收现金报告发放财务制度

PAGE收现金报告发放财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司收现金报告及发放流程，确保现金管理的安全性、准确性和合规性，保障公司财务活动的正常有序进行，维护公司和相关利益者的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司内部涉及现金收取、报告及发放的所有部门和人员。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家有关现金管理的法律法规以及行业财务标准，确保公司现金业务操作合法合规。准确性原则：现金收支数据记录必须准确无误，报告及时、完整，发放依据明确、合理，避免出现任何财务差错。安全性原则：采取有效措施保障现金存储、运输及使用过程中的安全，防止现金被盗、丢失或挪用等情况发生。保密性原则：涉及现金业务的相关信息应严格保密，防止信息泄露对公司造成不利影响。二、现金收取管理1.收取范围明确公司允许收取现金的业务范围，如销售产品或服务、收取租金、押金等，并规定相应的审批流程。例如，销售部门在与客户签订销售合同前，应根据客户信用状况及业务性质确定收款方式，若需收取现金，需填写《现金收款申请表》，经销售经理、财务经理审核，报总经理批准后方可执行。2.收取流程收款人员：指定专门的收款人员负责现金收取工作，收款人员应具备良好的职业道德和专业素养，熟悉收款流程和相关规定。收款方式：收款人员应根据业务实际情况选择合适的收款方式，如当面收取现金、通过银行转账后收取现金等。当面收取现金时，应在客户面前仔细清点现金数量，核对现金真伪，并开具相应的收款凭证。收款凭证：收款凭证应包括日期、收款单位名称、收款金额、收款事由、收款人员签名等内容。收款凭证应一式多联，分别作为财务记账、客户留存及相关部门核对的依据。收款凭证应连续编号，使用完毕后应及时归档保存。3.现金缴存缴存时间：收款人员收取现金后，应在规定的时间内将现金缴存银行。一般情况下，收款人员应于当日下班前将所收现金缴存银行，如遇特殊情况无法当日缴存的，应经财务经理批准，并采取安全措施妥善保管现金。缴存流程：收款人员在缴存现金时，应填写现金缴存单，注明缴存日期、收款单位名称、缴存金额等信息，并将现金与现金缴存单一同交予银行工作人员。银行工作人员清点现金无误后，在现金缴存单上加盖银行印章，作为缴存现金的证明。收款人员应将加盖银行印章的现金缴存单及时交回财务部门，作为财务记账的原始凭证。4.现金收取报告报告内容：收款人员应每日编制现金收取报告，报告内容应包括收款日期、收款单位名称、收款金额、收款事由、收款方式、缴存银行名称及缴存金额等信息。现金收取报告应采用电子表格或纸质文档形式，确保数据准确、清晰、完整。报告提交：收款人员应在每日下班前将现金收取报告提交给财务部门。财务部门收到现金收取报告后，应及时进行审核，核对报告内容与收款凭证、现金缴存单等原始资料是否一致。如发现问题，应及时与收款人员沟通核实，并进行相应的处理。报告存档：财务部门审核无误后的现金收取报告应及时存档保存，存档期限应符合公司财务档案管理规定。现金收取报告作为公司现金流量的重要记录，应妥善保管，以备后续查询和审计使用。三、现金发放管理1.发放范围明确公司允许发放现金的业务范围，如员工工资、奖金、福利补贴、差旅费报销等，并规定相应的审批流程。例如，人力资源部门每月应根据员工考勤、绩效等情况编制工资发放表，经部门负责人审核、财务经理复核，报总经理批准后，由财务部门进行工资发放。2.发放流程申请审批：相关部门或人员如需发放现金，应填写《现金发放申请表》，注明发放日期、发放对象、发放金额、发放事由等信息，并提交相关证明材料。如发放工资需提供员工考勤记录、绩效评估报告等；发放差旅费报销需提供出差审批单、发票等。《现金发放申请表》经部门负责人、财务经理审核，报总经理批准后方可执行。资金准备：财务部门根据批准的《现金发放申请表》，提前准备好所需现金。现金应从公司基本账户或经批准开设的专用账户中提取，并确保现金的安全性和准确性。发放方式：现金发放可采用直接发放或委托发放的方式。直接发放时，由财务部门指定专人负责将现金发放给相关人员，并要求领取人在现金发放清单上签字确认。委托发放时，财务部门可委托银行或其他金融机构将现金发放给相关人员，委托发放应签订委托协议，明确双方的权利和义务。发放记录：发放现金时，应详细记录发放日期、发放对象、发放金额、发放方式、领取人签名等信息。发放记录应采用电子表格或纸质文档形式，确保数据准确、清晰、完整。