化工公司档案管理服务办法

化工公司档案管理服务办法化工公司档案管理服务办法

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1本办法依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《企业档案管理制度规范》（GB/T28449-2019）等国家法律法规，以及《化工行业安全生产专项整治三年行动实施方案》《联合国气候变化框架公约》等国际公约和行业标准制定。同时，符合公司《全面风险管理指引》《内部控制基本规范》等内部管理制度要求，支撑公司“合规经营、安全发展、绿色转型”战略目标。

1.1.2当前公司档案管理存在以下痛点：档案分散保管、分类标准不统一、借阅利用效率低、电子档案管理滞后、跨国业务档案协同困难等。为解决上述问题，本办法旨在实现档案管理的规范化、系统化、数字化和国际化，核心目标包括：规范档案全生命周期管理流程，防控档案安全风险，提升档案信息利用效能，支撑业务决策与合规要求，适配数字化转型与国际化经营需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1本办法适用于公司总部各部门、各分子公司、各生产及仓储单位，覆盖所有业务领域，包括但不限于研发、生产、采购、销售、安全环保、质量、人力资源、财务等。适用对象包括公司正式员工、外包服务单位、合作单位相关人员，以及因工作需要接触档案的临时人员。

1.2.2本办法适用于公司所有档案，包括但不限于：经营决策类、产品研发类、生产技术类、安全环保类、质量管理体系类、合同管理类、人力资源类、财务会计类、行政办公类、电子档案等。涉及国家秘密、商业秘密的档案，按照国家相关规定和公司保密制度执行。

1.2.3例外适用场景：因突发事件、紧急任务产生的临时性文件，可先采取简易管理方式，但应在事后30个工作日内纳入正式档案管理。例外场景需经所在部门负责人及分管领导审批，并报档案管理部门备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及国际公约要求，确保档案管理合法合规。

1.3.2权责对等原则：明确各级人员档案管理职责，实现权责统一，确保档案管理责任落实到人。

1.3.3风险导向原则：聚焦档案安全、完整、可用等核心风险，实施分级分类管理，防范重大风险。

1.3.4效率优先原则：优化档案管理流程，提升档案信息利用效率，服务业务发展需求。

1.3.5持续改进原则：建立档案管理评估与改进机制，动态优化制度流程，适应内外部环境变化。

1.3.6国际化原则：统筹考虑不同国家档案管理要求，确保跨国业务档案管理的统一性与差异性。

1.4制度地位与衔接

1.4.1本办法为基础性管理制度，对公司所有档案管理工作具有指导约束力。

1.4.2本办法与公司《财务管理制度》《内部控制基本规范》《合同管理制度》《保密管理制度》等关联制度相互衔接，形成协同效应。如存在条款冲突，以本办法为准，其他制度做相应调整。

1.4.3各部门在执行本办法过程中，如遇特殊情况或需要进一步明确之处，应及时向档案管理部门提出，由档案管理部门组织研究，报公司分管领导审批后执行。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

2.1.1公司档案管理工作实行“统一领导、归口管理、分级负责、协同运作”的管理体制。董事会负责档案管理工作的顶层设计；监事会负责监督档案管理制度的执行情况；总经理办公会负责审议重大档案管理事项；档案管理部门负责档案管理工作的组织实施；各部门、各分子公司负责本部门、本单位的档案管理工作。

2.1.2档案管理组织架构层级关系：董事会是档案管理工作的最高决策机构；总经理办公会是档案管理工作的议事协调机构；档案管理部门是档案管理工作的执行机构；各部门、各分子公司是档案管理工作的具体实施单位；档案管理员是档案管理工作的责任人。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：负责审议公司档案管理制度，批准重大档案管理投资。

2.2.2董事会：负责批准公司档案管理制度，审定档案管理年度计划，监督档案管理制度的执行。

2.2.3总经理办公会：负责审议档案管理部门提出的重大档案管理事项，包括档案信息化建设方案、档案安全保障措施、档案资源开发利用计划等。

2.3执行机构与职责

2.3.1档案管理部门：负责制定和完善公司档案管理制度，组织实施档案管理日常工作，包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等；负责档案信息化建设和管理；负责对公司各部门、各分子公司的档案管理工作进行指导、监督和检查；负责档案安全和保密工作；负责档案统计和报告工作。

2.3.2各部门、各分子公司：负责本部门、本单位的档案日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等；负责配合档案管理部门开展档案检查和评估；负责本部门、本单位档案信息化建设和管理；负责本部门、本单位档案安全和保密工作。

2.3.3档案管理员：负责本部门、本单位档案的日常管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等；负责档案管理部门交办的其他档案管理工作。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：负责对档案管理制度的健全性、有效性进行评估，监督档案管理制度的执行情况，提出改进建议。

