2026年海洋能发电公司会议室预约与使用管理制度

2026年海洋能发电公司会议室预约与使用管理制度第一章总则第一条制定目的会议室预约与使用管理是海洋能发电公司办公秩序维护的重要环节，直接关系到会议效率、资源利用及办公成本管控。海洋能发电行业涉及海上项目评审、技术方案研讨、行业监管对接等专属会议场景，会议室使用无规范、预约无流程易导致资源冲突、设备故障、会议延误等问题。为统一会议室预约标准，规范使用流程，明确使用责任，保障会议室资源高效、有序、安全利用，结合公司办公场地管理实际及海洋能发电行业会议需求特点，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有会议室（含常规会议室、视频会议专用室、大型研讨会议室）的预约、使用、设备维护、卫生管理等全流程工作，涉及公司各部门及所有使用会议室的员工。外部合作单位借用公司会议室开展业务相关会议的，参照本制度相关条款执行。第三条管理原则（一）公平高效原则：所有部门及员工平等享有会议室预约使用权，优先保障重要会议、紧急会议的使用需求，提高会议室资源周转效率。（二）预约优先原则：会议室使用必须提前完成预约登记，未预约的不得占用会议室，特殊紧急情况临时使用的，需即时补全预约手续。（三）责任到人原则：为每一次会议室使用明确预约人、使用负责人，确保会议期间设备使用、卫生维护、安全管理等责任落实到位。（四）分类管理原则：根据会议室规模、设备配置（如是否具备远程视频、海上项目数据展示功能）进行分类，差异化设定预约流程和使用标准。（五）节约环保原则：会议期间合理使用水电、办公设备，杜绝浪费，会议结束后即时关闭设备、电源，保持会议室整洁，降低办公能耗。（六）安全保密原则：涉及海上项目涉密信息、公司核心技术的会议，使用会议室时需做好保密措施，严禁无关人员进入，防止信息泄露。第四条职责分工（一）行政部：作为会议室管理的牵头部门，负责建立会议室预约台账，维护会议室硬件设备（投影仪、音响、视频系统等），制定会议室使用规范，监督预约和使用流程合规性，处理会议室使用中的纠纷和异常情况。（二）IT运维岗：负责会议室音视频设备、网络系统、数据展示设备的日常维护和故障抢修，确保会议所需技术设备正常运行，为特殊会议（如海上项目远程评审会）提供技术支持。（三）保洁岗：负责会议室日常清洁、用品补充（饮用水、纸笔等），会议结束后即时清理卫生，恢复会议室初始状态。（四）预约人/会议负责人：按流程完成会议室预约，提前检查会议设备状态，组织参会人员有序使用会议室，会议结束后督促做好设备关闭、卫生清理等工作，对会议室使用期间的合规性和安全性负责。（五）各部门：指定专人统筹本部门会议室预约需求，合理安排会议时间，避免与其他部门预约冲突，监督本部门员工遵守会议室使用规定。第二章会议室预约管理第五条预约范围与条件（一）预约范围：公司所有在册的会议室均纳入预约管理体系，包括可容纳10人以内的小型洽谈室、20-50人的中型会议室、50人以上的大型研讨室，以及配备远程视频系统的专用会议室。（二）预约条件：预约人需为本公司正式员工，预约时需明确会议主题、参会人数、会议时长、所需设备（如是否需要海上项目数据投屏、远程连线海上作业点）等信息，确保预约信息真实、完整。第六条预约流程及时限（一）常规预约：普通会议需提前1个工作日通过公司OA系统或行政部登记台账完成预约，填写《会议室预约申请表》，注明会议相关信息，行政部审核确认后完成预约。（二）紧急预约：涉及海上作业应急处置、重大政策对接等紧急会议，可即时联系行政部进行临时预约，行政部优先协调可用会议室，预约人需在会议结束后1个工作日内补全预约手续。（三）长期预约：部门例会等固定周期的会议，可向行政部申请长期预约，明确会议周期（如每周一上午）、使用时长，行政部核实无冲突后备案，长期预约有效期不超过3个月，到期需重新申请。（四）预约时长：单次会议预约时长原则上不超过4小时，确需延长的，需提前1小时向行政部申请，经审核同意后方可延长，避免占用后续预约时段。第七条预约冲突处理（一）优先级判定：会议室预约冲突时，按会议重要程度排序，优先级从高到低依次为：应急类会议（如海上设备故障处置会）、重大决策类会议（如项目投资评审会）、外部对接类会议（如行业监管调研会）、内部研讨类会议（如技术方案讨论会）、常规例会。