家具公司档案借阅管理办法（规则）

家具公司档案借阅管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《商业秘密保护法》及ISO27001信息安全管理体系标准制定，同时参照欧盟GDPR数据保护条例、美国商业秘密保护法等国际公约，适配公司全球化运营需求。针对家具行业档案管理中存在的借阅混乱、风险失控、利用效率低下等痛点，核心目标在于规范档案借阅行为，防控泄密、损毁、丢失等风险，提升档案信息资源价值，支撑公司数字化转型战略。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司总部及所有分子公司，覆盖设计研发、生产制造、供应链、市场营销、财务审计等所有业务领域，涉及档案管理员、业务部门负责人、借阅人及第三方合作单位相关人员。例外适用场景包括：公司章程规定的重大决策档案、涉密档案（保密等级≥机密）、已进入司法诉讼的涉诉档案等，此类档案借阅需经董事会专项审批。审批权限由档案管理部根据档案敏感等级、借阅用途及金额分级授权。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家及属地法律法规，确保档案借阅全程合法；

（2）权责对等原则：借阅权限与岗位职责、业务需求严格匹配；

（3）风险导向原则：实施差异化管控，高风险档案实行分级审批；

（4）效率优先原则：优化审批流程，压缩非必要审批时限至1个工作日内；

（5）持续改进原则：每年结合审计结果优化制度细节；

（6）数据安全原则：所有电子档案借阅需通过加密通道传输，纸质档案实施双人同步借阅。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《内部控制基本规范》《合同审批管理办法》《商业秘密保护制度》等制度形成协同。当存在冲突时，以本制度为准，重大事项由内控委员会裁决。档案借阅需同时遵守财务《凭证传递管理办法》（文号：财字〔2023〕15号）中关于账务档案借阅的补充规定。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案借阅管理遵循“董事会主导、管理层执行、档案管理部统筹、业务部门落实、内控部监督”的架构设计。董事会负责重大档案借阅事项的最终决策；总经理办公会审议年度借阅预算及权限标准；档案管理部作为执行机构，对全流程实施技术监控；各部门承担档案借阅的主体责任。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议涉密档案借阅的年度授权目录；

（2）董事会：审批金额超500万元人民币的档案借阅申请及特殊档案借阅方案；

（3）总经理办公会：决定非正常借阅（如第三方审计、司法调取）的豁免申请。

2.3执行机构与职责

（1）档案管理部：

-主责：建立借阅系统权限模型，实现在线申请、审批、跟踪；

-配合：与IT部联合开展系统安全测试（高风险环节）。

（2）业务部门负责人：

-主责：审核借阅必要性，签署《借阅影响评估报告》；

-配合：配合档案管理部进行借阅后效果评估。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：

-主责：对档案借阅全流程开展风险测试，嵌入三个关键控制点：

①借阅申请时需附业务需求说明；

②借阅期限届满前3个工作日自动预警；

③借阅记录需经审计部抽查；

-配合：每季度联合合规部开展专项审计。

（2）审计部：

-主责：对重大借阅事项实施现场核查，核查标准包括：

①借阅申请与实际用途一致性；

②电子档案加密传输验证；

-配合：将审计结果纳入《部门年度绩效考核表》。

2.5协调与联动机制

建立“月度档案管理联席会议”，由档案管理部牵头，IT部、内控部、法务部每月初提交上月借阅异常清单。涉外业务需增设属地合规协调岗，由法务部派驻，负责对接各国数据保护监管机构。

第三章档案借阅管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：档案借阅合规率≥98%，审批时效≤2个工作日，借阅损毁率≤0.1%；

（2）KPI：电子档案借阅成功率达95%，纸质档案归还及时率达100%，风险事件0发生。

3.2专业标准与规范

（1）档案分类标准：

-敏感档案（高）：客户核心资料、专利图纸、成本核算表（风险等级：高）；

-一般档案（中）：市场调研报告、供应商合同（风险等级：中）；

-公开档案（低）：宣传资料、行业白皮书（风险等级：低）。

（2）风险控制点及措施：

-高风险点：涉密档案借阅需经三级审批（部门+档案部+内控部）；

-中风险点：一般档案需通过OA系统电子签章审批；

-低风险点：公开档案仅需部门负责人签字。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

-全生命周期管理：从借阅申请到归还的全流程系统监控；

-风险矩阵法：根据档案类型、借阅人层级、用途评估风险等级；

-PDCA循环：每季度开展“检查-处置-改进”闭环。

（2）管理工具：

-ERP系统：关联采购合同档案自动触发借阅流程；

-OA档案管理模块：支持OCR识别、全文检索；

-双重加密系统：纸质档案借阅需同时生成电子版授权，绑定MAC地址。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起阶段：借阅人通过OA系统提交《档案借阅申请单》，需填写档案编号、用途、期限及预计归还时间；系统自动比对《岗位权限清单》，超权限部分自动流转至部门负责人审核（时限1工作日）。

