2026年海洋能发电公司公务出差审批与报销制度

2026年海洋能发电公司公务出差审批与报销制度第一章总则第一条为规范公司公务出差审批与报销管理工作，严控差旅成本，明确审批流程，保障员工公务出差合法合规、高效便捷，结合《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》及公司海洋能发电业务（含总部办公、项目现场运维、海上作业平台巡检、跨区域商务洽谈）运营实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司全体员工因公务需要发生的出差行为，包括国内跨区域出差、偏远项目现场出差、海上作业平台出差、短期公务外出等；覆盖公司正式员工、劳务派遣人员、外包人员（经公司授权执行公务的人员）。第三条公务出差遵循“事前审批、按需出行、标准管控、实报实销”四大核心原则。所有出差行为必须提前完成审批流程，严禁无审批出差；根据公务需求合理规划出行路线、时长和方式，杜绝非必要出差；严格按照差旅标准管控交通、住宿、餐饮等费用；凭合法合规票据实报实销，严禁虚报、冒领差旅费用。第四条本制度需与《财务管理制度》《费用报销管理制度》《考勤管理制度》等制度协同执行，确保出差审批、费用报销与财务管控、考勤管理有效衔接。第二章管理组织与职责第五条公司公务出差审批与报销管理工作由财务部牵头，行政部、各部门配合执行，财务部设立差旅管理岗（由财务专员兼任），全面负责差旅标准制定、报销审核、费用核算、合规监督等工作；行政部负责差旅出行辅助服务，包括机票、酒店预订协调等。第六条财务部在公务出差审批与报销管理中的核心职责：（一）制定差旅费用标准，明确不同职级员工交通、住宿、餐饮、补贴等费用上限，结合市场价格动态调整，经公司管理层审批后执行；（二）审核出差审批单的合规性，核查出差事由、行程、时长的合理性，对不符合规定的审批单提出整改意见；（三）审核差旅报销单据，核查票据的合法性、真实性、完整性，核对报销金额与差旅标准的一致性，拒绝不合规报销；（四）按月统计差旅费用支出情况，分析各部门差旅成本占比，识别异常支出，提出成本管控建议；（五）解答员工差旅报销咨询，组织差旅报销培训，指导员工规范填写报销单据、留存报销凭证；（六）建立差旅报销台账，记录员工出差次数、费用金额、报销进度，确保差旅费用可追溯、可核查；（七）配合审计部门开展差旅费用专项审计，提供差旅审批、报销相关资料，整改审计发现的问题；（八）根据公司业务拓展情况，优化差旅审批流程，简化偏远项目现场、海上作业平台出差的报销手续，提升报销效率。第七条各相关部门在公务出差审批与报销管理中的职责：（一）部门负责人：为本部门员工出差审批第一责任人，审核员工出差申请的必要性、行程的合理性，把控部门差旅成本，对本部门差旅报销的真实性负责；（二）行政部：协助员工预订符合标准的交通票务、住宿酒店，优先选择协议合作商家降低差旅成本，提供出差所需的公务用车、出行指引等辅助服务；（三）出差员工：按规定提交出差申请，严格遵守差旅标准，如实记录出差行程，妥善留存报销票据，按时完成报销流程，对本人差旅行为及报销信息的真实性负责。第三章出差审批规范第八条出差申请审批流程：（一）员工因公务需出差的，需提前3个工作日填写《公务出差审批单》，注明出差事由、目的地、出行时间、返程时间、预计行程、预计费用、交通方式等信息；（二）审批层级：普通员工出差由部门负责人审批；部门负责人出差由分管领导审批；公司高管出差由总经理审批；偏远项目现场、海上作业平台出差需额外经安全生产部审批（核查出行安全保障措施）；（三）紧急出差：因突发公务（如项目应急抢修、海上平台故障处理）需紧急出差的，可先口头向审批人报备，出差后1个工作日内补填《公务出差审批单》；（四）行程变更：出差过程中需变更行程、延长出差时长的，需提前向原审批人提交行程变更申请，经批准后方可执行，未批准的变更行程产生的费用由个人承担；（五）审批留存：审批完成的《公务出差审批单》由财务部留存，作为后续报销的必备凭证之一，无审批单的差旅费用不予报销。第九条不同场景出差审批要求：（一）总部日常公务出差：重点审核出差事由与业务的关联性，优先选择经济便捷的交通方式，严控出差时长，原则上单次出差不超过5个工作日；（二）项目现场出差：审核项目运维需求的真实性，明确出差期间的工作任务和验收标准，配套审核现场安全防护措施，确保符合项目现场安全生产规定；（三）海上作业平台出差：审核海上作业审批手续，核查员工海上作业资质、安全培训证明，明确出海时长和作业范围，配套审核应急救援预案；（四）跨区域商务洽谈出差：审核洽谈事项的重要性和必要性，优先选择视频会议替代现场出差，确需出差的严控随行人员数量和出差时长。