2.4.2审计部：负责对档案管理工作的合规性、有效性进行审计，监督档案管理制度的执行情况，提出审计意见。

2.4.3合规部：负责监督档案管理制度的合规性，对档案管理中的法律风险进行评估和预警。

2.5协调与联动机制

2.5.1建立档案管理联席会议制度，由档案管理部门牵头，内控部、审计部、合规部、信息化部等部门参加，定期研究解决档案管理工作中的重大问题。

2.5.2建立档案信息共享机制，各部门、各分子公司应积极配合档案管理部门开展档案信息共享工作，确保档案信息的准确性和完整性。

2.5.3建立档案管理争议解决机制，各部门、各分子公司在档案管理工作中发生争议，应及时协商解决；协商不成的，由档案管理部门协调解决；协调不成的，报公司总经理办公会裁决。

2.5.4涉外业务档案管理，应遵循所在国家或地区的法律法规和档案管理要求，同时符合公司档案管理制度，并报公司档案管理部门备案。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：建立科学、规范、高效的档案管理体系，实现档案资源的安全保管、有效利用和持续发展。

3.1.2核心指标：档案收集完整率≥98%，档案整理合格率≥99%，档案保管完好率≥100%，档案利用及时率≥95%，档案信息化率≥80%，档案安全事件发生率为零。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准：按照公司《档案分类方案》进行分类，分为经营决策类、产品研发类、生产技术类、安全环保类、质量管理体系类、合同管理类、人力资源类、财务会计类、行政办公类、电子档案等十大类。

3.2.2档案整理标准：按照《企业档案管理制度规范》（GB/T28449-2019）进行整理，包括分类、组卷、编号、装订、标引等。

3.2.3档案保管标准：按照档案保管要求，设置档案库房，配备必要的档案保管设施设备，确保档案安全。

3.2.4档案利用标准：建立档案利用审批制度，规范档案利用程序，确保档案利用安全。

3.2.5档案销毁标准：建立档案销毁制度，规范档案销毁程序，确保档案销毁安全。

3.2.6风险控制点及防控措施：

-高风险点：电子档案管理、涉密档案管理、跨国业务档案管理。

-防控措施：建立电子档案管理系统，加强电子档案安全管理；建立涉密档案管理制度，加强涉密档案保密管理；建立跨国业务档案管理制度，加强跨国业务档案协同管理。

-中风险点：档案收集、档案整理、档案保管。

-防控措施：建立档案收集制度，规范档案收集范围和程序；建立档案整理制度，规范档案整理标准和流程；建立档案保管制度，规范档案保管要求和措施。

-低风险点：档案利用、档案销毁。

-防控措施：建立档案利用审批制度，规范档案利用程序；建立档案销毁制度，规范档案销毁程序。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理方法，对档案进行全过程的、系统的管理。

3.3.2管理工具：采用企业资源计划（ERP）、办公自动化（OA）、客户关系管理（CRM）等信息系统，支持档案管理工作的开展。

3.3.3应用场景：ERP系统用于管理经营决策类、财务会计类档案；OA系统用于管理行政办公类、人力资源类档案；CRM系统用于管理销售类档案；电子档案管理系统用于管理电子档案。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1档案管理主流程包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案利用、档案销毁等环节。

4.1.2档案收集：各部门、各分子公司负责收集本部门、本单位的档案，并移交档案管理部门。

4.1.3档案整理：档案管理部门负责对收集的档案进行整理，包括分类、组卷、编号、装订、标引等。

4.1.4档案鉴定：档案管理部门负责对整理好的档案进行鉴定，确定档案保管期限。

4.1.5档案保管：档案管理部门负责对鉴定后的档案进行保管，确保档案安全。

4.1.6档案利用：各部门、各分子公司需要利用档案的，应向档案管理部门提出申请，经批准后办理借阅手续。

4.1.7档案销毁：档案保管期满后，档案管理部门应编制档案销毁清册，报公司分管领导批准后销毁。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案收集子流程：各部门、各分子公司负责收集本部门、本单位的电子档案，并移交档案管理部门。档案管理部门对电子档案进行收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等管理。

4.2.2涉密档案管理子流程：建立涉密档案管理制度，对涉密档案进行分类、定级、保管、利用、销毁等管理。

4.2.3跨国业务档案管理子流程：建立跨国业务档案管理制度，对跨国业务档案进行收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等管理。

