模板与审核表（一）公文基本信息表要素填写规范示例文件标题简明扼要，体现公文核心内容（“发文机关+事由+文种”，如“XX公司关于规范办公用品管理的通知”）XX公司关于2024年清明节放假安排的通知文号由行政部统一编制，格式为“XX简称〔年份〕X号”XX行字〔2024〕8号密级普通公文不标注，涉密公文标注“秘密”“机密”“绝密”（普通公文不填）主送机关顶格书写，多个机关用顿号分隔各部门、各分公司抄送机关标注于公文末页版记处，格式同主送机关财务部、人力资源部包含开头、主体、结尾，逻辑清晰、语言规范（详见撰写要求）附件如有附件，注明名称及数量附件：1.《XX公司办公用品领用细则》发文机关署名公司全称或规范化简称XX公司行政部签发人需手写签名（或电子签章），注明职务张三（总经理）成文日期阿拉伯数字标注，年、月、日齐全2024年3月20日发布日期公文实际通过OA系统或公告栏发布的日期2024年3月21日归档编号由行政部归档时填写，格式为“年份-部门-文号”2024-行政部-XX行字〔2024〕8号（二）公文审核意见表审核环节审核人职务审核意见审核日期签字/签章初审*李四行政部经理内容符合部门职责，格式规范，数据准确，建议发布。2024-03-18（手写签名）复审*王五财务部经理第3条“报销标准需参照《XX公司财务管理制度（2024版）》第5章”，请补充制度文号。2024-03-19（电子签章）终审*赵六总经理同意发布，请按财务部意见修改后发布。2024-03-20（手写签名）四、关键执行要点与风险规避（一）内容准确性保障涉及数据、政策、职责等内容时，需经相关部门（如财务部、法务部）确认，避免信息错误导致执行偏差。请示类公文需“一事一请”，不得将多个事项合并请示，便于上级针对性审批。（二）格式标准化要求严格遵循企业公文格式模板，字体、字号、行距、页边距等需统一，避免因格式不规范影响公文严肃性。标题不得使用简称或口语化表述（如“关于加班费的通知”应规范为“关于规范员工加班费计算与发放的通知”）。（三）流程合规性把控严禁越级签发（如一般公文未经部门初审直接提交终审），保证审核流程完整。涉及外部单位的函件，需经法务部审核合规性，避免法律风险。（四）保密与时效管理涉密公文需标注密级，并通