行政工作标准化处理指引手册

行政工作标准化处理指引手册一、手册说明本手册旨在规范公司行政工作的日常处理流程，提升行政服务效率与质量，保证各项工作有章可循、责任到人。手册内容涵盖行政高频工作场景，包括会议管理、办公用品采购、文件归档、访客接待、差旅报销五大模块，适用于公司全体行政人员及相关业务对接人。各模块可根据实际工作需求灵活调整，保证标准化与灵活性的平衡。二、会议管理标准化处理（一）适用范围适用于公司内部各类会议（如例会、专题研讨会、项目评审会、外部对接会等）的发起、筹备、召开、记录及会后跟进全流程管理。（二）标准化操作流程1.会议发起与审批发起人：根据工作需要，填写《会议申请表》（见表2-1），明确会议名称、目的、时间（建议时长不超过2小时）、地点（线上/线下）、参会人员（含外部人员需注明单位及职务）、议题及预期成果。审批流程：内部会议：发起人部门负责人→行政部→（如需公司领导参会）分管领导；外部会议：发起人部门负责人→行政部→分管领导→总经理（如涉及重要业务决策）。输出物：经审批通过的《会议申请表》（电子版/纸质版）。2.会议筹备行政专员（根据会议类型指定专人负责）：根据审批通过的《会议申请表》，提前1个工作日预订会议室（线上会议需测试会议软件，并发送参会）；准备会议物资：如投影仪、麦克风、白板、笔、纸杯、饮用水（根据需求准备茶歇）；提前1天向参会人员发送会议通知（含会议主题、时间、地点/、议程、需提前准备的资料），通过OA系统或邮件发送，并要求确认参会。3.会议召开与记录主持人：提前10分钟到达会场，检查设备调试情况，宣布会议纪律，控制会议节奏。记录人：指定专人（通常为发起人或行政专员）记录会议内容，重点记录：议题讨论要点、决议事项、责任人、完成时限、待跟进问题。参会人员：提前5分钟入场，手机调至静音，围绕议题积极发言，避免偏离主题。4.会后跟进记录人：会议结束后2个工作日内，整理《会议纪要》（见表2-2），经主持人审核无误后，通过OA系统发送至所有参会人员及相关部门，并抄送存档。责任人：根据会议纪要中的决议事项，在规定时限内推进工作，完成后及时反馈至记录人及部门负责人。行政专员：会后1个工作日内回收会议室物资，整理会议室环境，关闭设备电源。（三）配套表单模板表2-1会议申请表会议名称会议时间会议地点/会议目的预计参会人数参会人员（含外部）会议议题1.2.需准备的物资□投影仪□麦克风□白板□茶歇□其他：________申请人部门日期部门负责人审批签字：________日期行政部审批签字：________日期分管领导审批签字：________日期表2-2会议纪要模板会议纪要会议名称：____________________会议时间：______年_月_日_:_至____:____会议地点：____________________主持人：____________________记录人：____________________参会人员：____________________（共____人）缺席人员：____________________（原因：____________________）会议议题及主要内容：议题一：____________________讨论要点：____________________决议事项：____________________责任人：______完成时限：______年_月_日议题二：____________________讨论要点：____________________决议事项：____________________责任人：______完成时限：______年_月_日待跟进事项：事项描述责任部门责任人完成时限跟进人分发范围：____________________记录人签字：________主持人审核签字：________日期：______年_月_日（四）关键控制点与风险提示会议审批需明确“必要性”，避免临时性、无明确议题的会议占用工作时间；线上会议需提前测试设备，保证网络稳定，避免会议中途卡顿；会议纪要需在24小时内发出，保证决议事项及时跟进，避免拖延；涉及公司机密或敏感信息的会议，需在《会议申请表》中标注“保密”，并严格控制参会人员范围。三、办公用品采购标准化处理（一）适用范围适用于公司各部门办公用品（含办公耗材、设备、劳保用品等）的采购申请、审批、执行、验收及库存管理全流程。（二）标准化操作流程1.需求提报与审批需求部门：每月25日前，填写《办公用品采购申请表》（见表3-1），列明物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途（注明“日常办公/专项使用”），部门负责人签字确认后提交至行政部。行政部审核：核对申请物品的合理性（如是否为必需品、数量是否合理），库存不足部分纳入采购计划；库存充足部分直接从库存发放。