第四章差旅费用标准第十条交通费用标准：（一）交通工具选择：普通员工出差优先选择高铁、动车、长途汽车等公共交通，单程路程超过800公里且出差时间紧急的，可选择经济舱机票；部门负责人及以上职级可按需选择经济舱机票；严禁乘坐商务舱、头等舱；（二）市内交通：出差期间市内交通费用按实际发生额报销，优先选择公共交通、网约车，单次市内交通费用超过100元的需注明出行事由；偏远项目现场、海上作业平台周边无公共交通的，可报销租车费用（需提前审批）；（三）费用管控：交通费用凭正规票据报销，订票手续费、改签费可一并报销，退票费需说明原因并经审批人同意后方可报销，无正当理由的退票费由个人承担。第十一条住宿费用标准：（一）住宿标准：普通员工住宿费用上限为300元/天，部门负责人住宿费用上限为400元/天，公司高管住宿费用上限为600元/天；一线城市（北京、上海、广州、深圳）住宿标准可上浮20%；（二）住宿要求：优先选择公司协议合作酒店，无协议酒店的选择经济型连锁酒店，严禁入住星级酒店豪华房型；两人及以上同行出差的，同性员工需合住一间房，按一人标准报销住宿费用；（三）特殊场景：偏远项目现场无合规住宿酒店的，可入住项目现场宿舍，按100元/天发放住宿补贴；海上作业平台出差无住宿费用，按80元/天发放海上作业补贴。第十二条餐饮及补贴标准：（一）餐饮补贴：出差期间餐饮补贴按80元/天发放，无需提供餐饮票据；参与项目现场、海上作业平台集体用餐的，不再发放餐饮补贴；（二）出差补贴：偏远项目现场出差额外发放100元/天的现场补贴，海上作业平台出差额外发放200元/天的海上作业补贴，补贴随差旅费用一并报销；（三）加班补贴：出差期间因工作需要加班的，按公司《考勤管理制度》发放加班补贴，与差旅补贴不冲突，但需提供加班证明。第五章费用报销规范第十三条报销时限与凭证要求：（一）报销时限：员工出差返程后5个工作日内完成报销流程，逾期未报销的，需向财务部说明原因，超过30个工作日未报销的，差旅费用不予报销；（二）报销凭证：报销时需提供《公务出差审批单》、交通票据（机票、火车票、汽车票等）、住宿发票、租车费用发票（如有）等合法合规票据，票据需注明出差人姓名、出行时间、消费金额等关键信息；（三）票据要求：发票需为增值税普通发票或专用发票，票据抬头为公司全称，票据内容与出差行程一致，虚假票据、无效票据一律不予报销；（四）补贴申领：餐饮补贴、出差补贴无需提供票据，按出差实际天数核算，由财务部根据审批单直接核算发放。第十四条报销审核与支付：（一）初审：部门负责人审核报销单据的真实性、行程的一致性，签字确认后提交财务部；（二）复审：财务部差旅管理岗审核票据的合规性、费用金额与标准的一致性，对超标费用需核实审批情况（超标部分需经分管领导审批方可报销）；（三）支付：审核通过的报销单据，由财务部在5个工作日内通过公司对公账户支付至员工工资卡，严禁现金支付；（四）异常处理：发现虚报、冒领差旅费用的，追回违规金额，给予通报批评，扣减当月绩效奖金；情节严重的，追究相应责任。第十五条禁止性报销规定：（一）严禁报销与公务出差无关的费用，包括私人购物、娱乐、旅游等费用；（二）严禁超标准报销交通、住宿费用，未经审批的超标部分由个人承担；（三）严禁拆分票据、虚开发票报销差旅费用，一经发现，取消报销资格并按公司规定处理；（四）严禁无审批、无票据报销差旅费用，财务部需严格审核，杜绝不合规报销。第六章监督与考核第十六条差旅费用监督机制：（一）财务部每月抽查各部门差旅报销单据，核查审批流程、票据合规性、费用标准执行情况，形成差旅费用监督报告；（二）审计部门每季度开展差旅费用专项审计，重点核查超标报销、虚假报销、无审批报销等违规行为；（三）建立差旅费用违规举报渠道，接受员工匿名举报，举报信息经核实后给予举报人200-500元现金奖励；（四）财务部每季度公示各部门差旅费用支出情况，接受全体员工监督，对费用异常的部门进行约谈整改。第十七条考核指标与标准：（一）差旅费用合规率：合规报销的差旅费用占总报销费用的比例，考核标准为100%；（二）差旅成本管控率：实际差旅费用低于预算费用的比例，考核标准不低于5%；（三）审批及时率：出差前完成审批的次数占总出差次数的比例，考核标准不低于98%；（四）报销及时率：返程后按时完成报销的次数占总出差次数的比例，考核标准不低于95%。第十八条奖惩机制：（一）奖励措施：年度内差旅成本管控效果显著、无违规报销记录的部门，给予“差旅管控先进部门”称号并发放专项奖励；主动举报违规报销行为的员工，给予现金奖励；（二）处罚措施：员工首次违规报销的，给予口头警告并追回违规金额；第二次违规的，给予通报批评，扣减当月绩效奖金100元；第三次及以上违规的，扣减当月绩效奖金500元，纳入年度绩效考核差评；（三）管理责任处罚：部门每月出现3次及以上违规报销行为的，扣减部门负责人当月绩效奖金200元，取消该部门年度评优资格；（四）严重违规处罚：因虚假报销、套取差旅费用构成违纪的，按公司《员工奖惩管理制度》给予降职、调岗