2026年海洋能发电公司采购退货与索赔管理制度

2026年海洋能发电公司采购退货与索赔管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购退货与索赔全流程管理，明确退货与索赔的适用场景、操作流程及责任划分，保障公司因采购物资质量不达标、交付违约等问题造成的损失得到及时弥补，维护公司合法权益，降低采购运营风险，结合公司海洋能发电业务采购管理实际情况，特制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》等相关法律法规，以及公司采购管理、质量管理、合同管理等内部规章制度制定。第三条适用范围本制度适用于公司所有采购物资的退货与索赔管理工作，涵盖海洋能发电核心设备、辅助设备、办公设备、备品备件、原辅材料等各类采购物资，涉及采购部、质量部、行政部、生产运营部、财务部、法务部等相关部门的退货与索赔职责，覆盖采购物资到货验收、使用过程中出现质量问题、交付违约等场景下的退货申请、协商处理、索赔追偿等全环节。第四条核心原则（一）依法合规原则：退货与索赔工作严格遵守国家相关法律法规及采购合同约定，所有退货、索赔行为均有合法依据和合同支撑，避免违规追偿或不当退货。（二）证据充分原则：开展退货与索赔前需收集完整、有效的证据材料，包括质量检测报告、交付记录、沟通凭证等，确保退货理由、索赔金额具备可验证性。（三）及时高效原则：发现符合退货或索赔条件的问题后，需在合同约定或法定时限内启动相关流程，避免因超期导致维权失效，最大程度降低公司损失。（四）权责明确原则：明确各部门在退货与索赔中的职责分工，做到问题核实有人负责、流程推进有人跟进、索赔款项有人追踪，确保全流程闭环管理。（五）分级处理原则：根据退货金额、索赔额度、问题严重程度划分不同处理层级，小额常规退货由采购部直接协调处理，大额重大索赔需报公司管理层审批后执行。（六）友好协商与依法追责结合原则：优先与供应商通过友好协商解决退货、索赔问题，协商无果的，通过发律师函、仲裁、诉讼等法律途径维护公司权益。第二章组织职责第五条归口管理部门公司采购部为采购退货与索赔管理工作的归口管理部门，牵头组织退货申请审核、与供应商协商沟通、索赔方案制定及执行等核心工作；质量部负责提供质量问题检测报告和专业判定意见；法务部负责索赔法律风险评估、法律文书拟定及诉讼支持；财务部负责索赔款项核算、回款跟踪及账务处理；使用部门负责反馈物资使用过程中的问题并提供相关佐证材料。第六条采购部职责（一）建立采购退货与索赔台账，记录退货/索赔事由、涉及物资、金额、处理进度、结果等信息，确保全流程可追溯；（二）接到退货或索赔申请后，1个工作日内启动问题核实，对接质量部、使用部门确认问题真实性及严重程度；（三）与供应商就退货、索赔事宜进行沟通协商，拟定退货协议、索赔方案，报相关部门及管理层审批后执行；（四）负责退货物资的清点、包装、运输协调工作，确保退货物资完好交接，留存交接凭证；（五）跟踪索赔款项到账情况，对逾期未支付的索赔款，及时督促供应商履约，必要时移交法务部处理；（六）将退货与索赔结果纳入供应商绩效评估体系，作为供应商合作调整、资格保留的重要依据。第七条质量部职责（一）对申请退货/索赔的采购物资进行质量检测，出具客观、专业的质量检测报告，明确质量问题类型、严重程度及判定依据；（二）区分质量问题责任主体，判定是供应商产品质量缺陷、运输损坏还是公司使用不当导致的问题，为退货/索赔提供核心依据；（三）参与重大退货/索赔事项的协商，就质量问题向供应商进行专业说明，提供技术层面的支持。第八条法务部职责（一）审核退货协议、索赔协议的法律合规性，防范合同风险；（二）对协商无果的索赔事项，拟定律师函、起诉状等法律文书，代表公司通过法律途径追责；（三）为采购部提供退货与索赔相关的法律咨询，指导合规开展维权工作。第九条财务部职责（一）核算索赔金额，包括物资采购成本、运输费用、检测费用、停工损失等直接和间接损失，确保索赔金额合理合规；（二）根据退货/索赔处理结果，及时进行账务调整，如冲减应付账款、确认索赔收入等；（三）跟踪索赔款项到账情况，对到账款项及时入账，定期向采购部反馈回款进度。