审批权限：预算内500元以下：行政部经理审批；预算内500-2000元：行政部经理→财务部；预算内2000元以上或预算外：行政部经理→财务部→总经理。2.供应商选择与采购执行行政专员：根据审批通过的采购申请，选择2-3家合格供应商（优先选择长期合作供应商）询价，对比价格、质量、交货期后，确定供应商并签订《采购合同》（单次采购500元以下可简化流程，留存报价单）。采购执行：明确交货时间、地点，要求供应商提供正规发票（发票抬头为公司全称，税号准确）。3.验收入库与发放验收人：行政专员与需求部门共同验收，检查物品数量、规格、质量是否符合申请要求，验收合格后填写《办公用品入库单》（见表3-2），双方签字确认；不合格物品当场拒收，并联系供应商退换货。入库登记：行政专员将入库物品录入《办公用品库存台账》（见表3-3），更新库存数量（注明入库日期、供应商、保质期）。领用登记：需求部门填写《办公用品领用登记表》（见表3-4），领用人签字，行政专员核对台账后发放，及时更新库存。4.月度盘点与费用报销行政专员：每月最后1个工作日对办公用品进行盘点，保证账实相符，编制《月度库存盘点表》，对盘盈、盘亏情况说明原因并报行政部经理处理。费用报销：采购完成后，行政专员整理《采购申请表》《入库单》《发票》等单据，按财务制度流程报销，保证票据齐全、合规。（三）配套表单模板表3-1办公用品采购申请表申请部门申请人日期物品名称规格型号单位部门负责人审批签字：________日期：______年_月_日行政部审核签字：________日期：______年_月_日财务部审批签字：________日期：______年_月_日总经理审批签字：________日期：______年_月_日表3-2办公用品入库单入库日期供应商名称物品名称规格型号单位验收人需求部门确认仓管员签字：________签字：________签字：________表3-3办公用品库存台账日期物品名称规格型号供应商入库数量出库数量结存数量保质期管理员表3-4办公用品领用登记表领用日期领用部门领用人物品名称规格型号单位数量用途领取人签字（四）关键控制点与风险提示采购需坚持“货比三家、质优价廉”原则，优先选择有资质、信誉好的供应商；办公用品需分类存放（如易潮、易燃物品单独存放），定期检查保质期，避免过期浪费；领用需严格登记，严禁私自外借或挪用，库存不足时提前启动采购流程，避免断供；采购费用需控制在预算范围内，超预算采购需重新申请审批。四、文件归档标准化处理（一）适用范围适用于公司各类行政文件（包括制度、通知、会议纪要、合同、档案资料等）的分类、整理、归档、保管及借阅管理。（二）标准化操作流程1.文件分类与编号行政专员：根据文件类型、部门、年份进行分类，分类标准A类：行政管理制度（如考勤、办公规范等）；B类：通知公告（公司级、部门级）；C类：会议文件（会议纪要、议程、PPT等）；D类：合同协议（采购合同、租赁合同等）；E类：档案资料（员工档案、公司资质证照复印件等）。文件编号：采用“部门-类别-年份-流水号”格式，如“行政-A-2023-001”，编号标注于文件右上角。2.文件整理与归档整理要求：纸质文件：去除订书针、回形针等金属物，按左侧装订，使用档案袋或文件夹封装，封面标注文件名称、编号、日期、份数；电子文件：按分类建立文件夹，命名规则与纸质文件编号一致，重要文件需备份至公司服务器或加密U盘。归档时限：日常文件：每月最后一个工作日整理归档；年度文件：次年1月15日前完成上一年度文件归档。3.文件保管与借阅保管要求：纸质文件存放于专用档案柜，由行政专员负责管理，档案柜钥匙由行政部专人保管；电子文件存储服务器需设置访问权限，定期杀毒，保证数据安全；涉密文件（如财务数据、未公开合同）需单独存放，标注“保密”字样，借阅需经总经理审批。借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》（见表4-1），说明借阅文件名称、用途、借阅期限，部门负责人签字后提交至行政部；行政专员核对文件信息，同意后办理借阅登记，借阅期限一般不超过3个工作日；借阅人需妥善保管文件，不得涂改、转借、复印（需复印的经行政部批准），归还时检查文件完整性，确认无误后登记归还。4.文件销毁与移交销毁条件：超过保存期限、无保存价值的文件（如会议通知、临时公告等），需经行政部经理审核、总经理批准后统一销毁。销毁流程：行政专员登记销毁文件清单（含编号、名称、数量、销毁日期），至少2人监销，保证文件信息无法恢复。移交要求：行政人员岗位变动时，需办理文件交接手续，填写《文件交接清单》（见表4-2），双方签字确认，行政部经理监交。