2026年海洋能发电公司电站运营档案管理与归档制度

2026年海洋能发电公司电站运营档案管理与归档制度第一章总则第一条为规范公司海洋能发电站运营档案的收集、整理、归档、保管、利用等全流程管理，保障档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性，为电站运营决策、安全管控、合规核查提供有效支撑，结合公司电站运营业务（海上电站设备运维、发电数据监测、作业安全管理）实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所属所有海洋能发电站运营档案的管理工作，覆盖档案从形成、收集、整理、审核、归档、保管到销毁的全生命周期；档案管理范围涵盖纸质档案、电子档案两大类型，涉及电站运行、设备管理、安全作业、合规管理、人员管理等全业务场景。第三条电站运营档案管理遵循“全程管控、分类归档、安全保密、便捷利用”四大核心原则。档案管理需覆盖电站运营全环节，无遗漏关键业务记录；按档案类型和业务属性分类归档，确保检索高效；严格执行保密规定，防范档案信息泄露；在合规前提下，保障档案资源可便捷用于运营分析、问题追溯、合规核查等工作。第四条本制度需与《档案法实施细则》《电子档案管理办法》《安全生产管理制度》《数据安全管理规定》等法规及公司制度协同执行，确保档案管理合法合规，与电站运营各环节工作有效衔接。第二章管理组织与职责第五条公司电站运营档案管理工作由综合管理部档案管理岗牵头负责，统筹制定档案管理标准、搭建档案管理体系、监督档案归档执行情况；各电站运营部门设立兼职档案员，负责本部门运营档案的收集、整理、初审及移交工作；安全管理部、技术部、合规部等职能部门配合开展专项档案的审核与归档指导。第六条综合管理部档案管理岗的核心职责：（一）结合海洋能发电站运营特性（海上作业环境特殊、设备运行数据量大、安全档案要求高）制定档案分类标准、归档时限、保管期限、保密等级划分规则，经公司管理层审批后执行；（二）搭建公司电站运营档案库，包括纸质档案库房和电子档案管理系统，按“运行类、设备类、安全类、合规类、人员类”分类建立档案索引，确保档案可快速检索和调阅；（三）指导各运营部门兼职档案员开展档案收集、整理工作，每月组织一次档案归档情况核查，及时发现并纠正档案管理中的不规范问题；（四）负责档案的最终审核、归档入库工作，对归档档案的完整性、准确性、合规性进行核验，不符合要求的退回相关部门整改；（五）制定档案库房及电子档案系统的安全管理措施，包括温湿度管控、防火防潮、防磁防盗、权限管控、数据备份等，保障档案实体和信息安全；（六）办理档案查阅、借阅审批手续，记录档案利用情况，跟踪借阅档案的归还进度，确保档案不丢失、不损坏；（七）按规定开展到期档案的鉴定、销毁工作，组织档案销毁评审小组，对拟销毁档案进行审核，确保销毁流程合法合规；（八）组织档案管理专项培训，提升兼职档案员和全体员工的档案管理意识与实操能力，解答各部门关于档案管理的咨询。第七条各相关部门及人员在档案管理中的职责：（一）各电站运营部门负责人：为本部门档案管理第一责任人，督促本部门员工按要求形成并留存运营记录，确保档案源头完整；审核本部门拟归档档案的真实性、完整性，签署审核意见后移交综合管理部；（二）部门兼职档案员：收集本部门日常运营中形成的各类档案资料，按档案管理标准整理成册，标注档案名称、形成时间、业务属性等信息，在规定时限内提交初审；跟踪本部门档案整改要求的落实，及时补充完善不规范档案；（三）安全管理部：审核安全作业类档案（如作业票证、安全检查记录、事故处置记录）的完整性和合规性，指导兼职档案员规范整理安全档案；（四）技术部：审核设备管理类档案（如设备运行日志、检修记录、故障处置报告）的准确性，确保设备档案可支撑设备状态分析和故障追溯；（五）全体员工：在日常工作中规范形成并留存运营记录，配合兼职档案员完成档案收集工作；严格遵守档案借阅和保密规定，不得擅自复制、传播档案信息。第三章档案分类与归档标准第八条电站运营档案分类与归档范围：（一）运行类档案：涵盖电站日/周/月运行报表、发电数据监测记录、电网并网运行记录、作业调度指令、运行异常处置记录等；（二）设备类档案：涵盖电站各类发电设备的出厂资料、安装调试记录、日常巡检记录、定期检修报告、故障诊断及维修记录、设备报废处置记录等；（三）安全类档案：涵盖海上作业安全交底记录、作业票证、安全检查台账、隐患排查及整改记录、应急演练记录、安全事故调查处理报告等；（四）合规类档案：涵盖电站运营相关的政策文件、合规核查记录、环保监测报告、税务申报资料、合同协议（运维合同、采购合同）等；（五）人员类档案：涵盖电站运营人员的岗位资质证书、培训记录、绩效考核记录、考勤记录、岗位交接记录等。第九条档案归档时限与质量要求：（一）归档时限：运行类日常记录（如运行日志）需在形成次日完成收集，每月5日前完成上月运行类档案的整理归档；设备检修、安全检查等专项档案需在工作完成后7个工作日内归档；合规类、人员类档案需在相关事项办结后15个工作日内归档；（二）质量要求：纸质档案需字迹清晰、无涂改、页码完整，使用统一规格的档案盒和纸张；电子档案需格式规范（如PDF、WORD、EXCEL）、命名统一（档案类型-形成时间-业务内容）、内容与纸质档案一致，且完成病毒查杀；所有归档档案需标注形成部门、形成人、保管期限、保密等级；（三）排除情形：无实质业务内容的空白表单、重复打印的无修改记录文件、已作废且无留存价值的草稿类文件，无需纳入归档范围。