4.2.4档案借阅子流程：各部门、各分子公司需要借阅档案的，应向档案管理部门提出申请，经批准后办理借阅手续。借阅档案应登记借阅人、借阅时间、借阅档案名称等信息。

4.2.5档案销毁子流程：档案保管期满后，档案管理部门应编制档案销毁清册，报公司分管领导批准后销毁。档案销毁应登记销毁人、销毁时间、销毁档案名称等信息。

4.3流程关键控制点

4.3.1档案收集控制点：明确档案收集范围和程序，确保档案收集完整。

4.3.2档案整理控制点：明确档案整理标准，确保档案整理合格。

4.3.3档案鉴定控制点：明确档案鉴定方法，确保档案鉴定准确。

4.3.4档案保管控制点：明确档案保管要求，确保档案保管安全。

4.3.5档案利用控制点：明确档案利用审批程序，确保档案利用安全。

4.3.6档案销毁控制点：明确档案销毁程序，确保档案销毁安全。

4.3.7高风险点控制措施：对电子档案管理、涉密档案管理、跨国业务档案管理，应建立专项管理制度，加强风险防控。

4.4流程优化机制

4.4.1档案管理部门应每年至少一次对档案管理流程进行全面评估，评估内容包括流程的合规性、有效性、效率等。

4.4.2评估结果应报公司分管领导审批后执行。

4.4.3档案管理部门应根据评估结果，及时优化档案管理流程，提升档案管理效率。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案收集权限：各部门、各分子公司负责人负责审批本部门、本单位的档案收集范围和程序。

5.1.2档案整理权限：档案管理部门负责人负责审批档案整理标准和方法。

5.1.3档案鉴定权限：公司分管领导负责审批档案保管期限。

5.1.4档案保管权限：档案管理部门负责人负责审批档案保管要求和措施。

5.1.5档案利用权限：档案管理部门负责人负责审批档案利用申请。

5.1.6档案销毁权限：公司分管领导负责审批档案销毁清册。

5.1.7电子档案管理权限：信息化部门负责人负责审批电子档案管理系统的建设和使用。

5.1.8涉密档案管理权限：保密工作部门负责人负责审批涉密档案管理制度和措施。

5.1.9跨国业务档案管理权限：国际业务部门负责人负责审批跨国业务档案管理制度和措施。

5.2审批权限标准

5.2.1档案收集审批：各部门、各分子公司收集档案应经部门负责人审批。

5.2.2档案整理审批：档案整理应经档案管理部门负责人审批。

5.2.3档案鉴定审批：档案鉴定应经公司分管领导审批。

5.2.4档案保管审批：档案保管应经档案管理部门负责人审批。

5.2.5档案利用审批：档案利用应经档案管理部门负责人审批。

5.2.6档案销毁审批：档案销毁应经公司分管领导审批。

5.2.7电子档案管理审批：电子档案管理应经信息化部门负责人审批。

5.2.8涉密档案管理审批：涉密档案管理应经保密工作部门负责人审批。

5.2.9跨国业务档案管理审批：跨国业务档案管理应经国际业务部门负责人审批。

5.2.10审批时限：所有审批应在收到申请后5个工作日内完成。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：因工作需要，部门负责人可以授权他人代为审批档案管理事项。

5.3.2授权范围：授权范围应明确授权事项、授权期限、授权人及被授权人等信息。

5.3.3授权备案：授权应报档案管理部门备案。

5.3.4代理期限：临时代理最长不超过15个工作日。

5.3.5代理交接：代理结束后，应及时交接，并报档案管理部门备案。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：因紧急情况需要立即利用档案的，可以办理紧急审批手续。

5.4.2越权审批：越权审批无效，应按原程序重新审批。

5.4.3补批审批：未按规定审批的，应及时补批。

5.4.4异常审批要求：异常审批应附风险评估报告，并经公司分管领导审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1档案管理执行要求：各部门、各分子公司应严格按照本办法执行档案管理工作，确保档案管理工作的规范性和有效性。