（三）配套表单模板表4-1文件借阅申请表借阅人部门日期文件名称文件编号借阅用途借阅期限申请人签字部门负责人审批签字：________日期：______年_月_日行政部审批签字：________日期：______年_月_日归还日期经手人签字表4-2文件交接清单交接日期交接人接交人监交人文件名称文件编号份数状态（完好/缺损）交接人签字接交人签字监交人签字日期：______年_月_日（四）关键控制点与风险提示文件分类需清晰、统一，避免重复或遗漏编号，保证检索便捷；涉密文件需严格控制借阅权限，严禁非相关人员接触；电子文件需定期备份，防止因系统故障或病毒导致数据丢失；销毁文件需履行审批手续，严禁私自丢弃或销毁重要文件。五、访客接待标准化处理（一）适用范围适用于外部访客（包括客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）的预约、接待、引导及送别全流程管理。（二）标准化操作流程1.访客预约与信息登记预约人：提前与访客沟通，明确到访时间、事由、人数、职务、联系方式，填写《访客预约登记表》（见表5-1），提交至行政部。行政专员：核对预约信息，确认会议室（如需）及接待人员availability，通过电话或邮件回复访客预约成功，并告知公司地址、交通路线及停车指引。2.访客接待与引导准备工作：行政专员提前30分钟清理接待区，保证环境整洁，准备饮用水、公司宣传资料（如需）；在公司入口、电梯口设置访客引导标识，告知访客具体接待位置。迎接引导：访客到达后，前台行政专员主动上前问候（“您好，欢迎来到公司，请问您预约了哪位？”），核对身份信息（与预约表一致）；引导访客至接待区，请访客填写《访客登记表》（见表5-2），核对身份证件（如需），发放《访客证》（贴于左胸口）；通知接待人员前往接待区，如接待人员暂时无法抽身，请访客稍作等待，并提供茶水。3.接待过程与服务接待人员：主动与访客握手（以访客意愿为准），引导至会议室（如需），介绍参会人员，按预定议程沟通；行政专员：根据需求提供茶水、咖啡、纸巾等物资，全程关注接待情况，及时补充物资；如需延长接待时间，提前协调会议室资源。4.送别与后续跟进送别：接待结束后，行政专员引导访客至电梯口，礼貌送别（“感谢您的到访，欢迎下次再来”）；如访客自驾，可提供停车场位置指引。后续跟进：行政专员整理《访客登记表》《访客预约登记表》，录入访客信息台账；接待部门需在1个工作日内跟进访客（如发送会议纪要、反馈合作意向等），行政部定期统计访客满意度，持续优化接待服务。（三）配套表单模板表5-1访客预约登记表预约人姓名联系方式预约日期到访时间访客姓名单位职务人数到访事由接待部门接待人会议室需求预约人签字部门负责人审批行政部确认签字：________签字：________签字：________日期：________表5-2访客登记表到访日期时间访客姓名单位职务接待部门接待人身份证号联系方式到访事由访客证号离开时间签字（四）关键控制点与风险提示访客需提前预约，避免临时到访影响正常办公秩序；涉密区域（如财务部、研发部）接待需经部门负责人批准，访客进入需全程陪同；《访客证》需规范佩戴，便于识别和管理，离公司时回收；接待过程需注意言行举止，展现公司良好形象，避免泄露公司机密信息。六、差旅报销标准化处理（一）适用范围适用于公司员工因公出差（包括市内、国内、国际）的交通、住宿、餐饮、补贴等费用的申请、审批、报销及票据管理。（二）标准化操作流程1.差旅申请与审批出差人：填写《差旅申请表》（见表6-1），注明出差事由、时间、地点、交通工具（需符合公司标准，如高铁/飞机经济舱、汽车/火车硬座/硬卧）、住宿标准（根据职级确定，详见公司《差旅管理制度》）、预估费用，部门负责人签字后提交至行政部。审批权限：3天以内/预算内2000元以下：部门负责人→行政部；3-7天/预算内2000-5000元：部门负责人→行政部→财务部；7天以上/预算内5000元以上：部门负责人→行政部→财务部→总经理。2.差旅执行与费用控制出差人：按审批行程出差，乘坐指定交通工具，住宿不超过标准（超标部分需自行承担），提前告知接待方行程安排；行政专员：如需预订机票/酒店，通过公司合作平台预订，保证行程合规、费用可控。3.票据收集与报销票据要求：交通费：提供正规发票（注明日期、起止地、金额），如为电子发票需打印并加盖“已报销”章；住宿费：提供增值税发票（含明细，如房费、水电费），住宿清单（需与发票一致）；餐饮/市内交通费：提供定额发票（需注明日期、金额），单张发票不超过100元。报销流程：出差人返回公司3个工作日内，填写《差旅报销单》（见表6-2），粘贴票据（按交通费、住宿费、其他费用分类排序），注明出差事由、起止时间，部门负责人审核；行政部核对报销单与《差旅申请表》是否一致（如行程、住宿标准），财务部审核票据合规性及金额准确性，无误后提交至出纳付款。4.补贴发放与特殊情况处理补贴标准：市内出差：餐补50元/天，市内交通补30元/天；国内出差：一餐补80元/天，二餐补120元/天，三餐补150元/天（根据出差城市等级调整）；国际出差