第十条使用部门职责（一）在发现采购物资存在质量问题、规格不符等情况时，24小时内向采购部、质量部反馈，提交《采购物资问题反馈单》；（二）配合质量部开展质量检测工作，提供物资使用记录、故障现场照片/视频等佐证材料；（三）参与退货物资的清点验收工作，确认退货物资与问题物资一致。第三章采购退货管理第十一条退货适用场景（一）到货验收阶段：物资外观破损、规格型号与采购合同不符、数量短缺、核心参数不达标、产品合格证/检测报告等资料缺失的；（二）使用阶段：在质保期内出现非人为损坏的质量缺陷，无法维修或维修后仍无法满足使用需求的；（三）合同约定场景：采购合同中明确约定可退货的其他情形，如供应商延期交付导致公司无需该批物资的；（四）其他场景：因供应商原因导致物资无法通过相关资质认证，无法投入使用的。第十二条退货审核流程（一）申请提交：使用部门或质量部向采购部提交《采购退货申请表》，注明退货物资名称、规格、数量、退货原因、相关佐证材料等；（二）初步审核：采购部1个工作日内审核申请材料完整性，核实退货原因是否符合本制度约定，不符合的退回并说明理由；（三）质量判定：对涉及质量问题的退货申请，采购部移交质量部进行检测，质量部2个工作日内出具检测报告；（四）分级审批：退货金额在1万元以内的，由采购部负责人审批；1万元（含）至10万元的，报公司分管采购领导审批；10万元（含）以上的，报公司总经理审批；（五）协商沟通：审批通过后，采购部2个工作日内联系供应商，明确退货事宜，协商退货时间、运输方式、运费承担方等；（六）执行退货：采购部组织物资清点、包装，按协商结果完成退货交接，留存交接单、物流凭证等，同步通知财务部暂停相关款项支付。第十三条退货后续处理（一）退货完成后，采购部及时更新退货台账，将退货结果反馈至使用部门、财务部；（二）财务部根据退货凭证冲减应付账款，若已支付款项的，督促供应商在约定时限内退还货款；（三）因退货导致公司产生运输费、检测费等损失的，采购部可向供应商提出索赔，纳入索赔管理流程。第四章采购索赔管理第十四条索赔适用场景（一）质量索赔：供应商提供的物资存在质量缺陷，导致公司设备损坏、生产停工、安全事故等损失的；（二）交付索赔：供应商未按合同约定时间交付物资，导致公司工期延误、额外采购成本增加等损失的；（三）违约索赔：供应商违反采购合同其他约定，如提供虚假资质、商业欺诈、泄露公司保密信息等，给公司造成损失的；（四）退货相关索赔：退货过程中供应商拒不承担约定运费、拖延退还货款，给公司造成额外损失的。第十五条索赔金额核算（一）直接损失：包括物资采购成本、运输费、检测费、维修费、报废处理费等可直接计量的损失；（二）间接损失：包括因物资问题导致的生产停工损失、工期延误违约金、额外采购替代物资的差价等，间接损失需提供客观的核算依据；（三）违约金：按照采购合同约定的违约金比例或金额核算，无约定的，参照实际损失的合理比例主张。第十六条索赔处理流程（一）索赔启动：采购部根据退货结果或质量问题核实情况，提交《采购索赔申请表》，附检测报告、损失核算单、合同等佐证材料；（二）审核审批：索赔金额在5万元以内的，经采购部、质量部、财务部审核后，报分管采购领导审批；5万元（含）以上的，需经法务部审核风险后，报总经理办公会审批；（三）协商索赔：审批通过后，采购部向供应商出具《索赔通知书》，明确索赔事由、金额、依据及付款时限，与供应商协商签订索赔协议；（四）履约跟踪：采购部跟踪供应商索赔款项支付情况，在约定时限内未支付的，每3个工作日督促一次，督促2次仍未履约的，移交法务部；（五）法律追责：法务部接到移交后，5个工作日内拟定律师函并送达供应商，仍无回应的，启动仲裁或诉讼程序，全程跟踪案件进展，确保公司权益实现。第五章监督与责任追究第十七条监督检查（一）审计部每季度对采购退货与索赔工作开展专项检查，重点核查退货/索赔流程合规性、证据完整性、款项核算准确性、回款及时性；（二）采购部每月向公司管理层汇报退货与索赔工作进展，包括当月退货/索赔数量、金额、处理完成率、未解决事项等；（三）鼓励员工对退货与索赔过程中的违规行为（如虚假退货、与供应商串通损害公司利益等）进行举报，公司对举报信息严格保密，核查属实的给予奖励。第十八条责任追究（一）采购部人员未按本制度开展退货与索赔工作，导致公司损失扩大或索赔失败的，视情节给予警告、绩效扣分、降薪等处理，造成