6.1.2档案管理标准：按照本办法规定的档案管理标准执行。

6.1.3痕迹留存：档案管理过程中的所有操作应留有痕迹，包括纸质和电子记录。

6.1.4执行不到位判定：未按照本办法规定执行档案管理工作的，视为执行不到位。

6.2监督机制设计

6.2.1监督范围：档案管理部门对各部门、各分子公司的档案管理工作进行监督。

6.2.2监督方式：档案管理部门通过定期检查、专项检查、突击检查等方式进行监督。

6.2.3监督周期：档案管理部门每年至少进行一次全面检查，每季度至少进行一次专项检查，每月至少进行一次突击检查。

6.2.4监督内容：档案管理部门监督内容包括档案管理制度的执行情况、档案管理工作的规范性、档案管理工作的有效性等。

6.2.5监督结果应用：档案管理部门将监督结果报公司分管领导审批后执行。

6.2.6内控环节嵌入：在档案管理过程中嵌入以下内控环节：

-不相容岗位分离：档案收集与档案保管岗位分离。

-授权批准控制：档案管理事项应经授权批准。

-财产保护控制：档案应妥善保管，防止丢失、损坏。

6.2.7内控措施：确保内控环节的措施落实到位。

6.3检查与审计

6.3.1档案管理检查：档案管理部门每年至少进行一次全面检查，每季度至少进行一次专项检查，每月至少进行一次突击检查。

6.3.2档案管理审计：审计部每年至少进行一次专项审计。

6.3.3检查审计内容：检查审计内容包括档案管理制度的健全性、有效性、档案管理工作的合规性、有效性等。

6.3.4检查审计结果：检查审计结果应形成报告，报公司分管领导审批后执行。

6.4执行情况报告

6.4.1报告主体：档案管理部门负责编制档案管理执行情况报告。

6.4.2报告周期：档案管理执行情况报告按月、季、年编制。

6.4.3报告内容：档案管理执行情况报告应包括档案管理工作的基本情况、档案管理工作的执行情况、档案管理工作中存在的问题及改进措施等内容。

6.4.4报告应用：档案管理执行情况报告作为绩效考核、决策参考的依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1绩效考核指标：档案管理部门的绩效考核指标应包括档案收集完整率、档案整理合格率、档案保管完好率、档案利用及时率、档案信息化率、档案安全事件发生率等。

7.1.2绩效考核权重：档案管理部门的绩效考核权重应不低于5%。

7.1.3绩效考核标准：档案管理部门的绩效考核标准应按照本办法规定的指标执行。

7.1.4绩效考核对象：档案管理部门的绩效考核对象为档案管理部门全体人员。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：档案管理部门的绩效考核按月、季、年进行。

7.2.2评估方法：档案管理部门的绩效考核采用定量考核与定性考核相结合的方法。

7.2.3评估重点：档案管理部门的绩效考核重点为档案管理工作的合规性、有效性、效率等。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现档案管理问题，应按照“发现-立项-整改-复核-销号”的流程进行整改。

7.3.2整改分类：问题整改按一般/重大/紧急分类。

7.3.3整改时限：一般问题整改时限不超过7个工作日，重大问题整改时限不超过30个工作日，紧急问题应立即整改。

7.3.4责任追究：问题整改不力的，应追究相关责任人的责任。

7.4持续改进流程

7.4.1改进发起：基于考核、审计、业务及政策变化，可以发起制度优化。

7.4.2改进评估：档案管理部门对制度优化建议进行评估。

7.4.3改进审批：制度优化建议应经公司分管领导审批。

7.4.4改进跟踪：制度优化实施后，应进行跟踪评估。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：在档案管理工作中表现突出的，可以给予奖励。

8.1.2奖励类型：奖励类型包括精神奖励、物质奖励、晋升奖励。

8.1.3奖励标准：奖励标准应按照档案管理工作的贡献大小确定。

8.1.4奖励程序：奖励程序包括申报、审核、审批、公示、发放。

8.1.5公示要求：奖励应进行公示，公示时间不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1违规行为分类：违规行为按“一般/较重/严重违规”分类。

8.2.2违规行为判定：违规行为应结合风险等级确定判定标准。

8.2.3违规行为范围：违规行为包括但不限于：档案收集不完整、档案整理不合格、档案保管不善、档案利用未审批、档案销毁不规范等。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：处罚标准应按照违规行为的严重程度确定。

8.3.2处罚程序：处罚程序包括调查、取证、告知、审批、执行。

8.3.3处罚原则：处罚应合法合规，兼顾惩戒性与公平性。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：对处罚决定不服的，可以提出申诉。

8.4.2申诉时限：收到处罚通知后3个工作日内可以提出申诉。

8.4.3申诉受理：申诉由档案管理部门受理。

8.4.4复议流程：申诉应进行复议，复议结果五个工作日内出具。

8.4.5复议决定：复议决定为最终决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案：针对重大风险制定专项预案，包括电子档案丢失、涉密档案泄露、自然灾害等。

9.1.2应急组织机构：成立应急领导小组，负责应急工作的组织协调。

9.1.3响应流程：启动应急预案，采取应急措施，控制风险。

9.1.4责任分工：明确各岗位职责，确保应急措施落实到位。

9.1.5资源保障：做好应急物资储备，确保应急工作顺利开展。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：因突发事件、紧急任务产生的临时性文件，可先采取简易管理方式。

9.2.2审批权限：例外情况处理需经所在部门负责人及分管领导审批。

9.2.3风险评估：例外情况处理需附风险评估报告。