第十条档案保管期限与保密等级：（一）保管期限：永久保管类（如电站核心设备出厂资料、重大安全事故处置档案、合规性核心文件）；长期保管类（保管20年，如设备检修记录、安全检查台账、运营人员资质档案）；短期保管类（保管5年，如日常运行报表、普通作业调度指令）；（二）保密等级：绝密级（如电站核心技术参数、重大安全事故未公开报告）、机密级（如设备故障核心分析数据、合规核查敏感资料）、秘密级（如日常运营数据、人员考勤记录）、非密级（如公开的行业政策文件）；绝密级档案仅限指定人员查阅，机密级及以下档案按权限审批后查阅。第四章档案归档流程与实施第十一条档案收集与初审：（一）各部门员工在业务办理完成后，及时将形成的档案资料移交本部门兼职档案员，兼职档案员核对资料的完整性、规范性，对不符合要求的退回相关人员补充完善；（二）兼职档案员按档案分类标准整理资料，编制档案目录，注明档案名称、形成时间、页数、保管期限等信息，提交部门负责人审核；（三）部门负责人审核档案的真实性和业务关联性，签署审核意见；对于专项档案（如安全事故档案、设备重大检修档案），需先提交对应职能部门（安全管理部、技术部）审核，再移交综合管理部。第十二条档案审核与归档入库：（一）综合管理部档案管理岗接收移交的档案资料，对档案的格式、内容、完整性进行最终核验，核验通过的，录入档案管理系统，编制档案编号，纸质档案入库保管，电子档案完成备份后上传至电子档案系统；（二）核验不通过的，出具《档案整改通知书》，明确整改要求和时限，退回兼职档案员整改，整改完成后重新提交审核；（三）档案归档完成后，档案管理岗向移交部门出具《档案归档回执》，明确归档档案的数量、编号等信息，作为档案移交凭证留存。第十三条电子档案特殊管理要求：（一）电子档案需建立“本地+云端”双备份机制，每月进行一次数据完整性校验，防止数据丢失或损坏；（二）电子档案系统需设置分级权限，不同岗位人员仅可查阅权限范围内的档案，操作记录全程留痕；（三）电子档案与纸质档案需保持同步更新，纸质档案修改或补充后，对应的电子档案需及时更新，并标注修改时间和修改人；（四）电子档案的格式需符合长期保存要求，定期对老旧格式档案进行格式转换，确保可正常读取。第五章档案利用与销毁第十四条档案查阅与借阅管理：（一）内部查阅：员工因工作需要查阅档案的，填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到综合管理部现场查阅，不得带出档案库房；查阅绝密级档案的，需经公司分管领导审批；（二）外部借阅：因合规核查、合作洽谈等需要向外部提供档案的，需填写《档案外借申请表》，经公司管理层审批，且需签订保密协议，明确借阅期限和归还要求；（三）利用记录：档案管理岗需记录每一次档案查阅、借阅的人员、时间、用途、归还情况，形成《档案利用台账》，台账留存不少于5年；（四）档案复制：确需复制档案的，需经审批后由档案管理岗统一复制，复制件需标注“复制件”字样，与原件具有同等效力的，需加盖公司档案专用章。第十五条到期档案鉴定与销毁：（一）综合管理部每年度组织一次到期档案鉴定工作，组建档案销毁评审小组（由档案管理岗、相关业务部门负责人、法务人员组成），对达到保管期限的档案进行审核；（二）评审小组评估档案是否仍有留存价值，无留存价值的，列入《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、数量、形成时间等信息，报公司管理层审批；（三）审批通过后，由两人以上监督销毁档案，纸质档案采用碎纸或焚烧方式销毁，电子档案采用不可逆删除方式销毁，销毁完成后填写《档案销毁记录表》，参与人员签字确认，记录表永久留存；（四）仍有留存价值的到期档案，延长保管期限，重新标注后继续保管。第六章考核与奖惩第十六条考核指标与标准：（一）档案归档及时率：各部门按规定时限完成档案归档的比例，考核标准为不低于98%；（二）档案完整准确率：归档档案中内容完整、信息准确的比例，考核标准为不低于95%；（三）档案安全管控率：档案丢失、损坏、泄露事件发生次数，考核标准为0次；（四）档案利用响应率：按规定时限完成档案查阅、借阅审批及调阅的比例，考核标准为不低于100%。第十七条奖励措施：（一）档案管理奖励：年度档案归档及时率、完整准确率均达标的部门，奖励部门2000元；年度优秀兼职档案员，奖励1000元，授予“档案管理标兵”称号；（二）档案利用奖励：员工通过档案查阅发现运营隐患、优化运营流程并产生实际效益的，奖励500-2000元；提出档案管理体系优化建议并被采纳的，奖励500-1000元；（三）职业发展奖励：优秀档案管理人员在年度评优、岗位晋升中优先考虑，核心档案管理岗人员纳入公司人才储备库。第十八条处罚措施：（一）归档不及时：部门档案归档及时率低于98%的，部门负责人扣减当月绩效奖金100元；连续两个月未达标的，扣减300元；（二）档案不完整：归档档案存在缺失、错误且整改不及时的，扣减兼职档案员当月绩效奖金100元；造成重要信息无法追溯的，额外扣减200-500元；（三）档案安全违规：擅自借阅、复制、传播档案信息的，视情节轻重给予通报批评、扣减绩效奖金500-1000元；造成档案丢失、泄露的，降薪或降职处理；情节严重的，解除劳动合同并追究法律责任；（四）销毁违规：未按规定流程销毁档案的，追究相关责任人责任，扣减绩效奖金1000