采购流程规范范本

采购流程规范范本一、适用范围与典型场景本规范适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常采购活动，涵盖办公用品、生产物料、服务外包、固定资产等采购类型。典型场景包括：新项目启动所需物资采购、常规耗材补充、设备更新采购、第三方服务（如保洁、咨询）采购等。本流程旨在保证采购活动的合规性、经济性和效率性，规避采购风险，保障资源合理配置。二、采购流程核心步骤详解（一）需求提出与确认需求发起责任人：需求部门（如行政部、生产部、项目部）。操作内容：根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算总额、用途、期望交付时间及特殊要求（如质量认证、环保标准）。输出物：《采购需求申请表》（需部门负责人签字确认）。需求复核责任人：采购部门（或采购专员）。操作内容：对需求的合理性、必要性进行审核，重点核查：需求是否与部门工作计划匹配；规格参数是否明确，避免模糊描述（如“办公用品”需细化到“A4纸80g500张/包”）；预算是否符合公司财务制度（超预算需提交预算调整申请）。输出物：审核意见（通过/驳回，驳回需注明原因并反馈需求部门）。（二）采购方式确定与审批采购方式选择根据采购金额、物品特性及公司制度，选择合适的采购方式：公开招标：适用于单次采购金额≥50万元（或公司规定标准）的标准化物品/服务；邀请招标：适用于金额≥20万元且供应商范围明确的项目，需邀请3家及以上合格供应商；询价采购：适用于金额5万-20万元的标准物品，需向3家及以上供应商询价；单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）或紧急采购（金额≤5万元），需附特殊说明并经总经理审批；比选采购：适用于服务类采购（如IT运维、广告设计），通过综合评估供应商方案及报价确定。审批流程审批层级：金额≤5万元：需求部门负责人→采购经理→财务部备案；5万-20万元：需求部门负责人→采购经理→财务总监→分管副总；金额≥20万元：需求部门负责人→采购经理→财务总监→分管副总→总经理。输出物：审批通过的《采购审批单》。（三）供应商选择与管理供应商寻源责任人：采购专员。操作内容：通过公开渠道（如采购网、行业展会、合格供应商库）或定向邀请收集供应商信息，要求供应商提供：营业执照、相关资质证书（如ISO认证、3C认证）；产品/服务报价单（需加盖公章）；供货能力证明（如产能报告、案例合同）。供应商评估与确定评估维度：资质合规性（是否具备经营许可及行业资质）；价格合理性（对比市场价及历史采购价，避免过高报价）；交付能力（交期是否满足需求，过往履约记录）；质量保障（是否有质量检验流程、售后承诺）；信誉度（是否存在诉讼记录、负面评价）。操作内容：组织采购小组（含需求部门、技术部门、采购部门）进行综合评分，评分表需签字存档。输出物：《供应商评估表》《中标/成交通知书》（招标/询价采购适用）。供应商建档对通过评估的供应商，录入《合格供应商名录》，定期更新（每半年复核一次），对履约不合格的供应商及时清退。（四）采购订单下达订单编制责任人：采购专员。操作内容：根据审批结果及供应商信息，编制《采购订单》，明确：订单编号（格式：年份+月份+流水号，如202405-001）；供应商名称、地址、联系人；物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价；交付时间、地点、方式；付款条件（如“验收合格后30日内付全款”）；质量标准及违约责任。要求：订单内容需与采购审批单、供应商报价一致，避免口头约定。订单审批与下达审批：采购经理复核→财务部审核（价格、付款条件）→总经理（金额≥20万元时）签字。下达：审批通过后，将《采购订单》加盖公章送达供应商，并保留回执（供应商签字盖章的订单副本）。（五）交付与验收交付跟踪责任人：采购专员、需求部门对接人。操作内容：订单下达后，主动跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付；若需变更交付时间或数量，需提前3个工作日书面通知供应商，双方确认后签订《补充协议》。验收执行验收组织：需求部门牵头，采购部门、技术部门（必要时）共同参与，形成验收小组。验收标准：以采购订单、技术参数及双方约定的质量要求为准。验收内容：数点核对：清点物品数量是否与订单一致；质量检验：检查外观、规格、功能是否符合要求（如需送检，可委托第三方机构）；资料核查：核对产品合格证、说明书、保修卡等是否齐全。输出物：《采购验收单》（验收小组全体签字确认，注明“合格”或“不合格”，不合格需注明具体问题及处理意见）。（六）付款结算与档案归档付款申请责任人：采购专员。操作内容：验收合格后，收集以下资料提交财务部：《采购审批单》《采购订单》《验收单》；供应商开具的合规票据（需与订单金额、项目一致）；付款申请单（注明收款方信息、账号、开户行）。付款审批与执行审批流程：财务部审核票据合规性→财务总监→分管副总→总经理（金额≥20万元时）。执行：审批通过后，由财务部通过银行转账付款，禁止现金支付（小额紧急采购需经财务特批）。档案归档责任人：采购专员。操作内容：采购完成后，将全套资料（需求申请表、审批单、供应商评估表、订单、验收单、付款凭证、沟通记录等）按“一单一档”原则整理，电子档存入采购管理系统，纸质档标注“采购档案”并分类存放，保存期限≥3年。三、常用采购表单模板（一）采购需求申请表序号物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预算总额（元）用途期望交付时间需求部门负责人签字日期1A4复印纸80g/500张包2025500行政日常使用2024-05-20*经理2024-05-102服务器（项目专用）DellR740/32G内存据中心搭建2024-06-01*总监2024-05-12（二）供应商评估表供应商名称项目名称评估维度评分标准（满分100）得分备注科技有限公司服务器采购资质合规性营业执照、ISO认证齐全（20分）20价格合理性低于市场均价5%（30分）28略高于最低报价交付能力承诺7天交付（25分）25历史履约准时质量保障3年质保+24小时售后（25分）25综合评分98推荐中标（三）采购验收单订单编号物品名称规格型号单位应收数量实收数量验收结果验收问题及处理意见验收小组签字日期202405-001A4复印纸80g/500张包2020合格无（行政）、（采购）2024-05-21202405-002服务器DellR740台11合格无（技术）、（采购）2024-06-02四、执行过程中的关键要点（一）合规性优先严格遵守《_________采购法》（若适用）及公司内部采购管理制度，禁止化整为零规避招标、指定供应商等违规行为。采购过程中形成的所有书面资料需真实、完整，严禁伪造、篡改。（二）风险控制大额采购（≥20万元）需签订正式合同，明确双方权利义务、违约责任及争议解决方式；对供应商实行“准入-评估-退出”动态管理，定期审查其履约能力；紧急采购需经总经理特批，事后3个工作日内补办审批手续，并注明“紧急采购”原因。（三）协同效率需求部门需提前规划采购需求，避免临时紧急采购影响工作进度；采购部门需及时反馈供应商信息及采购进度，需求部门配合参与验收及问题处理。（四）廉洁自律采购人员不得