（二）协调机制：低优先级会议的预约人需配合调整会议时间或更换会议室，行政部负责居中协调，确保高优先级会议顺利开展，协调结果需及时告知相关预约人。（三）取消预约：预约人如需取消会议室使用，需提前至少2小时通知行政部，紧急取消的需即时告知，多次预约后无故取消且未提前通知的，行政部可暂停该部门1周的会议室优先预约权。第三章会议室使用管理第八条使用前准备要求（一）设备检查：会议负责人需在会议开始前30分钟到达会议室，检查投影仪、音响、麦克风、网络、电源等设备是否正常运行，如需使用远程视频连线海上作业点的，需提前1小时联IT运维岗调试设备，确保会议顺利开展。（二）环境准备：根据参会人数摆放座椅，补充饮用水、纸笔等会议用品，开启必要的通风、照明设备，涉密会议需关闭会议室对外门窗，设置“会议中，请勿打扰”标识。（三）人员通知：提前告知参会人员会议室位置、使用注意事项，涉密会议需核验收会人员身份，严禁无关人员进入会议室。第九条使用过程规范（一）秩序管理：参会人员需遵守会议室使用规定，保持安静，禁止大声喧哗、随意走动，不得在会议室内进食（瓶装水除外）、吸烟，不得损坏会议室设施设备。（二）设备使用：规范操作会议设备，严禁私自拆卸、调试硬件设施，使用投屏、视频系统时按操作手册执行，设备出现故障即时联系IT运维岗处理，不得擅自维修。（三）保密管理：涉及海上项目核心数据、公司商业秘密的会议，需关闭会议室监控（如需保留监控需报备行政部），会议资料不得随意摆放，会议结束后即时带走，严禁遗留涉密文件。（四）时长管控：严格按预约时长使用会议室，确需延长的需按规定申请，避免影响后续预约会议的正常开展。第十条使用后收尾要求（一）设备关闭：会议结束后，即时关闭投影仪、电脑、音响、空调、照明等所有设备，拔掉非必要电源插头，确保设备安全，节约用电。（二）卫生清理：将座椅归位，清理桌面杂物、饮用水瓶、废纸等垃圾，保持桌面、地面整洁，涉密文件、会议草稿纸需按保密规定处理，不得随意丢弃。（三）用品归位：将会议使用的纸笔、水杯等用品整理归位，消耗完毕的用品及时告知保洁岗补充。（四）状态确认：会议负责人离开前需检查会议室门窗、电源是否关闭，设备是否完好，确认无误后通知行政部完成使用登记核销。第十一条特殊场景使用规范（一）海上项目评审会：使用配备专业数据展示设备的会议室时，需提前1天通知IT运维岗调试设备，确保海上作业数据、设备运行参数等能正常展示，会议期间安排专人管理数据设备，防止数据泄露或设备故障。（二）远程视频会议：涉及与海上作业点、异地合作单位的远程会议，需提前测试视频连线效果，确保网络稳定，会议期间安排技术人员全程值守，处理突发的网络或设备问题。（三）外部人员参会会议：有外部单位人员参会时，需提前在行政部备案，告知参会人员数量、身份，会议期间安排专人引导，严禁外部人员随意进出其他办公区域。第四章监督与责任追究第十二条日常监督（一）行政部每日抽查会议室预约台账与实际使用情况的一致性，检查会议室设备使用、卫生维护情况，发现违规使用行为即时制止并记录。（二）IT运维岗每周检查会议室设备运行状态，形成设备维护记录，对频繁出现操作不当导致设备故障的部门或人员进行提醒培训。（三）各部门每月自查本部门会议室使用合规性，督促员工遵守预约和使用规定，减少违规行为。第十三条违规行为界定（一）轻微违规：未按规定补全预约手续、会议结束后未及时清理桌面杂物、未关闭非核心设备的，未造成设备损坏或资源浪费的，视为轻微违规。（二）一般违规：无故占用已预约会议室、擅自延长会议时长影响后续使用、操作不当导致设备轻微损坏、泄露非核心会议信息的，造成较小资源浪费或合规风险的，视为一般违规。（三）严重违规：故意损坏会议室设备、占用会议室从事非工作活动、泄露海上项目涉密信息、多次违规且拒不整改的，造成重大设备损失或合规风险的，视为严重违规。第十四条违规处理措施（一）轻微违规：给予责任人警告处理，责令当场整改，行政部进行口头提醒，记录在部门月度考核台账中。（二）一般违规：责令责任人赔偿设备维修费用（如有），给予通报批评处理，扣减当月绩效的5%-10%；部门负责人负管理责任，需提交整改说明。（三）严重违规：追回全部设备损失赔偿款，给予责任人记过及以上纪律处分，扣减季度绩效的15%-20%；情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法犯罪的移交司法机关处理。第五章附则第十五条制度解释权本制度的最