发放记录应及时存档保存，作为公司财务核算和审计的依据。3.特殊情况处理代领情况：如因特殊原因需他人代领现金，代领人应提供领取人的授权委托书及双方有效身份证件。财务部门在核实代领人身份及授权委托书真实性后，方可办理代领手续，并要求代领人在现金发放清单上签字确认。无法发放情况：如因领取人联系方式变更、离职等原因无法及时发放现金，财务部门应及时采取措施进行处理。如通过公告、短信、电话等方式通知领取人，并在规定时间内妥善保管现金。如超过规定时间仍无法发放现金，应将现金缴存银行，并按照公司财务制度进行相应的账务处理。四、财务核对与监督1.财务核对每日核对：财务部门应每日对现金收支情况进行核对，确保现金日记账与现金收取报告、现金发放记录等原始资料一致。核对内容包括现金收入金额、支出金额、余额等信息，如发现差异，应及时查明原因并进行调整。定期核对：财务部门应定期（每月、每季度）对现金进行全面盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务部门负责人组织，至少两人参加，并填写现金盘点表。现金盘点表应包括盘点日期、现金账面余额、现金实存金额、差异金额及原因分析等内容。如发现现金短缺或溢余情况，应及时查明原因，并按照公司财务制度进行相应的处理。账账核对：财务部门应定期与银行进行账账核对，确保公司银行存款日记账与银行对账单一致。核对内容包括银行存款收支金额、余额、未达账项等信息。如发现未达账项，应及时编制银行存款余额调节表，调整银行存款日记账余额，确保账账相符。2.内部监督审计监督：公司内部审计部门应定期对现金收支业务进行审计监督，检查现金管理制度的执行情况，防范财务风险。审计内容包括现金收取、报告、发放流程的合规性，现金内部控制制度的有效性，现金盘点情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。部门自查：涉及现金业务的各部门应定期进行自查，确保本部门现金业务操作符合公司财务制度和相关法律法规要求。自查内容包括现金收取、报告、发放流程的执行情况，现金保管情况，收款凭证、现金发放清单等资料的归档保存情况等。各部门应将自查情况形成书面报告，报送财务部门备案，并及时整改自查中发现的问题。3.外部监督税务监督：公司应按照国家税务法律法规的要求，及时、准确地申报缴纳各项税款。税务部门有权对公司现金收支情况进行检查，公司应积极配合税务部门的工作，提供相关资料，确保税务申报的真实性和合法性。银行监督：公司在银行开设的账户应接受银行的监督管理。银行有权对公司账户资金的收支情况进行检查，公司应按照银行的要求提供相关资料，确保账户资金的安全和合规使用。五、风险防范与应急处理1.风险防范制度风险：不断完善现金管理制度，确保制度的科学性、合理性和有效性，避免因制度漏洞导致财务风险。定期对现金管理制度进行评估和修订，根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况的变化，及时调整制度内容。操作风险：加强对现金业务操作人员的培训和管理，提高操作人员的业务水平和风险意识。操作人员应严格按照现金管理制度和操作流程进行业务操作，避免因操作失误导致财务风险。同时，建立健全现金业务操作的监督机制，对操作人员的业务操作进行实时监控，及时发现和纠正操作失误。安全风险：加强现金存储、运输及使用过程中的安全防范措施，确保现金安全。公司应配备必要的安全设备，如保险柜、监控摄像头等，并制定安全管理制度，明确安全责任。现金存放地点应选择安全可靠的场所，确保现金在存放过程中的安全。在现金运输过程中，应采取必要的安全措施，如专人押送、使用安全车辆等，确保现金运输安全。2.应急处理制定应急预案：公司应制定现金业务应急处理预案，明确应急处理的组织机构、职责分工、应急处理流程及措施等内容。应急处理预案应定期进行演练和修订，确保预案的有效性和可操作性。突发事件处理：如发生现金被盗、丢失、挪用等突发事件，应立即启动应急处理预案，采取相应的措施进行处理。首先，应保护好现场，及时报警，并向公司管理层报告。同时，财务部门应迅速核实现金损失情况，采取措施进行账务处理，并配合公安机关进行调查取证工作。在突发事件处理过程中，应及时向上级主管部门和相关监管部门报告事件进展情况，确保信息畅通。事后总结与改进：突发事件处理完毕后，公司应及时对事件进行总结分析，查找原因，总结经验教训，并采取相应的改进措施，完善现金管理制度和安全防范措施，防止类似事件再次发生。六、附则1.解释权本制度由公司财务部门负责解释。如有未尽事宜或对本制度的理解存在歧义，由财务部门根据国家法