（2）审核阶段：档案管理部在收到申请后2小时内完成技术合规校验，重点核查：

①档案是否已数字化；

②借阅期限是否超过业务需求；

③电子档案是否已备份；

校验通过后流转至业务部门负责人，重点审核借阅必要性（时限2工作日）。

（3）执行阶段：审批通过后，系统自动生成《档案借阅授权书》，纸质档案由档案管理部双人同步交接，电子档案通过加密通道传输；档案管理部同步更新《档案借阅台账》。

（4）归档阶段：借阅期满前3日系统自动提醒，借阅人需在到期后2日内归还，档案管理部在收到后24小时内完成状态确认，纸质档案需核验完整性，电子档案需比对版本号。

4.2子流程说明

（1）司法调取子流程：需法务部提供法院《调取函》及授权书，档案管理部需在收到后立即启动，全程视频录制，完成后24小时内向法院反馈结果；

（2）第三方审计子流程：需审计机构提供《审计计划书》，档案管理部需在收到后2日内完成需求比对，差异部分需三方会签；

4.3流程关键控制点

（1）技术控制：

-电子档案传输需采用TLS1.3加密协议；

-纸质档案交接需经监控摄像头录像；

-档案管理系统需具备异常登录自动锁定功能。

（2）管理控制：

-借阅期限自动预警机制；

-借阅记录与审批权限交叉复核；

-每月开展借阅记录抽样检查（抽样比例10%）。

4.4流程优化机制

每年9月由档案管理部牵头，联合内控部、IT部开展全流程复盘，重点评估：

-借阅申请退回率；

-超期未归档案数量；

-异常审批占比；

优化方案需经总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）按档案类型分：

-敏感档案：仅授权给设计总监以上层级；

-一般档案：部门经理可自主审批，金额超20万元需分管副总审批；

（2）按金额分：

-≤5万元：部门负责人审批；

-5万元-50万元：分管副总审批；

->50万元：总经理审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：

-电子档案：借阅人→部门负责人→档案管理部（自动审批）；

-纸质档案：借阅人→部门负责人→分管副总→总经理（重大事项）；

（2）审批时限：常规借阅≤2个工作日，紧急借阅≤4小时（需附《紧急借阅说明》）。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需填写《授权委托书》，明确授权期限（最长6个月）；

（2）代理要求：临时代理需经原授权人书面同意，代理期限≤15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：需经分管副总书面说明，加急通道审批时限≤6小时；

（2）补批要求：超期未审批档案需在次日提交《补批申请》，需附《风险评估报告》。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：

-电子档案借阅需在办公系统完成电子签名；

-纸质档案需在《档案借阅登记本》手写登记；

（2）痕迹留存：

-电子记录需包含申请人IP地址、设备MAC地址；

-纸质档案需双人签字交接。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：档案管理部每日抽查系统日志；

（2）专项监督：内控部每季度开展“借阅权限合规性测试”；

（3）突击检查：审计部每年至少开展2次全公司范围突击检查。

6.3检查与审计

（1）检查频次：

-专项审计：每年至少1次（覆盖前半年借阅记录）；

-日常检查：每月至少1次（重点检查异常记录）；

（2）检查方法：

-抽查《借阅申请单》与《档案借阅台账》一致性；

-电子档案传输加密协议验证。

6.4执行情况报告

每月5日前由档案管理部向内控委员会提交《月度借阅分析报告》，内容包括：

-借阅总量趋势图；

-异常借阅清单及整改措施；

-风险事件数量及改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）部门考核：

-档案借阅合规率（权重40%）；

-档案归还及时率（权重30%）；

（2）个人考核：

-借阅申请处理时效（权重20%）；

-风险事件预防次数（权重10%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：季度考核+年度总评；

（2）评估方法：系统自动统计+部门互评。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改；

（2）问责标准：整改不力直接责任人列入《管理黑名单》。

7.4持续改进流程

基于《风险矩阵》动态调整权限标准，每年5月由档案管理部提出优化建议，经内控委员会审议后发布补充规定。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-提前归还档案并产生显著效益；

-发现重大档案管理漏洞；

（2）奖励标准：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（500-5000元）。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：超期归还但未造成损失；

（2）较重违规：擅自复印敏感档案；

（3）严重违规：商业秘密泄露。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚对应：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：扣减绩效工资；

（2）处罚流程：调查→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3个工作日内提交《申诉申请书》，由人力资源部受理并3个工作日内提交《复议报告》。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案启动条件：发生档案损毁、泄密事件；

（2）处置措施：立即启动《档案应急响应手册》，法务部协调律师团队，IT部切断异常访问。

9.2例外情况处理

例外场景需经董事会审批，审批通过后方可执行，同时需附《例外借阅风险评估报告》。

9.3危机公关与善后

由公关部制定《危机沟通方案》，明确：

-涉外业务需遵循属地信息披露规则；

-跨国公司需同步向母公司合规部汇报。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司档案管理部负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《内部控制基本规范》（内控字〔2023〕5号）；

（2）《商业秘密保护制度》（法字〔2022〕12号）。

10.3修